Project Cycle Management Training Project Cycle Management Yogyakarta, 3-6 Maret 2014

Outline Presentasi Pengantar proyek Pengantar Manajemen Siklus Proyek (PCM) Desain proyek dan Alat Analisis Pengembangan Aktivitas dan Penggunaan Sumberdaya Monitoring dan Evaluasi

Alur Kegiatan Introduksi peserta dan cakupan materi (1) Belajar dari pengalaman peserta (2) Pengantar Desain Project (3) Mengenal alat-alat analisis (4) Merumuskan proyek (5) Prog. Berbasis kebutuhan komunitas (6) Matrik Perencanaan (7) Monitoring (8) Evaluasi (9) Praktek Mon- Evaluasi (10) Menangkap praktek- praktek terbaik (11) Evaluasi dan Penutupan (12)

PENGANTAR PROYEK

Ciri-ciri Proyek Apakah ciri-ciri sebuah kegiatan disebut sebagai sebuah proyek ? Apa bedanya proyek dengan program ?

Arti penting proyek / program Proyek / program adalah sarana mengubah sebuah rencana menjadi kegiatan Proyek berfungsi mempercepat pertumbuhan sosial maupun ekonomi

Konsep proyek Proyek bisa dilihat sebagai sebuah investasi pada suatu kegiatan dengan harapan investasi tersebut membawa perubahan baik pada masyarakat dalam jangka waktu yang telah ditetapkan

Konsep Proyek GOAL PURPOSE National / Sektor Area OUTPUT INPUT Area Proyek KEGIATAN PROGRAM INPUT OUTPUT PURPOSE SAAT INI MASA DATANG Source : Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999

Prinsip Partisipasi Perencanaan yang baik memerlukan Keterlibatan setiap orang yang akan menerima manfaat, terkena dampak negatif dan pihak yang dapat diajak bekerjasama Keterlibatan seluruh mitra pelaksana memastikan bahwa ide program dan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan keinginan warga.

Mengapa Perencanaan Proyek harus Partisipatif ? Proyek yang berhasil baik mensyaratkan keterlibatan mitra dan stakeholders. Prioritas proyek hendaknya selalu memperhatikan aspirasi masyarakat oleh karenanya diperlukan alat perencanaan yang mampu mewadahi nya.

Contoh Proyek yang dibuat secara partisipatif Community Action Planning ( CAP )

Proyek, dari masa ke masa 1950-an : Rehabilitasi negara di Eropa setelah PD ke- 2, dibentuknya organisasi international. Fokus proyek pada perbaikan infrastruktur.

1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) 1960-an : Kemerdekaan negara-negara kecil (siprus,gambia,ghana dll) . Fokus pada pembangunan desa dan pertanian

1970-an : Fokus pada aspek sosial

1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan 1980-an : Fokus pada lingkungan dan keberlanjutan. Gender issue mulai diperkenalkan

1990-an : LSM dan OMS mulai mengkritik dampak pembangunan yang tidak seperti yang diharapkan. Monitoring dan Evaluasi serta Reporting diperketat Millenium : MDG 2015

Lihat permasalahan masyarakat Siklus umum proyek Perencanaan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi Lihat permasalahan masyarakat Contoh: buat jalan desa Masalah = harapan VS kenyataan

BERBAGAI SISTIM PEMBUATAN PROGRAM MBO LFA ZOPP PCM RBM TOPP AURA Kepan jangan Manage ment by Objectiive Logical Framework Analysis Ziel Orienterte Projekt Plannung Project Cycle Management Result Based Management Team Oriented Program Planning Auftrags Rahmen Asal Jerman Mulai 1960 1970 1980 1990 1995 1997 2002 Masuk 1974 1976 1985 Lembaga promotor LPPM USAID & LPPM GTZ Jkt Cida Jkt Agro Team GTZ jkt Special Feature S.W.O.T Analysis MPP 4 analisis standart: - A. Phn Msl - A, Tujuan - A. Institusi - A. Alternatif + MPP 4 Analisis ZOPP + Alat lain + MPP Pengembangan MPP (+ analisis factor external + alat analisis lain) Team Work + Unsur Gender dan lingkungan Impact Oriented Program (alat2 sama dg ZOPP) Target Bisnis Development Orientasi MPP Profit company Project Program Source : Meth Kusumahadi 2008

