MANAJEMEN RS

TUJUAN NORMATIF ORGANISASI Growth Stakeholder satisfication Brand Image Efisiensi

7 PENYAKIT ORGANISASI SAYA ADALAH JABATAN YANG SAYA EMBAN MUSUH ADA DILUAR SANA BAYANG-BAYANG KEKUASAAN (REAKTIF) KETERIKATAN PADA PERISTIWA KHAYALAN BELAJAR DARI PENGALAMAN MITOS TIM MANAJEMEN (KETIDAKSEPAKATAN TERSELUBUNG) FENOMENA KATAK REBUS

PIMPINAN SBG MANAJER Manajer: orang yang melakukan kegiatan manajemen atau kegiatan proses manajemen Manajemen: The art of getting things done through the others (Mary Parker Follet) Manajemen: proses merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumberdaya organisasi

PERAN MANAJER Interpersonal Role Informational Role Figurehead (dituakan) Leader (pimpinan) Liaison (penghubung) Informational Role Monitor (mencari informasi) Disseminator (menyampaikan informasi) Spokesman (juru bicara)

PERAN MANAJER Decision Role Entrepreunership (memajukan organisasi) Disturbance hadler (menyelesaikan gangguan) Resource allocator (pembagi sumberdaya) Negotiator (perunding)

KETRAMPILAN MANAJERIAL ( 3 C ) Conceptual Skill Conection/Human Skill Competent/Technical Skill

Peran baru Publik Manajer : Melaksanakan kebijakan Sekaligus mengelola resiko & membangun legitimasi

Pelayanan yang Diinginkan Pelayanan Cepat (faster) ; berkaitan dengan waktu yang menggambarkan kecepatan dan kemudahan serta kenyamanan untuk memperoleh pelayanan Harga “Terjangkau” Murah (cheaper) : berkaitan dengan harga atau ongkos yang harus dikeluarkan customer untuk memperoleh pelayanan Pelayanan Terbaik (better) : berkaitan dengan kualitas pelayanan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan customer

MUTU Usaha yang jauh melebihi kebutuhan dan harapan klien Mencakup dimensi afeksi, tidak sekedar memuaskan klien, tetapi memanjakan klien Proses dan produk yang dapat memperangah “WOW” klien secara positif Bertujuan tidak sekedar memuaskan klien tetapi menjadikan klien pelanggan yang loyal

MUTU … Usaha memenuhi harapan klien, sehingga memuaskan klien Mencakup dimensi input, proses, output dan outcome Keadaan yang selalu berubah, sesuatu yang bermutu saat ini, belum tentu bermutu di masa yang akan datang Ciri produk yang sesuai dengan standart

PENGERTIAN MUTU (Goetsch and Davis, 1994) Mutu merupakan suatu keadaan dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, proses, dan sumber daya (resources) yang memenuhi atau melebihi harapan pengguna/pelanggan

SIFAT MUTU MUTU BERSIFAT RELATIF TUNTUTAN TERHADAP MUTU SELALU BERUBAH (DINAMIS) MUTU MERUPAKAN KONSEP SIKAP DAN PENILAIAN MUTU SANGAT DITENTUKAN OLEH PERSEPSI DAN INTEPRETASI

KAIDAH MUTU MUTU MENCAKUP : MUTU PETUGAS MUTU BAHAN, ALAT, FASILITAS MUTU KERJA, PELAYANAN MUTU PRODUK MUTU INFORMASI

KAIDAH MUTU TUNTUTAN TERHADAP MUTU SELALU BERUBAH DAN MAKIN TINGGI MUTU ADALAH KUNCI SUKSES ORGANISASI

7 LANGKAH DASAR LAYANAN BERMUTU Pastikan Customer saudara Fahami psikografi Customer saudara Persiapkan Mindset Tim Berikan kesempatan pada “front liner” untuk ikut mengambil keputusan Kembangkan pelayanan yang tak terlupakan pada Customer Jalin komunikasi terus menerus dengan Customer Lakukan penyesuaian organisasi terus menerus

Change Customer Value Value Cost Company Competitor Teori Persaingan 4C Kenichi Ohmae

5 INDIKATOR MUTU PELAYANAN Emphaty: berupa pemberian pelayanan dengan penuh perhatian dan sesuai dengan kebutuhan klien Reliability: kemampuan provider untuk memberikan pelayanan yang diharapkan secara akurat Responsiveness: cepat tanggap, keinginan untuk membantu dan menyediakan pelayanan yang dibutuhkan dengan segera

5 INDIKATOR MUTU PELAYANAN Communication: selalu memberikan informasi yang sebaik baiknya dan mendengarkan segala apa yang disampaikan oleh klien Caring: mudah dihubungi dan selalu memberikan perhatian kepada klien

SASARAN PENINGKATAN MUTU INPUT: Mutu tenaga kesehatan Mutu fasilitas dan sarana Mutu kebijakan dasar dan operasional Mutu standart sistem pelayanan Mutu lingkungan

