KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN ©2011

PRESENTED BY :  P2CC MOHAMAD FAKIH  P2CC FAJAR WINDIYASARI  P2CC MOHAMAD ANSHORI  P2CC SRI LESTARI  P2CC FITRIYATI IRVIANA

Introduksi  Kualitas  nilai dari barang/jasa yang diterima oleh konsumen  Meskipun penerapannya beragam, secara umum aplikasi TQM sukses di bidang manufaktur & perusahaan  Sebuah pengecualian pd organisasi kesehatan  krn kualitas diukur scr individual  teori ‘Bad Apple’  JCAHO  mengemas TQM dlm bentuk akreditasi RS  Dept. Patologi  salah satu bagian yg blm menerapkan TQM sepenuhnya  TAT ↑

CONTOH RS DGN TQM

Sekilas Tentang Studi Kasus  Studi TQM diambil dari 460 bed dg fasilitas multi spesialis di area suburban metropolitan  Jml pasien IGD  40% dari pasien t’dftr  Tujuan studi TQM  me ↓ TAT pada pemeriksaan lab  Alur pasien & spesimen :  Jika dinilai gawat  pasien diberi perawatan awal  Jika tdk gawat  pasien ke registrasi  Hampir semua diagnosis & perawatan di IGD perlu tes patologi  urin, darah, dll  Jika hasil belum keluar  diagnosa & perawatan tdk dpt dimulai

 Untuk me ↓ TAT  improvisasi alur pengiriman spesimen

SOLUSI TQM  Manajemen senior perlu m’analisis sistem operasional antara IGD & lab  Sbg wujud nyata  p’bentukan team TQM yg akan m’improvisasi koordinasi antara IGD & lab dg prinsip TQM & CQI  Tujuannya  m’bentuk industri patologi TAT yg kompetitif  Team TQM  dpt disebut sbg Casualty Department / Laboratory Continuous Quality Improvement Team yg diketuai oleh seorang dokter yg disegani, serta laboran, quality assurance, & SIM-RS

Susunan Fungsi Team TQM  Casualty/IGD  terdiri atas 1 dokter, 2 perawat, 1 staf adm  dokter mjd pimpinan pengobatan darurat, 1 perawat mjd pimpinan IGD, 1 perawat mjd staf perawat, dan staf adm mjd register  Laboratory  terdiri atas 2 dokter, 2 administrator, 1 teknisi  1 dokter mjd pimpinan Dept. Patologi, 1 dokter mjd ahli patologi, 1 petugas lab, administrator mjd technical director lab medis  Quality assurance & SIM-RS  terdiri atas manajer quality assurance (sbg fasilitator team TQM), dan SIM-RS mjd sistem analis

Agenda Team TQM  Awali dg orientasi ttg TQM/CQI  pastikan tujuan telah dibuat, pokok masalah telah diidentifikasi, dan aksi yg akan dilakukan  Tujuan & pokok masalah  pelanggan adlh pasien IGD, tujuannya me ↓ TAT, konsensusnya yaitu mengumpulkan data & mengetahui kekuatan team m’hadapi hambatan proyeknya  bila tidak memungkinkan ada data sekunder  gunakan sampling selama observasi  Resolusi pokok masalah  causalty & lab m’identifikasi sebab variasi vol kerja IGB & lab, buat b’dsrkn waktu (jml hari dlm smggu, jam dlm sehari, shift, dll). Buat sample data yg mewakili kondisi kerja. Fasilitator & perawat m’observasi alur pasien & spesimen dlm 3 shift (bergantian tiap 8 jam sehari, t’msk saat break), kemudian catat dlm lembaran kerja analisis statistik.  Untuk meminimalisisr “hawthorne effect”  (observasi kebiasaan subjek) mengurangi kecanggungan pegawai, sebaiknya proses sampling disampaikan dahulu pd staf, bahwa yg diobservasi adlh alur pasien & spesimennya.

Analisis Data  Data mentah dlm lembaran kerja dikumpulkan dlm bentuk tabulasi  Data dikumpulkan untuk 3 uji spesifik (SMA7, BCP, & Diferensial), & diilustrasikan dg histogram dg deskripsi tertulis  Seri chart pertama menunjukkan % uji yg dilengkapi dlm waktu 30 menit dlm hari, shift, & test (gambar 5). Seri chart kedua menunjukkan kinerja departemen (gambar 6). Gambar2 tsb dpt m’bantu memahami hub variable lebih baik, juga m’arahkan evaluasi & analisis lbh lanjut.  Sbg contoh, seri chart 1 & 2 menyebabkan tim TQM mengembangkan diagram Pareto yg setelah di uji TAT-nya > dari standar 30 menit (gambar 7,8)  Tim TQM jg m’perhatikan apakah ada faktor lain selain TAT yg berdampak pd pasien t’hdp Dept. Patologi. Konsekuensinya, tim mengembangkan chart akhir yg m’bandingkan waktu di IGD b’dsrkn shift total & setelah hadil lab dpt diperoleh (gambar 9)  Multiple kriteria yg diukur scr kualitatif oleh tim TQM selama pengumpulan data, scr umum dlm bentuk baik (+) atau sangat baik (+) (gambar 10)

