Standard Operating Procedures

Istilah Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

SOP: asal usul SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang

Definisi International Conference on Harmonisation (ICH) “Detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”

Definisi Rudi M Tambunan: SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis

Untuk siapa SOP dibuat? SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb

Kapan SOP disusun? SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial. Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun? Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Siapa yang menyusun SOP? Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas: Penulis SOP (author) Pelaksana di lapangan (employee) Pengawas lapangan (supervisor) Atasan pengawas (manager)

Persiapan SOP SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Diagram atau alur kerja (flow chart) Bentuk SOP Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)

Standard Operating Procedures: Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen

Organisasi Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)

Tagline Organisasi ideal: (dari berbagai sumber) Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal yang belum dikenalnya Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana Organisasi akan dibawa Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih pendek dari Visi

Tagline Continued: Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures Conclusion I: SOP adalah operasional day by day dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi

Planning & decision making Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam Organisasi untuk Mewujudkan Visi Dituangkan dalam Prosedur yang dibakukan melalui SOP Planning & decision making Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal Controlling Leading Organizing Fungsi-fungsi Manajemen Tujuan Organisasi Efektif Efisien Aktivitas Operasi Menjalankan Misi Mewujudkan Visi

Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)

Standard Operating Procedures: dalam Kerangka Sistem Mutu

Pengertian Mutu Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, estetika dan sebagainya Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The totality of characteristics of an entity that bear on its ability to satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “

Tagline untuk Mutu Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan (customer need) Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten. Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements” No less – no more

Manajemen Mutu Menurut standard internasional ISO 8402: Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check, and Act

Sistem Mutu Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) didefinisikan sebagai : “The organisation structure, procedures, processes and resources needed to implement quality management.” (Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)

Dokumentasi dalam Sistem Mutu Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu

Tagline SOP dalam Mutu SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip: “Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”

Dokumentasi yang efektif haruslah : Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi dalam lingkup sistem mutu. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh organisasi. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.

Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja lebih efektif dan produktif. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat berlanjut efektif selama periode dimana orang yang bertanggung jawab tidak ditempat. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya. “SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”

Menyusun SOP yang Efektif

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker) mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah: SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi Memenuhi kriteria manual SOP Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

7 Kriteria Manual SOP Specific Lengkap prosedur Jelas dan mudah dipahami Layak Terap (Applicable) Controllable Layak Audit Layak Ubah (Changeable and flexible)

Spesifik Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasi Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat

Lengkap prosedur Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan

Jelas dan Mudah Dapat dicerna dengan baik Tidak menimbulkan banyak tafsiran

Layak Terap Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi

Controllable Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi

Layak Ubah Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP Hambatan Organisasional (aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi) Hambatan Operasional Karaktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar)

Cont’d Hambatan Manajerial Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan Manajerial, Hambatan Personal Tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki Kepentingan Pribadi

Tips Selalu bayangkan siapa pengguna SOP Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan” Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan

Cont’d Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif Buat draft terlebih dahulu Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Cont’d Panjang vs Pendek Panjang: Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah Pendek: Bersihkan kotoran dan noda dari mesin a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

Cont’d Jelas vs Tidak Jelas Tidak jelas: Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi Jelas: Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi

Cont’d Bertele-tele vs Ringkas Bertele-tele: Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya Ringkas: Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

Tingkat Rincian Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart

Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir Dokumen: Multidokumen Kegiatan Manual Data: Input Manual: Kartu: Mulai Decision: Proses : Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector

Simbol,Bagan Arus Kegiatan Rincian prosedur Tampilan Penghubung Penggabungan Arsip Tetap Pemaduan Sortir Delay Penguraian Arsip sementara Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

Simbol Bagan Arus Penyimpanan Pita tertanda: Data tersimpan/Stored Data Disket Magnetik Penyimpanan Internal Disrect Acces Storage Sequential Acces Storage

Terima kasih atas perhatiannya