KEMAS ULANG IFORMASI DI LINGKUNGAN KERJA

Ruang Lingkup Kemas ulang informasi di lingkungan kerja dilakukan melalui analisis informasi, setelah dilakukan penelusuran informasi. Setelah dilakukan analisis informasi bisa dikemas dalam bentuk ringkasan eksekutip, abstrak atau bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna/pemustaka.

Pendahuluan Sajian informasi yang teranalisis umumnya dibuat secara khusus dalam format yang sesuai, sehingga sangat efektif untuk pembaca yang sangat sibuk tetapi terus mengikuti perkembangan pengetahuan yang diminatinya. Informasi bermanfaat apabila memberikan nilai tambah kepada pembaca, dalam bentuk informasi sesuai kebutuhan Keterjangkauan terhadap informasi yang tepat dan cepat serta dapat dipercaya baik secara ilmiah,teknis,komersial maupun manajerial dalam bentuk informasi yang sesuai, akan membantu mengurangi pemborosan karena duplikasi.

Beberapa masalah itu antara lain: Sumber informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka perlu dimanfaatkan secara efisien. Sumber itu mungkin tidak ditulis atau direkam dalam bahasa atau pemahaman pemustaka Sumber itu tidak ditujukan untuk kebutuhan informasi dari sudut pandang tugas, tujuan dan konteks pemustaka. Informasi yang tersedia mungkin diberi kode dalam symbol, channels, atau media yang tidak dikenal atau tidak cocok untuk diproses pemustaka. Ketersediaan informasi secara rinci mungkin tidak cocok dengan pengetahuan, pengalaman, atau karakteristik penggunaan informasi pemustaka sebelumnya

Penyesuaian Ciri Pemustaka dan Dokumen KARAKTERISTIK PEMUSTAKA (KETRAMPILAN DAN PERSEPSI) KARAKTERISTIK DOKUMEN (ISI DAN GAYA) 1 Domain Pemgetahuan a Ruang lingkup subjek 2 Tingkat Pemahaman b Tingkat perlakuan subjek 3 Bahasa c 4 Masalah Isi d 5 Kompleksitas Tugas E 6 Peran dan tingkat pemanfaatan informasi F Masalah perspektif 7 Gaya belajar dan kognitif G Terfokus pada gaya eksplisitasi 8 Gaya komunikasi Format presentasi: Gaya dan illustrasi

Rogers’ (1995) Diffusion of Innovation Awareness - ketika pemustaka memelajari adanya inovasi (seseorang dihadapkan pada inovasi tetapi informasinya tidak lengkap) Interest - ketika pamustaka mencari informasi lebih lanjut tentang inovasi tersebut (Seseorang menjadi tertarik pada gagasan baru dan mencari informasi tambahan berkenaan dengan hal itu) Evaluation – Seseorang menerapkan inovasi pada situasi sekarang dan mendatang kemudian menentukan mencoba atau tidak . Trial – seseorang mencoba menggunakan inovasi itu Adoption – Seseorang menentukan untuk tetap menggunakan inovasi

Jenis Pelayanan Lokasional dan sarana akses Sumber representasional (Analisis dan sintesis) Penafsiran Sumber dan evaluasi

Lokasional dan sarana akses Pelayanan jenis ini berupa panduan yang disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka yang unik. Contoh: A Pathfinder adalah panduan untuk mencari sumber yang cocok baik online maupun offline. Pathfinder memandu pemustaka pada subjek atau topik khusus. Bibliografi Indeks Abstrak

Pathfinder

Sumber representasional Sarana representasional adalah merumuskan kembali dokumen primer kedalam dokumen sekunder dan tertier. Dokumen primer digabung dan disajikan ulang kedalam berbagai bentuk baru. Penggabungan dan penciptaan kembali berdasarkan analisis isi dokumen primer dan sintesa mereka diberikan pada pemustaka potensial. Contohnya: terjemahan, ulasan, laporan state of the art, buku panduan, dan manual.

Penafsiran Sumber dan Evaluasi Pustakawan memberikan uraian singkat pada manager berkaitan dengan pilihan-pilihan untuk memecahkan masalah dan merekomendasikan tindakan-tindakan yang tepat. Contoh ringkasan eksekutif, analisis pilihan rekomendasi.

