Pertemuan 8 Surat, Memo, dan E-Mail

Bagian II Penulisan Bad News

Bad News Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Terdapat tiga sasaran utama ketika menyampaikan berita buruk; (1) menyampaikan berita buruk, (2) memperoleh penerimaan mengenai berita buruk, (3) mempertahankan niat baik sejauh mungkin dengan penerima.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Menciptakan Audience-Centered Tone Membantu penerima memahami bahwa berita buruk anda mewakili keputusan perusahaan Membantu penerima memahami bahwa, dengan keadaan tertentu, keputusan anda adil dan beralasan Membantu penerima tetap bersikap baik terhadap bisnis anda dan mengendalikan ego penerima. Oleh karena itu dalam menyampaikan pesan berita buruk anda harus berusaha melakukan hal-hal berikut ini: Menekankan pada sasaran penerima dan bukan sasaran anda sendiri Mencari sisi terbaik dalam diri penerima Menggunakan ungkapan positif bukan yang negatif

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional (Pendekatan Tidak Langsung)

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional Pendekatan Tidak Langsung Gunakan penyangga atau kalimat pembuka Penyangga adalah kalimat pembuka yang netral untuk berita buruk, bersifat memberikan apresiasi, penghargaan dan hal-hal positif lainnya. Penyangga digunakan dalam menyampaikan berita buruk secara tidak langsung. Misalnya: “Kami menghargai upaya-upaya anda selama ini…”

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional Pendekatan Tidak Langsung Kemukakan alasan Dalam memberikan alasan, bersikaplah bijaksana dengan menonjolkan bagaimana keputusan akan menguntungkan penerima (bukan menfokuskan pada mengapa keputusan itu baik bagi anda dan perusahaan). Misalnya, jika menolak permintaan kredit, tunjukkan bahwa keputusan anda akan menghindarkannya dari hutang yang terlalu banyak.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional Pendekatan Tidak Langsung Bad News Pertama, tidak menekankan berita buruk: Meminimalkan ruang dan waktu yang dikhususkan untuk itu Jadikan dalam anak kalimat dari kalimat majemuk Sisipkan berita buruk ditengah paragraf atau gunakan ekspresi dalam tanda kurung. Kedua, gunakan pernyataan yang berbentuk pengandaian (bila atau kalau) untuk mengatakan bahwa penerima sebenarnya dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang menyenangkan. Ketiga, beritahu penerima apa yang telah anda lakukan, yang dapat anda lakukan, atau akan anda lakukan daripada apa yang tidak akan anda lakukan, yang tidak dapat anda lakukan atau tidak akan anda lakukan.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional Pendekatan Tidak Langsung Penutup Penutup yang positif dapat membangkitakan semangat dan pesan akan nampak lebih positif Membina niat baik Menawarkan saran tindakan Memberi pandangan ke masa depan

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional Pendekatan Langsung Diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Alasan menggunakan pendekatan langsung Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan Pesan disampaikan secara empati

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Memilih Pendekatan Organisasional (Pendekatan Tidak Langsung)

Penulisan Pesan-pesan Persuasif agian III Penulisan Pesan-pesan Persuasif

Merencanakan Pesan Persuasif Pengertian Persuasi adalah suatu proses mengubah sikap orang atau proses mempengaruhi tidakan/perilaku mereka. Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyajikan pesan dengan cara yang membuat pembaca atau pendengar merasa mempunyai pilihan dan mengarahkan mereka untuk memilih setuju.

Merencanakan Pesan Persuasif Perencanaan Pesan-pesan Persuasif Menentukan tujuan pesan persuasif harus jelas, yaitu bagaimana meyakinkan pihak penerima atas apa yang kita sampaikan. Analisis Audiens Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima. Pertanyaan yang harus diajukan sebelum menulis pesan persuasif: Siapa penerima pesan? Apa yang ingin mereka lakukan? Bagaimana kemungkinan mereka menolak Posisi alternartif apa yang harus saya pelajari? Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan? Apa yang dianggap paling penting oleh pengambil keputusan? Bagaimana mungkin kebudayaan organisasi mempengaruhi strategi saya?

Merencanakan Pesan Persuasif Pertimbangan dalam Menyusun Pesan Persuasif Mempertimbangkan perbedaan budaya Pemahaman dan respek seseorang terhadap perbedaan budaya tidak hanya akan membantu memuaskan kebutuhan penerima pesan tapi juga akan membantu mereka menghormati anda. Memilih pendekatan organisasional Pendekatan tak langsung: jika penerima bereaksi tidak menguntungkan terhadap pesan yang disampaikan Pendekatan langsung: jika pesan panjang dan rumit; atau jika pembaca lebih menyukai keterusterangan.

