RENCANA AKSI PERUBAHAN PANDUAN TAHAP TAKING OWNERSHIP RENCANA AKSI PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV Coach : Drs. Surjadi, M.Si. CV

FORMAT DOKUMEN TAHAP TAKING OWNERSHIP DOKUMEN YANG PERLU DIBUAT : (a.l.) PROJECT CHARTER DOKMEN SURAT MENYURAT Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek Perubahan dengan Tim / Stakeholders; Daftar Hadir Tim / Stakeholders; Dll. Yang dipandang relevant. FORM ISIAN UNTUK MENTOR FORM ISIAN UNTUK COACH FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau Ada).

DIAGNOSTIC READING Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia, melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih dahulu menilai kinerja organisasi saat ini, menemukan area yang bermasalah, kemudian melakukan intervensi agar kinerja organisasi meningkat. .................

DR……. Kemampuan mendiagnosa organisasi secara akurat menentukan berhasil tidaknya pemimpin dalam membawa perubahan bagi organisasinya. Diklatpim pola baru menghasilkan pemimpin perubahan (adaptif) dan asumsi yang dirujuk adalah peserta diklatpim telah memiliki pengetahuan, sehingga diklatpim diarahkan untuk menggali tacit knowledge.

DR……. Diklatpim lebih menekankan pada keterampilan memimpin dari pada memberikan pengetahuan tentang teori dan instrumen. Agenda diagnostik organisasi diarahkan untuk melakukan identifikasi area perubahan dan stakeholder agar dapat dilaksanakan intervensi menuju organisasi berkinerja tinggi.

MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK DIAGNOSTIC READING 1. MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN 2. TENTUKAN SASARAN REFORM TAHAPAN DIAGNOSTIC READING PERTAJAM FOKUS SASARAN 4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM

CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN SASARAN REFORM CONTOH CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Mendorong pegawai meningkatkan pelayanan yang berorientasi hasil yg Prima. TENTUKAN SASARAN REFORM Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam memperoleh Pelayanan Kesehatan dengan kualitas pelayanan yang prima. PERTAJAM FOKUS SASARAN Percepatan Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga terwujud perbaikan Standar Pelayanan Publik. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN Terwujudnya percepatan waktu pendaftaran pasien dari 30 menit menjadi 8 menit . (Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Melalui Percepatan Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Sebagai Upaya Perbaikan Standar Pelayanan Publik).

Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum” CONTOH LAIN LOKUS : KECAMATAN Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum” CONTOH IDENTIFIKASI KONDISI YANG DIHARAPKAN : Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%) biaya berdasar Perda (100%); Petugas trampil, menerapkan 3S (80%); Terpenuhinya sarana pelayanan (80%); Terpenuhinya prasarana yang representatif (80%) Kepastian hukum (80%).

IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG CONTOH IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%) biaya berdasar Perda (50%); Petugas trampil, menerapkan 3S (45%); Terpenuhinya sarana pelayanan (55%); Terpenuhinya prasarana yang representatif (55%) Kepastian hukum (50%).

MEMBANDINGKAN KONDISI YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG CONTOH PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KANTOR KECAMATAN KONDISI YANG DIHARAPKAN KONDISI SEKARANG PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN TEPAT. BIAYA BERDASAR PERDA. PETUGAS TRAMPIL, MENERAPKAN 3S TERPENUHINYA SARANA PELAYANAN TERPENUHINYA PRASARANA YANG REPRESENTATIF KEPASTIAN HUKUM (85%) (100%) (80%); (80%) (80%). (30%) (50%) (45%) (55%)

PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN SASARAN REFORM CONTOH PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN Meningkatnya Prosedur Pelayanan Adm. Um. cepat, mudah dan tepat TENTUKAN SASARAN REFORM Terwujudnya kecepatan, kemudahan dan ketepatan waktu pelayanan PERTAJAM FOKUS SASARAN Menyederhanakan persyaratan dari 7 form menjadi 5 form MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN Meningkatkan IKM dari 65 % menjadi 75 % Judul : (Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan).

