Enterprise Computing: Integrasi Sistem-Sistem Informasi Lukito Edi Nugroho

Definisi Sering direpresentasikan dengan Sistem Informasi Enterprise (SIE) Kumpulan sistem-sistem informasi yang terintegrasi dan bertujuan mendukung kegiatan-kegiatan institusi sebagai sebuah enterprise Contoh: Enterprise Resource Planning (ERP), sistem-sistem legacy, sistem-sistem transaksional Ciri: tingkat keterpaduan (integrasi) yang tinggi untuk mengakomodasi kebutuhan data/informasi yang terpadu pula

Motivasi untuk Integrasi Di sebuah toko … Seorang pelanggan memesan barang secara manual. Pesanan ini dicatat, kemudian diproses secara manual pula dari satu bagian ke bagian yang lain. Data pesanan dientry setiap kali berpindah ke bagian lain, menimbulkan problem antara lain adalah kesalahan entry data, atau bahkan hilang di tengah perjalanan. Sering kali pesanan ini tertunda pemenuhannya. Di sebuah kantor pemerintah … Seorang warga memerlukan layanan yang harus ditempuh dalam beberapa tahap, melalui beberapa bagian. Idealnya, warga dapat melacak sejauh mana proses layanannya sudah berjalan, tetapi pada umumnya jawaban yang didapat bersifat negatif (mis: tidak tahu sekarang prosesnya sedang berada di mana)

Motivasi untuk Integrasi Contoh: pemenuhan order dari pembeli

Motivasi untuk Integrasi Pelanggan dan pemakai melihat layanan sebagai satu entitas yang utuh (tidak dapat dipisahkan/dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil) Pemakai tidak akan melihat prosedur, langkah, komponen, dan detil implementasi di balik sebuah layanan Pemakai tidak bisa menoleransi “keberhasilan parsial” (diimplementasikan secara parsial, atau dilaksanakan dengan hasil yang tidak memuaskan) dari sebuah layanan Pemakai mengasosiasikan sebuah layanan terhadap keseluruhan organisasi (kantor, perusahaan, dsb) Contoh: seorang petugas layanan pelanggan benar-benar merepresentasikan organisasi tempat dia bekerja

Motivasi untuk Integrasi Contoh-contoh sebelumnya menunjukkan bahwa tidak cukup hanya memiliki sistem-sistem informasi di bagian-bagian dari kantor atau perusahaan Muncul jenis kebutuhan baru terhadap ketersediaan data/informasi Terpadu Berlaku di seluruh organisasi (kantor, perusahaan, dsb)

Mengapa Integrasi Penting ? Info.Sys. A Info.Sys. B Info.Sys. C Info.Sys. D Enquiry E = a + b + c + d Jika A, B, C, dan D terpisah, maka a, b, c, dan d hanya dapat diperoleh satu demi satu, dan penyusunannya untuk membentuk E hanya bisa dilakukan secara manual.

Mengapa Integrasi Penting ? Info.Sys. A Info.Sys. B Info.Sys. C Info.Sys. D X = ab Y = bcd Biasanya sulit untuk membuat atau mengidentifikasi informasi komposit yang terbentuk dari relasi-relasi antara dua atau lebih sistem informasi.

Integrasi dalam Enterprise Computing Tantangan integrasi dalam enterprise computing Lingkup domain permasalahan yang luas (keuangan, personalia, produksi, pemasaran, …) Back-end SIE yang kompleks (variabilitas dalam business logic, model pemrograman, dsb) Penanganan transaksi dan security yang rumit Format komunikasi/pertukaran data yang berbeda

Integrasi dalam Enterprise Computing

Pendekatan “Total & Homogen” Dianut oleh vendor-vendor besar (SAP, Peoplesoft, dsb) Integrasi harus dilakukan pada setiap aspek dalam organisasi/bisnis (personalia, keuangan, produksi, pemasaran, inventory, …), dan didorong oleh satu kerangka pandang yang standar (standar bisnis atau penyediaan layanan) Dengan pendekatan total & serentak, diharapkan integrasi dapat dilakukan secara lebih mudah karena homogenitas komponen-komponen sistem dapat terjaga

Pendekatan “Total & Homogen” Pada umumnya tidak cocok untuk organisasi kecil atau yang tingkat kematangan TI-nya belum tinggi, karena: Mahal (US$ 150.000 untuk implementasi SAP bagi UKM) Memerlukan waktu lama, terutama karena belum mantapnya sistem-sistem informasi yang akan diintegrasikan Tetap saja ada detil-detil kecil yang tidak tercakup oleh aplikasi integrator  karena proses-proses bisnis yang “tidak standar”

Pendekatan Bertahap Mulai dari bawah (bottom-up), dengan memperhatikan kondisi saat ini (existing condition) Integrasi dimulai dengan “merangkai” sistem-sistem yang ada menuruti pola/arsitektur integrasi yang juga bisa berkembang

Pendekatan Bertahap Kelebihan: Kelemahan: Murah Benar-benar berangkat dari kondisi yang ada Kelemahan: Bisa memerlukan waktu yang lama (atau bahkan gagal) jika tidak berdisiplin dalam bergerak ke atas Solusi yang diperoleh cenderung ad-hoc (temporer) dan tidak mengikuti standar

Contoh Kasus: Integrasi di Bidang Akademik (di Perguruan Tinggi)

Strategi Integrasi (1) Integrasi harus didasarkan pada sasaran yang jelas. Pada akhirnya integrasi harus bermuara pada perbaikan proses/layanan Fokus pada proses-proses bisnis/birokrasi, bukan pada sistem-sistem informasi Secara spesifik perhatikan alur-alur yang terbentuk dari rangkaian aktivitas. Contoh: sistem layanan keluhan masyarakat (UPIK Pemkot Yogyakarta) keluhan masyarakat  UPIK  tanggapan  UPIK  jawaban kepada masyarakat

Strategi Integrasi (2) Identifikasi pihak-pihak yang terlibat: peran, tugas, kewenangan, dan aktivitas yang dilakukannya  rangkailah semua ini ke dalam alur yang telah ditetapkan Kesamaan pandangan terhadap integrasi perlu dibangun Dukungan perlu disiapkan Tatakelola: tupoksi, legalitas, … Sumber daya: SDM, pendanaan, infrastruktur

Strategi Integrasi (3) Integrasi sistem-sistem informasi Jika belum ada sistem informasi sama sekali, berbagai parameter integrasi (format data, protokol komunikasi data, database, user interface, dsb) bisa ditetapkan secara lebih mudah Jika sudah ada sistem-sistem sebelumnya (dan saling berbeda): Memilih salah satu sistem dan mempromosikannya sebagai sistem standar; sistem-sistem lain harus mengikuti Membangun standar baru dan memaksa semua sistem harus mengikuti standar ini Membangun standar baru dan membiarkan semua sistem lama seperti apa adanya; integrasi dilakukan oleh sebuah sistem pengintegrasi