PERENCANAAN & PENGENDALIAN PRODUKSI Pertemuan ke-07 Matakuliah : F0262/Penganggaran Tahun : 2 0 0 5 PERENCANAAN & PENGENDALIAN PRODUKSI Pertemuan ke-07

Anggaran Produksi Anggaran produksi dilakukan oleh eksekutif pabrik setelah menerima rencana penjualan yg. telah disetujui/ditetapkan eksekutif perencanaan Anggaran Produksi dalam arti luas, adalah pen- jabaran Rencana Penjualan menjadi Rencana Produksi yang meliputi : - Perencanaan Volume Produksi, - Kebutuhan Persediaan, - Kebutuhan Bahan Baku, - Tenaga Kerja, dan - Kapasitas Produksi

Langkah penyusunan Anggaran Produksi : Anggaran produksi dalam arti sempit, adalah suatu perencanaan volume barang yang harus diproduksi perusahaan agar sesuai dengan/guna menunjang volume penjualan yang telah diren- canakan ditetapkan. Anggaran Produksi menentukan jumlah barang yang direncanakan untuk diproduksi selama periode anggaran. Langkah penyusunan Anggaran Produksi : 1. Menetapkan kebijakan-2 tingkat persediaan 2. Merencanakan jumlah produksi setiap jenis produk selama periode anggaran 3. Membuat skedul produksi untuk periode yang lebih pendek (bulan atau triwulan)

Rumus umum dalam penyusunan Anggaran Produksi : Rencana Penjualan Rencana Penjualan +/- Perubahan Pers. Produk = Rencana Produksi Anggaran Bahan Baku Anggaran Tenaga Kerja Langsung Anggaran Biya Overhead Pabrik

Perencanaan Produksi mencakup masalah-2 yang berkaitan dengan : Anggaran Produksi merupakan langkah awal dalam pembuatan Anggaran Operasi Pabrik. Selain itu anggaran-2 yg berkaitan erat dengan Anggaran Produksi adalah anggran bahan baku, tenaga kerja langsung dan anggaran overhead Perencanaan Produksi mencakup masalah-2 yang berkaitan dengan : - Penentuan tingkat produksi - Penentuan kebutuhan faslitas produksi - Penentuan tingkat persediaan Faktor-2 yang mempengaruhi jumlah barang yang harus diproduksi selama periode tertentu : - Rencana Penjualan yang telah ditetapkan - Kebijaksanaan tingkat Produksi - Kebijaksanaan tingkat Persediaan

Keputusan-2 yang diperlukan dalam menyusun Anggaran Produksi : Untuk menyusun Anggaran Produksi, eskekutif pabrik harus berkoordinasi dengan bagian yang terkait Keputusan-2 yang diperlukan dalam menyusun Anggaran Produksi : 1. Jumlah kebutuhan produksi selama periode anggaran 2. Kebijakan mengenai persediaan, tingkat produk jadi, dalam proses dan biaya penyimpanan persediaan 3. Kebijakan kapasitas pabrik, misalnya tingkat produk- si yang diijinkan selama periode anggaran 4. Tersedianya falitas pabrik, terutama untuk penambah an/pengurangan kapasitas pabrik 5. Tersedianya bahan baku, pembelian dan tenaga kerja 6. Dampak lama proses produksi 7. Jumlah produksi yang ekonomis 8. Karakteristik proses produksi

Dimensi Perencanaan Produksi Meliputi Rencana Produksi jangka pendek dan jangka panjang, dimana perbedaannya adalah : Jangka Pendek Jangka Panjang Jangkauan Meliputi 3,5,7 atau Umumnya hanya perencanaaan 10 tahun 1 tahun Rincian Estimasi tk. Produk- Jumlah produksi se- Perencanaan si, kebut. Kapasitas tiap jenis, perubahan mesin, struktur biaya persediaan, pemakai- pabrik, kebut. Tenaga an bahan, tenaga ker- kerja, arus kas dan pe ja, FOH, jadual pro - rubahan persediaan duksi per-bln, trw, atau minggu Dasar Rencana penjualan jk. Rencana penjualan Perencanaan panjang dan rencana jangka pendek investasi

Penyusunan Anggaran Produksi Manajer produksi harus menterjemahkan rencana \ penjualan menjadi Rencana Produksi dengan mem pertimbangkan kebijakan-2 persediaan. Contoh : PT Binus telah menentukan kebijakan persediaan jika persediaan akhir 1.500 unit, maka rencana produksi dapat dihitung sbb. :

Tambah : Rencana Persediaan akhir 1.500 Jumlah 15.700 Produk X (u n i t) Rencana Penjualan 14.200 Tambah : Rencana Persediaan akhir 1.500 Jumlah 15.700 Kurang : Persediaan awal 2.000 Rencana Produksi 13.700 Biasanya Persediaan Awal hanya berupa estimasi saja karena Anggaran Poduksi disusun sebelum tahun saat ini berakhir

Rencana Produksi bulanan sebaiknya dapat : a. Memenuhi kebutuhan penjualan bulanan b. Menjaga tingkat persediaan pada batas-2 yang diijinkan, dan c. Memproduksi barang secara ekonomis a.l melalui jumlah produksi yang ekonomis dan stabil

