MANAJEMEN DAN TUGAS MANAJER Chapter I

TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa mampu : Menjelaskan pengertian Manajemen dan Tugas Manajer. Menjelaskan dan membedakan teori-teori Manajemen Menjelaskan hubungan antara lingkungan eksternal dan lingkungan internal dlm organisasi Menjelaskan fungsi Perencanaan dalam Manajemen Menjelaskan fungsi Pengorganisasian dalam Manajemen Menjelaskan fungsi Pengarahan (leading) dalam Manajemen Menjelaskan fungsi Pengendalian dalam Manajemen

Buku referensi Basu Swasta, Azas Manajemen Modern, BPFE, Yogyakarta George R Terry, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, 2000 Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta. James AF Stoner, Manajemen, Erlangga , Jakarta, 1992 Ricky W Griffin, (Texas A & M University), Manajemen, Erlangga, Jakarta, 2002 Winardi, Kepemimpinan Dlm Manajemen, Rineka Cipta, 2000

Bagian I PENGANTAR MANAJEMEN Proses Manajemen Jenis-jenis Manajer Peran dan Keahlian Manajerial Dasar Sumber Keahlian Manajerial Lingkup Manajemen

Learning Objectives Setelah mempelajari Bab ini, anda dpt : Menjelaskan karakteristik manajemen, mendefinisikan manajemen dan pentingnya manajemen Mengidentifikasi dan menjelaskan 4 fungsi manajemen dalam organisasi. Menjelaskan jenis manajer Mengidentifikasi peran manajerial dasar dan ketrampilan manajer Mendiskusikan manajemen sebagi ilmu dan manajemen sebagai seni Membuat resume ttg lingkup manajemen dlm organisasi

Siapa yg membutuhkan manajemen ? Perusahaan ? Pemerintah ? Yayasan ? Universitas ? Semua kegiatan yang terorganisir !  ORGANISASI

What is an organization? Sekelompok orang yang bekerja bersama dlm suatu struktur yang terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Apa hubungan organisasi dgn manajemen ? Manajemen dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb) Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dlm mencapai tujuan. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

What is Management Seni dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain ( the art of getting things done through the others – (Mary Parker Follet) Is the process directing and facilitating the work of people organized in formal group to achieve a desired end (John D Millet) Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dgn menggunakan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan (James AF Stoner) Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Proses : cara sistematis utk melakukan sesuatu Perencanaan (Planning) : sebelum melakukan sesuatu manajer memikirkan apa tujuan organisasinya, bagaimana mencapainya, bagaimana sumber dayanya, kapan selesainya. Pengorganisasian (Organizing): bagaimana manajer mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang ada dlm organisasinya, menempatkan orang-orang dan mengalokasi sumber daya Kepemimpinan /mengarahkan (Leading) : bagaimana manajer mempengaruhi bawahan agar mau bekerja dlm mancapai tujuan organisasi Pengendalian (Controlling) : bagaimana manajer mengawal seluruh aktivitas dlm organisasinya agar tetap berada pada jalur yang benar (on the right track) Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

PROSES MANAJEMEN (James AF Stoner) . MANAJEMEN PERENCANAAN PENGORGNS PENGARAHAN PENGENDALIAN TUJUAN ORGN

Other def : Management A set of activities (planning and decision making, organizing, leading, and controlling) directed at an organization’s resources (human, financial, physical, and information) with the aim of achieving organizational goals in an efficient and effective manner. (RW Griffin) Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 5

Management in Organizations Inputs from the environment • Human resources Financial resources Physical resources Information resources Planning and decision making Leading Organizing Controlling Goals attained Efficiently Effectively Figure 1.1 Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Sumber Daya Organisasi Human resources Managerial talent and labor Financial resources Capital investments to support ongoing and long-term operations Physical Assets Raw materials; office and production facilities, and equipment Information Usable data, information linkages Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 4

Contoh Sumber Daya Organisasi Orgns Human Resources Financial Resources Physical Resources Information Resources UNDIP Dosen, Karywan SPP, SPI, DIPA Gedung , Peralatan Laporaran Penelitian, Jurnal PERUSAHAAN Manajemen, Karyawan Modal Sendiri, Modal Asing, Laba Tanah, Bangunan, Mesin, Peralatan Rencana Penjualan, Laporan Keuangan Pemkot Smg Karyawan (PNS) PAD, DAU, DAK Tanah, Bangunan, Peralatan Data Badan Statistik Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Manfaat dasar Management EFFICIENTLY Using resources wisely and in a cost-effective way And EFFECTIVELY Making the right decisions and successfully implementing them Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 6

Efektif - Efisien Efektif : membuat keputusan yang tepat dan melaksanakannya dengan berhasil Efisien : menggunakan berbagai sumber daya secara tepat dengan cara yang hemat biaya Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat, sehingga tidak laku  efisien tapi tidak efektif Efektif efisien berarti tepat sasaran dan hemat biaya Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Seorang manajer yang efisien ialah : Efektivitas Kemampuan (seorang manajer) utk memilih/menggunakan cara, metode, peralatan yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu Efisiensi Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar Seorang manajer yang efisien ialah : Manajer yang mampu mencapai hasil (output) lebih tinggi dibanding masukan (input) yang digunakan Dengan sumber daya (input) sekecil-kecilnya bisa memperoleh hasil (output) tertentu atau dengan sumber daya (input) tertentu memberikan hasil (output) sebesar-besarnya. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Efektif dan efisien sbg tolok ukur keberhasilan/kinerja manajemen Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil (suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan tetapi mobil tsb tidak laku dijual , dia bukan manajer yang berhasil Seorang manajer yang produknya laku dipasar, tetapi tidak memberikan profit, sama saja dia bukan manajer yang berhasil Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

