METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK PROJECT PLANNING/ PERENCANAAN PROYEK Oleh : Weda Adistianaya Dewa, S.Kom., MMSI

Referensi “MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI” OLEH RUDY TANTRA, PENERBIT ANDI YOGYAKARTA “MANAJEMEN PROYEK BERBASIS TI” OLEH IMAM HERIANTO DAN TOTOK TRIWIBOWA, PENERBIT INFORMATIKA BANDUNG

Tujuan Project planning Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek. Menentukan Alokasi dana yang diperlukan. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Mekanisme Project Planning Manajer proyek bersama dengan tim proyek mempelajari kembali definisi proyek. Definisi proyek Membuat perencanaan manajemen proyek berdasarkan definisi proyek. Persetujuan dari pemilik proyek, bahwa perencanaan manajemen proyek akan dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek.

Project Planning Perencanaan Manajemen proyek adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah dibuat. Perencanaan secara umum berisi : - Tujuan dan ruang lingkup proyek - Jadwal proyek - Rencana Anggaran Biaya Proyek - Kualitas Proyek - Sumberdaya proyek - Manajemen risiko - Komunikasi - Integrasi

Fase Perencanaan Tujuan perecanaan proyek adalah untuk menyediakan kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya dan jadwal. Perencanaan proyek adalah aktivitas awal sebelum tahap implementasi atau pengembangan. Dalam aktivitas ini belum dilakukan hal-hal teknis yang terkait dengan pengembangan SI seperti desain dan pemrograman.

1. Rencana Proyek Rencana proyek akan menggali lebih dalam untuk aktivitas dalam fase pengembangan, pembagian task dan pengelompokan nya dalam work breakdown structure (WBS), estimasi jadwal dan durasi pelaksanaan serta dan atau penanggung jawab task tersebut. WBS adalah penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hirarkis, di mana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing.

WBS WBS berbentuk struktur pohon yang menunjukkan bagian dari pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Prinsip dasar menjalankan WBS adalah sbb : Aturan 100% Hubungan antar bagian yang eksklusif. Rencanakan hasil yang akan dicapai, bukan pelaksanaannya. Tingkatan detail.

Estimasi Kemampuan melakukan estimasi secara akurat merupakan keahlian yang sangat berharga dalam manajemen proyek. Alasan mengapa estimasi harus dilakukan ; 1. Estimasi menentukan perencanaan dalam mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai dengan kesepakatan sehingga pada akhirnya menentukan penilaian orang lain terhadap kehandalan dan kompetensi Anda sebagai manajer proyek. 2. Estimasi juga menentukan perhitungan biaya pelaksanaan proyek yang pada akhirnya menentukan nilai jual proyek, sehingga hal ini menentukan profitabilitas proyek.

Contoh WBS Pada intinya WBS adalah merencanakan pekerjaan yang harus dilakukan, lalu melakukan penguraian, menentukan estimasi dari durasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap task yang telah disusun dan jadwal pelaksanaannya. Contoh WBS untuk proyek Unilever. Proyek SI harus selalu berpedoman pada siklus hidup pengembangan software.

Rencana Sumberdaya Manusia Dalam fase perencanaan sebaiknya tim sudah solid dan tidak ada penyusunan ulang lagi terutama dalam hal organisasi proyek dan pelaksanaan proyek. Jika personal pelaksana suatu task diganti oleh orang lain yang tidak memiliki keahlian yang setingkat dengan yang digantikannya, maka durasi task yang sudah dialokasikan bisa saja tidak sesuai saja. Keterangan posisi dan tanggung jawab tim proyek bis dilhat di www.ePMbook.com

Rencana Keuangan Suatu proyek pasti memerlukan dukungan keuangan, baik proyek untuk kepentingan internal perusahaan maupun proyek milik klien. Jika proyek internal, biasanya sudah dianggarkan dalam perusahaan, tinggal bagaimana manajer proyek mengelolanya. Jika proyek yang dilaksanakan untuk pihak lain atau klien, tentunya mengacu pada nilai proyek yang telah disepakati dalam kontrak.

4. Rencana Kualitas Sebuah proyek akan menghasilkan deriverables sebagaimana yang telah ditentukan dalam project charter. Deliverables ini yang harus memenuhi kriteria kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek. Contoh Project Charter untuk Proyek Unilever.

4. Rencana Kualitas (lanjutan) Untuk menyusun rencana kualitas, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Definisikan kualitas yang diharapkan dari deriverables proyek. 2. Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan standar pencapaiannya. 3. Definisikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualitas. 4. Deskripsikan quality assurance dan cara melakukan kontrol kualitas.

5. Rencana Risiko Penyusunan rencana risiko adalah menentukan langkah antisipasi untuk risiko yang sudah teridentifikasi sebelumnya. Yang menjadi sumber terjadinya risiko baik kecil maupun besar : Komunikasi Lingkup proyek yang tidak didefinisikan dengan baik, sehingga proyek berjalan tidak sesuai dengan arah yang diharapkan. Jadwal dan anggaran yang tidak realistis.

6. Rencana Penerimaan Penerimaan dapat didefinisikan sebagai persetujuan dari klien bahwa deliverables proyek sudah sesuai dengan kriteria kualitas yang disepakati dan berdasarkan batasan-batasan proyek yaitu waktu penyelesaian, lingkup proyek dan biaya yang digunakan.

7. Rencana Komunikasi Rencana komunikasi berisi berbagai informasi yang harus disampaikan kepada seluruh stakeholder proyek agar mereka tetap mendapatkan status dari proyek yang sedang dilaksanakan. Rencana Komunikasi terdiri atas : Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian stakeholder proyek. Jadwal distribusi informasi, metode komunikasi yang digunakan dan bagaimana atau dalam bentuk apa informasi disampaikan. Daftar personel yang dilibatkan dalam penyediaan informasi. Proses yang mengatue komunikasi, bagaimana komunikasi dikumpulkan, dikelola dan didistribusikan.

8. Rencana Pengadaan Anda memerlukan rencana pengadaan jika dalam proyek diperlukan harware, alat-alat khusus, consumables, atau juga jasa tertentu, baik untuk menunjang kelancaran proyek maupun merupakan bagian deliverables.

Rencana Pengadaan (lanjutan) Rencana pengadaan berisi al : 1. Rincian pruduk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detail dari spesifikasi teknis. 2. Sertakan informasi mengenai ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih ada. 3. Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi penambahan. 4. Perlu tidaknya tender untuk pengadaan ini. 5. Jika ada vendor yang direkomendasikan, sertakan juga informasi tentang latar belakang yang mendukung rekomendasi ini, seperti ketepatan waktu, layanan, dan dukungan ataupun reputasinya.

9. Tinjauan Perencanaan Proyek. Dalam berbagai pengalaman, perencanaan tetap memerlukan revisi, karena situasi dan kondisi selama pelaksanaan proyek selalu berubah.

TUGAS KELOMPOK Buat WBS Buat Penugasan Tim Proyek Buat Jadwal Proyek

TERIMA KASIH