Pertemuan Petugas Pengolah Data PANDUAN PRAKTIS APLIKASI MICROSOFT ACCESS Laporan Pelayanan Kontrasepsi (F/II/KB) Pertemuan Petugas Pengolah Data Bidang Informasi Keluarga dan Analisa Program (Bidang IKAP) BKKBN Prop. Jawa Barat

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Laporan Pelayanan Kontrasepsi (F/II/KB) Aplikasi Program Pelayanan Kontrasepsi ini dibuat dengan mempergunakan Primary Key KodeKlinik yang diambil dari tabel K0KB, sehingga apabila K0KB tidak diisi, maka Aplikasi F2KB tidak dapat berfungsi. A. Terdapat kesalahan Validasi B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak C. Membubuhkan Tempat Tanda Tangan D. Kesalahan Dalam Rumus dan Penjumlahan Perbaikan Form Data Entry Cek Perangkat, Tabel Bulan & Tabel Klinik Perbaikan Report Perbaikan Report

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Laporan Pelayanan Kontrasepsi (F/II/KB) Perbaikan Form Data Entry Laporan Pelkon Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Forms Klik Kanan Pada F2KB2001 dan Pilih Icon Design View Silakan perbaiki validasi yang dianggap salah Validasi ditandai dengan Tulisan Benar/ Salah Berwarna Merah

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Laporan Pelayanan Kontrasepsi (F/II/KB) B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak Bila Data tak bisa dicetak, maka cek hubungan kabel printer dengan CPU, Nyalakan mesin printer dan gunakan jenis printer dari menu pencetakan, Cek penulisan kode klinik harus sesuai antara tabel F2KB2001 dengan Tabel K0KB2001 dan Cek Pula kode Bulan (2 digit) Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Tabels Double Klik Pada F2KB2001 dan K0KB2001 perhatikan Kode Klinik Harus sama penulisannya (tampil 2 tabel) Silakan cek dan perbaiki kode Klinik pada F2KB2001 dan sesuaikan dengan kode Klinik pada K0KB2001

Cara Memperbaiki Aplikasi Program Laporan Pelayanan Kontrasepsi (F/II/KB) C. & D. Membubuhkan Area Tanda Tangan dan Perbaikan Pada Hasil Pencetakan Membubuhkan area tanda tangan, perbaikan rumus, dan pengaturan Area pencetakan dapat dilakukan pada Report Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Reports Klik kanan pada RekabF2 dan pilih Icon Design View Silakan cek dan perbaiki Rumus pada Report tersebut

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Untuk melakukan query dengan memilih field tertentu maka harus diketahui field yang ada pada data entry Field Data Klinik Dan Hasil Pelayanan Peserta KB Baru

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Field Data Hasil Pelayanan Peserta KB Lama dan Persediaan Alat Kontrasepsi

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Field Yang Memperoleh Pelayanan Dengan Fasilitas ASKESKIN

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Contoh : Menentukan query dengan indikator terpilih Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Queries Klik New Pilih Design View Dari Box Show Table lakukan Double Klik File F2KB2001 dan K0KB2001 kemudian Klik Close Lakukan Drag Kodeklin pada F2KB2001 ke Kodeklin pada K0KB2001 Lakukan Drag Field Kegagalan pada Kelompok ASKESKIN

Cara Melakukan Query Data dengan Field-field yang ditentukan Contoh : Menentukan query dengan indikator terpilih H. Lakukan Klik Icon Run Jika hasil Query akan disimpan dalam bentuk File, maka lakukan Klik tanda silang dan Klik Save, Pada Box Save As ganti nama query dengan nama baru misal GAGAL ASKESKIN Jika hasil Query akan dicopykan ke Aplikasi Excel, maka lakukan Blok Data dan Klik copy dan aktifkan MS Excel kemudian lakukan Klik Paste. Lanjutkan dengan mengganti nama-nama Kode Kolom dengan nama sebenarnya

Cara Melakukan Export Data Dari MS Access ke MS Excel Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan Export Data Dari Tabel Misal F2KB2001 Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Tabels Klik pada file F2KB2001 Klik Icon Analyze It With MS Excel Tunggu sampai tampil dan tersimpan data F2KB2001 pada format Excel secara utuh data satu file

Cara Melakukan Export Data Dari MS Access ke MS Excel Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan Export Data Dari Hasil Query Misal GAGAL ASKESKIN Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik queries Klik pada file yang akan di Eksport Klik Icon Analyze It With MS Excel Tunggu sampai tampil dan tersimpan data R1KS pada format Excel secara utuh data satu file

Cara Melakukan Import Data Dari MS Excel ke MS Access 1 Import Data K0KB2001 umumnya data telah terentry pada aplikasi lama, jika akan dipindahkan, maka lakukan proses transmisi melalui MS Excel. Aplikasi Pelkon Lama Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Tabels Klik pada file K0KB2001 Klik Icon Analyze It With MS Excel Tunggu sampai tampil dan tersimpan data K0KB2001 pada format Excel secara utuh data satu file Pada Baris pertama lakukan Insert Raw sebanyak 3 – 4 kali (berfungsi untuk menyimpan hasil copy record file K0KB2001 Aplikasi baru)

Cara Melakukan Import Data Dari MS Excel ke MS Access 2 Aplikasi Pelkon Baru Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Tabels Double Klik pada file K0KB2001 Pada Kodeklin Record Pertama isi dengan angka 0, kemudian lakukan Blok dan Klik Icon Copy Pindahkan cursor Pada MS Excel hasil Export Data K0KB2001 lama Tempatkan cursor pada baris pertama, kemudian Klik Icon Paste (sehingga tampak dua judul dalam satu tabel) Pindahkan Data dari Kolom Judul Lama ke kolom judul yang baru I. Hasil akhir seluruh data menempati Kolom Judul baru.

Cara Melakukan Import Data Dari MS Excel ke MS Access 3 Copykan Hasil Penyesuaian Data pada MS Excel ke Aplikasi Pelkon Baru (MS Access) Lakukan Blok seluruh Data pada MS Excel dan Klik Icon Copy Aktifkan Aplikasi Program Pelkon Klik Icon Database Window Klik Tabels Double Klik pada file K0KB2001 Tempatkan cursor pada tanda bintang ( ), sehingga Icon Paste dapat aktif, kemudian Klik Paste G. Maka dipastikan data dapat tercopykan ke MS Access Aplikasi Baru

Sekian Terima Kasih