Organizing

Syarat Organisasi Sekelompok orang Hubungan dan Pembagian Kerja Tujuan

Definisi Organizing Aplikasi “syarat organisasi” Gambaran skematis hubungan kerja capai tujuan Proses penetapan dan pembagian pekerjaan, tugas, tanggungjawab, wewenang (JOB DESCRIPTION)

Tujuan Mempermudah pelaksanaan tugas Pembagian kerja jelas Mempermudah pimpinan untuk controlling

Prosesnya…. Rinci Seluruh Job  kebutuhan alat, TK, bangunan dll Bagi BEBAN KERJA Kombinasikan Antar Fungsi dalam Organisasi  Produksi, Personalia, Keuangan, Pemasaran Penetapan Mekanisme Koordinasi Job Evaluasi Efektivitas secara BERKALA

STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI = DESAIN ORGANISASI Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola Mencakup aspek-aspek penting organisasi & proses pengorganisasian meliputi : 1. Pembagian kerja 2. Departementalisasi/ departementasi 3. Bagan organisasi formal 4. Rantai perintah & kesatuan perintah 5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen 6. Saluran komunikasi 7. Penggunaan komite 8. Rentang manajemen & kelompok-kelompok informal

PEMBAGIAN KERJA Prinsip pembagian kerja (division of labor) merupakan tiang dasar pengorganisasian yang memungkinkan synergy terjadi. Konsep synergy  kelompok 2 orang atau lebih yang bekerja bersama secara kooperatif & dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan.

BAGAN ORGANISASI FORMAL STRUKTUR ORGANISASI Terlalu komplek secara verbal Perlu bagan organisasi BAGAN ORGANISASI (Organization Chart) Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi & menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya

5 Aspek Bagan Organisasi 1. Pembagian kerja Kotak: Individu/ satuan organisasi yang bertanggung jawab & tingkat spesialisasi 2. Manajer & bawahan atau rantai perintah Menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan & bawahan dalam keseluruahan organisasi.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Label + deskripsi kotak  pekerjaan atau bidang tanggung jawab yang berbeda. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan Menunjukkan atas dasar apa kegiatan organisasi dibagi-bagi 5. Tingkatan manajemen Menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen

BENTUK-BENTUK ORGANISASI 1. BENTUK PIRAMID Paling banyak digunakan Sederhana, jelas, mudah dimengerti 2. BENTUK VERTIKAL Menyerupai piramid Berwujud tegak sepenuhnya 3. BENTUK HORIZONTAL Aliran wewenang & tanggung kawab dari kiri ke kanan 4. BENTUK LINGKARAN Menekankan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya Jarang digunakan

DEPARTEMENTALISASI Merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis & saling berhubungan dapat dikerjakan bersama

Bentuk departementalisasi… 1. FUNGSI : Pemasaran, akuntasi, produksi, keuangan 2. PRODUK/ JASA: Divisi mesin cuci, lemari es, radio 3. WILAYAH 4. LANGGANAN: Penjualan industri, pedagang eceran, Pemerintah, militer, konsumen 5. PROSES ATAU PERALATAN Departemen pemotongan, Kelompok perakitan, bagian pembungkusan, bagian finishing 6. WAKTU : Shif I, II, III 7. PELAYANAN : Ekonomi, bisnis, eksekutif 8. ALPHA-NUMERICAL: Pelayanan telepon 9. PROYEK & MATRIK: Perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, konsultan

Tipe Struktur Organisasi Lini Lini Staff Fungsional Commite/Divisi Matriks

LINI (GARIS) “garis bersama” kekuasaan dan tggjwb bercabang dari tiap pimpinan (top s/d low) tiap atasan punya bawahan tanggjwb hanya pd “satu” atasan tiap atasan “DITUNTUT” pengetahuan SERBAGUNA karena tidak ada bantuan staff ahli

Kelebihan : Kekurangan : Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA Disiplin, pengawasan MUDAH akibat DELEGASI yg jelas KEputusan LEBIH CEPAT Kekurangan : Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas Tanpa staff ahli, beban tanggung jawab administrasi yg BERAT Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL sangat KURANG

