SOSIALISASI IMPLEMENTASI SPMI PRODI VOKASI, S1 DAN PROFESI DI UGM Kantor Jaminan Mutu UGM 18 Mei 2011

SATU SIKLUS SPMI-PT PRODI UGM STANDAR PELAKSANAAN MONITORING Standar Baru BENCHMARKING AUDIT INTERNAL PENINGKATAN MUTU RUMUSAN KOREKSI EVALUASI DIRI

MANAJEMEN PENINGKATAN MUTU Quality first Stakeholder - in The next process is our stakeholder Speak with data Upstream management SDCA PDCA SDCA GINöNG PRATIDINO PDCA Kaizen / continuous improvement SDCA PDCA SDCA PDCA SDCA S : Standard PDCA: Plan, Do, Check, and Action SDCA: Standard, Do, Check and Action

Siklus AMI Program Studi Vokasi : Siklus II S1 : Siklus VIII S2 : Siklus III S3 : Siklus II Profesi : Siklus II Fakultas : Siklus III (2010)

Permasalahan SPMI 2010 Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni) Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Januari dari jadwal september) Validitas data dan kelengkapan isian Pelaporan yang tidak tuntas/selesai terutama dalam pengisian PTK (Audit tanpa tindak lanjut) Tidak semua fakultas melaksanakan RTM

Evaluasi Diri Program Studi UGM upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan untuk peningkatan mutu progam studi Standar : BAN-PT tahun 2009

TUJUAN EDPS Mengetahui efektivitas kegiatan akademik Mengetahui ketersediaan dokumen Perlunya penyediaan informasi tentang layanan akademik Mempermudah kemungkinan perubahan program untuk peningkatan mutu serta efisiensi Mengetahui kelebihan, kelemahan, peluang dan ancaman

MANFAAT EDPS Pengembangan Prodi dan fakultas/SV/SPS Dasar penyusunan borang akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO) Dasar pemeriksaan IRJEN KEMENDIKNAS Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Keuangan, Dir. Mawa

Acuan penyusunan EDPS Disesuaikan dengan rencana pengembangan Prodi UGM Contoh: Prodi diarahkan memperoleh Akreditasi BAN-PT dengan skor A maka acuannya adalah Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi )

Contoh pengembangan Prodi ke arah akreditasi internasional Prodi diarahkan untuk memperoleh akreditasi internasional maka acuan utamanya tetap Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT ditambah acuan internasional yang lain ( ISO 9001:2008, AUN)

ACUAN EDPS PADA SIKLUS VIII SPMI Tahun 2011 Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks penilaian instrumen akreditasi ) ISO 9001:2008 untuk layanan akademik AUN-QA (Asean University Network- Quality Assurance) Guidelines and Manual . Vokasi dan Profesi:

Rincian Standar EDPS No Standar S1 Vok dan PP 1 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi 5 4 2 Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu 14 11 3 Mahasiswa dan lulusan 25 20 Sumber daya manusia 27 Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik 37 43 6 Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi 29 28 7 Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama 12 Jumlah 149 145

Struktur EDPS S1 Standar (7) Substandar (149) dicantumkan sumber acuannya (BAN-PT, ISO9001-2008 atau AUN-QA Leveling (1-4) Dokumen pendukung (ada contohnya)

Struktur EDPS Vokasi dan Profesi Standar (7) Substandar (145) Leveling (1-4) Dokumen pendukung

Dokumen Pendukung Pada borang telah diberikan contoh dokumen Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, kompetensi lulusan, kurikulum, dll) Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang) Rekaman Mutu (dokumen bukti pelaksanaan kegiatan)

Revisi EDPS 2010 – EDPS 2011 Substansi tidak berubah Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan SPMI 2010 Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi sebelum mengisi EDPS Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi Prodi secara off-line Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi mengisi data primer, leveling dilakukan secara otomatis Kolom penilaian auditor dihilangkan

Contoh Leveling Ketersediaan dokumen mutu S1: 4. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi, dan ditindaklanjuti 3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi 2. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan 1. Ada dan terdokumentasi Vokasi dan Profesi 4. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dievaluasi 3. Ada, terdokumentasi, dilaksanakan 2. Ada dan terdokumentasi 1. Belum ada

Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Dokumen pendukung wajib diisi (diperlukan untuk persiapan menuju PDPT) Data primer wajib diisi yang merupakan data yang tepat hasil perhitungan (bukan merupakan data kisaran)

Peran dan Tanggungjawab Kaprodi Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan (Kalab, Administrasi Prodi, Ketua TKS) tentang tujuan dan lingkup audit. Mendampingi tim audit. Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh tim audit. Menentukan langkah tindakan koreksi berdasarkan hasil audit. 19

Penetapan standar – Implementasi - Monitoring JADWAL SPMI-PT UGM Tanggal KJM Fakultas Prodi -> Mei Penetapan standar – Implementasi - Monitoring 29 April Persiapan Instrumen EDPS 13 Mei Finalisasi SIPMI 5-18 Mei Menunjuk MP-AMI Koordinasi Pengisian EDPS Koordinasi MP-AMI 1 18 Mei Sosialisasi AMI ke Prodi 19 Mei – 30 Juni Mengisi EDPS 19 – 30 Mei Pembentukan tim Auditor 7-9 Juni 2011 Sosialisasi AMI ke auditor (refreshing auditor) 15- 24 Juni Koordinasi pelaksanaan AMI Prodi 4 – 29 Juli Pelaksanaan AMI

JADWAL SPMI-PT DI UGM 11 Juli – 5 Agustus RTM Jurusan Draft Laporan AMI 5 - 18 Agustus RTM Fakultas Pelaporan AMI 19 Agustus Koordinasi MPAMI 3 : monitoring RTM & laporan AMI Oktober Rekapitulasi dan Analisis Hasil AMI November 2011 Workshop/Evaluasi SPM-PT/AMI Desember 2011 RTM Uiversitas

Tindak lanjut dan Peningkatan Mutu AMI & Peningkatan Mutu AMI Tanpa tindak lanjut/ Peningkatan Mutu Tidak bermanfaat Tindak lanjut dan Peningkatan Mutu RTM Peningkatan Mutu

Terimakasih