BAB IX MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang BAB IX MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I.

TUJUAN BELAJAR Menjelaskan pentingnya manajemen sumber daya manusia pada proyek, termasuk implikasi manajemen sumber daya manusia saat ini dan masa depan, terutama pada proyek- proyek teknologi informasi. Mendefinisikan manajemen sumber daya manusia proyek dan memahami prosesnya. Meringkas konsep-konsep kunci untuk mengelola orang- orang dengan pemahaman teori Abraham Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, dan Douglas McGregor pada motivasi, HJ Thamhain dan DL Wilemon pada pekerja yang mempengaruhi, dan Stephen Covey tentang bagaimana orang dan tim dapat menjadi lebih efektif.

TUJUAN BELAJAR Mendiskusikan perencanaan sumber daya manusia dan dapat membuat sebuah bagan organisasi proyek, matriks tugas dan tanggung jawab, serta histogram sumber daya. Memahami isu-isu penting yang terlibat dalam proyek akuisisi staf dan menjelaskan konsep penilaian sumber daya, beban sumber daya, dan meratakan sumber daya. Membantu dalam pengembangan tim dengan pelatihan, kegiatan tim berkelompok, dan sistem penghargaan.

TUJUAN BELAJAR Menjelaskan dan menerapkan beberapa alat dan teknik untuk membantu mengelola sebuah tim proyek dan meringkas saran umum pada tim pelaksana. Menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen sumber daya manusia proyek.

PENTINGNYA MANAJEMEN SDM SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. Statistik tentang tenaga kerja TI: Jumlah total pekerja TI di AS adalah lebih dari 10,5 juta pada awal 2004, sampai dengan 10,3 juta pada 2003, dan 9,9 juta pada 2002. Delapan puluh sembilan persen pekerjaan baru berasal dari perusahaan non TI, seperti perbankan, pembiayaan, manufaktur, dan transportasi. Keahlian interpersonal merupakan keahlian lunak (soft skill) yang paling penting bagi pekerja TI.

MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Menggunakan orang yang terlibat dalam proyek dengan cara yang paling efektif. Proses-prosesnya meliputi: Perencanaan SDM: mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan dalam proyek. Perekrutan tim proyek: mendapatkan personil-personil yang dibutuhkan untuk proyek.

MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Pengembangan tim proyek: pengembangan keahlian pribadi dan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek. Pengelolaan tim proyek: melacak kinerja anggota tim, memotivasi anggota tim, secara berkala menyediakan umpan balik, menyelesaikan isu dan konflik, dan mengkoordinasi perubahan untuk membantu peningkatan kinerja proyek.

KUNCI PENGELOLAAN ORANG Bidang penting yang berkenaan dengan manajemen proyek adalah: Teori motivasi Pengaruh dan kekuasaan (power) Keefektifan

MOTIVASI INTRINSIK & EKSTRINSIK Motivasi intrinsik menyebabkan orang berpartisipasi dalam suatu aktivitas untuk kepuasan mereka sendiri. Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu karena imbalan atau menghindari hukuman.

HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW Abraham Maslow berpendapat bahwa manusia memiliki kemampuan unik yang memungkinkannya untuk membuat pilihan, dengan demikian mereka dapat mengendalikan nasibnya sendiri. Abraham Maslow mengembangkan suatu hierarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa perilaku orang dipandu atau termotivasi oleh urutan kebutuhan.

HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW

MOTIVASI DAN FAKTOR KEBERSIHAN HERZBERG Frederick Herzberg menulis beberapa buku terkenal dan artikel tentang motivasi pekerja. Ia membedakan antara : Faktor motivasi: Prestasi, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan. Faktor-faktor ini menghasilkan kepuasan kerja. Faktor kebersihan: gaji besar, pengawasan lebih, dan lingkungan kerja yang lebih menarik. Faktor- faktor ini menyebabkan ketidakpuasan jika tidak hadir, tetapi tidak memotivasi para pekerja untuk berbuat lebih banyak.

TEORI KEBUTUHAN McCLELLAND Kebutuhan khusus yang diperoleh atau dipelajari dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup. Berikut ini adalah kategori utama kebutuhan yang diakuisisi : Prestasi (Nach): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk berprestasi seperti proyek-proyek yang menantang dengan tujuan dicapai dan banyak umpan balik. Afiliasi (Naff): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk keinginan afiliasi hubungan yang harmonis dan perlu untuk merasa diterima oleh orang lain, sehingga para manajer harus berusaha menciptakan lingkungan kerja koperasi bagi mereka. Power (nPow): Orang-orang dengan kebutuhan untuk kekuatan baik kekuatan pribadi (tidak baik) atau kekuasaan institusional (baik untuk organisasi). Menyediakan pencari kekuasaan kelembagaan dengan peluang manajemen.

