FASE PERENCANAAN – part 1 Pertemuan Keenam Proyek Sistem Informasi By : Viska Armalina, ST., M.Eng

Pendahuluan Perencanaan proyek berhubungan dengan pembagian, pengalokasian, penjadwalan (scheduling) pekerjaan dalam lingkup proyek.

Perbedaan Perencanaan dengan Rencana Proyek Perencanaan Proyek : - aktivitas awal sebelum tahap implementasi/pengembangan, meliputi pembuatan beberapa rencana sebagai pedoman manajemen dalam pelaksanaan fase berikutnya. Rencana Proyek : - salahsatu dari rencana yang harus dibuat dalam perencanaan proyek (hasil aktivitas perencanaan proyek).

Tujuan Perencanaan Proyek Untuk menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya, dan jadwal. Estimasi Proyek: - disusun dalam waktu terbatas, dilakukan di awal pelaksanaan proyek, diupdate secara rutin saat proyek sedang berjalan. - harus memperhatikan berbagai kemungkinan skenario baik/buruknya.

1. Rencana Proyek Menggali lebih dalam untuk aktivitas yang akan dilakukan dalam fase pengembangan. Pembagian task dan pengelompokannya dalam Work Breakdown Structure (WBS). Estimasi jadwal dan durasi pelaksanaan ,serta penanggungjawab task tersebut.

Work Breakdown Structure WBS adalah penguraian/pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing. Dengan kata lain, sebuah pekerjaan yang besar dibagi-bagi menjadi task yang lebih kecil, yang kemungkinan masih bisa untuk dibagi-bagi lagi. Yang menjadi dasar dari pembagian task tersebut adalah Project Charter  dokumen resmi yang merupakan kesepakatan antara tim proyek engan pemilik proyek, sbg pedoman dan dasar pelaksanaan setiap fase proyek.

Prinsip Dasar Menjalankan WBS (penjelasan masing-masing di slide berikutnya) Aturan 100% Hubungan antar bagian yang eksklusif Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya Tingkatan detail Komponen terminal

a. Aturan 100% Dalam menyusun WBS harus memasukkan seluruh lingkup dan deliverables proyek yang telah didefinisikan sebelumnya.  aturan paling penting sbg pedoman menyusun, penguraian dan evaluasi WBS. Total pekerjaan yang ada pada suatu level akan sama dengan pekerjaan di level atasnya  jika seluruh pekerjaan dalam hierarki dijumlahkan maka hasilnya 100% dari keseluruhan pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam proyek.

Contoh WBS – aturan 100%

b. Hubungan Antar Bagian Yang Eksklusif (1) Setiap bagian/komponen WBS tidak boleh saling tumpang tindih dalam hal lingkup bagian kerjanya, karena dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan kerancuan dalam perhitungan durasi maupun sumberdaya. Cara paling mudah agar dalam WBS tidak terjadi tumpang tindih adalah dengan melakukan pekerjaan secara sekuensial/berurutan, meskipun akan menyebabkan tingkat ketergantungan setiap pekerjaan menjadi sangat tinggi.

b. Hubungan Antar Bagian Yang Eksklusif (2) Masalah tumpang tindih pekerjaan tidak hanya dalam hal penjadwalan saja, tapi juga dalam hal pendefinisian task. Untuk menghindari kemungkinan tumpang tindih pekerjaan tidak hanya memperhatikan task yang ada pada satu kelompok pekerjaan yang sama dengan penjadwalan yang saling berdekatan, justru yang harus diperhatikan adalah : task yang jadwal pelaksanaannya terpisah cukup jauh namun karakteristik pekerjaannya sama, sehingga potensial menyebabkan tumpang tindih pekerjaan.

c. Rencanakan Hasil Yang Ingin Dicapai, Bukan Pelaksanaannya (1) Lebih berorientasi pada hasil/ deliverables  WBS akan lebih terstruktur dalam memenuhi semua kriteria yang telah ditentukan dalam lingkup proyek maupun lingkup sampai level komponen terminalnya, sehingga akan memenuhi aturan 100%. Deliverables tidak selalu hasil secara fisik yang disampaikan ke klien/stakeholders, tapi bisa berupa pelimpahan hasil suatu task kepada task berikutnya.

d. Tingkatan Detail Pertanyaan umum saat melaksanakan WBS  sampai berapa detail proses penguraian terhadap task harus dilakukan? Aturan dalam menentukan tingkatan detaik dalam WBS : 1. Setiap komponen/task dalam WBS tidak melebihi 80 jam kerja 2. Setiap komponen/task harus tidak melebihi 1 periode pelaporan 3. Batas kewajaran  gunakan pertimbangan masuk akal dalam melakukan penguraian agar tidak terlalu detail/terlalu luas.

Kriteria Komponen Task Dapat diestimasi secara realistis Tidak dapat diuraikan lebih detail lagi secara wajar. Memenuhi semua aturan sebagaimana yang disebutkan di atas. Menghasilkan deliverables yang terukur. Dapat di-sub-kontrakkan/dikerjakan pihak ketiga jika perlu.

e. Komponen Terminal Setiap WBS dapat diuraikan sampai tingkatan terbawah yang tidak dapat dibagi lebih detail lagi  Komponen Terminal. Komponen Terminal adalah : suatu task yang dapat diestimasi baik untuk kebutuhan sumberdaya, anggaran, maupun durasi, terhubung satu sama lain sebagai saling ketergantungan dan dapat dijadwalkan. Komponen terminal harus memenuhi aturan tingkatan detail. Namun tidak perlu terlalu terikat pada aturan yang baku, tergantung bagaimana jenis proyeknya.

Estimasi Ada 2 alasan mengapa estimasi harus dilakukan dengan baik : Estimasi menentukan perencanaan dalam mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai dengan kesepakatan, sehingga pada akhirnya menentukan penilaian orang lain terhadap kehandalan dan kompetensi seorang manajer proyek. Untuk proyek yang dikerjakan bagi pihak ketiga, estimasi juga menentukan perhitungan terhadap biaya pelaksanaan proyek, sehingga pada akhirnya akan menentukan nilai jual proyek dan profitabilitas proyek.

Hal-hal Yang Perlu Ditoleransi /Dialokasikan Dalam Estimasi Waktu Task yang sifatnya mendesak dan memiliki prioritas lebih tinggi dari yang ada. Keadaan darurat. Rapat internal dan eksternal. Hari libur, cuti, anggota tim sakit/berhalangan. Hubungan dengan klien, suplier, pihak lain. Kerusakan peralatan kerja. Alat kerja yang dibutuhkan terlambat diantar oleh suplier. Interupsi dari berbagai pihak. Urusan birokrasi/regulasi. Penolakan dari quality control. Kejadian tak terduga, dll.