MANAJEMEN SIKLUS PROYEK (PCM)

Project cycle management (PCM) PCM = metodologi untuk persiapan, pelaksanaan dan evaluasi proyek berdasar prinsip-prinsip pendekatan kerangka pikir yang logis PCM Menggambarkan kegiatan-kegiatan manajemen dan prosedur pengambilan keputusan yang digunakan selama siklus proyek)

Apa yang diperjelas dalam PCM ? Bagaimana proyek akan dilakukan Apa yang hendak dicapai proyek ( Goal ) Faktor-faktor pendukung sukses atau gagal proyek ( asumsi / resiko ) Bagaimana kemajuan proyek akan diukur ( monitoring )

Tahapan PCM

Tahap PCM Programming. Tujuan utama proyek relevan dan mendukung tujuan pembangunan nasional. Identifikasi. Penggalian ide proyek dan kegiatan melibatkan penerima manfaat. Keputusan dibuat dengan mempertimbangkan relevansi gagasan proyek. Formulasi/ Penilaian. Pada tahap ini pemangku kepentingan menilai kelayakan ( apakah proyek akan berhasil ) dan keberlanjutan ( apakah proyek memberi manfaat jangka panjang bagi penerima manfaat )

Tahap .. (Lanjutan) Financing. Lembaga dana akan memeriksa proposal proyek. Jika disetujui, proyek akan didanai dan dilaksanakan Implementasi. Pada tahap ini proyek dimobilisasi dan dieksekusi . Penerima manfaat dan pemangku kepentingan akan menilai kemajuan proyek. 6. Evaluasi. lembaga donor menilai proyek dan melihat capaian.Temuan-temuan evaluasi digunakan untuk memperbaiki desain proyek atau program di masa mendatang.

Prinsip-prinsip PCM Siklus proyek. Mengikuti siklus proyek, guna memastikan proses pengambilan keputusan terstruktur baik. Berorientasi pada klien. Melibatkan para stakeholder dalam pengambilan keputusan. Matrik Perencanaan Program. Proyek dimulai dengan analisis yang konsisten dan menyeluruh guna memastikan manfaat proyek berkelanjutan.

Prinsip..(Lanjutan) Keberlanjutan . Pendekatan Kerangka Kerja Logis untuk memastikan konsistensi desain dan manajemen proyek. Pendekatan terpadu. Menghubungkan tujuan proyek ke dalam tujuan nasional dan tujuan sektoral negara.

DESAIN PROYEK DAN ALAT ANALISIS

Alat analisis dalam PCM Stake holder analysis Problem Tree analysis – analisis sebab akibat Objective Tree analysis Alternative Tree analysis

Analisa Situasi + Identifikasi Proyek Stakeholder Analisys Problem Analisys Indentifikasi Proyek Objective Analysis Alternatif Analysis

Analisa Situasi Proyek umumnya dirancang untuk menyelesaikan sebuah permasalah. Dalam banyak kejadian, permasalah yang timbul berhubungan dengan kurangnya atau tidak mencukupinya pelayanan umum dan turunan dari permasalahan tersebut. Sebelum memulai identifikasi proyek, idealnya harus ada kesepakatan umum yang menyatakan bahwa situasi tersebut harus diubah.

1.Stakeholder Analisis Siapa Stakeholder itu ? Individu/ komunitas /lembaga yang mendapatkan manfaat atau kerugian atau mampu mempengaruhi proses program secara signifikan. Stakeholder potensial dapat digolongkan menjadi - sektor privat - sektor public - masyarakat - pemerintah - pengusaha

Stakeholder (2) Langkah-langkah Analisis 1. Identifikasi stakeholder kunci - Penerima manfaat potensial - Pihak yang terdampak ? Pendukung dan penolak program ? 2. Lihat pada : Tingkat pemahaman stakeholder tentang topik program Harapan terhadap program Masalah yang dirasakan

Stakeholder analisis …. ….. …… Stakeholder group Kepentingan Masalah yang dirasakan Sumber daya yang bisa disumbangkan Mandat …. ….. ……

