SLiMS Manajemen Keanggotaan pada SLiMS (Senayan Library Management System) Desember 2009

Sebelum memulai... Tiap anggota mendapatkan nomor anggota (ID Anggota). ID anggota harus unik. Untuk memudahkan, bisa memanfaatkan ID yang sudah ada untuk digunakan sebagai member ID. Misalnya: Nomor Induk Siswa Nasional (perpustakaan sekolah), Nomor Induk Mahasiswa (perpustakaan universitas), Nomor Induk Karyawan (perpustakaan dilingkungan perusahaan), dan lain-lain.

Sebelum memulai... Desain dengan baik tipe/jenis keanggotaan yang akan dibuat. Di SLiMS, tipe keanggotaan tidak hanya digunakan untuk transaksi sirkulasi (peminjaman/pengembalian), tetapi juga untuk membatasi akses download dokumen.

Field Tipe Keanggotaan (1) “Tipe Keanggotaan”. Nama untuk tipe atau jenis keanggotaan yang diinginkan. Misalnya: “Premium”, “Pelajar”, “Mahasiswa”, “Dosen”, dan lain-lain. Wajib diisi. “Jumlah Pinjaman (Loan Limit)”. Batas total peminjaman untuk semua jenis koleksi. “Lama Peminjaman (Loan Period)”. Periode peminjaman atau lama peminjaman. Dalam hitungan hari. “Reservasi”. Pilih “Dimungkinkan (Enable)” jika ingin anggota dengan tipe keanggotaan ini bisa melakukan pemesanan (reservasi) koleksi yang sedang dipinjam.

Field Tipe Membership (2) “Jumlah Reservasi (Reserve Limit)”. Batas jumlah reservasi maksimal yang bisa dilakukan pada saat bersamaan. “Masa Keanggotaan (Membership Periode)”. Lama masa keanggotaan berlaku. Dalam hitungan hari. “Kali Perpanjangan (Reborrow Limit)”. Batas maksimal anggota bisa memperpanjang masa peminjaman koleksi yang sedang dipinjam. “Denda per Hari (Fine Each Day)”. Denda perhari jika koleksi yang sedang dipinjam terlambat dikembalikan.

Field Tipe Membership (3) “Toleransi Keterlambatan (Overdue Grace Periode)”. Masa grasi / pengampunan bagi anggota yang terlambat mengembalikan koleksi sebelum mulai dihitung masa keterlambatannya.

Field Data Keanggotaan (1) “ID Anggota (Member ID)”. No keanggotaan perpustakaan. Harus unik dan wajib diisi. “Nama Anggota (Member Name)”. Tulis dengan lengkap. Silahkan menuliskan lengkap dengan gelar jika ada. Boleh dibalik (misal: nama belakang, nama depan), yang penting konsisten. “Tanggal Lahir (Birth Date)”. Format: Tahun- Bulan-Tanggal.

Field Data Keanggotaan (2) “Tanggal Registrasi (Register Date)”. Tanggal anggota mendaftar keanggotaan pertama kali atau ketika memperpanjang keanggotaannya. “Berlaku Hingga (Expiry Date)”. Tanggal masa keanggotaan berakhir. Pada saat registrasi keanggotaan perdana (bukan memperpanjang masa keanggotaan) ada juga opsi “Set otomatis (Auto Set)”. Yaitu otomatis mengisi expiry date sesuai dengan jenis keanggotaan. “Institusi (Institution)”. Nama institusi asal anggota. “Tipe Keanggotaan (Membership Type)”. Jenis/Tipe keanggotaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Field Data Keanggotaan (3) “Jenis Kelamin (Gender)”. Cuma ada dua pilihan: Laki-laki atau Perempuan :D “Alamat (Address)”. Alamat kontak anggota perpustakaan. “Kode Pos (Postal Code)”. Kode pos dari alamat kontak. “Nomor Telepon (Phone Number)”. Jika lebih dari satu, pisahkan dengan koma. “Nomor Faksimili (Fax Number)”. Jika lebih dari satu, pisahkan dengan koma. “Nomor ID Personal”. Nomor ID personal seperti: KTP, Passport, dan lain-lain.

Field Data Keanggotaan (4) “Catatan (Notes)”. Catatan tentang anggota tersebut. Manfaatkan untuk menyimpan informasi terkait anggota yang mungkin belum terakomodasi dengan field yang ada. Informasi pada Notes muncul ketika proses transaksi. “Tunda Keanggotaan (Pending Membership)”. Contreng pada field ini jika ingin anggota tidak bisa melakukan transaksi sirkulasi (peminjaman / pengembalian). “Foto. Upload untuk menyimpan foto anggota. Format JPEG dan maksimal 500kb.

Field Data Keanggotaan (5) “E-mail”. Alamat surel (surat elektronik) dari anggota. “Password Baru”. Field ini harus diisi jika ingin anggota bisa login untuk melihat koleksi yang sedang dipinjam. “Konfirmasi Password Baru”. Ketik ulang password (konfirmasi agar tidak salah mengisikan password).