What is a Manager ? Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Proses Manajemen (Fungsi Dasar Manajemen) Planning and Decision Making Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif Organizing Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktifitas dan sumber daya Leading Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi bekerja bersama demi pencapaian tujuan organisasi Controlling Pemantauan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuannya Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 9

The Management Process (cont’d) Organizing Determining how best to group activities and resources Controlling Monitoring and correcting ongoing activities to facilitate goal attainment Planning and Decision Making Setting the organiza- tion ’ s goals and deciding how best to achieve them Leading Motivating members of the organization to work in the best interests of the organization Figure 1.2

Jenis Manajer Berdasarkan Tingkatannya Top Managers Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional (CEO, Pres Dir, Wk) Middle Managers Kelompok manajer yang paling banyak dlm organisasi, bartanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan rencana yang dikembangkan oleh manajer puncak serta untuk mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan pekerjaan manajer bawahannya. First-Line Managers Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas karyawan Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Jenis Manajer Berdasarkan Bidang Tugas Marketing Managers Bekerja pada bidang yang berhubungan dengan fungsi pemasaran (pengembangan produk baru, promosi, distribusi, jaringan klien, konsumen) 2. Financial Managers Terutama berhubungan dengan pengelolaan sumber daya keuangan (acounting, manajemen kas, investasi) 3. Operations Managers Berurusan dengan penciptaan dan pengelolaan sistem yang menciptakan produk / jasa perusahaan (pengendalian produksi, pengendalian persediaan, pengendalian kualitas, lay out pabrik dan pemilihan lokasi) Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi 4. Human Resource Managers Bertanggung jawab untuk menerima dan mengembangkan karyawan ( human resource planning, recruiting and selecting employees, training and development, designing compensation and benefit systems, formulating performance appraisal systems, and discharging low-performing employees.) 5. Administrative Managers Lebih bersifat umum, akrab dengan semua bidang manajemen dari pada berspesialis pada satu bidang 6. Other Kinds of Managers Sesuai dengan bidang usaha/tujuan organisasi ( Public relations managers, R & D managers etc).

Jenis Manajer berdasarkan Tingkatan & Bidang tugas Marketing Administration Other Human resources Operations Finance Middle managers Areas of Management Levels of Management First-line managers Top managers Figure 1.3

Peran Manajerial (H Mintzberg) Interpersonal Roles Figurehead, leader, and liaison roles involve dealing with other people. Informational Roles Monitor, disseminator, and spokesperson roles involve the processing of information. Decisional Roles Entrepreneur, disturbance handler, resource allocator, and negotiator are managerial roles primarily related to making decisions. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 12

Ten Basic Managerial Roles Table 1.2 Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved.

Managerial Skills Technical Interpersonal Conceptual Diagnostic Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi Interpersonal Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok Conceptual Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi Diagnostic Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai untuk situasi tertentu Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 17

Managerial Skills (cont’d) 5. Communication Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain 6. Decision-Making Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb. 7. Time-Management Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan , mengendalikan waktu bekerja secara efisien , mendelegasikan pekerjaan secara tepat Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 17

Managerial Skills (R Katz) . Top Middle Lower Conseptual Human relations Teknical Robert L Katz

Pekerjaan Manajerial How CEOs spend a typical day. Desk Work 22% Unscheduled Scheduled Meetings 59% Desk Work 22% 10% Telephone 6% Touring Facilities 3%

Management : Science or Art? Science of Management Banyak masalah manajemen diselesaikan dgn cara rasional, logis, obyektif dan sistematis Dgn menggunakan metode ilmiah masalah manajemen bisa diselesaikan ( model kuantitatif dan berbagai teknik pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah). Art of Management Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sering juga diambil atas dasar intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi. Dgn keahlian konseptual, komunikasi, manajemen waktu, seorang manajer dpt memecahkan masalah yang kadang-kadang tidak bisa dipecahkan dgn dasar ilmu pengetahuan. Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 18

Menjadi seorang Manajer Sumber keahlian Management Dasar pendidikan yang baik, dilanjutkan Dgn pengalaman pen didikan seumur hidup Perolehan dan peng Gunaan keahlian Manajemen dasar Yang sukses Pengalaman pekerjaan Yang pertama, dilanjut Kan dgn pengalaman Dlm berbagai jenis tu gas Kombinasi Pendidikan & Pengalaman Figure 1.4

Lingkup Manajemen dlm Organisasi For-profit Organizations Large businesses Industrial firms, commercial banks, insurance companies, retailers, transportation companies, utilities, communication companies, service organizations Small businesses and start-up businesses International management Not-for-profit Organizations Governmental organizations : local, state. Educational organization : public and privat schools, colleges, and universities Healthcare facilities : public hospitals Nontraditional settings : community, social, spiritual groups Copyright © by Houghton Mifflin Company. All rights reserved. 21