TEORI X DAN Y McGREGOR Douglas McGregor mempopulerkan pendekatan hubungan manusia kepada manajemen pada 1960-an. Teori X: Menganggap pekerja tidak suka dan menghindari bekerja, sehingga manajer harus menggunakan paksaan, ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk mendapatkan pekerja untuk memenuhi tujuan. Teori Y: Menganggap orang menganggap bekerja sebagai alami seperti bermain atau istirahat dan menikmati kepuasan harga dan kebutuhan aktualisasi diri. Teori Z: diperkenalkan pada tahun 1981 oleh William Ouchi dan didasarkan pada pendekatan Jepang untuk memotivasi pekerja, yang menekankan kepercayaan, kualitas, pengambilan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.

PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN WILEMON Otoritas: Hak hirarkis yang sah untuk mengeluarkan perintah. Tugas: Kemampuan manajer proyek untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja. Anggaran: Kemampuan manajer proyek mengotorisasi dengan menggunakan dana. Promosi: Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja. Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan manfaat.

PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN WILEMON Hukuman: Kemampuan manajer proyek untuk menyebabkan hukuman. Tantangan Kerja: Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja yang melakukan tugas tertentu. Keahlian: Manajer proyek dianggap memiliki pengetahuan khusus yang orang lain anggap penting. Persahabatan: Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang bersahabat antara manajer proyek dan lain-lain.

PENGARUH MANAJER PROYEK Proyek cenderung akan berhasil apabila manajer proyek mempengaruhi orang dengan: Keahlian/kepakaran Tantangan kerja Proyek cenderung gagal apabila manajer proyek terlalu mengandalkan: Otoritas/kewenangan Uang Hukuman

KEKUATAN Kekuatan adalah kemampuan potensial untuk mempengaruhi perilaku, sehingga membuat orang melakukan hal-hal mereka tidak akan dilakukan. Jenis kekuasaan termasuk : Daya koersif Kekuasaan yang sah Keahlian Penghargaan Rujukan

MENINGKATKAN EFEKTIVITAS: TUJUH KEBIASAAN COVEY Manajer proyek dapat menerapkan tujuh kebiasaan Covey untuk meningkatkan efektivitas proyek. Jadilah proaktif. Mulailah dengan akhir dalam pikiran. Lakukan pertama hal yang pertama. Berpikir menang/ menang. Terlebih dahulu mencari untuk mengerti, maka harus dipahami. Bersinergi Mengasah melihat

MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN Manajer proyek yang baik adalah pendengar empati, yang berarti mereka mendengarkan dengan maksud untuk memahami. Sebelum Anda dapat berkomunikasi dengan orang lain, Anda harus memiliki hubungan baik, yang merupakan hubungan harmonis, kesesuaian, kesepakatan, atau afinitas.

MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu dari orang lain, dan merupakan teknik yang digunakan untuk membantu menjalin hubungan. Tim TI profesional perlu mengembangkan dan mendengarkan empati orang lain dan memiliki keterampilan untuk meningkatkan hubungan dengan pengguna dan stakeholder lainnya.

PERENCANAAN ORGANISASI Mencakup identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan. Keluarannya: Struktur organisasi proyek Rencana manajemen staf Matriks tanggung jawab Histogram SDM

CONTOH ORGANISASI TI UNTUK PROYEK BESAR

MATRIKS TANGGUNG JAWAB Responsibility assignment matrix (RAM) merupakan matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti dalam WBS, terhadap orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Dapat dibuat dengan cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.

MATRIKS TANGGUNG JAWAB

RAM MENAMPILKAN PERAN STAKEHOLDER

RENCANA MANAJEMEN PERSONALIA DAN HISTOGRAM SUMBER DAYA Rencana manajemen staf menggambarkan kapan dan bagaimana orang akan ditambahkan dan dikeluarkan dari tim proyek. Histogram sumber daya adalah bagan kolom yang menunjukkan jumlah sumberdaya yang ditugaskan dalam proyek pada kerangka waktu.

CONTOH HISTOGRAM SUMBER DAYA

MENDAPATKAN TIM PROYEK Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting. Manajer proyek adalah orang yang cerdas dalam tim yang telah perekrutan pekerjaan. Rencana staf dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting, sebagaimana insentif untuk merekrut dan retensi. Beberapa perusahaan memberikan karyawan mereka satu dolar untuk setiap jam bahwa orang baru yang mereka pekerjakan dalam bekerja membantu mereka. Beberapa organisasi memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah sebagai insentif.

MENGAPA ORANG MENINGGALKAN PEKERJAANNYA Mereka merasa tidak membuat perbedaan. Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang tepat. Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau tumbuh sebagai pribadi. Mereka tidak seperti rekan kerja. Mereka ingin mendapatkan lebih banyak uang.

MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (1) I/E Bagaimana karakter anda jika berkumpul bersama teman-teman anda ? Cenderung untuk mendengarkan apa yang diobrolkan, mempelajari, menyimak, sambil sekali-sekali ikut serta. Cenderung untuk ikut serta dalam percakapan, bahkan dalam banyak hal, anda mendominasi percakapan.

MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (2) S/N Jika ada persoalan yang anda hadapi, maka anda akan bersikap : Cenderung untuk berpikir bagaimana memecahkan persoalan tersebut sesegera mungkin dengan menggunakan segala upaya. Cenderung untuk menganalisis dampak dari persoalan tersebut dalam jangka panjang, dan mempelajari situasi dan kondisi sebaik mungkin.

MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (3) F/T Jika anda menghadapi persoalan dalam hidup, bagaimana anda bersikap ? Cenderung untuk menggunakan ukuran nilai-nilai kebenaran yang anda yakini, filosofi, nilai-nilai religius, dan pendapat orang banyak untuk menyelesaikannya. Cenderung untuk melakukan analisis fakta dan data yang ada secara lojik, melihat hubungan sebab-akibat secara analitikal, terlepas dari apapun pendapat orang lain.

MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (4) P/J Bagaimana cara anda melihat masa depan ? Hidup ini mengalir seperti air, harus fleksibel, karena terlalu banyak kejutan-kejutan di dalam hidup ini. Hidup ini harus memiliki perencanaan jangka panjang serta jangka pendek, dan segala langkah kita mengikuti perencanaan yang matang.

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) MBTI merupakan alat populer untuk menentukan preferensi kepribadian dan membantu teman-teman saling memahami. Empat dimensi termasuk : Extrovert/Introvert (E/I) Sensation/Intuition (S/N) Thinking/Feeling (T/F) Judgment/Perception (J/P)

Pandangan tentang MBTI dan Manajemen Proyek menurut Wideman and Shenhar Paling cocok untuk kepemimpinan proyek: 100%: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ Paling cocok sebagai pengikut: 100%: INFJ, ISFJ 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ Tidak cocok untuk pekerjaan proyek: 100%: INFP, ISFP, ESFP, ISTP 50%: ENFP, ESTP

MBTI dan Kesesuaian untuk Pekerjaan Proyek

Social Styles Indicator Mana yang lebih penting buat Anda ? Pekerjaan selesai tepat waktu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Keharmonisan dalam anggota tim bisa dikorbankan. Dalam anggota tim yang paling penting adalah keharmonisan dan everybody happy. Pekerjaan bisa dikorbankan.

Social Styles

PENGHARGAAN DAN SISTEM PENGAKUAN Penghargaan berbasis tim dan sistem pengakuan dapat mempromosikan kerja sama tim. Fokus pada tim bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu. Luangkan waktu bagi anggota tim untuk mentor dan saling membantu untuk mencapai tujuan proyek dan mengembangkan sumber daya manusia.

MENGELOLA TIM PROYEK Manajer proyek harus memimpin tim mereka dalam menjalankan kegiatan proyek yang beragam. Setelah menilai kinerja tim dan informasi terkait, manajer proyek harus memutuskan: Jika perubahan harus diminta untuk proyek tersebut. Jika tindakan perbaikan atau pencegahan seyogyanya direkomendasikan. Jika pembaruan yang diperlukan untuk rencana manajemen proyek atau proses organisasi aktiva.

ALAT DAN TEKNIK UNTUK MENGELOLA TIM PROYEK Observasi dan percakapan Penilaian kinerja proyek Manajemen konflik Isu utama

NASIHAT UMUM PADA TIM Bersabarlah dan baik dengan tim Anda. Memperbaiki masalah bukan menyalahkan orang. Menetapkan rapat teratur dan efektif. Luangkan waktu untuk tim untuk melewati tahap-tahap kelompok tim dasar. Membatasi ukuran kerja tim untuk 3-7 anggota.

NASIHAT UMUM PADA TIM Rencana beberapa kegiatan sosial untuk membantu anggota tim proyek dan stakeholder lainnya dan untuk mengenal satu sama lain lebih dalam. Memelihara anggota tim dan mendorong mereka untuk saling membantu. Mengambil tindakan tambahan untuk bekerja dengan anggota tim virtual.

SOFTWARE UNTUK MEMBANTU MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Software ini dapat membantu menghasilkan RAM dan histogram sumber daya. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk manajemen sumber daya manusia, Anda dapat : Menetapkan sumber daya. Mengidentifikasi kekurangan potensi pemanfaatan sumber daya atau di bawah. Tingkat sumber daya.

Memperlakukan orang dengan pertimbangan dan hormat. MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK BANYAK TERLIBAT LEBIH DARI PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK Manajer proyek harus: Memperlakukan orang dengan pertimbangan dan hormat. Memahami apa yang memotivasi orang. Berkomunikasi secara hati-hati dengan orang- orang. Fokus pada tujuan Anda memungkinkan anggota tim proyek untuk memberikan karya terbaik.

KESIMPULAN Proyek manajemen sumber daya manusia mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan paling efektif dari orang yang terlibat dengan sebuah proyek. Proses utama meliputi : Perencanaan sumber daya manusia Mendapatkan tim proyek Mengembangkan tim proyek Mengelola tim proyek