Masalah yang dirasakan Sumber daya yang disumbangkan Stakeholder Analisis No Stakeholder Masalah yang dirasakan Kepentingan Sumber daya yang disumbangkan 1 BPPTK mengkomunikasi kan peringatan dini yang efektif sehingga mengurangi jumlah korban jiwa Mencatat aktifitas bencana dan Memberikan rekomendasi dan peringatan Analisis Data Ilmiah Alat2 pendukung yang canggih 2 TNI Keterbatasan personil dan alat untuk proses evakuasi Melindungi masyarakat Tenaga Peralatan penunjang Waktu 3 Pemerintah desa dan kecamatan Keterbatasan sumberdaya untuk menampung dan mobilisasi pengungsi Melayani kepentingan masyarakat Pikiran 4 Masyarakat / Pengungsi Keterbatasan pengetahuan akan bencana, Sanitasi dan keamanan Rasa aman dan terpenuhinya kebutuhan dasar / darurat 5 Dinas kesehatan Keterbatasan sumberdaya Peralatan Obat-obatan

2. Analisa Pohon Masalah Tehnik analisa ini terbukti baik untuk mengidentifikasi sebuah permasalahan Sering disebut “ why-why question “ Menggunakan logika sebab-akibat Proses analisa: Analisis situasi yang sedang terjadi Identifikasi permasalahan kunci (kondisi negatif) Cari hubungan sebab akibat antar masalah

Ilustrasi Analisis Pohon Masalah Tim olah raga tidak mampu berlaga di tingkat internasional. mengapa ? Kalah dalam babak penyisihan mengapa ? Tidak memiliki olahragawan yang berbakat . mengapa ? Akar masalah: tidak ada dana, tidak ada pelatih, Latihan tidak cukup

Problem Tree Analisa situasi sekarang Identifikasi permasalahan kunci dalam konteks ( kondisi negatif ) Mencari hubungan sebab akibat antar masalah menggunakan pohon masalah

Bagaimana cara mendeskripsikan masalah ? Deskripsikan sebuah pengamatan atau gejala Identifikasi aspek negatif dari suatu kondisi atau masalah utama yang dihadapi target group dan penerima manfaat Visualisasikan dalam bentuk diagram sebab akibat

Mendeskripsikan masalah Hindari pernyataan yang menunjukkan keadaan seperti “ Kurangnya …” atau tidak tersedianya ‘ Hindari Tidak adanya rumah sakit yang tersedia Lebih baik Masyarakat tidak mendapat pelayanan kesehatan yang modern.

3.Analisis Objective /tujuan Deskripsikan situasi saat permasalahan terselesaikan di masa depan Amati hirarki tujuan Ilustrasikan dalam hubungan : awal – akhir

Objective Tree Situasi yang akan terjadi jika masalah dipecahkan Cari solusi potensial dengan situasi tersebut Buat faktor negatif menjadi positif ( kondisi yang diinginkan )

4.Analisis alternatif Periksa analisis tujuan untuk mengindentifikasi hubungan Lakukan uji kelayakan untuk Menghilangkan strategi yang lemah Membandingkan strategi yang kuat

Analisis alternatif (lanjutan) Identifikasi solusi yang dapat dijadikan sebuah strategi Pilih satu/ dua strategi Pilih strategi yang akan digunakan dalam proyek. Keputusan program hendaknya berdasar pada : tingkat kepentingan, dana, skala prioritas, SDM dan dampak sosial

Alternatif tree Identifikasi solusi yang dapat dijadikan strategy Pilih satu/ dua strategi Pilih strategi yang akan digunakan untuk membuat proyek. Keputusan program hendaknya berdasar pada : tingkat kepentingan, dana, skala prioritas, SDM dan dampak sosial

PENGEMBANGAN AKTIVITAS DAN PENGGUNAAN SUMBERDAYA

Matrik Perencanaan Program Hasil analisis alternatif akan ditransfer dalam sebuah Matrik Perencanaan Program (MPP) atau log frame. MPP = Mengembangkan rancangan proyek yang taat azas dalam suatu kerangka logis Memberikan suatu ringkasan mengenai rancangan proyek tersebut dalam bentuk sebuah matriks pada satu halaman