LINI STAFF biasanya untuk perusahaan besar  luas area kerja dan bidang tgs yg kompleks Menyempurnakan kekurangan LINI Ada “STAFF AHLI” : ahli bidang ttt Memberi nasehat dan saran pd pimpinan jk ada kesulitan Tidak ada HAK memerintah wawasan

Kelebihan : Kelemahan : Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE Manajer hanya perlu keahlian khusus bidangnya Efektivitas tinggi  fungsi staff ada ahlinya Kelemahan : wewenang staf harus tegas  awalnya staf beri nasehat namun bs jd perintah Staf unefektif pd unit garis  jika hanya menunggu untuk dimintai saran

FUNGSIONAL Organisai berdasar fungsi (produksi, personalia, keuangan, pemasaran) Tggjwb karyawan tdk hanya 1 atasan Pimpinan berhak perintah semua karyawan selama berhubngan dg bidang kerja

Kelebihan : Kelemahan : Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN Mudah isi jabatan  sesuai keahliannya Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan Kelemahan : Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb  karyawan menerima perintah dr “banyak atasan” dg kekuasaan yg sama Antar spesialis ahli sulit kerja sama  merasa fungsinya TERPENTING

COMMITE/DIVISI Bila secara fungsional terlalu kompleks atau tidak praktis Divisi: Merancang, memproduksi & memasarkan produknya sendiri Digunakan untuk perusahan-perusahaan besar

PROYEK & MATRIK Merupakan tipe departementasi campuran, terstruktur dari satu atau lebih dari tipe-tipe departementasi. Bermaksud mengkombinasikan kebaikan-kebaikan fungsi & divisi dan menghindarkan kekurangan

PROYEK DEPARTEMENTASI pembentukan tim-tim spesialis-spesialis TUJUAN KHUSUS Manajer proyek mempunyai wewenang memimpin anggota selama jangka waktu proyek. Proyek selesai  tim dibubarkan

MATRIK Departementasi sama dengan proyek Pada struktur matrik karyawan mempunyai 2 atasan (di bawah 2 wewenang) Rantai perintah pertama adalah fungsional/ divisional  vertikal

KOORDINASI KEGIATAN  DIBAGI BAGI & DIDEPARTEMENTASI  Perlu mengkoordinasikan (mencapai tujuan) Koordinasi efektif? tergantung “rentang manajemen” atau rentang kendali KOORDINASI (=COORDINATION) Proses pengintegrasian tujuan-tujuan & kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

KEBUTUHAN ORGANISASI  Tergantung pada sifat & kebutuhan komunikasi dalam melaksanakan tugas.  Tergantung pada derajat saling ketergantungan bermacam- macam satuan pelaksananya. Ada 3 macam derajat ketergantungan: 1. Saling ketergantungan yang menyatu 2. Saling ketergantungan yang berurutan 3. Saling ketergantungan timbal balik

POOLED INTERDEPENDENCE

SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE DEPTpembelian  DEPT produksi RECIPROCAL INTERDEPENDENCE Bagian  Bagian Pemeliharaan  Operasi

RENTANG KENDALI Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer/ atasan.  Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan laporan kepada atasan tertentu

PENENTUAN RENTANGAN YANG TEPAT  PENTING? Mempengaruhi efisiensi manager & kerja efektif bawahan Berhubungan dengan struktur organisasi  Sempit (tall)  banyak tingkat pengawasan  Melebar (flat)  tingkatan manajemen sedikit RENTANG OPTIMAL ?

- Pengawasan produksi  20-30 orang karyawan 1. Henri Fayol - Pengawasan produksi  20-30 orang karyawan Kepala Pengawas  2-4 pengawas produksi 2. Pendapat Lain 3-8 bawahan

3. VA. Gracunas Rumus : R = Jumlah hub n = Jumlah bawahan 4. Jendr. Iian Hamilton  3-6 orang 5. Lyndall F. Urwick  paling banyak 6 orang