Bagaimana Presentasi yang Efektif ? Indra Budi Indra@cs.ui.ac.id Fasilkom UI

Acknowledge Part of this presentation is given by Mr. Bob Hardian

Objective Memahami bagaimana mempersiapkan dan melakukan presentasi yang efektif agar sesuai dengan hasil yang diharapkan

Topik Bahasan Perencanaan Tipe Presentasi Persiapan Outlining Elemen-elemen penting Latihan Siap presentasi Saat presentasi Menangani tanya-jawab

Perencanaan Sebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM) Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan memberikan presentasi Purpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari presentasi yang dilakukan Audience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari presentasi Anda Method : metode apa yang akan Anda pakai sehingga tujuan presentasi dapat tercapai Tahapan ini sangat penting untuk kesuksesan presentasi Jenis presentasi Mis: diskusi seminar, presentasi formal, sales presentation Masing-masing jenis mempunyai audience dan tujuan yang berbeda. Audience Apakah general audience atau specialist Berapa orang peserta nya friendly audience? Interactive audience? Waktu Untuk waktu yang singkat, perlu presentasi yang jelas dan langsung ke topik permasalahan Apakah termasuk watu untuk tanya jawab? Harapan Adakah harapan khusus? Pesan sponsor? Memeperkenalkan konsep baru? menambah pengetahuan peserta? (dari berdasarkan apa yang sudah dimiliki)

Tipe Presentasi Informasi : menyampaikan suatu informasi baru kepada audience dengan harapan audience akan mengetahui dan memahami topik yang dipresentasikan, mis: workshop, seminar, kuliah, dsb. Persuasi: bertujuan untuk mengubah perilaku atau kebiasaan dari audience, misalnya: kampanye, penyuluhan narkoba, dsb. Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta, berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita, mis:

Persiapan Langkah pertama dalam presentasi adalah memilih topik (apa yg akan dipresentasikan). Apakah Anda tertarik dengan topik ? Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ? Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ? Apakah audience akan tertarik dengan topik ? Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok pihak dari audience ? Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ? Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Persiapan (2) Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya bagaimana membuat dan menyampaikannya. Beberapa hal yang dipersiapkan: Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan Kumpulkan materi-materi presentasi yang terkait Buatlah materi presentasi yang baik, dan Gunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin Berbeda dengan percakapan atau tulisan, presentasi merupakan “one-shot atempt to make a point” Untuk itu presentasi perlu well-constructed, dan disampaikan dengan urutan yang logis dan tidak rancu. Tuliskan masalahnya apa dan apa kepentingannya? Kembangkan tema ini dalam sebuah kalimat yang menarik perhatian audience Gunakan index card (satu ide per card) Atur urutan logisnya. Gunakan komputer untuk menulis presentasi hindari penggunaan list, seperti kata-kata: pertama, kedua Sehubungan dengan retensi pendengar, apabila membuat sederetan hal, mulailah dari yang paling penting sampai ke yang kurang penting (pada saat presentasi bisa di skip). Tentukan elemen transisi dari satu isu ke isu berikutnya (should be logical), mis menggunakan pertanyaan Gunakan kalimat yang singkat, Cobalah apakah urutannya sudah logis! Coba indetifikasi masalah atau pertanyaan yang akan muncul di benak audience Tentukan elemen mana yang perlu visual aid / gambar / flowchart jangan lupa proof-read. Kalau perlu latihan di depan kaca dengan sejawat dan mintakan feedbacknya

Outlining Isi presentasi yang disampaikan agar tetap diingat audience. Materi presentasi perlu outline yang baik Apakah materinya sudah cukup? Terlalu banyak? Kadangkala, pembahasan yang terlalu detail dan intensif tidak akan diingat audience (bisa membuat peserta tidur) Untuk menjaga interest dari audience materi perlu mempunyai outline atau organisasi yang baik. Outlining yang linear (heading, subheading, etc) may be restrictive A list of terms and ideas can be daunting, and tends to focus attention on the final items -> alternative: idea network Kadang kala diperlukan kemampuan untuk memotong materi yang tidak penting pada saat presentasi Berikutnya beberapa guideline untuk menentukan seberapa cukup materi untuk presentasi

