Manajemen Proyek dalam Praktek Stakeholder Metodelogi dalam proyek Alokasi Sumberdaya Subproyek Penjadwalan Kegagalan Proyek Sistem Informasi Weda Adistianaya Dewa S.Kom., MMSI

Referensi “MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI” OLEH RUDY TANTRA, PENERBIT ANDI YOGYAKARTA “MANAJEMEN PROYEK BERBASIS TI” OLEH IMAM HERIANTO DAN TOTOK TRIWIBOWA, PENERBIT INFORMATIKA BANDUNG

Pendahuluan Tujuan utama manajemen proyek adalah agar proyek dapat dilaksanakan dengan efisien, tepat waktu, dan mencapai hasil yang diinginkan. Peran perencanaan dalam suatu proyek sangatlah penting. Segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan harus disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat dalam proyek.

stakeholder Pemilik proyek (project owner) Komite pengarah (steering comittee) Pengguna hasil proyek (user) Pelaksana proyek

1.Pemilik proyek Biasanya merupakan perusahan atau individu yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek. Biasanya sekaligus juga merupakan penyandang dana ataupun yang mengorganisir dana pihak sponsor.

2.Komite pengarah Komite pengarah dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan yang biasa disebut sebagai segitiga manajemen proyek. Segitiga tersebut adalah waktu, biaya dan ruang lingkup.

Proyek Si dikatakan gagal jika tidak memehuhi : Selesai pada waktu yang direncanakan Menggunakan anggaran di bawah atau sesuai yang ditentukan. Sistem berfungsi sebagaimana yang diharapkan.

3.Pengguna hasil proyek Suatu proyek SI tentu akan menghasilkan produk akhir yang akan digunakan. Dalam tahap awal, seorang pengguna baru tentu memerlukan pendampingan.

Pelaksana proyek Dari stakeholder yang selanjutnya disebut klien, prroyek akan diserahkan kepada pelaksana proyek. Dalam sebuah proyek SI, selalu ada beberapa orang dengan tugas-tugasnya adalah : 1. Manajer Proyek 2. Analis Sistem 3. Desainer Sistem 4. Pemrogram 5. Tester 6. Anggota lain dalam Tim

1. Manajer proyek Seorang manajer proyek ada kalanya harus memiliki kualifikasi khusus, meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana. Misalnya dalam proyek SI, banyak anggota tim yang berkualifikasi teknis pemrograman atau arsitek sistem, tetapi manajer tidak perlu harus memiliki keahlian tersebut. Seorang manajer harus mampu memimpin dan memiliki pengalaman dalam sebuah proyek yang berhasil diselesaikan dengan baik.

2. Analis sistem Fungsi utamanya adalah melakukan analisis terhadap SI yang akan dibangun. Selain itu tugas analis sistem  melakukan analisis kebutuhan (requirement analysis), dengan melakukan wawancara, studi, pengamatan, analisis kasus (uses case), ataupun simulasi.

2. Analis sistem (lanjutan) Sebelum menjadi sebuah desain yang menjadi dasar bagi pemrogram dalam melaksanakan tugasnya, hasil analisis kebutuhan (requirements analysis) harus disusun dalam bentuk dokumen ruang lingkup proyek (project scope document - PSD) Dokumen PSD ini akan menjembatani antara pelaksana proyek dengan klien, apa yang diharapkan sebagai hasil dari pelaksanaan proyek.

2. Analis sistem (lanjutan) Analis sistem diharapkan mampu menyusun spesifikasi fungsional (functional spesification document- FSD), yang berisi fungsi-fungsi yang diinginkan klien dalam sistem yang akan dibangun. FSD menjadi jembatan antara analis sistem dengan desainer sistem dan pemrogram.

3. Desainer sistem Berdasarkan FSD, seorang desainer sistem akan melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibangun. Desainer akan menyusun struktur dari sistem yang terdiri dari komponen-komponen software, tampilan, dan hubungan antara komponen- komponen tersebut.

4. Pemrogram Tugas utamanya adalah membangun software sebagai wujud penerapan SI dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, berdasarkan desain sistem yang telah disusun. Pemrograman tidak hanya berupa penulisan bahasa program, tetapi juga pengujian (testing), debbuging/troubleshooting dan pemeliharaan.

5. Tester Seorang tester selain bertindak sebagai penguji untuk menentukan apakah software yang dibangun sesuai dengan desain, juga bisa membantu menemukan kesalahan software, seperti error, bugs, maupun kesalahan logika.

6. Anggota lain dalam tim Anggota lain dalam tim adalah instalator (deployer), sistem integrator, trainer dan pendukung teknis (technical support). Deployer akan melakukan instalasi software pada hardware klien. Sistem integrator melakukan integrasi dengan sistem lain yang sudah ada atau akan ada. Technical support akan melakukan pemeliharaan atas sistem yang terpasang.

Metodologi dalam manajemen proyek Pelaksana proyek membutuhkan pedoman atau pendekatan untuk melaksanakan proyek yang telah ditentukan. Metodologi yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek antara lain agile, extreme, interactive, incremental dan phases.

Metodologi Manajemen Proyek sering disebut dengan Tahapan Manajemen Proyek. Metodelogi atau Tahapan Manajemen Proyek : 1. Project Initiation 2. Project Planning 3. Project Excecution 4. Project Controling 5. Project Closure

Keterkaitan antara Tahap Manajemen Proyek Initiating Processes Planning Processes Executing Processes Controlling Processes Closing Processes

1. Project Initiation Tahap awal (Pertama Kalinya) suatu proyek dimulai. Memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan, waktu proyek, biaya proyek dan informasi lainnya.

