Bab 13. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sumber utama penerimaan kas : penjualan tunai piutang Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai a. deskripsi kegiatan Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dgn cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli & transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Prosedur dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai: 1. prosedur penerimaan kas dari over the counter sales 2. prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) 3. prosedur penerimaan kas dari credit card sales Kelompok kartu kredit : a. kartu kredit bank b. kartu kredit perusahaan c. kartu kredit bepergian & hiburan

Pembeli memesan barang 1. penerimaan kas dari over the counter sales Pembeli Bagian Pengiriman Barang Bagian Kasa Bank Pembeli memesan barang (1) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (4) Pembeli membayar harga barang (2) Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (3) Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Kasa menyetorkan kas ke bank (5) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan (6) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai (7)

2. penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales) Kantor Pos Pengirim Penjual Kantor Pos Penerima Pembeli Kantor Pos mengirim barang ke alamat pembeli (3) Kantor Pos Penerima memberitahu Kantor Pos Pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan (6) Kantor Pos Pengirim memberitahu penerimaan kas dari COD sales (7) Penjual mengirim barang ke pembeli via COD sales (2) Pembeli membayar harga barang & menerima barang yg dibeli (5) Kantor Pos mengirim pemberitahuan adanya COD sales (4) Pembeli memesan barang (1)

Bagian Pengiriman Barang Bank penerbit kartu kredit 3. penerimaan kas dari credit card sales Pemegang kartu kredit Bagian Pengiriman Barang Bagian Kas Bank penerbit kartu kredit Pemegang kartu kredit memesan barang (1) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (4) Pemegang kartu kredit membayar dgn kartu kredit (3) Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan barang kpd pembeli (2) Bagian Penjualan Secara periodik, bank penerbit kartu kredit melakukan penagihan kpd pemegang kartu kredit (6) Menyetor slip kartu kredit ke bank (5)

Bank penerbit kartu kredit Perusahaan penerbit kartu kredit penjualan dgn Kartu Kredit Bank Pemegang kartu kredit Secara periodik bank penerbit kartu kredit menagih piutang kepada pemegang kartu kredit Menyetor credit card sales slip ke rekening giro merchant Merchant Bank penerbit kartu kredit Membeli barang / jasa dgn kartu kredit bank penjualan dgn Kartu Kredit Perusahaan Perusahaan penerbit kartu kredit Pemegang kartu kredit Secara periodik perusahaan penerbit kartu kredit melakukan penagihan kepada pelanggan pemegang kartu kredit (2) Pelanggan membeli barang atau jasa dgn menggunakan kartu kredit perusahaan (1)

c. informasi yg diperlukan oleh manajemen b. fungsi yg terkait 1. fungsi penjualan 4. fungsi pengiriman 2. fungsi kas 5. fungsi akuntansi 3. fungsi gudang c. informasi yg diperlukan oleh manajemen jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai jumlah harga pokok produk yg dijual selama jangka waktu tertentu nama dan alamat pembeli kuantitas produk yg dijual nama wiraniaga yg melakukan penjualan otorisasi pejabat yg berwenang d. dokumen yg digunakan 1. faktur penjualan tunai 5. faktur penjualan COD 2. pita register kas 6. bukti setor bank 3. credit card sales slip 7. rekapitulasi harga pokok penjualan 4. bill of lading e. catatan akuntansi yg digunakan 1. jurnal penjualan 4. kartu persediaan 2. jurnal penerimaan kas 5. kartu gudang 3. jurnal umum

g. unsur sistem pengendalian intern f. jaringan prosedur yg membentuk sistem 1. prosedur order penjualan 2. prosedur penerimaan kas 3. prosedur penyerahan barang 4. prosedur pencatatan penjualan tunai 5. prosedur penyetoran kas ke bank 6. prosedur pencatatan penerimaan kas 7. pencatatan harga pokok penjualan g. unsur sistem pengendalian intern Organisasi fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, & fungsi akuntansi. Sistem otorisasi & prosedur pencatatan penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dgn menggunakan formulir faktur penjualan tunai penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dgn cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai & penempelan pita register kas pada faktur tsb

penjualan dgn kartu kredit bank didahului dgn permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dgn cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dgn cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai Praktik yg sehat faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penjualan jumlah kas yg diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yg sama dgn transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya penghitungan saldo kas yg ada di tangan fungsi kas secara periodik & secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern h. bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sbb: 1. over the counter sale 2. cash on delivery sale 3. credit card sale

