INDIKATOR PENGELOLAAN OBAT DI RUMAH SAKIT Lestyorini Dewi P FA/07169 Fitria Dwi Rachmawati FA/07730 Maliha Kholiqotul Husna FA/07751 Naely Syarifah FA/07806 Febriana Trisnaputri Rahajeng FA/07875 Murojil Hasan FA/07941 Septilina Melati Sirait FA/08880 Andika Purnama Devi FA/08887 Dita Ayulia D S FA/08894

PENDAHULUAN Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan salah satu manajemen rumah sakit yang penting. Jika pengelolaan tidak efisien akan berdampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun ekonomi (Quick et al, 1997). Pengelolaan obat bertujuan agar obat yang diperlukan bisa selalu tersedia setiap saat diperlukan dalam jumlah yang cukup, tepat jenis, tepat waktu, dan mutu yang terjamin serta digunakan secara rasional

Tahap Pengelolaan Obat SELEKSI PERENCANAAN PENGADAAN PENYIMPANAN DISTRIBUSI PENGGUNAAN OBAT. Untuk menganalisis kualitas pengelolaan obat→ perlu indikator dari tiap tahap pengelolaan obat.

Indikator Pengelolaan Obat Merupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk monitoring, evaluasi, dan mengubah atau meningkatkan mutu pengelolaan obat di farmasi rumah sakit (Jati, 2010). Indikator juga digunakan untuk menetapkan prioritas, pengambilan keputusan, serta untuk pengujian cara atau metode dalam mencapai sasaran yang ditetapkan.

Dasar-dasar seleksi kebutuhan obat meliputi : merupakan proses kegiatan sejak dari : meninjau masalah kesehatan di RS ↓ identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial Standarisasi, menjaga, dan memperbaharui standar obat Dasar-dasar seleksi kebutuhan obat meliputi : 1. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan risiko efek samping yang ditimbulkan. 2. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari duplikasi dan kesamaan jenis. 3. Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah banyak, maka kita memilih berdasarkan “drug of choice” dari penyakit yang prevalensinya tinggi. 4. Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi yang lebih baik. 5. Menghindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi tersebut mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal. Indikator seleksi obat: kesesuaian item obat yang tersedia dengan DOEN

Acuan yang digunakan dalam perencanaan DOEN, Formularium RS, Standar Terapi Rumah Sakit (Standard Treatment Guidelines/STG) dan kebijakan setempat yang berlaku Data catatan medik Anggaran yang tersedia Penetapan prioritas Pola penyakit Sisa persediaan Data pengggunaan periode yang lalu Rencana pengembangan PERENCANAAN Merupakan suatu proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain metode konsumsi, epidemiologi, serta metode kombinasi konsumsi dan epidemiologi yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia (Anonim, 2004). Tujuan perencanaan: untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan, menghindari terjadinya stock out dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

Beberapa indikator yang digunakan dalam perencanaan obat adalah (Pudjaningsih, 1996): Persentase Dana → persentase dana yang tersedia pada IFRS dibanding kebutuhan dana yang sesungguhnya. Nilai standar persentase dana yang tersedia adalah 100%. Penyimpangan perencanaan → jumlah item obat dalam perencanaan dan jumlah item obat dalam kenyataan pakai. Nilai standar batas penyimpangan perencanaan adalah 20-30%.

PENGADAAN Pengadaan merupakan proses untuk memperoleh barang. Menurut Quick et al (1997), pengadaan yang efektif menjamin ketersediaan obat dalam jenis dan jumlah yang tepat, harga yang rasional, dan kualitas obat yang terjamin. Tiga sumber pengadaan barang: Pembelian Sumbangan Pembuatan Metode pengadaan obat ada empat, yaitu: Open Tender (Tender Terbuka) Restricted Tender (Tender Tertutup) Competitive Negotiation (Negosiasi) Direct Procurement (Pengadaan Langsung)

Indikator-indikator dalam pengadaan obat Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya digolongkan menjadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24), tinggi (>24) Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi → kemampuan IFRS dalam merespon perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat dalam jumlah sesuai dengan kebutuhan saat itu. Pengadaan obat yang berulang menunjukkan bahwa yang tersedia di IFRS merupakan obat dengan perputaran cepat (fast moving). Banyaknya obat yang masuk kedalam jenis slow moving → kerugian bagi rumah sakit. Frekuensi kesalahan faktur Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item, atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang bersesuaian Penyebab: Tidak ada stok, atau barang habis di PBF Stok barang yang tidak sesuai Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya manajemen keuangan pihak rumah sakit. Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit sehingga potensial menyebabkan ketidaklancaran suplai obat di kemudian hari.

PENYIMPANAN Penyimpanan merupakan proses kegiatan menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang memenuhi syarat dan aman, sehingga obat berada dalam keadaan aman, dan dapat dihindari kemungkinan obat rusak. Semakin besar persediaan berarti resiko penyimpanan, fasilitas yang harus dibangun dan pemeliharaan yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Penyimpanan yang baik bertujuan untuk mempertahankan kualitas obat, meningkatkan efisiensi, mengurangi kerusakan atau kehilangan obat, mengoptimalkan manajemen persediaan, serta memberikan informasi kebutuhan obat yang akan datang (Quick et al, 1997).

