PENYELIA SEBAGAI MANAJER Pertemuan Ke-2

1. Fungsi Penyelia Manajemen : Mencapai tujuan / sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. Seorang manajer harus melakukan kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai.

fungsi manajemen (GEORGE R. TERRY) Planning (perencanaan) Organizing (pengorganisasian) Actuating (Pelaksanaan) Controling (Pengendalian)

Planning (Perencanaan) Perencanaan merupakan titik tolak dari segala kegiatan yang ada / harus dilaksanakan dalam kelompok kerja. Hal-hal yang harus dilakukan dalam perencanaan adalah: Menentukan tujuan / sasaran yang hendak dicapai (kualitas, kuantitas) Mengembangkan beberapa alternative/pilihan kegiatan serta menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran Memilih alternative kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan sumber dayanya. Menentukan/mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana.

Menentukan tujuan / sasaran Kualitas Menentukan tujuan / sasaran Kuantitas Menentukan kegiatan * Kekuatan * Ketahanan Planning Fisik Menentukan Sumber Daya Non Fisik Ide, Inovasi, Kreatifitas, Sistem Kerja Mencegah dan Memecahkan Masalah

Organizing (pengorganisasian) Pengorganisasian adalah mengatur penggunaan sumber daya yang dimiliki melalui kegiatan – kegiatan: Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana. Mengatur pelaksanaan tugas diantara anggota-anggota kelompok kerja (pembagian Tugas) Mengatur penggunaan alat, mesin serta fasilitas dan sumber daya yang lain

Struktur Organisasi Menentukan Uraian Tugas Pembagian Tugas Mengatur Pelaksanaan Tugas Organizing Mengatur Penggunaan Sumber Daya Mesin & Peralatan, Teknologi lainnya

Actuating (Pelaksanaan) Pelaksanaan dalam pengertian manajemen mencakup beberapa hal sebagai berikut: Memberikan instruksi / perintah dan pengarahan Memberikan motivasi atau semangat /dorongan kerja Memberikan bimbingan dan pembinaan

Memberikan Instruksi, Perintah, Pengarahan Memberikan Motivasi & Semangat Kerja Actuating Memberikan Bimbingan & Pembinaan

Controling (Pengendalian) Pengendalian memiliki arti yang lebih luas dari pada pengawasan karena pengendalian juga meliputi kegiatan pencegahan. Mencakup beberapa hal sebagai berikut: mengumpulkan informasi / data tentang kemajuan pelaksanaan / hasil Membandingkan pelaksanaan / hasil dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebab-sebabnya Mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki kesalahan, mencagah semakin meluasnya penyimpangan ataupun meningkatkan hasil pelaksanaan tugas.

Controling Lebih luas dari pengawasan Pengendalian Mengumpulkan data Membandingkan hasil dengan sasaran Menganalisa Penyimpangan dan mencari penyebabnya Mengambil Tindakan

2. Sistem Kerja Penyelia Tanggung jawab utama seorang penyelia adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan system kerja pada unit kerejanya secara efektif

Umpan balik Formatif Kondisi Prose Hasil Umpan Balik Motivasi

Kondisi adalah unsur masukan (input) yaitu semua masukan yang diperlukan dalam proses. Dalam kondisi tercakup : SDM Ruangan tempat bekerja Peralatan Bahan, struktur organisasi Prosedur Instruksi Kebijakan perusahaan Hubungan antar pribadi Suasana kerja.

Proses Semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil (out put). Misalnya : Perakitan (assembling), Penyampaian informasi, Pemindahan, Penyeleksian, Evaluasi dan sebagainya.

Hasil adalah keluaran, yaitu segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. Misalnya: Barang tertentu, Jasa tertentu, Laporan mengenai pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya.

Umpanbalik Formatif Umpanbalik (feedback) formatif adalah informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kualitas hasil. Umpanbalik ini mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu. Contoh: Penyelia meminta agar bawahannya menggunakan format tertentu dalam penyusunan laporan.

Umpanbalik Motivasi Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kuantitas hasil/keluaran. Informasi ini mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau bekerja lebih giat. Misalnya: - Penyelia memuji Amat yang bekerja dengan baik dalam menangani keluhan pelanggan.

Para karyawan umumnya memperoleh balikan (feedback) mengenai kinerja mereka dari berbagai sumber yaitu: Perusahaan Teman Sekerja Pekerjaan itu sendiri Penyelia

Perusahaan memberikan balikan (feedback) melalui: Kenaikan gaji Promosi Sistem Insentif Laporan kerja Teguran (lisan / Tertulis)

Rekan kerja memberikan balikan (feedback) melalui: Formal yaitu mengusulkan rekan kerja kepada atasan untuk memperoleh kenaikan gaji Informal yaitu mengusulkan rekan kerja untuk tidak melakukan tindakan abnormal

Pekerjaan memberikan balikan (feedback) melalui: Hasil pekerjaan & Standar Kerja

Penyelia memberikan balikan (feedback) yang paling penting bagi para karyawan, karena penyelia mewakili perusahaan dan memiliki wawasan yang lebih luas dibandingkan dengan karyawan lain. Penyelia berhubungan langsung dengan pekerja sehingga dapat memberikan balikan (feedback)segera dan berarti bagi karyawan, dengan cara: Balikan Formatif yaitu diberikan sebelum pelaksanaan kerja dimulai sehingga dipandang sebagai saran positif yang membangun pekerjaan, namun jika setelah pekerjaan dimulai dipandang sebagai kritik. Balikan Motivasi yaitu diberikan segera pada saat karywan masih memiliki ingatan segar mengenai hasil kerjanya jika balikan ini ditunda akan melemahkan semangat kerja.

LATIHAN 1. MEMAHAMI SISTEM KERJA PENYELIA Berikut ini disajikan komponen dari suatu pekerjaan, untuk setiap uraian tujukkan apakah hal itu merupakan uraian kondisi Kerja (K), Proses Kerja (P), Hasil (H), Balikan Formatif (F) atau Balikan Motivasi (M)

No kondisi Kerja (K) Proses Kerja (P), Hasil (H) Balikan Formatif (F) Balikan Motivasi (M)