Ilustrasi : Berdasarkan data PT. Binus y.l dan data tambahan, yaitu Persediaan 1 Januari (estimasi) 2.000 unit dan Persediaan akhir yang diinginkan 1.500 unit . Pada ilustrasi terdapat berbagai masalah , yaitu : - Penurunan persediaan 25% dari 200 unit menjadi 1.500 unit - Volume penjualan bersifat musiman, dan - Tingkat produksi dan persediaan diharapkan stabil Kebijakan -2 berikut ini dapat digunakan untuk menyusun rencana produksi :

PROPOSAL A : KEBIJAKAN TINGKAT PRODUKSI STABIL Januari Pebruari Maret Trw. II Trw. III Trw. IV Jumlah Renc. Penjl 1.500 1.600 1.600 3.600 2.200 3.700 14.200 Pers.Akhir 1.700 1.300 900 600 1.700 1.500 1.500 Jumlah 3.200 2.900 2.500 4.200 3.900 5.200 15.700 Pers. Awal 2.000 1.700 1.300 900 600 1.700 2.000 Renc.Prod 1.200 1.200 1.200 3.300 3.300 3.500 13.700 PROPOSAL B : KEBIJAKAN TINGKAT PERSEDIAAN STABIL Renc. Penjl 1.500 1.600 1.600 3.600 2.200 3.700 14.200 Pers.Akhir 1.900 1.800 1.700 1.500 1.500 1.500 1.500 Jumlah 3.400 3.400 3.300 5.100 3.700 5.200 15.700 Pers. Awal 2.000 1.900 1.800 1.500 1.500 1.500 2.000 Renc.Prod 1.400 1.500 1.500 3.400 2.200 3.700 13.700

PROPOSAL C : KEBIJAKAN FELEKSIBILITAS TINGKAT PRODUKSI DAN PERSEDIAAN Januari Pebruari Maret Trw. II Trw. III Trw. IV Jumlah Renc. Penjl 1.500 1.600 1.600 3.600 2.200 3.700 14.200 Pers.Akhir 1.700 1.300 1.100 1.500 1.600 1.500 1.500 Jumlah 3.200 2.900 2.700 5.100 3.800 5.200 15.700 Pers. Awal 2.000 1.700 1.300 1.100 1.500 1.600 2.000 Renc.Prod 1.200 1.200 1.400 4.000 2.300 3.600 13.700 Kebijakan produksi stabil mengakibatkan persediaan berfluktuasi berlawanan arah dengan pola penjualan musiman (lihat gambar) Kebijakan persediaan stabil mengakibatkan tingkat produksi berfluktuasi searah dengan pola penjualan musiman ( lihat gambar)

Kebijakan fleksibilitas tingkat persediaan dan produksi dimaksudkan untuk mencapai koordinasi optimal an - tara penjualan, persediaan dan produksi. Dalam kasus tsb. diasumsikan bahwa manajemen menetapkan kebijakan-2 sbb. : a. Produksi tidak boleh bervariasi lebi dari 15% rata- rata tahunan b. Persediaan maksimum 1.600 unit dan minimum 1.400 unit c. Sebagian karyawan diliburkan pada bulan Juli, Agustus dan September

PENYUSUNAN KEBIJAKAN PERSEDIAAN : Tingkat Persediaan yang baik perlu mempertim - bangkan berbagai fungsi operasi perusahaan, yaitu : a. Fungsi Pemasaran dan Penjualan b. Fungsi Produksi c. Fungsi Pembelian d. Fungsi Keuangan Tujuan kebijakan-2 persediaan adalah untuk me - rencanakan tingkat investasi Persediaan yang opti - mal dan mempertahankan tingkat persediaan yang optimal tsb. melalui pengendalian.

Dalam penetapan kebijakan persediaan harus mempertimbangkan faktor-2 sbb. : 1. Kuantitas unit yang diperlukan untuk memenuhi penjualan 2. Daya tahan/sifat produk (mudah rusak/tidak) 3. Lamanya periode produksi 4. Fasilitas gudang 5. Kelayakan modal untuk membiayai produksi 6. Persyaratan waktu distribusi 7. Biaya penyimpanan persediaan 8. Perlindungan terhadap kekurangan bahan, tenaga kerja dan perlindungan terhdp kenaikan harga bahan 9. Risiko yang berkaitan dengan persediaan, yaitu : penurunan harga, keusangan, pencurian, kurang nya permintaan, kebijakan pengembalian dari pelanggan

Pada umunya kebijakan-2 dinyatakan dengan unit dengan berbagai metoda. Berikut ini ditunjukkan metoda-2 penetapan persediaan dengan berbagai pernyataan : Metoda-metoda Contoh Kebijakan Persediaan 1. Kebutuhan bulanan - Untuk produk X : Kebutuhan 3 bln didasaran pada rata-2 kebu- tuhan 3 bulan yang dibudgetkan 2.Batas maksimum Untuk produk X : Persediaan tidak boleh melebihi 5.000 unit 3. Batas maksimum & Untuk produk X : Maks. 5 000 unit dan minimum 3.000 unit 4. Jumlah tertentu Untuk produk X : 2 kali penjualan bukan lalu. 5. Tingkat Persediaan Tibgat perputaran 2 kali perbulan persediaan