Metodologi Kemas Ulang Informasi Persiapan draft pertama Draft pertama merupakan dokumen sederhana kemas ulang informasi. Dengan menciptakan draft pertama, kita dapat memastikan bahwa perencanaan mendatang dapat dipertimbangkan sebelum menentukan langkah-langkah berikutnya. Menganalisis Draft Pertama Draft pertama dianalisis dengan merujuk pada target, kandungan informasi, anggaran dari media pembawa pesan juga siklus media.

Metodologi Kemas Ulang Informasi Mendesign media pembawa pesan Media pembawa pesan hendaknya menarik perhatian pembaca. Pemilihan Media Pembawa Pesan Media pembawa pesan hendaknya dirancang menurut jenis, dan ukuran. Kita perlu mempertimbangakan medium seperti CD atau DVD, bahan-bahan tercetak seperti leaflets atau booklets

Leaflets/booklets

Metodologi Kemas Ulang Informasi Pembuatan Media Pembawa Pesan Sebelum diproduksi media pembawa pesan harus dirancang dengan baik. Merencanakan Sistem Umpan Balik untuk menilai keberhasilan kemas ulang informasi. Umpan balik bisa dijaring melalui alamat telefon atau e-mail dicantumkan dalam produk kemas ulang informasi

Bentuk Analisis informasi: Serupa tapi tak sama Ringkasan Abstrak Ringkasan Eksekutif

Ringkasan Sebuah Ringkasan terdapat pada awal laporan atau bahkan pada akhir karya tulis. Pada umumnya, dalam ringkasan penulis menyusun urutan untuk menggarisbawahi gagasan utama dokumen. Diawali dengan kalimat Ringkasan, mencakup “Siapa, apa, dimana, kapan, dan mengapa” dalam kalimat pembuka. Tersusun menurut prioritas

ABSTRAK Uraian singkat tetapi akurat yang mewakili isi dokumen, tanpa menambah tafsiran

Istilah “abstrak” yang berkaitan tapi berbeda: Anotasi: Ulasan atau penjelasan singkat mengenai isi dokumen. Umumnya terdiri dari satu atau dua kalimat penting terutama apabila judul dokumen kurang informatif. Ekstrak: Satu bagian atau lebih dari satu dokumen yang dipilih untuk menggambarkan isi dokumen. Berupa kalimat,data,tabel,Dll. Ringkasan/Ikhtisar: Uraian ringkas dari isi dokumen, terutama hasil penemuan dan kesimpulan tanpa mencantumkan tujuan dan metodologi penelitian. Ringkasan dimaksud untuk melengkapi orientasi pembaca.

MANFAAT ABSTRAK Membantu memudahkan pembaca untuk mengetahui isi dokumen dengan cepat dan tepat Efisiensi waktu pada saat melakukan penelusuran informasi, sehingga lebih mudah dimengerti isinya daripada harus membaca dokumen aslinya. Hasil analisis berupa tulisan yang mewartakan jenis abstrak informatif dengan menampilkan data kualitatif dan kuantitatif yang mencerminkan seluruh isi dokumen aslinya, sehingga pembaca tidak perlu lagi membaca dokumennya, kecuali jika ingin mendalaminya. Sebagai kegiatan pengolahan pada proses dokumentasi

Ciri ciri Abstrak terletak pada awal laporan dan terpisah dari struktur laporan. berfungsi sebagai kata pengantar untuk laporan daripada sebagai bagian. Abstrak selalu ditulis bagi pembaca yang mempunyai disiplin ilmu. Abstrak selalu informatif dan jarang deskriptif. Kalimat pertama harus memasukkan informasi penting. Termasuk siapa melakukan kajian atau penelitian, mengapa, dan apa hasil atau kesimpulannya. Menggunakan bahasa teknis dan kita beranggapan bahwa para pembaca akan mengetahui beberapa dari jargon yang kita pakai.. Abstrak selalu disusun dalam satu paragraf.