Tujuan Project Initiation Menentukan Tujuan Proyek secara rinci. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan untuk pelaksaanaan proyek. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek dsb.

Mekanisme Project Initiation Pemilik proyek memberi penugasan kepada Manajer proyek dan tim proyek. Manajer proyek dan Tim Proyek bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik pemilik proyek. Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan acuan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek.

2. Project Planning Perencanaan Manajemen proyek adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan secara umum berisi : - Tujuan dan ruang lingkup proyek - Jadwal proyek - Rencana Anggaran Biaya Proyek - Kualitas Proyek - Sumberdaya proyek - Manajemen risiko - Komunikasi - Integrasi

Tujuan Project planning Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek. Menentukan Alokasi dana yang diperlukan. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Mekanisme Project Planning Manajer proyek bersama dengan tim proyek mempelajari kembali definisi proyek. Membuat perencanaan manajemen proyek berdasarkan definisi proyek. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa perencanaan manajemen proyek akan dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek.

3. Project Execution Merupakan tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam perencanaan manajemen proyek.

Tujuan Project Execution Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek. Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya serta pemanfaatan sumberdaya non personil. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

Mekanisme Project Execution Manajer proyek dan tim proyek membentuk kerja sama tim selama proyek berlangsung Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan semua tugas yang sudah tertuang di dalam perencanaan manajemen proyek. Membuat laporan pelaksanaan proyek. Mendapatkan persetujuan untuk setiap fase pekerjaan

4. Project Controlling Pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas- aktivitas suatu proyek. Mengecek apakah kegiatan proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target atau belum.

Tujuan Project Controlling Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan. Melaksanakan pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.

Mekanisme Project Controlling Kontrol terhadap time, scope dan quality Kontrol terhadap biaya atau cost

5. Project Closure Merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas- aktivitas proyek yang telah dilaksanakan.

Tujuan Project Closure Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek. Mengakhiri penugasan anggota tim.

Alokasi sumberdaya Manajer proyek harus mampu mengalokasikan secara efisien agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan waktu dan sumberdaya, yang pada akhirnya mempengaruhi penyelesaian proyek. Oleh karena itu seorang manajer proyek harus mempunyai kemampuan memimpin, mengkoordinasi, menyelesaikan masalah bila terjadi, dan mengantisipasi risiko.

Subproyek Sebuah proyek, selain dapat diurai menjadi satuan pekerjaan yang sistematis juga dapat diurai menjadi subproyek. Contohnya, sebuah implementasi ERP dapat diurai menjadi subproyek implementasi modul production planning, material management, dan cost management, yang kemudian dapat diintegrasikan satu sama lain. Masing-masing subproyek yang dilaksanakan oleh tim yang memiliki manajer proyek.

Penjadwalan Untuk melakukan penjadwalan , pertama yang harus dilakukan adalah work brekdown structure (WBS) . Untuk menyususn penjadwalan tentu sebelumnya harus sudah ada requirements analysis. Untuk menysun penjadwalan dan pengaturan sumberdaya manajemen proyek bisa menggunakan Microsoft Project.

Kegagalan proyek si Kegagalan perencanaan terjadi jika proyek tidak memilki nilai tambah atau kemampuan untuk menghadapi halangan yang terjadi sepanjang prosesnya. Kegagalan desain dan definisi/ruang lingkup terjadi jika ruang lingkup tidak didefinisikan secara jelas, sehingga tim pelaksana proyek tidak benar-benar tahu dengan jelas mengenai apa yang menjadi deliverable. Kegagalan komunikasi terjadi karena kurangnya komunikasi atau menghindari diskusi yang terbuka mengenai masalah dan isu yang terjadi di dalam proyek.

Hasil prosyek saat selesai Sukses  jika proyek selesai tepat waktu, dalam anggaran, dan sesuai dalam lingkup yang telah disetujui bersama. Dalam tantangan  pada akhirnya proyek selesai saat deadline, dengan sedikit melampaui anggaran dan ada beberapa kesesuaian dengan lingkup yang telah disetujui. Gagal  proyek melampaui apa yang disebut sebagai batasan proyek.

Penelitian yang berhasil Keterlibatan klien dalam proyek, tetapi bukan ikut campur dalam prosesnya. Manajer proyek mendapat dukungan dari pihak pemilik proyek. Spesifikasi yang sangat jelas, yang sekaligus menunjukkan hubungan yang erat antara klien dan tim proyek. Pengawasan dan pengendalian yang efektif tetapi tidak mengganggu proses yang sedang berlangsung dalam proses.

Proyek yang hasilnya masih berada dalam tantangan Kurangnya masukan dari klien, dan hanya diberi komentar setelah hasil proyek diserahterimakan kepada klien. Spesifikasi kurang lengkap. Banyak perubahan terjadi sepanjang proyek, dan manajer proyek berusaha memasukkan semua perubahan itu dalam sistem untuk memuaskan stakeholder di luar tim. Kurangnya dukungan dari pemilik proyek yang tampak dari ketidaktertarikan terhadap jalannya proyek. Anggota tim kurang kompeten.

Beberapa hal menyebabkan suksesnya proyek Perencanaan yang baik. Tugas dan tanggung jawab yang jelas. Kontrol terhadap jadwal.

Terima kasih