PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2010 In House Training SOSIALISASI PENGGANTIAN SISTEM RATEL KE APLIKASI SIMPELWEB/SISKOMDAT PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2010

LATAR BELAKANG Unit kerja terkoneksi ke Jaringan Wide Area Network Telah diimplementasikannya aplikasi Simpelweb dan E-mail. Sudah ada SOP yang mengatur Sistem Pengiriman/berita/pesan/file Berbasis Aplikasi Komputer (SISKOMDAT) Saran Bagian Akuntansi melalui Memo No 399-M/05.05/05.09/X/2010 Perihal : Pemanfaatan fasilitas jaringan untuk E-mail. Program P2TI yang sejalan dengan disposisi Dirpem dan Renbang atas Memo Akuntansi Tersebut. Rapat koordinasi Bagian P2TI, SDM, Akuntansi, Umum dan Biro CS menindaklanjuti disposisi Dirpem dan Renbang diatas

Tujuan Memperlancar sistem komunikasi dan pengiriman berita perusahaan Penggunaan Aplikasi Simpelweb dan E-mail menggantikan Ratel

PEDOMAN Menggunakan aplikasi SimpelWeb untuk pengiriman berita di lingkungan internal perusahaan menggantikan Ratel dan aplikasi e-mail PT PN V ( Persero ) untuk komunikasi e-mail perusahaan. Agar sistem pengiriman berita yang telah berjalan tidak menimbulkan stagnasi maka penerapan penggantian dari ratel ke aplikasi e-mail dan SimpelWeb dilakukan secara bertahap.

JADWAL TAHAPAN IMPLEMENTASI Tahap I ( Masa Sosialisasi ) tmt 23 s/d 30 Desember 2010 Tahap II ( Masa Percobaan ) tmt 31 Desember 2010 sd 28 Januari 2011 Seluruh unit kerja secara paralel menggunakan ratel dan aplikasi e-mail serta Simpelweb (SISKOMDAT) Tahap III ( Tahap Implementasi ) tmt 29 Januari 2011 dan seterusnya seluruh unit kerja menghentikan penggunaan ratel dan sepenuhnya menggunakan aplikasi Simpelweb

PEDOMAN UMUM SISKOMDAT adalah Sistem Komunikasi Data yang merujuk kepada aplikasi e-mail dan SimpelWeb . E-mail adalah sistem Surat Elektronis PT PN V ( Persero ) yang menggunakan domain ptpn5.co.id. SimpelWeb adalah Aplikasi Pengiriman Berita dan File Melalui Web. Koordinator SISKOMDAT di Kantor Pusat selama Masa Percobaan dan Masa Implementasi adalah Biro Corporate Secretary . Koordinator SISKOMDAT di Unit Kerja adalah Asisten Urusan Administrasi yang bertugas memerintahkan operator SISKOMDAT Mengirim Berita dan juga bertugas melakukan verifikasi surat/file yang akan dikirim. Penanggung jawab e-mail perusahaan dengan alamat : ptpn5@ptpn5.co.id adalah Biro CS.

PEDOMAN UMUM ( lanjutan ) Pengoperasian aplikasi SISKOMDAT dilaksanakan oleh 2 ( dua ) orang petugas yang dapat menjalankan aplikasi SimpelWeb dan E-mail , yang kemudian disebut dengan Operator SISKOMDAT. Jadwal kerja Operator SISKOMDAT dalam bentuk shift sama dengan waktu kerja petugas ratel Pengiriman Berita Internal adalah Berita ataupun File yang hanya digunakan di lingkungan internal PT PN V ( Persero ) . Aplikasi yang digunakan adalah SimpelWeb Pengiriman berita e-mail adalah Berita maupun File yang dikirim ke pihak luar dengan sepengetahuan Manajemen PT PN V ( Persero ), aplikasi yang digunakan adalah e-mail PT PN V. Untuk menjamin Legalitas Surat yang dikirim melalui aplikasi SISKOMDAT maka Kebun/PKS/Unit harus mempunyai perangkat Scanner. Bagian Umum agar tidak memperpanjang ijin lisensi perangkat ratel setelah Masa Implementasi dan berkoordinasi dengan Bagian terkait sehubungan dengan penonaktifan perangkat Ratel tersebut.

PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA Langkah-Langkah Pengiriman Berita Di Lingkungan Internal PT PN V dengan menggunakan aplikasi SIMPELWEB adalah sbb : Pada Masa Percobaan, Berita yang akan dikirim diketik di aplikasi MS Word dalam format Surat Pengiriman Berita Ratel yang selama ini berlaku seperti pada Lampiran I. Pada Masa Implementasi format Surat diubah menjadi seperti pada Lampiran II. Pengiriman Berita Ratel tersebut dicetak oleh operator komputer dan di paraf oleh Asisten / Maskep / Askep / Kaur Pengiriman Berita Ratel ditandatangani oleh GM / Kabag / Kabiro/ Manajer / Ka.Unit ybs Operator Komputer / SISKOMDAT men-scan Surat tersebut dan menyimpan nya dalam bentuk file gambar atau format jpeg/jpg.

PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA Operator Komputer / SISKOMDAT membuka aplikasi SimpelWeb dan membuka Menu Kirim Berita, kemudian mengisi Nomor, Hal dan Tujuan surat sesuai dengan Surat yang telah discan. Tujuan surat dari Kebun/PKS/Unit ke Kantor Pusat selain ke Bagian/Biro yang dituju , Kebun/PKS/Unit harus mencantumkan Biro CS sebagai Tujuannya juga. Contoh kebun Tandun mengirim surat ke Bagian Akuntansi dan P2TI,maka padaaplikasi tujuan diisikan : Bagian Akuntansi, P2TI dan Biro CS Operator Komputer/SISKOMDAT melampirkan File Hasil Scan ke aplikasi SimpelWeb dan kemudian file/surat tersebut dikirim. Operator Komputer/SISKOMDAT unit kerja yang dituju menerima file yang dikirim tadi kemudian mencetaknya untuk diteruskan kepada tujuan. Biro CS sebagai Koordinator SISKOMDAT di Kantor Pusat mencetak seluruh Surat yang masuk dari Kebun/PKS/Unit kemudian meneruskannya kepada Bagian/Biro ybs. Petugas administrasi mengarsipkan hardcopy ( Hasil Cetak ) surat tersebut dan mengisi Agenda Pengiriman/Penerimaan Surat seperti pada Lampiran III  

PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN BERITA Operator Pengiriman Berita dari Bagian/Biro Kantor Pusat ke Kebun/PKS/Unit di atur sbb : Bagian/Biro mencetak Pengiriman Berita Ratel / Pengiriman Berita ( Pada Masa Percobaan ./ Pada Masa Implementasi) dan ditandatangani oleh Kabag/Kabiro ybs Surat tersebut di serahkan ke Biro Corporate Secretary ( CS ) Petugas Siskomdat Biro CS men-scan surat tersebut kemudian membuka aplikasi Simpelweb dan mengisi Nomor, Perihal Surat, Tujuan Unit Kerja sesuai dengan surat dari Bagian/Biro tadi serta melampirkan file scan surat kemudian mengirim nya. Tujuan surat selain yang tertulis pada surat juga ditujukan ke pengirim surat. Contoh Bagian Akuntansi mengirim surat ke Kebun Tandun dan Kebun Sei Berlian, makapetugas Biro CS pada aplikasi Simpelweb memasukkan tujuan surat ke Kebun Tandun, Sei Berlian dan Bagian Akuntansi Petugas admi Biro CS mengarsipkan surat dan mengisi Agenda Pengiriman dan Penerimaan Surat sesuai pada Lampiran III

PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN E-MAIL Langkah-Langkah Pengiriman Berita e-mail dengan menggunakan aplikasi e-mail PT PN V adalah sbb : GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka. Unit menugaskan Operator Komputer/SISKOMDAT untuk mengirim e-mail ke pihak luar Operator Komputer/SISKOMDAT membuka aplikasi e-mail PT PN V, kemudian mengirim Tujuan e-mail, perihal, isi surat dan kalau ada file yang akan dilampirkan sesuai dengan penugasan yang diberikan di atas.Sebelum di kirim, harus dicek kecocokannya dengan Surat yang aslinya oleh Asisten Administrasi Operator Komputer/SISKOMDAT harus mengisi cc ke Biro CS dan Unitkerja/Bagian Biro terkait. E-mail di cetak oleh operator SISKODMAT dan di arsip oleh Petugas Administrasi. Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda Pengiriman dan Penerimaan Surat/File sesuai pada Lampiran III

PANDUAN TEKNIS PENGIRIMAN FILE MELALUI SIMPELWEB GM/Kabag/Kabiro/Manajer/Ka. Unit/Askep/Asisten menugaskan Operator Komputer/SISKOMDAT untuk mengirim file Operator Komputer/SISKOMDAT membuka aplikasi SimpelWeb mengisi Perihal File, Isi Berita File, Tujuan File dan melampirkan file tersebut kemudian mengirimnya Operator Komputer/SISKOMDAT mengisi Agenda Pengiriman dan Penerimaan Surat/File sesuai pada Lampiran III

LAMPIRAN I

LAMPIRAN II

LAMPIRAN III

PENJELASAN LAMPIRAN Lampiran I dan II Cukup Jelas Penjelasan Lampiran III sbb : Kolom Nomor ( Cukup Jelas ) Kolom Pengiriman dan Penerimaan di isi jika Surat/File Keluar maka disii Pengiriman jika Surat/File masuk diisi Penerimaan Kolom Jenis Aplikasi diisi apakah Surat/File menggunakan E-mail atau Simpelweb Kolom Tgl Kirim/Terima diisi tgl pengiriman atau penerimaan Surat/File Kolom Nomor Surat diisi Jika ada nomor Suratnya Kolom Perihal Surat/File isikan perihal surat atau perihal file yang dikirim Kolom TTD pengirim/penerima File diisi tandatangan pengirim file atau penerima file, contoh Askep memerintahkan operator membuat file yang akan dikirim ke Kantor Pusat maka yang menandatangani kolom ini adalah Askep ybs. Jika ada kiriman file operator memberikan file tersebut ke tujuan dan sipenerima file me- TTD kolom ini Kolom Unit Kerja Yang Dituju/Mengirim isikan unit kerja dari Surat/File yang dituju atau yang mengirim Kolom Ket, isi jika perlu Kolom Paraf Penerima Cetakan Surat /File diisi oleh sipenerima Cetakan Surat atau File Kolom terakhir diisi paraf oleh GM/Manajer/Ka.Unit/Kabag/Kabiro

Mekanisme Pengiriman Berita Surat Diketik dan Dicetak SCAN KIRIM TTD Manajer/Kabag