Mengembangkan Pesan Persuasif Menetapkan Kredibilitas Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena anda dapat diandalkan dan percaya diri. Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah mendukung pesan anda dengan fakta, misalnya dengan: kesaksian, dokumen, garansi, statistik, hasil riset, dan lain-lain. Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk: menjadi seorang ahli Bersikap antusias Bersikap objektif Bersikap jujur Bersikap dapat dipercaya Mempunyai niat baik Menetapkan pijakan yang sama

Mengembangkan Pesan Persuasif Kerangka Argumentasi Attention Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat atau menarik untuk dikatakan. Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan yang menyita perhatian yang: Disesuaikan dengan orangnya Berorientasi pada penerima Langsung Relevan Menarik

Mengembangkan Pesan Persuasif Kerangka Argumentasi Interest Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam bagian minat ini meliputi: Lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci. Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang merenggut perhatian. Desire Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan bagaimana perubahan akan menguntungkan mereka. Dalam bagian keinginan ini, meliputi: Berikan bukti pendukung pernyataan anda Tarik perhatian pada lampiran

Mengembangkan Pesan Persuasif Kerangka Argumentasi Action Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk diambil penerima. Dalam bagian ini dapat diakhiri dengan: Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak seperti yang anda inginkan Buat tindakan semudah mungkin

Mengembangkan Pesan Persuasif Memilih Daya Pemikat Daya tarik emosiaonal dan logis diperlukan untuk menulis pesan persuasif yang berhasil. Menemukan keseimbangan yang tepat antara kedua jenis imbauan tersebut tergantung pada 4 faktor, yaitu: Tindakan yang ingin dicapai Harapan pembaca Tingkat penolakan yang harus diatasi Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual atau menyampaikan sudut pandang anda.

Mengembangkan Pesan Persuasif Memilih Daya Pikat Pemikat Emosional Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh emosi manusia dengan mendasarkan argumen anda pada kebutuhan atau simpati penerima, asalkan imbauan emosional anda halus. Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise, catatan kredit, penghematan, gratis, nilai dan kenyamanan; menempatkan penerima dalam kerangka pikiran tertentu dan membantu mereka menerima pesan anda juga.

Mengembangkan Pesan Persuasif Memilih Daya Pemikat Pemikat Logika Pesan persuasif dapat disampaikan dengan menggunakan logika dalam penyampaian pesan, antara lain: Nyatakan penyataan anda dengan jelas Dukung pernyataan anda dengan alasan yang jelas Bila penerima sudah menerima alasan anda, maka anda dapat melanjutkan dengan simpulan. Bila penerima belum menerima alasan, anda harus mendukung alasan ini dengan pernyataan lain yang jelas, dan seterusnya sampai anda mencapai persamaan yang mendasar

Mengembangkan Pesan Persuasif Memilih Daya Pemikat Pemikat Logika Daya pikat logika memerlukan alasan manusia. Imbauan ini dapat menggunakan: Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk bukti spesifik Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada simpulan umum Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada simpulan yang spesifik.

Mengembangkan Pesan Persuasif Pertimbangan etika Untuk mempertahankan etika tertinggi cobalah membujuk tanpa memanipulasi. Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi penerima dengan memberikan informasi kepada mereka untuk memilih.

Menulis Pesan Persuasif Jenis-jenis Permintaan Persuasif Permintaan Persuasif untuk Tindakan Melakukan suatu tindakan atau penyesuaian dalam mempertahankan permintaan anda tetap dalam batas. Gunakanlah perencanaan organisasional AIDA.

Menulis Pesan Persuasif Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian Disebut juga surat keluhan; sasarannya adalah membujuk seseorang untuk melakukan penyesuaian bagi kepentingan anda atau perusahaan anda. Buat klaim persuasif anda: Lengkap dan spesifik Bernada percaya diri dan positif Klaim seperti ini dapat terjadi dalam hubungan antara perusahaan dengan pemasok. Kadang-kadang bisa terjadi barang yang dipesan tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta, baik volume, jenis, kualitas ataupun karakteristik yang lain.

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Perbedaan antara pesan penjualan dan pesan pengumpulan dana: Pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang mencari laba untuk membujuk pembaca membelanjakan uangnya bagi produk mereka sendiri Pesan pengumpulan dana biasanya dikirimkan oleh organisasi nirlaba yang membujuk pembaca untuk menyumbangkan uang atau waktu kepada orang lain.

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Perencanaan Pesan-pesan Penjualan Ketika merencanakan pesan penjualan, hal yang paling dasar yang harus dilakukan adalah: Kenali produk anda Kenali penerima pesan anda Kenali sasaran penjualan Memutuskan tipe penjualan

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan Menarik perhatian Cara untuk menyiapkan surat penawaran supaya menarik perhatian, antara lain: Berita yang benar Imbauan pribadi pada emosi dan nilai-nilai pembaca Sifat yang paling menarik plus berkaitan dengan manfaat Angka yang mencengangkan Membangun minat Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda menonjolkan sifat utama dari produk. Untuk menetapkan sifat sentral dari produk yang dijual, tanyakan pada diri sendiri: Apa yang ditawarkan pesaing? Apa yang khusus dari produk saya? Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan Meningkatkan Hasrat Untuk meningkatkan keinginan, surat terbaik adalah surat pendek. Surat itu menyertakan rincian yang cukup untuk membangkitkan minat pembaca.

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan Memotivasi Tindakan Usahakan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan sesegera mungkin. Tujuan surat penawaran adalah membuat pembaca melakukan sesuatu. Banyak produk konsumen yang dijual lewat pos hanya meminta pembaca yang memberikan tanda untuk pemesanan – dengan kata lain, meminta keputusan segera untuk membeli.

Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan Permohonan Dana Merencanakan Pesan Pengumpulan Dana Empat Hal yang Harus diperhatikan Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan Jelaskan manfaat kegunaan donasi yang telah diberikan pembaca