MPP MENGAPA Proyek dilaksanakan (Maksud Proyek, Sasaran Proyek) APAKAH Yang ingin dihasilkan oleh proyek(Hasil-hasil Kerja Proyek) BAGAIMANA Faktor-faktor di luar pengaruh langsung pengelola proyekyang perlu diawasi demi keberhasilan proyek (Asumsi-Asumsi Penting) BAGAIMANAKAH Keberhasilan proyek dapat dinilai secara objektif (Indikator-indikator Objektif) DARI MANAKAH Kita dapat memperoleh data yang diperlukan untuk menilai keberhasilan proyek secara objektif (Sumber-sumber Pembuktian) BERAPAKAH Sarana dan Biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. Sumber : metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11

Bagaimana urutan menyusun MPP ? Tahap 1: Rumuskan tujuan-tujuan dan Kegiatan-Kegiatan Proyek (kolom pertama), Tahap 2: susunlah asumsi-asumsi penting(lajur keempat), Tahap 3: Tetapkanlah indikator-indikator yang dapat dibuktikan secara Objektif sekaligus dengan Sumber Pembuktiannya(lajur kedua dan ketiga), Tahap 4: Hitung biaya dan sarana yg diperlukan oleh proyek.

Contoh MPP Matriks Perencanaan Proyeka dalah suatu proses bertahap yang biasanya perlu dilakukan secara berulang-ulang (iterative process) Source : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 9

MPP Sumber : World Bank Logframe Methodology Handbook. P 55

TENTANG ISTILAH Menurut anda apa yang dimaksud dengan : Impact / Overall Objective Outcome / Project Purpose Output / Result Indikator Means of Verification Activity Asumsi Resiko

Istilah Istilah Uraian Contoh Tujuan Jangka Panjang (Overall Objective/Impact) Hasil akhir proyek yang menyumbang pada dampak yang lebih besar. Sistem transportasi berfungsi baik dan efisien Tujuan Jangka Pendek (Project Purpose/Outcome) Perubahan yang terjadi jika output yang diharapkan tercapai. Perusahaan menyediakan sarana transportasi public yang aman dan handal Hasil yang diharapkan (Result/ Outputs) Hasil langsung kegiatan/ aktivitas proyek. Result menjadi patokan apa yang harus dicapai oleh proyek. Armada terawat dengan baik    Pengemudi mematuhi standar keselamatan aturan lalu lintas.

Istilah Uraian Contoh Indikator Berhubungan dengan hal-hal dapat diukur. mengukur perkembangan hasil secara kuantitatif maupun kualitatif. Kerusakan bus menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua dan terus menurun dibawah ZZ   Jumlah pelanggaran lalu lintas menurun dari XX di tahun pertama, menjadi YY di tahun kedua Sumber pembuktian (Means of verification / Source of verification ) Informasi/ data dari pihak eksternal yang dibutuhkan untuk menilai kinerja proyek Catatan dari mekanik yang dipublikasikan dalam laporan tahunan  Laporan bulanan dari polisi lalu lintas tentang pelanggaran lalu lintas berdasarkan jenis bus

Istilah Uraian Contoh Kegiatan (Activities) Hal yang dilakukan selama periode proyek untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Membuat jadwal perawatan armada secara berkala ( selasai 6/2009) Membuat system control persediaan (7/ 2009) Memperoleh surat ijin sparepart untuk bus Meningkatkan kualitas bengkel Meningkatkan ketrampilan mekanik bus

ISTILAH Uraian Contoh Asumsi / Resiko Faktor eksternal yang mempengaruhi kerja proyek, dimana Manajemen proyek tidak memiliki kontrol langsung Serikat sopir bis melaksanakan aturan keselamatan yang tertulis dalam kode etik pengemudi

Menyusun Indikator Objectively Verifiable Indicators (OVIs) harus disusun sedemikian rupa sehingga jika pengamat lain mengukur kinerja, kesimpulan mereka akan sama. Sebuah indikator mengandung unsur-unsur kuantitas (quantity), kualitas (quality), dan waktu (time) atau disingkat QQT.

