Analisis & Informasi Proses Bisnis (CSA221) MODUL 1 Analisis & Informasi Proses Bisnis (CSA221)

Disusun oleh : Tim Dosen PAMU Heru Setiawan, SKom;MT

Metode Pengumpulan Informasi Materi 1 Metode Pengumpulan Informasi

Metode Pengumpulan Informasi Ada tiga metode yang dapat dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk pemetaan proses bisnis : Wawancara satu persatu Wawancara Kelompok Membuat sendiri / menganalisis sendiri

Melakukan Benchmarking (1) Benchmarking adalah kerjasama (alliance) antar partner dapat antara competitor dengan pelanggannya ataupun perusahaan yang tidak sejenis. Untuk membagi informasi dalam proses bisnis dan ukuran-ukurannya yang dapat menggerakan inovasi-inovasi praktis dan peningkatan kinerja.

Melakukan Benchmarking (2) Cara kerja melakukan benchmarking adalah dengan mempelajari proses bisnis kita dan membandingkan atau melihat proses bisnis yang sama sehingga mendapatkan masukan-masukan yang bermanfaat untuk proses bisnis perusahaan.

Mengapa benchmarking ? (1) Continuous Improvement Hasil Benchmarking Perbaikan yang lalu Saat ini Target Baru Waktu Kinerja

Mengapa benchmarking ? (2) Bisnis perusahaan haruslah berubah, perusahaan harus bisa minimal menyamai perusahaan competitor atau melewati competitor. Benchmarking focus pada perbaikan dari bisnis proses kunci (utama, core). Dengan melihat keluar organisasi maka akan belajar dan meningkatkan kinerja secara luar biasa. Tujuan dari benchmarking bagi perusahaan adalah untuk meningkatkan keunggulan bersaing dalam mencapai yang terbaik.

Beberapa definisi benchmarking Proses berkesinambungan membandingkan dan mengukur organisasi dengan pemimpin pasar dimanapun didunia untuk mendapatkan informasi yang membantu organisasi untuk lebih maju dan berkembang. Proses yang kontinu dan sistematis untuk mengevaluasi produk, layanan, dan proses kerja dari suatu organisasi dan mencoba membandingkan dengan pemain terbaik untuk tujuan peningkatan bisnis organisasi. Merupakan sebuah proses mengidentifikasi, mengetahui dan menerapkan proses terbaik untuk membantu organisasi meningkatkan kinerjanya.

Definisi Benchmarking Suatu aktivitas yang diawali dengan keinginan untuk melakukan suatu perubahan. Intinya adalah suatu tindakan yang disertai arak pemikiran. Tindakan yang dilakukan yaitu meliputi identifikasi, mengukur, memahami, mempelajari best practice, melakukan tindakan, membuat perubahan serta melakukan perbaikan untuk menjadi yang terbaik

Cara melakukan Benchmarking Arah pemikiran yang diperlukan adalah : Eksternal Fokus Kemauan untuk sharing Kemauan untuk belajar Tekad untuk melakukan perbaikan Dan humility / Kerendahan hati

Manfaat benchmarking (1) Adanya suattu motivasi untuk melakukan suatu perubahan, mempertanyakan kondisi yang stagnan serta untuk mempelajari hal-hal yang baru. Memberikan ide-ide baru untuk memperbaiki system agar menjadi lebih baik serta memberikan kesadaran akan adanya suatu ukuran performansi perusahaan misalnya dari segi biaya. Meningkatkan kreativitas dengan menciptakan suatu learning organization, sharing ide-ide baru dalam organisasi dan menciptakan suatu sinergi dalam perusahaan.

Manfaat benchmarking (2) Adanya perubahan paradigma dari pemikiran yang sempit menjadi yang lebih luas, seperti : Lebih focus kepada keadaan external yaitu kepada persaingan. Ide-ide untuk melakukan inovasi Pengambilan keputusan yang lebih cepat Perubahan yang revolusioner Keinginan untuk menjadi leader dalam dunia industri yang dimasuki Pemikiran “out of the box”

Hasil Benchmarking Improvement dari system dan proses Peningkatan tingkat keterampilan pekerja Network dengan perusahaan lain sebagai partner untuk melanjutkan proses sharing dan belajar.

Apa yang dibenchmark ? Proses Fokus pada proses bisnis, melalui pemetaan yang sudah kita buat dan dibandingkan dengan proses yang terbaik dari perusahaan lain. Fungsi Membandingkan suatu departemen atau fungsi dengan tidak mereferensi kepada suatu proses tertentu. Strategi Topik-topik pada tingkat corporate (visi, misi), strategi perusahaan, keadaan industri, bagaimana pencapaian kompetisi di masa depan.

Langkah-langkah benchmarking Perencanaan benchmarking : menentukan apa yang akan dibenchmark, cara benchmark, perencanaan proses benchmark dll. Mempelajari organisasi sendiri Menentukan organisasi yang menjadi target benchmarking mempelajari organisasi target menemukan gap, menentukan berapa banyak yang akan dilakukan perbaikan, bagaimana melakukan perbaikan, bagaimana organisasi lain melakukan hal tersebut dengan lebih baik dsb, mendesain perbaikan (improvements).

Tujuan benchmarking Untuk melakukan persiapan pelaksanaan benchmarking Untuk mengidentifikasikan area atau hal-hal yang perlu dibenchmark Untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan dalam mencapai visi perusahaan. Untuk melakukan evaluasi pengukuran performansi kerja perusahaan dan membandingkannya dengan organisasi atau perusahaan lain. Untuk melakukan perubahan kea rah yang lebih baik berdasarkan acuan atau referensi dari organisasi / perusahaan lain yang memiliki keunggulan.

Terminologi dalam benchmarking Best Practise : Perusahaan yang memiliki standar performansi kerja yang tinggi dan akan menjadi objek tujuan benchmarking untuk dipelajari. Biasanya merupakan world class company. Targeted Organization : Perusahaan yang menjadi target benchmarking. Perusahaan ini memiliki keunggulan baik dari system maupun prosesnya. Desk Research : Penelitian atau pencarian data / informasi yang dilakukan melalui literature, bahan-bahan bacaan dan sejenisnya. Pencarian data ini dilakukan di tempat tanpa melakukan survey atau kunjungan ketempat yang lainnya