SASARAN PENINGKATAN MUTU PROSES: Mutu pelayanan Mutu program kerja Mutu pelaksanaan kegiatan administratif Mutu pengendalian

SASARAN PENINGKATAN MUTU OUTPUT: Terpenuhinya kebutuhan Kegunaan Keuntungan Jaminan

Customer ? Orang yang paling penting Tidak bergantung pada kita, kitalah yang bergantung pada customer Customer bukan pengganggu pekerjaan kita, merekalah yang jadi tujuan kita bekerja Bukan orang luar biasa dalam suatu usaha, tapi merupakan bagian dari usaha kita

Bukan orang yang mesti kita ajak berdebat atau bertengkar lanjutan Customer …. Bukan sekedar “angka”, tapi merupakan manusia biasa punya emosi, perasaan, dsb. Bukan orang yang mesti kita ajak berdebat atau bertengkar Orang yang menyampaikan segala keinginan kepada kita Menentukan sukses sebuah usaha dan pekerjanya

Pelanggan Penting, Mengapa ? Keluhan pelanggan 2 x lebih banyak dari pujian Pelanggan tidak puas  8 – 10 orang lain 7 dari 10 pelanggan puas  akan datang lagi Jika persoalan pelanggan diselesaikan sesegera mungkin, 95% pelanggan akan datang lagi Lebih baik meningkatkan pembelian 10% dari pelanggan yang ada, daripada meningkatkan jumlah pelanggan 10%

lanjutan Pelanggan Perlu ………. Perusahaan jasa 85-95% menggantungkan usahanya pada pelanggan yang sudah ada 80% ide produk atau layanan yang sukses berasal dari pelanggan Untuk menarik pelanggan baru butuh biaya 7 x lebih besar dibandingkan biaya untuk mempertahankan pelanggan

5 Janji Customer ke Usaha Bisnis BERILAH SAYA KEPUASAN & SAYA TIDAK AKAN MENINGGALKAN BISNIS SAUDARA BERILAH SAYA YANG TERBAIK & SAYA AKAN MEMPROMOSIKAN BISNIS SAUDARA TANPA DIBAYAR SAYA SELALU MEMBANGGAKAN PELAYANAN OLEH BISNIS SAUDARA KEPADA SIAPAPUN PERCAYALAH BAHWA SAYA DPT BERKATA “TIDAK MAU”, KECUALI UNTUK PELAYANAN BISNIS SAUDARA PERCAYALAH BAHWA : MULUT SAYA LEBIH BERPENGARUH DARIPADA BERIBU PROMOSI YANG SAUDARA BERIKAN

KATA KUNCI FOKUS PERBAIKAN KUALITAS SIAPA CUSTOMER DAN APA HARAPANNYA APAKAH STANDARD PROSES BERJALAN DENGAN BAIK BAGAIMANA PROSES ITU BERJALAN SEKARANG HAL APAKAH DALAM PROSES YANG MENYEBABKAN MASALAH PERUBAHAN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMUASKAN CUSTOMER

ATRIBUT DALAM KUALITAS JASA KESEHATAN EMPHATY; RASA MENGALAMI RELIABILITY; AKURASI PELAYANAN DAN TIDAK DISKRIMINASI RESPONSIVENESS; KETEPATAN WAKTU PELAYANAN COMMUNICATION; KERAMAHAN, KESABARAN, DAN TANGGAP CARING; MELAYANI, PELAYANAN PRIBADI DAN TANGGUNG JAWAB ASSURANCE : KESEMBUHAN, KEAMANAN

Core Values Kejujuran Rendah hati Integritas Mental berlimpah Kerja keras Ketidakpuasan kreatif Kesabaran Keberanian Keterbukaan terhadap suatu yang baru Kemitraan Kesediaan untuk mendapatkan pengetahuan terkini

Bagaimana “Sistem Pelayanan Customer ” yang baik ? Adanya komitmen total dari manajemen (top manajemen hingga pelaksana) Harus ada pengenalan dan pemahaman terhadap customer Adanya standar kinerja pelayanan yang berkualitas Harus ada sistem pelatihan dan pengembangan serta penghargaan bagi karyawan Ada sistem untuk selalu dekat dengan customer Selalu berupaya untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan

Pelayanan Pelanggan yang Baik (Tips Sederhana Pelayanan Berkualitas) Mudah untuk “dijumpai” Selalu ada saat dibutuhkan  jam buka Mengatur sistem antrian dan ruang tunggu yang nyaman Waktu tunggu yang pendek dan harus jelas Setiap petugas memahami produk yang ditawarkan

Usahakan jangan sampai kehabisan persediaan lanjutan Pelayanan …. Usahakan jangan sampai kehabisan persediaan Berikan perhatian setelah customer mendapatkan pelayanan Tepat waktu, penuhi janji Permudah cara pembayaran dan ciptakan sistem pembayaran yang cepat dan akurat