PROSES MEMBUAT ABSTRAK INFORMATIF : UNTUK LAPORAN PENELITIAN Memuat : Tujuan Penelitian, kecuali jika sudah jelas dari judul penelitian tidak perlu lagi dicantumkan/ditulis ulang Metodologi, diuraikan dan dijelaskan secara jelas prinsip metodologi dasar, jangkauan operasi, serta cara memperoleh data. Hasil, menggambarkan hasil penemuan yang diuraikan secara singkat dan informatif dalam data kualitatif dan kuantitatif Kesimpulan, merupakan gambaran dari hasil penelitian, yang berkaitan dengan tujuan penelitian .Apabila kesimpulan dan hasil sulit dibedakan, dapat digabung untuk memperingkas

CONTOH ABSTRAK Identifikasi Jasad Penyebab Penyakit pada Benih Ikan Patin Jambal (Pangasius djambal) serta cara Penanggulangannya   Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui jasad penyebab penyakit pada benih ikan patin (Pangasius djambal), untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam penanggulangan penyakit. Parasit diamati melalui preparat rentang yang diambil dari kulit, sirip, dan insang serta diidentifikasi berdasarkan karakter bentuk dan karakter khusus sesuai dengan prosedur standar. Identifikasi bakteri dilakukan dengan penelusuran karakter morfologi, fisika, dan biokimia. Sedangkan uji efektivitas antibiotik terhadap bakteri dilakukan dengan metode sensitivitas dan uji invivo. Hasil penelitian menunjukkan bahwa parasit Ichthyopphthirius multifillis, Dactylogyrus sp., Thaparocleidus sp., Trichodina sp., trichodinella sp., dan Tetracymena sp. Merupakan parasit yang terdapat pada benih ikan patin. Bakteri Aeromonas hydrophila dan Pseudomonas sp. Merupakan bakteri yang cukup patogen terhadap ikan patin. Tetracyclin dan Kloramfenikol merupakan antibiotika yang dapat dipakai untuk mengobati ikan yang terinfeksi oleh bakteri tersebut.

Ringkasan Eksekutif selalu berada di awal laporan, ditulis untuk mereka yang bukan ahli atau bahkan yang tahu betul dalam bidang itu. Bahasanya lebih umum, bukan ilmiah. Sering kali seorang manajer yang harus membuat keputusan berdasarkan ringkasan eksekutif.

Fungsi Ringkasan Eksekutif Menyajikan inti dokumen dalam 1- 10 halaman Mengulas gagasan utama dokumen kita memungkinkan pembaca untuk membangun kerangka pikir untuk memahami dokumen secara rinci. Membantu penbaca menentukan hasil utama dan rekomendasi yang dilaporkan.

Persyaratan Ringkas Tidak banyak memuat terminologi teknis Memasukkan temuan atau informasi yang terkait dari dokumen yang diringkas itu.

Sebelum menuliskan Ringkasan usahakan Membaca dokumen untuk menentukan isi, struktur dan panjang laporan. Menggarisbawahi unsur penting; tentukan tujuan/tema utama dari laporan Mengulas dokumen dan menentukan gagasan kunci atau konsep Mengelompokkan gagasan secara logis Menyunting garisbesarnya agar tetap fokus Gunakan struktur bab, sub bab atau struktur organisasi tulisan lainnya, untuk menambah kejelasa Ringkasan kita Menggunakan ragam bahasa formal/baku. Membaca ulang.

Ciri Ringkasan eksekutif Menyediakan materi yang padat tentang suatu subyek dan pada umumnya informasinya berkualitas Mempunyai ciri khas penulisan, lebih luas dari abstrak dengan menambahkan saran kebijakan baru untuk kepentingan penelitian dan pengembangan

Mengurangi pemborosan biaya dan tenaga pikiran dengan mengulang kegiatan penelitian dan pengembangan, yang disebabkan keputusan-keputusan yang salah Memudahksn para penentu kebijakan dalam merencanakan kegiatan penelitian dan pengembangan di tahun-tahun berikutnya Menghemat waktu, dalam mempelajari hasil penelitian yang pernah dilakukan. Sangat cocok disajikan kepada para penentu kebijakan, yang tentunya sangat disibukkan oleh kebijakan administratif lainnya.

