PEMBERKASAN ARSIP Anyer, 24 Oktober 2013

Slides:



Advertisements
Presentasi serupa
Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA
Advertisements

KAJIAN PUSTAKA Oleh: Trisakti Handayani
MANAJEMEN KEARSIPAN Disampaikan pada Pembinaan Arsip Dinamis
TEKNIK PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten
Appraisal dan Penyusutan Rekod
UNSUR PENILAIAN MAKALAH
MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN
PEDOMAN PENGISIAN BLANGKO IJAZAH & SKHUAMBN
TEKNIK PENULISAN PENELITIAN
PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP
PENGEMBANGAN SDM PNS (Keterangan Belajar, Izin Belajar, Tugas Belajar,
MENGELOLA ORDER PENJUALAN Alur Pembelajaran.
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
SELAMAT DATANG PESERTA PEMBINAAN TATA NASKAH PERSURATAN DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN PROVINSI DKI JAKARTA TAHUN 2015.
PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Pertemuan ke-3 Identifikasi formulir Cara mengerjakan
Pertemuan 5 EJAAN (Lanjutan).
SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN SECARA MANUAL
Korespondensi Bahasa Indonesia
Assalamu’alaikum wr.wb
DENGAN SISTEM TERMINAL DIGIT
FILING SISTEM KRONOLOGIS
TATA SURAT MENYURAT OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd.
KOMUNIKASI MANEJERIAL STIE Jakarta International College
Tugas Online 2 Manajemen Rekam Medis
Pertemuan ke-4 Petunjuk dalam pembuatan formulir :
MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN
Tugas online 2 Manajemen Rekam Medis
Mendistribusikan dokumen
Manajemen Rekam Medis Tugas Online 2 Ayu Gusmita Sari ( )
Sistem Pemusnahan Rekam Medis di RS
Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki JRA Modul 9
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
TATA TULIS BUKU TUGAS AKHIR
PELATIHAN PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI ARSIP
PENATAAN ARSIP INAKTIF UNIVERSITAS AIRLANGGA
Biro Hukum Sekretariat Jenderal
Penataan arsip aktif UNIVERSITAS AIRLANGGA
Contoh Surat Undangan Kepala Naskah Dinas ditulis dengan huruf Times New Roman, ditutup dengan garis tebal tunggal ukuran 2 ¼ pt, berjarak 4,5 cm dr tepi.
TEKNIK MENYUSUN KEPUTUSAN
PENJELASAN KENAIKAN PANGKAT
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN CILACAP
Kewenangan Keputusan KPU Provinsi/KIP Aceh ditandatangani oleh Ketua KPU Provinsi/KIP Aceh; Keputusan KPU/KIP Kabupaten/Kota ditandatangani oleh Ketua.
By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.
Menulis proposal dan hasil penelitian
TUTORIAL TATAP MUKA ASIP4102 SEJARAH KEARSIPAN
FILING SISTEM WILAYAH Pengertian
MANAJEMEN KEARSIPAN Emma Sherlyana A. ( )
SURAT MENYURAT.
PEDOMAN PENULISAN KARYA TULIS ILMIAH
PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR
Dra. ELLY SUPRIHATIN, M.Pd
Tata Persuratan.
TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017
PRODI MIK | FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR MENURUT DEWEY
Kelompok 12 Sinta Dwi Lestari Iftaturrohmah
MANAJEMEN KEARSIPAN IV
AHMAD MEDAPRI H, S.H., M.Eng., MIDS.
FORMAT LAPORAN KERJA PRAKTEK
Pedoman PENULISAN SKRIPSI
MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Definisi Manajemen Kantor & Informasi : “ Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir, dan mengawasi kerja informasi agar.
Pertemuan 5 EJAAN (Lanjutan).
NAMA : Noviyanti KELAS : XII AP1 NO.UJIAN :
KORESPONDENSI SURAT DINAS.
Prosedur Peminjaman Arsip Peminjaman Arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja atupun oleh rekan.
KearsipanProsesMengindeksMenggunakan Filing Sistem Tanggal Simulasi Visual Engeline Setyawan ( ) X OTKP 1 SMK PGRI 1 TANGERANG.
Penyusunan surat perjanjian M-9
Transcript presentasi:

