Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Workshop Implementasi Surabaya April 2011

Paradigma Hibah Tujuan utama peningkatan mutu dalam aspek yang sesuai dengan tema program Ditujukan juga sebagai institutional capacity building dalam pengelolaan program pengembangan Pengelolaan keuangan (akuntabilitas dan pembukuan) Pengelolaan sarana/prasarana (pengadaan, inventory) Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Internal

Prinsip pengelolaan hibah Pimpinan perguruan tinggi sebagai penanggungjawab utama (single accountable person) Administrasi kegiatan terintegrasi pada sistem dan struktur operasional (oleh staf yang terkait) Model pendampingan dapat dibenarkan sebagai program capacity development Dosen terlibat dalam pelaksanaan yang terkait dengan aspek akademik saja

Aspek yang perlu pengendalian pimpinan Program pengembangan/peningkatan mutu sesuai dengan desain yang ada di proposal/RIP Secara sistematik mengarah pada pencapaian tujuan Keuangan Efisiensi/kehematan dan efektivitas pemanfaatan Transparansi dan akuntabilitas Investasi Sesuai prosedur yang telah ditetapkan pemerintah Hasilnya dimanfaatkan secara optimal

Keorganisasian Pengelolaan di tingkat Ditjen Dikti: Aspek yang terkait dengan seleksi proposal dan evaluasi pelaksanaan program: Dewan Pendidikan Tinggi Aspek Adminsitrasi dan Keuangan: PTN: Sekretariat Direktorat Jenderal untuk aspek administrasi dan keuangan (alokasi melalui DIPA). PTS dan BHMN: Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama DIKTI (kontrak) Di Tingkat Perguruan Tinggi, program hibah dikelola dan dikoordinasi oleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang relevan.

Organisasi Pengelola di PT Disarankan terintegrasi dengan struktur yang ada Model ad-hoc dimungkinkan, namun secara bertahap diintegrasikan kedalam struktur yang ada, Harus dipertegas elemen organisasi yang bertanggung jawab pada penyediaan sumberdaya dan pelaksana kegiatan Program institutional capacity building di bidang pengadaan dan pengelolaan keuangan harus diperhatikan

Institutional Capacity building program Aspek yang dicakup Kelembagaan: pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa oleh unit khusus dan tercantum dalam ortala PT Sistem dan Prosedur: pengelolaan dimaksud di atas dijalankan mengikuti suatu sistem dan prosedur yang baku dituangkan dalam aturan formal PT SDM: pengelolaan dimaksud dilakukan oleh staff dengan kompetensi yg sesuai

MONEVIN (SPM/SPI/ ADHOC) Organisasi PHKI di PT (Tema A) BAGIAN/UNIT KEUANGANBAGIAN/UNIT PENGADAAN Tema A Unit Pelaksana Tema A Kepala-Kepala Bagian/Biro/U nit KETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua) Koordinator Kegiatan PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor/Direktur/Ketua) Struktur Terintegrasi

MONEVIN (SPM/SPI/ ADHOC) Organisasi PHKI di PT Tema B Dekan- Dekan Ketua- Ketua Jur/PS BAGIAN/UNIT KEUANGANBAGIAN/UNIT PENGADAAN Fak/Jur/PS Tema B KETUA PELAKSANA PROGRAM (Wakil Rektor/Direktur/Ketua) Koordinator Kegiatan PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (Rektor/Direktur/Ketua) Struktur Terintegrasi

Ciri-ciri Ad-hoc Pengelolaan keuangan tersendiri Pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh panitia yang dibentuk khusus, terpisah dari Panitia Tender tingkat institusi Pelaksanaan kegiatan/program pengembangan dikoordinir oleh personalia di luar pejabat struktural

Ketua Pelaksana Harian Ass. Pengembangan Program Ass. Keuangan & Pengadaan MONEVIN Pimpinan Institusi Staf Pendukung Kordinator PIC Unit-a Kordinator PIC Unit-b Kordinator PIC Unit-.. Pengelola Sumberdaya: 1.Pengemb. Staff 2.CW, Furniture, Alat, Buku, Jasa Konsultan 3.TG 4.Workshop, dll. Pelaksana Kegiatan/Program.: 1.Kegiatan 2.Target Indikator Contoh MODEL Ad-hoc Dekan, Kajur, Kepala Biro, Ketua Lembaga

Tugas Pengelola Sumberdaya Ketua Pelaksana Harian dibantu Ass. Keuangan, Barang & Jasa melakukan fungsi- fungsi a.l.: Menyusun Rencana penggunaan dan melaksanakan administrasi keuangan Menjamin realisasi keuangan tidak melampaui kemajuan fisik kegiatan Membentuk panitia pengadaan barang & jasa (CW, Furniture, Buku, TA) Menverifikasi keakuratan detail barang dan jasa yang akan diadakan

