Merencanakan usualan NCL Proyek Oleh : Priyadi Wuliyanto, ASCM Procurement Manager PT. PP ( Persero) Tbk.

Tujuan & Sasaran Tujuan : Memberikan informasi kepada Tim Proyek ttg rencana sebuah usulan NCL harus mulai dibuat. Sasaran : Membuat mengerti Tim Proyek, agar sadar bahwa perencanaan menjadi penting ketika suatu kebutuhan harus dipenuhi.

Kenapa Usulan NCL harus direncanakan Menjadi kebutuhan bagi proyek akan NCl ( Non Cash Loan) untuk bisa melakukan pembayaran terhadap rekanan. Tentunya diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk dapat memenuhi pembayaran. Salah satunya adalah membuat perencanaan schedule usualan pengajuan kebutuhan NCL proyek. Sudah menjadi keharusan dan kebutuhan akan perencanaan yang baik akan terhadap usulan NCL, mengingat waktu pelaksanaan yang mendesak dan terbatas. Selain masalah waktu akan kebutuhan NCl proyek, proses usulannya sendiri juga memerlukan waktu dan proses administrasi yang tidak sedikit. Berdasarkan pengalaman saat ini teman-teman dilapangan belom terbiasa melakukan perencanaan schedule usulan NCL mulai dari proyek sampai NCL bisa digunakan. Sering terjadi bahwa permintaan NCL mendekati waktu saat NCL sangat dibutuhkan. Hal ini tentunya menjadi masalah jika usulan belum disetujui dan keluar tetapi kebutuhan NCL sudah harus ada.

RAP Flow Proyek

Bagaimana Usulan NCL harus diajukan. Setiap proyek saat ini sudah diharuskan mempunyai perencanaan pembiayaan untuk membiayai kebutuhan proyeknya. Rekap dari Perencanaan pembiayaan ini diperlukan pada saat pengisian dropping NCL. Sebelum proyek mulai hal ini sudah harus disubmit ke Divisi Operasi/Divisi EPC dimana proyek berada. Dari perencanaan pembiayaan dan master schedule/material requirement plan bisa diketahui kapan kebutuhan akan NCl harus tersedia. Tim proyek harus bisa mengkomunikasikan kebutuhan NCL Proyek dengan Procurement Divisi. Proyek harus punya “alert system’ yang mengingatkan kapan harus segera dibuat usulan NCLnya di proyek. SEM proyek membuat schedule usulan NCL yang bisa dibaca oleh Tim proyek, sehingga kapan kebutuhan NCL diperlukan dapat dibaca oleh Tim teknik dan administrasi.

Schedule Usulan NCL ( SCF, SKBDN & KMK) Schedule dibuat dari batas waktu pemakaian material/Jasa ditarik mundur kebelakang sebanyak : 1. 23 hari kerja sebelum SCF diperlukan. 2. 19 hari kerja sebelum SKBDN diperlukan. 3. 24 hari kerja sebelum KMK diperlukan. dari Master Schedule pekerjaan/Schedule Material yang dibuat. Deatail dari kebutuhan waktu yang diperlukan ditiap proses usulan bisa dilihat pada slide selanjutnya. Schedule ini dikomunikasikan dengan bagaian administrasi proyek agar bisa membantu monitoring dan mengetahui, rencana NCl yang telah diproses untuk diajukan, dimonitor usulannya. Dengan adanya scheduling NCL ini berarti proyek sudah mengurangi keterlambatan penerbitan, sehingga pada saat diperlukan tidak terjadi lagi, NCLnya belum ada tetapi barang/jasanya sudah dipakai diproyek.

MEMO DVK & MAO Priyadi Wuliyanto Priyadi wuliyanto

ISI MEMO KDVK & MAO

Time Table Waktu Proses Usulan SCF Proses Usulan SCF, rekomendasi baru diajukan oleh proyek 23 hari sebelum diperlukan oleh Proyek

Time Table Waktu Proses Usulan LC/SKBDN Proses Usulan LC/SKBDN, diajukan oleh proyek 19 hari sebelum diperlukan oleh Proyek

Time Table Waktu Proses Usulan KMK Proses Usulan KMK,Rekomendasi baru diajukan oleh proyek 24 hari sebelum diperlukan oleh Proyek

Resume : Proyek melaksanakan pengajuan fasilitas NCl, dengan cara memperhatikan saat pemakaian NCL,sesuai schedule tertera pada master schedule pekerjaan. Time waktu tersebut dimaksudkan sebagai manual panduan waktu mengusulkan pemakaian fasilitas NCL dari mulai proyek sampai UKP. Time table waktu tersebut dimaksud untuk memebrikan gambaran waktu yang harus disediakan oleh proyek agar semua proses berjalan lancar dan tidak membebani pada setiap bagian dari proses NCL. Diharapkan dengan panduan ini dapat dihindari proses usulan yang tidak terencana dan menghilangkan permintaan luar biasa dari proyek sampai UKP. Setelah diedarkannya manual ini segala permintaan usualan prioritas dari usulan tidak akan dilayani.