PEMBERKASAN ARSIP Anyer, 24 Oktober 2013

PENGERTIAN Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP KETEPATAN DAN KECEPATAN DALAM PENEMUAN KEMBALI MENGANTISIPASI ADANYA DOKUMEN YANG HILANG EFISIENSI DALAM PENGGUNAAN RUANGAN DAN PERALATAN MEMPERMUDAH DALAM PENYUSUTAN

Pengertian Sistem Pemberkasan Abjad Adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad mulai dari A – Z, dari kata tangkap nama baik itu nama orang maupun nama badan atau organisasi. Sistem Pemberkasan Berdasar Abjad : Nama orang Nama badan atau lembaga

PERALATAN Filing Cabinet Roll Opact (rak bergerak) Sekat (Guide) Fungsi : mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier

Peralatan 4. Folder Tempat seperti map yang terbuat dari bahan kertas/manila yang berfungsi untuk menempatkan arsip.

Peralatan Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.

Aturan Pelabelan Pengetikan dimulai dengan menyamakan jarak yaitu 1 garis spasi dari sisi kiri Jika digunakan label rangkap dengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label. Judul dibuat dari salah satu nama sebenarnya (straight order) atau dilakukan pembalikan nama (indexing order)

Pelabelan Judul harus selalu konsisten, misal nama di garis pertama, kota dan negara di garis kedua atau nama di garis pertama, kota dan negara di garis kedua dan alamat di garis ketiga. Pemberian tanda baca Nama dicetak dengan huruf besar semua atau huruf pertamanya saja Judul dibuat sesingkat mungkin Label dicantumkan di tab semua folder

Jika digunakan label rangkapdengan tanda angka, judul harus diketik di tengah bawah dan tanda angka di tepi atas label.

Peralatan Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

Penempatan Arsip Adalah kegiatan penempatan arsip di laci file atau rak file. Caranya dengan memasukkan arsip ke dalam folder dengan meletakkan bagian arsip di posisi sebelah kiri. Di dalam folder individual arsip diletakkan berdasarkan urutan tanggal, tanggal terbaru di bagian depan.

Penemuan kembali Pencarian Pengeluaran arsip dari rak Penulisan di sarana peminjaman Pengembalian

INDEKS INDEKS SUATU TANDA PENGENAL BERKAS/JUDUL BERKAS FUNGSI : MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG SATU DENGAN BERKAS LAINNYA MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

Aturan mengindeks Dasar untuk menentukan ketepatan mengindeks : - Nama yang paling penting - Pada korespondensi, nama kepala surat yang paling tepat diindeks - Jika nama instansi dan penandatangan surat sama pentingnya, maka nama instansi yang dijadikan indeks Pada surat yang tidak berkepala surat, akan lebih baik diberi indeks dengan nama penandatangan surat Pada surat keluar, nama yang paling penting adalah nama yang dikirim atau dituju

Aturan Mengindeks Pada surat keluar untuk perorangan, untuk nama si alamat yang terpenting sebaiknya digunakan sebagai indeks Jika masalah khusus akan digunakan dalam pemberkasan harus disertai nama instansi dan nama individualnya Jika nama atau masalah di dalam surat yang dianggap penting, maka itu yang diindeks

Nama Orang Nama keluarga sebagai kata tangkap Contoh : R.Soroto Sosroatmodjo Sosroatmodjo, R. Suroto Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama orang, tidak perlu dimasukkan dalam indeks. Tetapi untuk memperjelas dapat disertakan dalam indeks dan ditempatkan dalam kurung dibelakang indeks. Presiden Soeharto diindeks Soeharto, (Pres) Drs. R.S Dipobaroto diindeks Dipobaroto, R.S., (Drs)

PENENTUAN INDEKS MASALAH MEMBACA KESELURUHAN ISI SURAT MENENTUKAN ISI RINGKAS DITENTUKAN KATA YANG PALING “MENONJOL” SINGKAT, JELAS, DAN PADAT BERSIFAT KEBENDAAN.