Bagian Order Penjualan 1. over the counter sales FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas 1 Bagian Order Penjualan Mulai Mengisi FPT N Menerima order dari pembeli 2 3 FPT 1 via pembeli Menerima uang dari pembeli Bagian Kasa PRK Mengoperasikan register kas Menyetor kas ke bank Mengisi bukti setor bank Bukti 1 setor bank Diserahkan ke bank Bersama uang 5 Menyerahkan barang Bagian Gudang FPT 2 Kartu gudang 4 Bersama barang Bagian Pengiriman Membandingkan FPT lb 1 & lb 2 Untuk pembeli Bersama barang sbg slip pembungkus Menyerahkan barang kpd pembeli 6

Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal Selesai T Membuat rekapitulasi HPP N Kartu persediaan 7 PRK FPT 1 5 6 Jurnal penjualan Bukti setor bank Jurnal penerimaan kas 8 RHPP Bukti memorial Jurnal umum Membuat bukti memorial Secara periodik RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Bagian Kartu Persediaan

Bagian Order Penjualan 2. cash on delivery (COD) sales 4 Mulai FPCOD = Faktur Penjualan COD B/L = Bill of Lading 1 Bagian Order Penjualan Mengisi faktur penjualan COD N Menerima order dari pembeli 2 3 FPCOD 1 B/L 3 Menyiapkan barang Bagian Gudang FPCOD 3 Kartu gudang Bersama barang Bagian Pengiriman FPCOD 1 Membuat bill of lading Menyerahkan barang kpd perusahaan angkutan umum B/L 1 Membandingkan FPCOD lb 1 & lb 3 5 Diserahkan kpd perusahaan angkutan umum T Berfungsi sbg slip pembungkus

Bagian Kasa Bagian Jurnal FPCOD 2 Cek Bagian Kasa Menyetor cek ke bank T Menerima FPCOD & cek Ke bank 3 2 Bukti 1 setor bank Bersama cek Dari perusahaan angkutan umum Mengisi bukti setor bank 6 Bagian Jurnal Selesai FPCOD 1 5 Jurnal penjualan Jurnal penerimaan kas Bukti 2 setor bank A Pada saat diterima cek dari pelanggan

Bagian Order Penjualan 3. credit card sale 1 Bagian Order Penjualan Mulai Mengisi FPT N Menerima order dari pembeli 2 3 FPT 1 via pembeli Menerima kartu kredit dari pembeli Bagian Kasa Mengoperasikan register kas Menyetor kas ke bank Mengisi bukti setor bank Bukti 1 setor bank Disetor ke bank Bersama CCSS lb 1 6 Menyerahkan barang Bagian Gudang FPT 2 Kartu gudang 5 Bersama barang Bagian Pengiriman PRK Membandingkan FPT lb 1 & lb 2 Untuk pembeli Bersama barang sbg slip pembung kus Menyerahkan barang kpd pembeli 7 4 CCSS 1 Credit card center Credit card holder Mengisi CCSS FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas CCSS = Credit Card Sale Slip

Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal Selesai T Membuat rekapitulasi HPP N Kartu persediaan 8 PRK FPT 1 6 7 Jurnal penjualan Bukti setor bank Jurnal penerimaan kas 9 RHPP Bukti memorial Jurnal umum Membuat bukti memorial Secara periodik RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Bagian Kartu Persediaan

First National City Bank Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang a. deskripsi kegiatan Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tsb dijual melalui penjualan kredit. Cancelled Check 1. Cancelled check di USA First National City Bank American Express Bank Pembayar Penerima Pembayaran Menulis cek (1) Cek Mengirimkan cek (2) (3) Melakukan endorsement atas cek (4) Menyetor cek ke bank (6) Clearing (7) Mengembalikan cancelled check kpd nasabah (5) (8) Menyimpan cancelled check dalam arsip Cancelled check