Gambar 5

Gambar 6

Gambar 7

Gambar 8

Gambar 9

Gambar 10

Keputusan Analisis  M’gunakan hasil dr analisis data, tim TQM masuk dlm sesi brainstorming untuk mengembangkan alternatif masalah. Secara umum sesi ini t’diri dr : tehnik, organisasi, & ekonomis. Alternatif yg dpt dilakukan :  M’gunakan heparinisasi whole bloos dr serum untuk me ↓ pre-test prep time;  M’usulkan sistem tabung u/ m’bawa sampel spesimen dr IGD ke lab;  Menambah jangkauan pegawai ke lab, untuk menutupi waktu yg t’buang akibat istirahat kerja  me↑ jangkauan staf teknis ke lab dr jam 5 sore – 1 pagi untuk m’akomodasi jangkauan dokter ke Dept. IGD

Implementasi  Booklet & presentasi dasar disiapkan oleh tim TQM, b’isi ttg kesimpulan proses & latar belakang.  Kesimpulan penting, yg b’isi ttg detil pendukung, dipresentasikan pertama kali oleh ketua tim TQM.  Lalu di sebarkan pd pejabat eksekutif & komite medik RS.  B’dsr pd presentasi tsb-lah, pimpinan senior RS menerima semua rekomendasi tim TQM.  Tabel 3 menunjukkan perbedaan sblm & sesudah implementasi TQM

Tabel 3

Keuntungan  Rekomendasi kebijakan dipastikan dpt mengurangi TAT dari 45’ mjd target 30’  Tim TQM b’konstitusi pd upaya awal formalitas CQI di RS, krn b’drs pd pelajaran penting untuk RS (meliputi ttg organisasi, edukasi, & sistem informasi)  Tabel 4  m’gambarkan rekomendasi dr pelajaran & pentingnya implementasinya pd manajemen RS

Tabel 4

 Organisasi  selama studi, tim TQM m’identifikasi TAT RS lain yg dpt m’untungkan dr analisis CQI. Diantaranya :  Registrasi kecelakaan & kedaruratan  Administrasi kecelakaan & kedaruratan  Sampling lantai Dept. Laboratorium Sbg bag akhir dlm laporan, tim TQM jg merekomendasi kinerja RS dlm analisis CQI kedepan.  Edukasi  tim TQM mendidik dirinya t’hdp konsep & filosofi TQM/CQI. Saat menguntungkan bagi tiap personal, proses akan lebih efisien dlm perspektif manajemen. Shg RS m’dukung staf untuk meningkatkan ke level lbh ↑  Sistem informasi  TQM adalah proses olah data. Akibat ketiadaan data sekunder, pengumpulan data dilakukan scr manual, membuang waktu & me ↑ eror. Karnanya tim TQM merekomendasikan sistem barcode otomatis untuk mengumpulan data, bila perlu terintegrasi dg SIM-RS & DSS

Kesimpulan  Studi pd lab IGD RS m’aplikasikan konsep & prinsip klasik dr TQM  Perlu komitmen keras dr top manajemen; menekan sumber permasalahan; improvisasi proses; dan kepuasaan pelanggan total.  Tim TQM telah m’identifikasi masalah & m’gunakan alat analisis spt diagram Pareto & chart control. Tim TQM fokus pd proses pelayanan & langkah yg sistematis yg t’integrasi dg Dept. untuk memaksimalkan tujuan  Lebih dr itu, pegawai diberi training tehnik kualitas untuk m’capai kualitas terbaik.  Manajer b’tindah sbg fasilitator yg m’arahkan & m’dukung kinerja pegawai, agar RS dpt b’kompetisi llbh baik dg yg lain  Aplikasi TQM diantaranya  identifikasi small number of important, cutomer focused area, dan achieved supported.  Reward timbul dr perbaikan terus menerus  me ↓ TAT, me ↓ biaya & perbaikan produktifitas meningkatkan laba investasi mrk  M’bangun kesuksesan bagaimanapun perlu dukungan TQM/CQI.  Teknologi IDSS jg dpt dikembangkan untuk pengembangan lebih cepat, sesuai kebutuhan pasien.

DANKE…