Analisis & Informasi Proses Bisnis (CSA221) MODUL 1 Analisis & Informasi Proses Bisnis (CSA221)

Disusun oleh : Tim Dosen PAMU Heru Setiawan, Skom;MT

BPI (Bussiness Process Improvement) Materi 1 BPI (Bussiness Process Improvement)

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) prosesproses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya. (Harrington,1991)

Manfaat Business Process Improvement Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat perusahaan adalah (Harrington,1991): Eliminasi kesalahan-kesalahan Maksimasi penggunaan asset Minimasi waktu tunggu (delay) Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

Sasaran Utama Business Process Improvement Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Harrington,1991): Membuat proses efektif – mengeluarkan hasil yang diinginkan Membuat proses efisien – meminimasi sumber daya Membuat proses adaptif – dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis

Dasar Pemilihan Business Process untuk Diperbaiki Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut (Harrington,1991): Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan Proses-proses berbiaya tinggi Proses dengan waktu siklus panjang Adanya cara atau proses yang lebih baik Tersedianya teknologi baru Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru

Fase-fase pada Business Process Improvement Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business Process Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari (Harrington, 1991): Mengorganisir Perbaikan Tujuan: Menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman, dan komitmen. Aktifitas: Mendefinisikan proses bisnis kritis Pemilihan process owner Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses Mengembangkan model perbaikan Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan

Pemahaman Proses Tujuan: Memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung. Aktifitas: Membuat bagan alir proses Relationship dengan sebuah proses yang berjalan Malakukan analisis waktu proses Pengaturan proses dan prosedur

Penyederhanaan Proses Tujuan: Memperbaiki efisinsi, efektifitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis. Aktifitas: Menyederhanakan proses Pemilihan proses yang dikehendaki Mengurangi birokrasi Upgrading peralatan Standardisasi proses Mengurangi waktu proses

Implementsi, Pengukuran, dan Kontrol Tujuan: Mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan. Aktifitas: Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai Menyediakan sistem umpan balik Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

Perbaikan Berkelanjutan Tujuan: Mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya. Aktifitas: Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan Mengkualifikasi proses Mencari dan menghilangkan masalah proses Studi banding proses Melihat kembali kualifikasi secara berkala

Metode dalam Fase-fase Business Process Improvement Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa tahapan dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991):

Streamlining Yaitu inisialisasi perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih sederhana dengan pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara atau tools yang bisa ditempuh untuk melakukan streamlining terhadap business process yang sudah ada di perusahaan, yaitu : Bureaucracy elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan tugas administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu. Duplication elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.

Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos penyimpanan. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk membuat kesalahan. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan performansi dalam proses bisnis. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti oleh pemakainya. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input, karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input proses yang diterima.

Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif untuk mengubah proses secara drastis. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak kegiatan kreatif.