Nama Organisasi Jika menggunakan nama orang nama itu sebagai kata tangkap diikuti badan atau organisasinya diikuti kedudukan hukun di dalam kurung bila ada. - RS Fatmawati -- -- Fatmawati, RS - P.T. Bank Central Asia --- Central Asia, Bank (PT) -Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo --- Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah umum, nama badan di tempatkan di bagian depan diikuti nama organisasinya. - Sudarpo Corporation – Sudarpo Corporation

Apabila nama badan atau organisasi yang sudah biasa dikenal dengan nama tersebut, diindeks seluruh namanya. Badan hukumnya tetap berada di akhir indeks dalam kurung. -Bank Rakyat Indonesia – Bank Rakyat Ind -P.T. Bank IFI – Bank IFI, (PT) Ikatan Dokter Indonesia – Ikatan Dokter Indonesia

Keuntungan Mudah dalam penemuan kembali Mudah dimengerti dan diterapkan Peralatan lebih sederhana Kesalahan mudah diketahui karena berdasarkan urutan abjad Arsip yang saling berhubungan jarang terpisah Biaya lebih murah dibanding metode tidak langsung Hanya ada satu cara penyeleksian yaitu dengan abjad

Kerugian Kesalahan pemberkasan mungkin terjadi bila peraturan tidak diikuti Nama yang sama mungkin akan menyebabkan kebingungan khususnya bila ejaannya tidak tepat Lebih mudah mengganti atau menukar huruf sehingga urutan berkas menjadi kacau Keamanan kurang terjamin karena tab folder langsung dilihat

KLASIFIKASI ARSIP PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP FUNGSI : MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI

TUJUAN KLASIFIKASI DASAR PENYIMPANAN ARSIP SECARA SISTEMATIS DAN LOGIS PEDOMAN UNTUK MENENTUKAN PENGELOMPOKKAN DAN JENJANG MASALAH YANG TERKANDUNG DALAM ARSIP

TATA CARA PENYUSUNAN KLASIFIKASI UNSUR UTAMA UNSUR FUNGSI ORGANISASI FUNGSI MELIPUTI  SELURUH TANGGUNGJAWAB YANG DIBEBANKAN ORGNSS UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN JENJANG FUNGSI DAN KEGIATAN DIRINCI MENJADI : MASALAH PRIMER (POKOK MASALAH) MASALAH SEKUNDER (SUB MASALAH) - MASALAH TERTIER (SUB-SUB MAS.)

Kode SARANA MENGENAL MAS. PRIMER, SEKUNDER DAN TERTIER SARANA PENGHUBUNG MAS. DLM POLA KLASIFIKASI MENGATUR SUSUNAN DAN URUTAN BERKAS DLM PENYIMPANAN ARSIP. UNSUR KODE ANGKA ; ABJAD ; GABUNGAN ABJAD DAN ANGKA

CONTOH KLASIFIKASI (FASILITATIF): KP – KEPEGAWAIAN 10 PENERIMAAN PEGAWAI 20 PENGANGKATAN PEGAWAI 30 PROMOSI 01 KENAIKAN PANGKAT/GOLONGAN 02 PENGANGKATAN DALAM JABATAN 03 KENAIKAN GAJI 40 MUTASI 01 PEMINDAHAN/ALIH TUGAS 02 TENAGA PERBANTUAN DST.

CONTOH KLASIFIKASI SUBTANTIF : PP PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 10 PENERIMAAN MHSW BARU 01 PELAKSANAAN 02 SELEKSI 20 REGISTRASI 01 KONFIRMASI MHSW BARU 02 RPM/KRS 03 CUTI TAHUNAN 30 KURIKULUM 01 SILABUS 02 SATUAN ACARA PERKULIAHAN 03 SATUAN ACARA PRAKTIKUM DST.

JENIS SISTEM PEMBERKASAN SISTEM PEMBERKASAN ABJAD (ALPHABETICAL FILING SYSTEMS) A. NAMA ORANG B. NAMA BADAN C. NAMA WILAYAH D. URUTAN KAMUS E. URUTAN ENSIKLOPEDI

2. SISTEM PEMBERKASAN ANGKA(NUMERICAL FILING SYSTEMS) A. ANGKA URUT B 2. SISTEM PEMBERKASAN ANGKA(NUMERICAL FILING SYSTEMS) A. ANGKA URUT B. KRONOLOGIS (URUTAN WAKTU) 3. SISTEM SUBYEK (SUBJECT FILING SYSTEMS)

TERIMA KASIH