Tugas Pengelola Sumberdaya Ketua Pelaksana Harian dibantu Ass. Pengembangan Program menjamin: Terimplementasinya: TG (Keketatan kompetisi sesuai Panduan 1:3!) Workshop TA Pengembangan Staf Tercapaianya Indikator Kinerja Ketaatan pada jadwal implementasi kegiatan

Capacity Building Ass. Keuangan, Barang & Jasa Melibatkan staf dari bagian keuangan institusi (minimal sebagai staf pembantu) Panitia Tender melibatkan unit kerja yang bertanggung jawab pd kegiatan serupa pd tingkat institusi. Ass. Pengembangan Program Melibatkan staf bagian akademik atau unit terkait lainnya (minimal sebagai staf pembantu)

Tugas Pelaksana Program Melaksanakan seluruh kegiatan yang dijanjikan pd Proposal / RIP sesuai jadwal Menjamin tercapainya target indikator Mencatat dan melaporkan pelaksanaan kegiatan (capaian, kendala, out-standing performance) Menjamin investasi sumberdaya relevan dgn kebutuhan & dimanfaatkan secara maksimal

Koordinasi - 1 Setiap surat keluar dari pengelola  CC: Pimpinan Institusi, Penanggung Jawab pada Unit Kerja terkait (Ketua Prodi, Ketua Jurusan, Dekan, Kepala / Ketua unit terkait lainnya) Jadwal implementasi (sumberdaya) disusun secara detail oleh Pelaksana Harian PHK dan disampaikan ke seluruh unit terkait Setiap potensi masalah dikoordinasikan dgn Pimpinan Institusi sehingga penyelesaiannya melalui komando struktural Semua kontrak pengadaan barang & jasa diketahui oleh Pimpinan Institusi, dan copy kontrak di CC ke unit terkait untuk memudahkan pengecekan pada saat penerimaan barang / jasa

Koordinasi - 2 Reviewer TG di-SK-kan oleh Pimpinan Institusi atau Lembaga yang relevan. Pemenang disahkan oleh Pimpinan Institusi atau lembaga yang relevan. Rencana dan pelaksanaan Pengembangan Staf Dikoordinasikan dan disetujui oleh Pimpinan Institusi Rencana dan pelaksanaan Program Pengembangan (lokakarya, in-house training dll) dikoordinasikan dengan Pimpinan Institusi / Pimpinan unit kerja terkait

Lessons-learned Koordinasi antar unit terkait tidak maksimal, sehingga beberapa program berjalan parsial, bahkan pejabat struktural tidak mengetahui detail kegiatan yang sedang berjalan. Kegiatan tidak sesuai jadwal dgn alasan dana terlambat Kegiatan tidak diinisiasi lebih awal, terutama tahap persiapan yg tidak membutuhkan dana, seperti: Proses kompetisi TG Penyiapan tender CW, Alat, Buku (Pembentukan Panitia, Detail Spec, RKS) Pengadaan TA (TOR, Panitia Seleksi) Persiapan Staf Dev (Letter of acceptance lebih awal) Lokakarya (TOR, identifikasi nara sumber relevan)

Lessons-learned (Cont’) Pengelola keuangan tingkat institusi tidak memahami tata-kelola PHK sehingga menghambat pelaksanaan kegiatan Administrasi keuangan tidak sesuai standar pengelolaan keuangan (bukti pengeluaran dan pencatatan) Alokasi / tingkat keketatan kompetisi TG tidak sesuai Panduan (1:3).

PHK-I Tahun 2011 Pencairan dana: satu termin (+ 38.4% dari total usulan semula) Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa: Mengikuti Perpres No. 54 tahun 2010

Pelaporan dan Mon-Ev Penanda tanganan kontrak Pencaian dana Laporan interim Dan PIP thn berikutnya Laporan akhir Mon-Ev JanAprilAgustSeptDes Rekomendasi Pelaksanaan Tahun berikutnya Track record dari PT ybs Mei Monev Internal Panduan pengelolaan administrasi, keuangan dan pengadaan barang dan jasa Panduan penulisan laporan dan PIP

LAPORAN Laporan Interim Laporan Akhir Capaian indikator Kemajuan kegiatan Kemajuan Fisik Daya serap keuangan Perkiraan dan rencana penyerapan dana sampai dengan Desember 2011 Capaian indikator Hasil kegiatan Capaian Fisik Daya serap keuangan Rencana Pengembangan Tahun berikutnya

Pelaporan Penyerahan Laporan interim dan laporan akhir: Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama Gedung DIKTI lantai 6 Jalan Pintu I Senayan