KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA BAHAN TAYANG DIKLATPIM TINGKAT IV Maryanto

VISUALISASI KERJASAMA

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah nengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu: Memahami pentingnya koordinasi dan hubungan kerja. Mengaplikasikan prinsip dan teknik koordinasi dan hubungan kerja.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami: Pengertian koordinasi dan hubungan kerja Jenis-jenis koordinasi Teknik komunikasi Teknik koordinasi dan hubungan kerja

PENGERTIAN KOORDINASI William H. Nelwan In Administration, coordination deals with synchronizing and unifiying the action of group of people. George R. Terry Coordination is the orderly synchronizing of efforts to provide the proper amount, timing and direction resulting in harmonious and unified action to stated objectives.

James A. F. Stoner Coordination is the process of integrating the activities and objectives of the separate unit of an organization in order to efficiently achieve organizational goal.

Koordinasi menurut UUD 45 Koordinasi adalah bekerja bersama-sama seerat-eratnya di bawah seorang pemimpin. Lembaga Administrasi Negara Koordinasi pada hakikatnya merupakan upaya memadukan / mengintegrasikan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Kata Kunci Koordinasi Sinkronisasi / harmonisasi / keselarasan Kegiatan/usaha Tujuan Organisasi Efisien Sinergi Peluang

PENGERTIAN HUBUNGAN KERJA Hubungan kerja dapat diartikan sebagai hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau individu-individu baik antara mereka di dalam organisasi maupun antara mereka dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

Contoh Aktivitas yang dikoordinasikan Invenraisasi BMN Penerimaan Pajak Penangkapan Penyelundupan Pengendalian Produk Investasi Penyusunan / Pencairan APBN Pengelolaan Dana Perimbangan Pengelolaan Utang Penyusunan DIPA Penyusunan LKPP Implementasi Reformasi Birokrasi Pengembangan Organisasi Penyusunan SOP Pengembangan SDM Penanganan Investasi Bodong Investasi Pemerintah Pelaksanaan e-learning Penyusunan Renstra Penyusunan IKU Dsb.

Mary Parker Follet “Coordination is the Central Core of Management” Horald Koontz “Coordination is the essence of Managership”

MACAM-MACAM HUBUNGAN KERJA Hubungan kerja vertikal Hubungan kerja horizontal Hubungan kerja diagonal Hubungan kerja fungsional Hubungan kerja informatif Hubungan kerja konsultatif Hubungan kerja direktif Hubungan kerja koordinatif

MACAM-MACAM KOORDINASI Koordinasi hierarkhis (koordinasi vertikal) Koordinasi fungsional horizontal Koordinasi diagonal Koordinasi teritorial

FUNGSI MANAJEMEN Fungsi Organik . Perencanaan . Pelaksanaan . Pengendalian 2. Fungsi non organik

TUJUAN HUBUNGAN KERJA Mewujudkan kemudahan Menumbuhkan semangat saling membantu TUJUAN KOORDINASI Efisiensi Sinergi Menciptakan peluang

PEMBAGIAN TUGAS Departementalisasi, berdasarkan: Fungsi Produk Wilayah Langganan Proses Waktu Pelayanan Alpa Numerik Spesialisasi

TUGAS KELOMPOK Identifikasi masalah-masalah koordinasi eksternal dalam praktek 2. Apa solusinya 3. Presentasi

BAHAYA DALAM PEMBAGIAN TUGAS Bekerja berdasarkan persepsi dan kepentingan masing-masing

MENGKOORDINASIKAN PERBEDAAN: Tujuan organisasi Komunikasi Masing-masing unit / individu memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi

FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN KEBUTUHAN KOORDINASI Tingkat Ketergantungan a. Ketergantungan yang dikelompokkan b. Ketergantungan Sekuensial c. ketergantungantimbal balik Unit pengendali Unit pengendali Unit pengendali

2. Faktor lain yang mempengaruhi intensitas koordinasi Waktu Tingkat stabilitas lingkungan Sumber daya yang tersedia Tingkat Prestasi kerja yang ditetapkan.

INDIKATOR TERJADINYA KOORDINASI (modul) Setiap pejabat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansinya. Setiap instansi mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab instansi lain. Semua instansi yang mengkoordinir tahu kepada siapa harus bertanggung jawab / melapor. Setiap instansi harus menyadari akan adanya saling ketergantungan.