FORMAT PROJECT CHARTER 1.0 iDENTITAS PROYEK NAMA Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan. DESKRIPSI Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat , kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 % SPONSOR Atasan Langsung (Mentor) PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat) SUMBER DAYA TIM Sumber Daya Kunci : Dukungan Stake holder yang dilegitimasi oleh Mentor. Penanggungjawab proyek meyakinkan kepada stake holder dan mentor bahwa proyek perubahan ini layak untuk ditindaklanjuti dan mendapat dukungan. CONTOH

FORMAT RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter) ( Lampiran : 1 ) 01. IDENTITAS PROYEK NAMA Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan DESKRIPSI Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan. SPONSOR Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung Proyek Perubahan. PROJECT LEADER Penanggung Jawab Proyek Perubahan SUMBER DAYA TIM Sumber dukungan dan legitimasi bagi Tim untuk menjalankan Proyek Perubahan Penjelasan Singkat Penanggung Jawab Pro.Per. Sehingga mendapatkan dukungan yang legitimate.

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi. Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil Identifikasi Masalah. 03. TUJUAN Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah (satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV) Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.

04. MANFAAT Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung jawab Instansinya. 05. RUANG LINGKUP Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

(Key Project Deliverables) 06. 0UTPUT KUNCI (Key Project Deliverables) NAMA DESKRIPSI Nama output kunci yang akan dihasilkan; Output berupa Output Antara (yang akan dicapai Jangka Pendek dan Menengah) dan Output Akhir (yang akan dicapai Jangka Menengah). Penjelasan singkat Output yang hendak dihasilkan dalam Proyek Perubahan.

07. PENTAHAPAN (Milestone) No. TAHAP UTAMA WAKTU Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang sangat penting, sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengn Time Schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada Laporan Breakthrough-2; Milestone bisa dibedakan antara tahapan Jangka Pendek dan Panjang. Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

08. TATA KELOLA PROYEK STRUKTUR DESKRIPSI Gambaran Struktur Tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh : Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Sponsor : Project Leader : Pokja : Coach : Sponsor Project Leader Coach Pokja Pokja

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER 09. ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI (Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan) 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER No. Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi) atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar Instansi Peserta.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH No. DESKRIPSI Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan. 12. RESIKO Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu, yang telah ditetapkan.

13. KRITERIA KEBERHASILAN 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK) Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu. 15. DISETUJUI Project Sponsor (Atasan Peserta) (tanda tangan) Tempat, tgl. / bulan / tahun.

Besar harapan ……………………… UNDANGAN ….……………..,………………………… K E P A D A Yth. ……………………………… …………………………………….. Di ___________________   Sehubungan dengan disusunnya “Rencana Proyek Perubahan” dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi pada instansi kami : ……………………..…………… Provinsi/Kabupaten /Kota………………., dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara …..………………….……..pada tanggal ………………. pk. ……… bertempat di ………….…………….., guna pembahasan rencana proyek perubahan tersebut. Besar harapan ……………………… PAKAI KERTAS KOP DINAS

Besar harapan kami partisipasi Saudara pada acara tersebut, guna terwujudnya agenda reformasi birokrasi di instansi / SKPD kami khususnya, Pemerintah …………….…………… pada umumnya. Atas itu kami mengucapkan terima kasih. SESUAIKAN Yang mengundang, Kepala Seksi …………………   (…….…………….…………) Peserta Diklatpim.Tk…..Angkatan …… / Th…….. SESUAI MENTOR NYA. MENGETAHUI : Kepala Dinas/Badan/Kantor …………… Prov. / Kabupaten / Kota,………………… (…………………………….) NIP ………………………………. (Mentor)

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP ( Lampiran : 2 ) 1. Nama Peserta : 2. Instansi 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. MENTOR, ( )

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP ( Lampiran : 3 ) 1. Nama Peserta : 2. Instansi 3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV) Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta : Rekomendasi : Surabaya, ………………………………. COACH, ( )

suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id No. HP – 0811362496 LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb. suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id No. HP – 0811362496 SATU DAFTAR R.A.P LENGKAP DENGAN NAMA, NO. HP & INSTANSI ASAL KERJA MASING-MASING PESERTA DENGAN FORM : “RENCANA AKSI PERUBAHAN”

Add your company slogan Thank You ! Add your company slogan