LAYOUT KANTOR Soko Prasetyo

KANTOR Kantoor (Belanda): Ruang/kamar kerja Markas Biro Instansi,badan,jawatan,pers. Office (Inggris) : Kewajiban tugas,duty, task, function Jabatan( tanure of official position) Markas/ gedung ( Quarter ) Jasa layanan (kind help, Service ) Tugas pekerjaan ( duties ) TEMPAT/RUANG (statis) PROSES (dinamis) SARANA (fungsional)

PENGERTIAN KANTOR 1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan 2. Proses penyelenggaraan kegiatan 3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya

Pengertian Layout Kantor Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Keuntungan-keuntungan dari tataruang kantor yang baik : 1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif. 2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para pegawai. 3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan. 4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. 5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 6) Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Manfaat Layout Kantor yang Efektif Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada Meningkatkan produktivitas kerja pegawai Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depam dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

13.1 TAHAPAN PERENCANAAN Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan : Tugas pegawai Arus kerja Bagan organisasi Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang Jaringan komunikasi Departemen dalam organisasi

7. Kantor publik dan privat Kebutuhan ruang Pertimbangan keamanan Pembiayaan ruang perkantoran Prinsip layout yang efektif menurut Gie (2000), antara lain : • Asas mengenai jarak terpendek, yang memungkinkan penyelesaian pekerjaan administrasi dengan menempuh jarak yang seminimal mungkin. • Asas mengenai rangkaian kerja, dengan menempatkan pegawai dan peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang dimaksud. • Asas mengenai penggunaan seluruh ruang, dengan tidak membiarkan adanya ruang yang tidak termanfaatkan, baik yang horizontal maupun vertical. • Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja, dengan memungkinkan perubahan semudah mungkin.

Area Khusus Beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran : 1. Reception area Ruang konfrensi Ruang komputer Ruang persuratan Ruang penggandaan Area pusat penyimpanan

Peralatan dan Furniture Perkantoran Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun furniture yang akan digunakan oleh organisasi. Meskipun layout sangat bagus, namun apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu usang, maka tujuan penataan layout tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furniture yang digunakan kurang sesuai dengan konsep layout yang dipakai. Quible (2001) mengklasifikasikan 3 faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor, yaitu pertimbangan peralatan, penjual dan perawatan. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan yang pertama karena hal itu berkaitan langsung dengan layout kantor. 1) Tujuan penggunaan peralatan. 7) Fitur keamanan. 2) Menentukan peralatan yang sesuai. 8) Fleksibilitas peralatan. 3) Tingkat kegunaan peralatan. 9) Kemudahan penggunaan peralatan. 4) Spesifikasi peralatan. 10) Kecepatan operasi peralatan. 5) Biaya peralatan. 11) Masukan dari operator peralatan. 6) Proses operasional peralatan. 12) Standardisasi peralatan.

Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan layout adalah furniture kantor. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Anjum, Paul dan Ashcroft (2005) yang melibatkan 3.000 pegawai kantor di Inggris dan Skotlandia, pegawai yang tidak puas akan penataan furniture di kantornya relatif banyak dan dilaporkan sebagai berikut : 1) Kursi. Pada tahun 1980-an, keergonomisan kursi kantor menjadi perhatian utama para desainer furniture kantor dengan pilihan yang kurang bervariasi. 2) Meja kerja. Saat ini pemilihan meja kantor hendaknya mempertimbangkan kemudahan pengaturan kabel komputer, telepon dan peralatan kantor lainnya, sehingga kesan ruang kerja lebih bersih dan nyaman. 3) Filing kabinet. Dari observasi yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan pegawai saat ini menyukai lemari yang multifungsi, dalam arti dapat menyimpan arsip manual maupun elektronis secara bersamaan dengan bentuk yang cukup dinamis. 4) Lemari penyimpanan. Sebagian besar dokumen manual mempunyai ukuran yang tidak sama, ada yang menggunakan ukuran folio, A4, A3, bahkan beberapa map mempunyai ketebalan yang tidak seragam dan membuat pegawai kesulitan dalam menyimpannya. Untuk itu, sebaiknya organisasi melakukan standarisasi form yang digunakan, sehingga pegawai lebih mudah dalam mengelola dokumen terutama dokumen manual.

KANTOR MODERN KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA : Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Hubungannya dgn perkantoran : Punya bangunan dan tata ruang yg baik Perlengkapan ,alat/perabot yg tepat Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin,akuntabel Bekerja analitis,sistematis, rational, terbuka dan demokratis Memiliki sikap ,cara berpikir,bertindak sesuai perk. jaman Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif,efisien,produktif Mendasarkan atas sistem informasi ( information based organz.) Computer based ?

Desain Kantor Masa Depan Menurut Steelcase (2000), ada 2 karakteristik pekerjaan yang akan mempengaruhi layout sebuah kantor, yaitu : 1) Otonomi, mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam memutuskan di mana dan kapan akan bekerja. 2) Interaksi, dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan dengan pegawai yang lain.   Selain itu hasil penelitian yang dilakukan oleh Tanaka (2002), diperoleh hasil berikut : 1) Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi akan melakukan banyak macam pekerjaan. Umumnya, pekerjaan yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega akan terjadi pada saat yang sama. 2) Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah namun mempunyai otonomi yang tinggi membutuhkan tempat kerja yang bisa mendukung konsentrasi yang tinggi.