INDIKATOR TERJADINYA KOORDINASI (Fayol) Kerjasama yang serasi Bagian Gudang mengetahui apa yang dibutuhkan unit lain. Bagian Pemeliharaan menjaga kondisi pabrik dan peralatan. Bagian Keuangan menyediakan dana / modal yang diperlukan. Bagian Keamanan menjaga barang-barang / kekayaan perusahaan dan menjaga para pegawai dengan baik. Setiap pekerjaan dikerjakan dengan urutan yang benar dan pasti. Adanya instruksi yang pasti. Adanya rencana kerja yang up to date.

GEJALA (SYMTOMPS) KURANGNYA KOORDINASI Transit terlalu lama di bandara Tidak akuratnya jadwal kegiatan Menunggu terlalu lama kedatangan boss Adanya pekerjaan / kewengan yang sama Adanya pengulangan pencatatan data / informasi Penundaan / pembatalan suatu kegiatan Penghentian proses yang sedang berjalan Ketidak cocokan kegiatan satu dengan lainnya Keputusan yang salah karena kurangnya informasi

GEJALA (SYMTOMPS) KURANGNYA KOORDINASI Tidak jelasnya tujuan Tidak pahamnya pegawai akan tujuan organisasi Terdapat kegiatan yang tidak sesuai Adanya perintah yang overlap Kurang seimbangnya kewenangan dg tanggung jawab Kurang seimbangnya beban kerja Struktur organisasi yang terlalu besar Kurang sesuainya tugas dengan kemampuan Dsb

Penundaan / pembatalan Duplikasi / overlap Ketidak pastian (confusion) GEJALA KUNCI KURANGNYA KOORDINASI Penundaan / pembatalan Duplikasi / overlap Ketidak pastian (confusion) Ketidak cocokan Tidak adanya data

PENYEBAB KURANGNYA KOORDINASI Perbedaan orientasi dalam pencapaian tujuan. Perbedaan orientasi waktu. Perbedaan orientasi antar pribadi Perbedaan formalitas struktur.

PENDEKATAN UNTUK MENGATASI MASALAH KOORDINASI Menggunakan Teknik Dasar Manajemen: a. menggunakan hirarki manajerial. b. mengacu peraturan, dan prosedur. c. mengacu pada rencana dan sasaran. 2. Meningkatkan Koordinasi Potensial a. meningkatkan sistem informasi vertikal b. meningkatkan hubungan lateral. 3. Mengurangi kebutuhan Koordinasi a. menambah sumberdaya. b. membentuk unit-unit mandiri.

PENDEKATAN UNTUK MENGATASI MASALAH KOORDINASI (Lanjutan) Standardisasi Standarisasi kemampuan / profesional ---(Birokrasi) Standarisasi prosedur --- (Birokrasi) Standarisasi norma --- (Misi) Standarisasi input --- (Teknik) Standarisasi sarana prasarana (Teknik) Penyesuaian / kolaborasi --- (Keterkaitan) Supervisi langsung --- (Organisasi sederhana) Standarisasi output (Divisi-divisi)

TEKNIK KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA A.I.C. Pendekatan AIC (oleh Kurt Lewin dan Dr.William E.Smith), merupakan suatu proses koordinasi dan hubungan kerja dari bawah (bottom up coordination). A = Appreciation yaitu proses menghargai ide orang lain (Misal dengan sumbang saran). I = influent, yaitu proses persuasi (dialog, diskusi, penjelaskan dsb). C = Control, yaitu pengendalian atasan dalam proses mencapai kesepakatan.

KOORDINASI DENGAN TEKNIK A.I.C. Rapat perencanaan Perbaikan pasar. Kondisi Sekarang Kondisi Ideal (harapan) Faktor Pendukung Strategi Kegiatan Stakeholders Pasar tradisiona di desa kurang diminati masyarakat Terciptanya kondisi pasar tradisional yang menyenang-kan Tersedia-nya dana. Meningkat-nya daya beli masyarakt Dukungan pimpinan Merenovasi kondisi pasar sesuai dengan harapan masyarakat dan pedagang. Inventarisa-si dan analisis keinginan masyarakat dan keinginan pedagang Membuat blueprint pasar Membangun pasar Persatuan Pedagang Dinas Pasar Pemborong Keamanan

TERIMA KASIH