Contoh Indikator : contoh, kita mulai dengan indikator dasar: Langkah 1: Indikator dasar: Hasil panen beras dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat Langkah 2: Tambahkan kuantitas: Hasil panen beras dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X kg. Langkah 3: Tambahkan kualitas: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X. Langkah 4: Tambahkan waktu: Hasil panen beras (yang kualitasnya sama dengan panen tahun 1998) dari petani kecil (yang luas tanahnya kurang atau sama dengan 3 hektar) meningkat sebanyak X pada panen akhir tahun 1999

Latihan singkat Kembangkanlah sebuah indikator : Terkait dengan keberhasilan pelatihan ini

Asumsi Faktor di luar organisasi yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek namun project manager tidak memiliki kontrol terhadapnya.

Penilaian terhadap Asumsi Apakah faktor luar tersebut penting ? ya Tidak Apakah asumsi tsb realistis ? Hampir pasti Mungkin Jangan dicantumkan dalam logframe Masukkan sebagai asumsi Apakah memungkinkan mendesain ulang proyek untuk mempengaruhi faktor luar Desain ulang proyek, tambahkan kegiatan atau hasil ; tulis ulang tujuan proyek jika memungkinkan Proyek tidak feasible Sumber : PCM- Training Handbook P: 25

Tips Desain proyek yang baik tingkat resikonya dapat diantisipasi atau ‘ managable’ Hindari asumsi yang tidak realistis: “tidak ada inflasi” – Hindari asumsi yang tidak ada hubungannya dengan logika sebab akibat, misalnya : “ tidak ada bencana alam”  ini penting, namun tidak membantu desain program. Asumsi yang disertai dengan penjelasan tentang : kuantitas, kualitas dan rentang waktu yang dibutuhkan akan membantu proses monitoring dan pelaporan.

Diagram Gantt

MONITORING dan EVALUASI

Implementasi dan Monitoring Mengingat kembali …. Analisis Strategi / alternatif Analisis Masalah Analisis Tujuan Desain proyek Implementasi dan Monitoring Evaluasi Dampak

Ringkasan Tahap Programming

Monitoring dan Evaluasi Mengetahui posisi perjalanan project Mengetahui hubungan program dengan elemen-elemen lain dan lingkungannya Memprediksi efektivitas dan efisiensi program

Monev Memeriksa ketepatan asumsi, resiko dan metode perencanaan Dapat melakukan koreksi dan antisipasi tepat waktu Menyumbang pembelajaran pada lingkup lebih luas ( lesson learned )

Perbedaan Monitoring dan Evaluasi Dalam hal waktu dan tujuan MONITORING = dilakukan secara berkala untuk melihat efisiensi dan efektivitas proyek EVALUASI = dilakukan pada akhir proyek, untuk mengevaluasi impact dan sustainability

Mengapa melakukan monitoring ? Monitoring dilakukan untuk memberikan informasi kepada manager program tentang kondisi program, sehingga langkah perbaikan dapat diambil jika terjadi penyimpangan

Lingkup dan Cakupan Monev Ketersediaan data pendukung untuk mengetahui kemajuan, kekuatan, kelemahan dan kesempatan program. Ada umpan balik dari lapangan dan pihak lain yang relevan Keterlibatan semua stakeholder utama dalam mengetahui proses dan hasil perkembangan program. Memacu pertanggungjawaban manajemen terhadap kualitas program Memungkinkan adanya tindakan antisipasif dan perbaikan terhadap program, selama masih dalam proses

Syarat Persiapan Monev Ada rencana kerja sebagai dasar Alat yang sudah teruji Data kuantitatif dan kualitatif Punya sikap 'Peneliti independen dan objektif“ Program lain sebagai acuan belajar / pembanding Keterbukaan pelaksana untuk maju Keputusan dan kesimpulan mengenai posisi program Rekomendasi dan Lesson learned

Aktor Utama Monev 1. Semua mitra utama dampingan 2. Pelaksana program di lapangan 3. Supervisor pelaksa lapangan 4. Penanggung jawab utama program 5. Konsultan tetap program - Jika ada 6. Staff pendukung program 7. Staff fundraising 8. Konsultan pelaksana monev catatan : cakupan aktor berdasarkan besar dan kematangan suatu program

Cara Melakukan Monev 1. Pertemuan-pertemuan program 2. Focus group discussion 3. Kunjungan lapangan langsung 4. Wawancara mendalam 5. Mengkaji laporan 6. Gabungan semua cara 7. Monev dalam bentuk audio visual