Beberapa Elemen Penting Kecepatan presentasi Pembukaan yang menarik -- examples Transisi yang benar Konklusi (relevansi topik) Panjang presentasi: jangan melebihi waktu yang tersedia! Audience mendengarkan! Kecepatan presentasi Gunakan jeda dan pengulangan terhadap informasi penting Pembukaan Dapatkan ketertarikan dan atensi dari peserta. Hindari penggunaan technical jargon. Transisi transisi harus terencana dengan hati-hati, smooth, dan logis Konklusi Simpulkan main concept yang sudah dibicarakan. bertujuan agar audience mempunyai retensi atas isi presentasi Jangan terlalu cepat melakukan konklusi (audience akan lebih cepat meninggalkan anda) Panjang presentasi dapat dipersingkat dengan menghilangkan detail. Untuk detail bisa diberikan handout. cadangkan waktu diakhir untuk pertanyaan.

Latihan Latihan akan membantu menghasilkan presentasi yang baik. Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir. Mendapatkan feedback. Lakukan beberapa kali. Mendapatkan feed back sehingga anda tahu apakah tracknya benar.

Siap Presentasi Kalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi anda. (dapat dibantu dengan kaca) Atur slide sesuai urutan. Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik. Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan) Pastikan pengeras suara bekerja dengan baik Datang lebih awal. Perhatikan: penampilan Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi slide, usahakan dekat dengan audience Testing mic sebelum audience datang!

Saat Presentasi Utarakan objective anda diawal prsentasi, dan ulangi kembali di akhir presentasi. Jangan membuat lawakan kalau anda tidak ahli untuk itu. Perhatikan kelakuan anda, hindari kebiasaan tidak baik. Gunakan laser pointer dengan benar, dan jangan ganggu audience anda dengannya. Libatkan audience dalam proses Awasi waktu anda! Jangan mengkritik hal-hal diluar topik. Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact

Saat Presentasi (2) Hindari membaca notes, kata per kata Usahakan Anda lihat terlebih dahulu setiap transisi slide ke layar…apakah Audience dapat melihat slide Anda dengan baik ? Libatkan audience dalam proses dengan pertanyaan-pertanyaan dan eye contact

Don’t do it when presentation mumble talk to the blackboard/screen apologize all the time read your talk (unless it is a speech) sit down while talking talk in a monotone have a poor attitude say “um” repetitively discuss things you don’t understand

Menarik Perhatian Audience Berhenti berbicara (stop talking) / diam Ajukan pertanyaan ke audience Gunakan board untuk membuat lebih jelas Ubah intonasi suara Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku, matikan slide, dsb)

Menangani Tanya-Jawab Pertanyaan audience tidak selalu bisa diprediksi Ulangi pertanyaan audience agar yang lain tahu apa yang ditanyakan. Berikan jawaban untuk si penanya dan audience Tunggu penanya selesai sebelum menjawabnya. Atau potonglah dengan taktis. Apabila ada pertanyaannya selama presentasi mengenai ketidak jelasan/kerancuan jawablah segera. Tidak bisa menjawab? Katakan terus terang. Tawarkan untuk mencarikan jawabannya Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb. atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.

Menangani Tanya-Jawab (2) Tundalah pertanyaan yang terlalu spesifik pada akhir presentasi atau tawarkan “offline” Hindari pertanyaan yang mengarah ke diskusi panjang dengan seseorang (Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan) Tidak bisa menjawab? Tidak bisa menjawab? Katakan terus terang. Tawarkan untuk mencarikan jawabannya Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan tsb. atau tanyakan sugestion dari audience yang lain.

Penutup Untuk menghasilkan presentasi yang baik perlu persiapan dan proses yang baik pula.