KEBIJAKAN PRODUKSI : Kebijakan produksi yang stabil mempunyai 3 keun- tungan, yaitu : 1. Penggunaan Fasilitas yang lebih baik, yang cende- rung untuk : a. Mengurangi kapasitas yang dibutuhkan guna mencapai target musiman puncak. b. Menghindari kapasitas yang tak terpakai 2. Stabilitas tenaga kerja, menghasilkan: a. Peningkatan moral dan mendorong semakin besarnya efe - siensi tenaga kerja b. Berkurangnya pergantian tenaga kerja c. Daya tarik terhadap karyawan yang bermutu d. Pengurangan biaya pelatihan karyawan baru

3. Pembelian bahan baku yang ekonomis, karena : a. Ketersediaan b. Potongan karena pembelinan yang besar c. Menyederhanakan masalah-2 penyimpanan d. Mengecilkan / mengurangi kebutuhan modal e. Mengurangi risiko persediaan Kebijakan produksi stabil atau relatif stabil dapat dilakukan dengan cara : 1. Mengorbankan fluktuasi persediaan seperlunya 2. Memproduksi produk baru yang dapat disimpan pada saat produk lama mulai menunjukkan penurunan 3. Memproduksi produk lain yang dapat diljual (laku) pada saat permintaan produk utama menurun

Perencanaan Kebutuhan Bahan Perencanaan Kebutuhan Bahan (PKB) atau Material Requirement Planning (MRP): Adalah teknik untuk untuk mengkoordinasi produk dalam berbagai tahapan lingkungan produksi dengan banyak suku cadang, bahan sub-perakitan, komponen dan produk jadi. Menekankan hubungan integral antara proses penyusunan anggaran dan proses perencanaan produksi Membutuhkan program komputer yang sangat rumit untuk mengendalikan arus suku cadang dan bahan dalam proses produksi

Produksi Just-in-time (JIT) Ciri utama dari lingkungan produksi dan yang menjadi timbangan penerapan JIT adalah sbb. : 1. Adalah tidak efesien dan mahal menyimpan persediaan yg be- sar sebagai persediaan pengamanan dari bahan mentah, produk 1/2 jadi atau barang jadi. Karenanya persediaan keamanan harus diminimisasi. 2. Waktu persiapan/penyetelah mesin untuk produksi dapat dimi- nimisasi melalui penggunaan robot dan penelitian perbaikan proses. Karenanya, seringnya penyetelan mesin untuk produksi adalah tidak efesien 3. Kualitas yang sangat tinggi dari produk 1/2 jadi dan produk ja-di harus dicapai sebagai upaya untuk mengurangi kebutuhan akan persediaan pengamanan, seperti yg disebutkan butir 1

Dalam penyusunan anggaran harus mencerminkan implikasi : JIT adalah konsep produksi dimana tidak ada yang dibeli atau diproduksi sampai sebelum dibutuhkan Penggunaan JIT dan PKB tidak mengubah penting- nya atau prosedur yang digunakan dalam penyusunan anggaran produksi yang berhubungan dengan PPL yang lengkap dan terpadu Dalam penyusunan anggaran harus mencerminkan implikasi : 1. Untuk tingkat Persediaan yang lebih rendah dan pembelian yang lebih sering terdapat dalam pendekatan JIT, dan 2. Produk yang berkesinambungan mengikuti implikasi-2 dari lingkungan PKB

Anggaran Produksi Sebagai Alat Perencanaan, Koordinasi & Pengendalian Anggaran produksi membantu perencanaan, koordinasi dan pengendalian Rencana produksi yg rinci dibuat dan didasarkan pada rencana penjualan yang realistis hasil analisis manajemen Pembuatan anggaran produksi yang rinci menyangkut keputus- an rencana produksi, kebutuhan bahan baku, suku cadang, tena ga kerja, kapasitas, modal dan kebijakan persediaan Rencana produksi yang telah disetujui harus dipandang sebagai rencana induk produksi yg dilaksanakan oleh Dept. produk Anggaran produksi adalah dasar utama untuk merencanakan kebutuhan bahan mentah dan suku cadang, kebutuhan tenaga kerja, tambahan modal atau perencanaan pabrik secara umum

Sistem pengendalian produksi yg memadai penting bagi pe - ngendalian biaya, kualitas dan kuantitas manajerial Prosedur pokok dalam pengendalian produksi Prosedur pokok dalam pengendalian produksi adalah : 1. Pengendalian bahan 2. Analisis proses produksi menurut pusat tanggung jawab dalam divisi produksi 3. Rute produksi 4. Penjadualan produksi 5. Pengiriman produk 6. Tindak lanjut Disamping pengendalian harian dan mingguan volume pro - duksi dan tingkat persediaan produk, status dua faktor ini harus dilaporkan dalam Laporan Kinerja bulanan dimana hasil aktual dibandingkan dengan rencana dan standarnya