MANFAAT RINGKASAN EKSEKUTIF Mengurangi pemborosan biaya dan tenaga pikiran dengan mengulang kegiatan penelitian dan pengembangan, yang disebabkan keputusan-keputusan yang salah Memudahksn para penentu kebijakan dalam merencanakan kegiatan penelitian dan pengembangan di tahun-tahun berikutnya Menghemat waktu, dalam mempelajari hasil penelitian yang pernah dilakukan. Sangat cocok disajikan kepada para penentu kebijakan, yang tentunya sangat disibukkan oleh kebijakan administratif lainnya.

Unsur unsur yang perlu diingat Tentang apakah penelitian kita? Mengapa penelitian kita ini penting? Apa saja yang dicakup dalam penelitian ini Apa saja yang tercakup dalam masing masing bagian?

Ruang lingkup Tujuan dan ruang lingkup dokumen Metoda Hasil Kesimpulan Rekomendasi Informasi pendukung lainnya

Menulis rekomendasi kebijakan Mengimbau tindakan (Kebijakan). Pembenaran kebijakan  Mereka yang harus menerapkan kebijakan itu Kepada siapa kebijakan itu diterapkan Mereka yang bertanggung jawab menerapkan kebijakan Bagaimana kebijakan itu harus diterapkan dan dievaluasi

Evaluasi Kemas Ulang Kualitas Informasi yang Disediakan Metriks kualitas

Kualitas Informasi yang Disediakan Kepengarangan Sumber informasi – Penulis, penerbit, lembaga sponsor atau penyandang dana, ulasan, indeks sitasi, dsb. Perbandingan dan korelasi unit informasi dengan sumber-sumber baik lainnya. Misalnya jika satu diskripsi gejala benar, dengan implikasi, perlakuan lain terdapat di sumber lain harus memenuhi estimasi yang dihitung, misalnya dengan distribusi normal, fakta sejarah, dls. Akal sehat, intuisi, dan kesan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman seseorang, cocok dengan pemustaka juga pihak ketiga yang punya nama baik dan tidak memihak.

Demensi Penilaian Kualitas Informasi Kualitas informasi Intrinsik: Kesahihan, objektivitas, Keterpercayaan (believability), Reputasi Kualitas Inforamasi Kontekstual: Relevansi, Nilai Tambah, Ketepatan (timeliness), kelengkapan, jumlah informasi. Kualitas Informasi Representasional: Dapat ditafsirkan, mudah dipahami, penyajaian ringkas, penyajian yang konsisten. Kualitas informasi Aksesibilitas: Aksesibilitas, keamanan akses.

Metriks Kualitas Ruang Lingkup Merujuk pada sejauh mana sumber menggali sebuah topik. Pertimbangkanlah waktu, geografis atau yurisdikisi dan rung lingkup topik yang terkait atau lebih sempit. Komposisi dan Organisasi Komposisi dan organisasi harus berkitan dengan kemampuan sumber informasi untuk menyajikan pesan secara koheren logis dan berurutan. Objektivitas Tanpa memihakPertimbangkan penggunaan bahasa persuasif, penyajian sumber dari sudut pandang lain, ini merupakan alasan untuk menyediakan informasi dan advertensi.  

Metriks Kualitas Integritas Patuh terhadap prinsip moral, etika, dan menyeluruh,utuh dan tidak berkurang.  Kelengkapan Ruang lingkupnya luas atau melibatkan banyak hal dan kajiannya lengkap, memahami secara mental dan mempunyai pemahaman luas. Validitas Validitas informasi harus berkait dengn tingkat kejelasan kebenaran informasi.  

Metriks Kualitas Keunikan Selama keunikan informasi adalah makna intuitif, juga secara nyata tidak menyiratkan gagasan yang berasal dari informasi tetapi juga cara penyajian sehingga muncul persepsi. Ketepatan Waktu Ketepatan waktu mengacu pada saat penerbitan. Pertimbangkanlah publikasi, tanggal dibuat dan revisi.  Dapat digandakan Mengacu pada informasi instruktif dan berarti metode terdokumentasi dapat digunakan pada data yang sama untuk mencapai hasil yang konsisten.

SEMOGA BERMANFAAT TERIMAKASIH TERIMAKASIH