STRATEGI PERBAIKAN MUTU 1. BERAWAL DARI ‘MASALAH’ ATAU ‘KEBUTUHAN’ - YANG MUNCUL - YANG TERIDENTIFIKASI 2. MELAKUKAN ANALISIS - MENCARI FAKTOR TERKAIT - MENCARI PENYEBAB UTAMA – LANGSUNG - MENCARI ALTERNATIF PENYELESAIAN 3. MENETAPKAN RENCANA PERBAIKAN 4. MELAKSANAKAN PROGRAM PERBAIKAN 5. MENCARI DAN MENILAI HASIL 6. MENETAPKAN STANDAR PROSES 7. ULANGI PROSES SECARA TERUS - MENERUS

CIRI JASA PELAYANAN (PERBEDAAN DG BARANG) JASA MERUPAKAN OUTPUT “TAK BERBENTUK” (INTANGIBLE) PEMBERI JASA BERHUBUNGAN LANGSUNG DG PELANGGAN JASA TIDAK DAPAT DIPRODUKSI SECARA MASAL (PERSONAL) PEMBERIAN JASA MEMBUTUHKAN PERTIMBANGAN PRIBADI YANG TINGGI DARI PEMBERI JASA FASILITAS PELAYANAN ADA DI DEKAT LOKASI PELANGGAN

Kepuasan Respon customer thdp evaluasi ketidaksesuaian yg dirasakan antara harapan sebelumnya & kinerja produk yang dirasakan setelah pemakaiannya Suatu tanggapan emosional pada evaluasi terhadap pengalaman konsumsi suatu produk atau jasa Kepuasan merupakan evaluasi purnabeli dimana alternatif yg dipilih sekurang-kurangnya sama atau melampaui harapan, sedangkan ketidakpuasan timbul apabila hsl tdk memenuhi harapan

Manfaat Kepuasan Customer Hubungan organisasi dengan customer menjadi baik Dapat mendorong terjadinya pembelian ulang dan loyalitas Membentuk rekomendasi word-of mouth Reputasi organisasi (image) Laba meningkat

Penyebab tidak Terpenuhi Harapan Customer Kinerja Karyawan Jelek Customer keliru Menafsirkan signal (harga, positioning) HARAPAN TDK TERPENUHI Miskomunikasi Rekomendasi Word-of mouth Miskomunikasi Penyediaan Jasa oleh Pesaing Customer keliru Mengkomunikasikan Jasa yang diinginkan

PEMBELAJARAN ORGANISASI Personal Mastery Mental Model Shared Vision Team Learning System Thinking

SIMPULAN Kemampuan menghasilkan gagasan baru ada dalam diri kita semua. Kemampuan ini dapat dipelajari dan penerapannya akan meningkat melalui pendidikan dan pelatihan Apabila gagasan/inovasi dibawa ke tempat kerja, maka diperlukan perubahan budaya organisasi yang mendukung. Budaya/mindset setiap karyawan rumah sakit bahwa kepuasan merupakan indikator mutu yang penting dan sekaligus sebagai factor penentu kesuksesan dalam memenangkan persaingan

SIMPULAN Lanjutan ..... Tenaga trampil dan cerdas (Smart people) untuk tenaga manajerial di kembangkan melalui pendidikkan, sedangkan smart people untuk tenaga pelaksana dikembangkan melalui program pelatihan Untuk menjadi Smart people selain diperlukan kecerdasan inteletual (IQ) tentang layanan jasa rumah sakit, juga diperlukan kecerdasan emosi (EQ) dan spiritual (SQ).

Karakteristik TQM Kejelasan Visi dan Misi Organisasi (shared vision) Kepemimpinan (Leadership) Fokus customer (Customer-driven focus) Kualitas merupakan bahasa sehari-hari / kualitas sebagai jalan hidup organisasi (Common Quality Language - way of life) Pemberdayaan (Empowerment); DIKLAT Pendekatan pada Proses

Karakteristik TQM (lanjutan) 7. Pengukuran (Measurement) 8. Manajemen berdasarkan fakta (Management by Fact - decision making prosess) 9. Integrasi fungsional (Functional integration) 10. Peningkatan berkelanjutan dan terus menerus (Continuous improvement) 11. Hubungan yang saling menguntungkan dengan supplier

PENGERTIAN MUTU Mutu adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi kebutuhan atau keinginan pelanggan (meeting the need of customers) Mutu adalah produk yang sesuai dengan standar Mutu adalah kesesuaian produk dengan pengguna Mutu adalah pemenuhan harapan customer (internal – eksternal) Mutu adalah kepuasan (Keunggulan atau kualitas produk diukur melalui tingkat kepuasan pelanggan) Mutu adalah segala sesuatu yang bebas dari kekurangan atau kerusakan (Zero defect) Kualitas selalau berfokus pada pelanggan (customer focused quality)