2. Cancelled check di Indonesia Bank BNI 46 Bank Niaga Pembayar Penerima Pembayaran Menulis cek (1) Cek Menyerahkan cek (2) (3) Melakukan endorsement atas cek (4) Menyetor cek ke bank (5) Clearing (6) Cancelled check disimpan dalam arsip bank b. fungsi yg terkait 1. fungsi sekretariat 4. fungsi akuntansi 2. fungsi penagihan 5. fungsi pemeriksa intern 3. fungsi kas c. dokumen yg digunakan 1. surat pemberitahuan 3. bukti setor bank 2. daftar surat pemberitahuan 4. kuitansi

d. unsur sistem pengendalian intern Organisasi fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan & fungsi penerimaan kas fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Sistem otorisasi & prosedur pencatatan debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dgn cara pemindah-bukuan (giro bilyet) fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yg harus ditagih yg dibuat oleh fungsi akuntansi pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yg berasal dari debitur Praktik yg sehat hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas & disetor penuh ke bank dgn segera para penagih & kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) kas dalam perjalanan (baik yg ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan Penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe & cash-in-transit insurance)

Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur e. bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang Cara penerimaan kas dari piutang : 1. melalui penagih perusahaan 2. melalui pos 3. melalui lock box collection plan 1. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan Debitur Bagian Piutang Bank Debitur Bank Perusahaan Bagian Penagihan menagih piutang ke debitur (2) Bagian Penagihan menerima cek atas nama & surat pemberitahuan dari debitur (3) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank perusahaan setelah dilakukan endorsement atas cek tsb oleh pejabat yg berwenang (6) Bagian Piutang menyerahkan daftar debitur yg harus ditagih (1) Bagian Penagihan Bagian Kasa Check clearing (7) Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan dari debitur (4) Bagian Penagihan menyerahkan cek atas nama kpd Bagian Kasa (5)

Bagian Piutang Bagian Penagihan Bagian Kasa Bagian Jurnal DPD 1 SP Cek DPD = Daftar Piutang yg Ditagih SP = Surat Pemberitahuan DSP = Daftar Surat Pemberitahuan 1 Bagian Piutang Mulai N Membuat daftar piutang yg ditagih 2 3 Melakukan penagihan ke debitur Bagian Penagihan DSP Menerima cek & surat pemberitahuan Disetorkan ke bank Bagian Kasa Kartu piutang Bagian Jurnal DPD 2 Membuat bukti setoran 4 DSP 2 DSP 1 Bukti setor 5 Membandingkan Jurnal penerimaan kas Selesai

Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur 2. Penerimaan kas dari piutang melalui pos Debitur Bagian Sekretariat Bank Debitur Bank Penjual Bagian Penagihan Kantor Pos Bagian Piutang Bagian Kasa Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur (1) Debitur mengirim cek & surat pemberitahuan pada saat piutang jatuh tempo (2) Bagian Sekretariat menerima kiriman cek & surat pemberitahuan dari debitur via Kantor Pos (3) Bagian Sekretariat menyerahkan cek kpd Bagian Kasa (4) Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endorsement oleh pihak yg berwenang atas cek tsb (6) Check clearing (7)

Membuat daftar surat pemberitahuan SP Cek DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan 1 Bagian Piutang Mulai Membuat daftar surat pemberitahuan 2 DSP 1 Membuat bukti setor Bagian Sekretariat Disetorkan ke bank Bagian Kasa Bagian Jurnal 3 DSP Bukti setor bank Jurnal penerimaan kas T Selesai Cek & surat pemberitahuan (SP) diterima dari debitur via pos Bukti setor Kartu piutang

Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur 3. Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kpd debitur (1) Debitur Bagian Sekretariat Kantor Pos Bagian Penagihan Bank-nya Kreditur Bagian Piutang Bank-nya Debitur Pada saat faktur jatuh tempo, debitur mengirim cek & surat pemberitahuan ke kotak pos kreditur di kantor pos kota debitur (2) Bank-nya kreditur mengambil cek & surat pemberitahuan dari kotak pos nasabah (3) Bank-nya kreditur mengirim daftar surat pemberitahuan & surat pemberitahuan (4) Bagian Sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kpd Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang (5) Check clearing (6)

Kantor Pos di lokasi pelanggan Bank di lokasi pelanggan Bagian Sekretariat Cek Kantor Pos di lokasi pelanggan SP DSP = Daftar Surat Pemberitahuan SP = Surat Pemberitahuan NK = Nota Kredit Bagian Piutang Mulai Menerima cek & surat pemberitahuan dari pelanggan 2 DSP 1 Bank di lokasi pelanggan 1 Bagian Jurnal 3 NK 4 Jurnal penerimaan kas T Selesai DSP 2 Kartu piutang PO Box Mengambil & membuka surat dari PO Box nasabah Membuat daftar surat pemberitahuan Mengurus check clearing Menerbitkan nota kredit