Tahap-tahap Pelaksanaan Persiapan Pelajari TOR, Rencana Program, Indikator, Laporan program, Korespondensi program, Catatan Monev terdahulu Tentukan metodanya dan siapkan instrumen pengumpulan informasi : Kuesioner, FGD, Pertanyaan kunci, wawancara mendalam, dokumentasi proses, asistensi monev dll Pelaksanaan Kumpulkan informasi, tabulasi data, analisa, kembangkan kesimpulan dan rekomendasi Verifikasi terhadap hasil temuan, analisis, kesimpulan dan rekomendasi dihadapan semua pihak dan mitra. dapatkan feed back selengkap mungkin Laporan akhir monev disampaikan kepada semua aktor utama dan pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Tindak lanjut Monitor pelaksanaan perbaikan sesuai hasil monev

Analisis Hasil Monev Analisis statistik digunakan untuk membantu penjelasan Analisis data kualitatif sedapat mungkin melibatkan semua stakeholders Penanggung jawab lapangan dan program terlibat dalam semua analisis Perbandingan data program lain dapat dilakukan dengan penjelasan secukupnya Observasi silang dapat memperkuat analisis Pilih rekomendasi yang bisa dijalankan dan memastikan adanya dampak lebih besar

Siapa pengguna Monev Mitra utama dampingan Pelaksana program di lapangan Pengambil keputusan program di kantor Manajer financial dan supporting unit Manajer fundraising Konsultan program Para perencana program lembaga Sponsor utama program

Frekuensi melakukan Monev Proyek kurang dari 6 bulan, Monev mingguan Monev bulanan menghasilkan SRIP ( Short Range Improvement Program) Monev triwulan menghasilkan LRIP ( Long Range Improvement Program ) Monev semesteran menghasilkan rekomendasi Monev tahunan (evaluasi ) menghasilkan perbaikan rencana kerja tahun depan Evaluasi Midterm menghasilkan penyesuaian program Evaluasi Akhir program menghasilkan lesson learned

Tindak lanjut monev Perbaikan yang dilakukan tidak mengubah ukuran hasil yang telah direncanakan ( hasil dari perbaikan tidak mengubah tujuan ) Perbaikan dilakukan oleh semua yang terkait dengan project Perbaikan dicatat dalam kartu perubahan Perbaikan asumsi dan resiko dicatat dalam laporan program Penambahan input harus memperbesar output, memperbesar outcomes dan memastikan pencapaian impacts

Wilayah Kritis Monev dikaitkan dengan kepercayaan terhadap lembaga Subjektivitas pelaksana monev lebih dominan Baru dilakukan setelah ada peristiwa khusus Terjadi perubahan rencana program dan belum dikomunikasikan Terjadi ketegangan hubungan antar lembaga Monev sebagai alat legitimasi keputusan Penolakan terhadap pelaksana monev Rekomendasi tidak diterima / tidak dilaksanakan

Apa saja elemen evaluasi? Efektivitas Membandingkan tujuan dengan realisasi program Efisiensi Terkait dengan penggunaan waktu, uang dan tenaga Dampak Impact (hasil di tingkat yang lebih besar) dari program Keberlanjutan Keberlanjutan program di masa depan Relevansi Apakah program sesuai kebutuhan masyarakat atau tidak

Elemen Pokok Evaluasi 1. HASIL Yang direncanakan Yang tidak direncanakan 2 MANAJEMEN AKUNTABILITAS: adakah unsur kesetiakawanan sosial ? INOVASI: adakah kreativitas masyarakat PERKEMBANGAN SDM: apakah tenaga lokal maju? EFFEKTIVITAS MIKRO: Ekosistim sosial, hidup dan maju? KOMUNIKASI: Pemanfaatan informasi naik? ADMINISTRASI: Apakah ada kemajuan berarti ?