Indikator penyimpanan obat antara lain (Pudjaningsih, 1996): Persentase kecocokan antara barang dan stok komputer atau kartu stok Proses pencocokan harus dilakukan pada waktu yang sama untuk menghindari kekeliruan karena adanya barang yang keluar atau masuk (adanya transaksi). Apabila tidak dilakukan bersamaan maka kemungkinan ketidakcocokan akan meningkat. Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan pembelian barang dan pelayanan terhadap pasien. Turn Over Ratio (TOR) TOR = perbandingan Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam 1 tahun dengan nilai rata – rata persediaan pada akhir tahun. TOR digunakan untuk mengetahui berapa kali perputaran modal dalam 1 tahun, menghitung efisiensi dalam pengelolaan obat. Apabila TOR rendah, berarti masih banyak stok obat yang belum terjual sehingga mengakibatkan obat menumpuk dan berpengaruh terhadap keuntungan (Jati, 2010). Sistem penataan gudang. Sistem penataan gudang bertujuan untuk menilai sistem penataan obat di gudang Standar sistem penataan obat adalah FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out).

Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan atau rusak Mencerminkan ketidaktepatan perencanaan dan atau kurang baiknya sistem distribusi dan atau kurangnya pengamatan mutu dalam penyimpanan obat dan atau terjadinya perubahan pola penyakit atau pola peresepan oleh dokter. Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan atau rusak masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%.  Persentase stok mati Stok mati = stok obat yang tidak digunakan selama 3 bulan atau selama 3 bulan tidak terdapat transaksi. Penyebabnya : Tidak diresepkannya obat oleh dokter karena dokter memilih obat lain. Perubahan pola penyakit. Dokter tidak taat terhadap formularium. Kurang tepatnya perencanaan pengadaan obat. Kerugian yang ditimbulkan akibat stok mati: perputaran uang yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga menyebabkan obat kadaluarsa. Pengatasan yang dapat dilakukan untuk mengurangi kerugian: mengembalikan beberapa item obat kepada PBF.

Persentase nilai stok akhir obat Untuk menilai stok akhir obat, yaitu sebagai berikut : Stok berlebih Stok berlebih → meningkatkan pemborosan & kemungkinan obat ED atau rusak dalam penyimpanan. Untuk mengantisipasi adanya obat yang melampaui batas ED: Memberlakukan sistem First in First Out (FIFO) dan atau First Expired First Out (FEFO) Mengembalikan obat kepada PBF atau menukar obat yang hampir tiba waktu kadaluarsanya dengan obat baru Stok kosong Stok kosong adalah jumlah stok akhir obat sama dengan nol; stok obat di gudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi. Faktor-faktor penyebab terjadinya stok kosong: Tidak terdeteksinya obat yang hampir habis. Hanya ada persediaan yang kecil untuk obat – obat tertentu (slow moving). Barang yang dipesan belum datang. PBF mengalami kekosongan Pemesanannya ditunda oleh PBF

DISTRIBUSI Syarat distribusi yang baik : Ketersediaan obat tetap terpelihara Mutu dan kondisi sediaan obat tetap stabil dalam seluruh proses distribusi Kesalahan obat minimal dan keamanannya maksimum pada penderita Obat yang rusak dan kadaluarsa sangat minimal Efisiensi dalam penggunaan sumber terutama personel Meminimalkan pencurian, kehilangan, pemborosan, dan penyalah gunaan obat IFRS  mempunyai  akses  dalam  semua  tahap  produksi  untuk  pengendalian,  p emantauan  dan  penerapan pelayanan farmasi klinik Terjadinya interaksi antara dokter- apoteker-perawat-penderita Harga terkendali Meningkatnya penggunaan obat yang rasional Merupakan proses yang dimulai dari permintaan sampai penyerahan ke penggunaan perbekalan farmasi di RS yaitu pasien dan petugas kesehatan. Tujuan distribusi: untuk menjamin ketersediaan obat, memelihara mutu obat, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga kelangsungan persediaan, memperpendek waktu tunggu, pengendalian persediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan. Sistem distribusi obat di rumah sakit sangat bervariasi tergantung dari kebijakan yang diterapkan rumah sakit, kondisi serta fasilitas fisik, sumber daya manusia serta tata ruang rumah sakit tersebut. Macam sistem distribusi obat di RS: sistem floor stock, individual prescription, dan unit dose dispensing.

Indikator-indikator distribusi obat, yaitu (Pudjaningsih, 1996) : Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien Bertujuan untuk mengetahui tingkat kecepatan pelayanan apotek rumah sakit. Persentase obat yang diserahkan Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kemampuan IFRS menyediakan obat yang diresepkan. Persentase obat yang diberi label dengan benar Bertujuan untuk mengetahui penguasaan peracik (dispenser) tentang informasi pokok yang harus ditulis dalam etiket.

PENGGUNAAN Penggunaan obat adalah proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta penggunaan obat oleh pasien. Indikator dalam penggunaan obat antara lain sebagai berikut (WHO, 2003) : Jumlah rata – rata obat tiap resep Tujuannya untuk mengukur derajat polifarmasi. Biasanya kombinasi obat dihitung sebagai 1 obat. Perhitungan dilakukan dengan membagi jumlah total produk obat yang diresepkan dengan jumlah resep yang disurvei. Persentase obat generik yang diresepkan Tujuannya untuk mengukur kecenderungan peresepan obat generik Persentase antibiotik yang diresepkan Digunakan untuk mengukur penggunaan antibiotik secara berlebihan karena penggunaan antibiotik secara berlebihan merupakan salah satu bentuk ketidakrasionalan peresepan. Persentase injeksi yang diresepkan Tujuannya untuk mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan. Persentase obat yang diresepkan dari formularium Tujuannya untuk mengukur derajat kesesuaian praktek dengan kebijakan obat nasional yang diindikasikan dengan peresepan dari formularium. Tiap rumah sakit harus mempunyai formularium sehingga dapat dijadikan acuan dalam penulisan resep serta dibutuhkan suatu prosedur untuk menentukan apakah suatu merk produk tertentu ekuivalen dengan bentuk generik yang ada pada daftar obat atau formularium.