Instrument Utama Monev 1. Format perbandingan rencana dan realisasi hasil 2. Data Indicator hasil 3. Format hasil-hasil yang tidak direncanakan 4. Format perubahan elemen pemberdayaan 5. Format perubahan element manajemen 6. Format laporan monev, SRIP,LRIP, Rekomendasi dan Lessons learned SRIP= Shrort range improvement program LRIP= Long range improvement program

PERTANYAAN KUNCI(Mack, Dorothee.DR.Misereor, EQM, 2004)‏ Apa tindakan yang harus kita rubah di masa depan? Apa yg perlu tingkatkan dan Hikmahnya? Apa koreksi hrs dilakukan jika asumsi salah atau lingkungan telah berubah Apa yg kita sumbangkan untuk mencapai perubahan lewat proyek ini? MANAJEMEN & KEGIATAN KITA Perubahan mana akibat tindakan atau pengaruh proyek? Buktinya? Apa reaksi kita? Apa yg harus dikurangi atau ditambah? Perubahan apa yg diharapkan pada target group, pada jangka menengah? TINGKAT Project Purpose Apa yg riil telah berubah? Yg mana kontribusi kita? mendekati Goals? Mana yg melenceng? Bukti? Bagaimana keadaan nyata di sekitar target group.? Itukah yg direncanakan? Kemana kecenderungannya? Perubahan apa yg diharapkan pada tingkat publik, perubahan jangka panjang setelah proyek usai? TINGKAT IMPACT EVALUASI (stop untuk refleksi dan tarik pelajaran kedepan)‏ MONITORING (mengamati sambil proyek jalan terus)‏ PERENCANAAN

FORMAT LENGKAP PENCATATAN HASIL MONITORING

FORMAT LAPORAN: A MONITORING HASIL KERJA YANG DIRENCANAKAN UNTUK: 1- 3 - 6 - 9 - 12 BULAN RENCANA REALISASI DEVIASI ALASAN DEVIASI KETERANGAN HASIL INDIKATOR/ UKURAN/ Rp INDIKATOR/UKURAN/ IMPACTS ………………………. (LAPORAN TAHUNAN) OUTCOMES ………………………… (LAPORAN SEMESTER) OUPUTS …………………………………………………… (LAPORAN TRIWULAN) ACTIVITIES (LAPORAN BULANAN)

FORMAT MONITORING: A MONITORING HASIL KERJA UNTUK: 3-6-9-12 BULAN RENCANA REALISASI DEVIASI SARAN LESSONS LEARNED HASIL INDIKATOR/UKURAN/ Rp INDIKATOR/UKURAN/Rp J.PENDEK J.PANJANG IMPACTS ………………………. (TAHUNAN) OUTCOMES ………………………… (SEMESTERAN) OUPUTS …………………………………………………… (TRIWULANAN) ACTIVITIES (BULANAN)

HASIL KERJA YANG TERLAKSANA FORMAT MONITORING: B HASIL TAK DIRENCANAKAN HASIL KERJA YANG TERLAKSANA UKURAN ALASAN/ RASIONALITAS IMPACTS …………………………………………. (TAHUNAN) OUTCOMES …………………………………………... …………………………………………… (SEMESTERAN) OUTPUTS (TRIWULANAN) ACTIVITIES (BULANAN)

TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO PERUBAHAN NYANG TERJADI FORMAT MONITORING: C CATATAN TENTANG ASSUMSI DAN RESIKO TINGKATAN ASSUMSI/ RESIKO PERUBAHAN NYANG TERJADI ALASAN/RASIONALITAS IMPACTS …………………………………………. …………………………(TAHUNAN) OUTCOMES ………………………………………….. ……………………(SEMESTERAN). OUTPUTS ……………………(TRIWULANAN) ACTIVITIES …………………………..(BULANAN)

FORMAT LAPORAN MONITORING: D CATATAN TENTANG INPUTS/ SUMBER DAYA JENIS INPUTS/ SUMBERDAYA PERUBAHAN YANG TERJADI ALASAN/ RASIONALITAS -Asset organisasi terkait -Personalia kunci -Kapasitas Finansial non operasional -Kekayaan Organisasi

Daftar Referensi Project Cycle Management – Training Handbook, European Commission, 1999 Logical Framework Approach - Handbook for objectives-oriented planning fourth edition, 1999 Methodius Kusumahadi, Bahan pokok HRD Management Idaman Andarmosoko, Kursus Pengelolaan pengetahuan Metode perencanaan proyek yang berbasis tujuan p ; 11 Gambar &Film : diunduh dari berbagai sumber di internet dan hanya digunakan untuk keperluan pembelajaran kelas,