DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011 POLA KERJA TERPADU DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS SETELAH MENGIKUTI DIKLAT INI PESERTA MAMPU : Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; Menjelaskan Pengertian Pkt; Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi; Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt; Menjelaskan Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan Sasaran; Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran; Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran; Menjelaskan Teknik Pengendalian Kegiatan.

MANFAAT PEMBELAJARAN PKT PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU, BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.

POKOK & SUB POKOK BAHASAN Pengertian PKT Unsur Dan Prinsip PKT SUB POKOK BAHASAN A. Pengertian PKT; B. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi; C. Sasaran; D. Kegiatan Mewujudkan Sasaran; Pokok Kerja; …….

Sub Pokok Bahasan …… Matrik Rincian Kerja; Uraian Paket Kerja; Rekapitulasi Biaya; Penjadwalan; Pengendalian; Kebersamaan, Transparansi, Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab, Koordinasi, Komunikasi, Motivasi Dan Waskat.

PENGERTIAN MANAJEMEN MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN, MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA. UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.

PENTINGNYA “RENCANA” DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN-KEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA; MEMBANTU ……..

Pentingnya …….. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI : APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN; APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN, SASARAN DAN TARGET); APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA, SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA); SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN; BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM, PROSEDUR, TEKNIK-2 DLL)

TUJUAN POLA KERJA TERPADU MENINGKATKAN PENGETAHUAN, KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA; MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT, BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA; MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI;

BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING-2 Tujuan ……… MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG, PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT; MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU; MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN, PENYELE-WENGAN, PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI. BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING-2

PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANG-ORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG GUGAT, PENANGGUNG JAWAB, DLL)

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen), TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. : 1. MENENTUKAN MASALAH; 2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN; 3. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF; 4. MENCOBA PENYELESAIAN.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

UNSUR – UNSUR PKT Manusia Dan Analitika; Sasaran; Kegiatan Mewujudkan Pokok Kerja; Matriks Rincian Kerja; Uraian Paket Kerja; Rekapitulasi Biaya; Penjadwalan; Pengendalian.

10 – PRINSIP PKT 1. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN, PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT; 2. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN, KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN; 3. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT; 4. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA; 5. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN;

Prinsip …… 6. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN; 7. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2; 8. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA; 9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI; 10.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

PENTAHAPAN PKT Memilih Sasaran; Menetapkan Sasaran; SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5 TAHAPAN, MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” , YAITU : Memilih Sasaran; Menetapkan Sasaran; Memvalidasikan Sasaran; Mewujudkan Sasaran; Mengendalikan Kegiatan. KERANGKA PIKIR PKT

1. MEMILIH SASARAN ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis), Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.

Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI, MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI, DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM, PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 JAM, DST.

Teknik Kedua (Analisis Situasi) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat); Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat; Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.

TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF); 2. MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF); 3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah); MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran); MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon Alternatif).

POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat; Dimulai dengan “Masalah Utama”, Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat; Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja, Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut, Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang. Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO MASALAH U S G TOTAL 1 2 3 4 MASALAH I MASALAH II MASALAH III MASALAH IV 5 12 15 13 11

POHON MASALAH a b c d a b c d INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Masalah Utama (1) (MU) (HASIL USG) Sebab (2) a b c d (MP) KURANGNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA. (3) a b c d (MS) PENDIDIKAN FORMAL PEG. TDK SESUAI BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN KURANGNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1 PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4 MPD MSD

POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif, Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika - Maka, Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.

POHON SASARAN d a b c a b c d TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL (1) d Sebab (2) a b c TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. LAINNYA. (3) a b c d TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) ALTERNATIF SASARAN TAPISAN EFEKTIVITAS EFISIEN KEMUDAHAN TOTAL PILIHAN TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 5 3 11 14 12 10 1 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.

POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIF-ALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

POHON ALTERNATIF TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL (1) TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL (2) (Sasaran Utama) (3) TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN (SPD) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKAN LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN)

PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) ALTERNATIF SASARAN TAPISAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHAN MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 3 5 2 10 12 11 1 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Diskusi-2

2. MENETAPKAN SASARAN SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan …… SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan …… SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH : Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

Contoh “Sasaran Khusus” : Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.

SASARAN UMUM SASARAN KHUSUS DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) TARGET (HASIL) KEGIATANNYA TEMPAT KEGIATANNYA WAKTU BIAYA ( BERAPA), SUMBER BIAYANYA; PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) KERJASAMANYA (KALAU ADA). PERUBAHAN DARI (KRITERIA SUDAH JELAS) BIAYA (BERAPA),

PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN KRITERIA Tersedianya …..HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan); Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) ; Di …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta); Selama …..WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001); Biaya …….Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. 7.000.000,00 Biaya Berasal dari …….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. 2001), Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI); Bekerjasama dengan …….. KALAU ADA.

(CONTOH) SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI. Contoh

3. MEMVALIDASIKAN SASARAN VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA, BAHAN, METODE, ORGANISASI, PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN; SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF; ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. : MATRIK RINCIAN KERJA (MRK); URAIAN PAKET KERJA (PK); PENJADWALAN.

1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan, Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian), Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA). POKOK AKHIR & SUMBER DAYA SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA ( MRK ) Contoh

PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Sasaran Ditulis Lengkap, Dengan Menggunakan Awalan “ Ter ….. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.

Lanjutan …… Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran, Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an“ atau “Pe …. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses.

Lanjutan …… Menetapkan Pokok Kerja, terdiri dari : Persiapan; Pelaksanaan; Pengendalian. Menetapkan Pokok Akhir, (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan). Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan, Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir; Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe ….. An “.

Lanjutan …… Menetapkan Penanggung Jawab, Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural, Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir; ……

Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir, Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang. Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir, Yaitu PK1, PK2, PK3, PK4…s/d PKn. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK) (Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007) Contoh Diskusi-3

2) URAIAN PAKET KERJA (UPK) Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb. : PK No : …… Penyelesaian : ….Hari/Tgl….sd Tgl….. Pokok Akhir : ……………………….. Penanggung Gugat : ………………………… No. Uraian Kerja Penanggung Jawab Waktu Biaya Jumlah =

(Keterangan Matriks Paket Kerja) PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait; Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK; Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan;

Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya; (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab); Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan- nya Secara Berurutan Dengan Jelas;

Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK; Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK; Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Jml Biaya Dari Seluruh Pk, Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran.

Kabag Humas & Publikasi PK . No. : 1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.16 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 Membuat konsep srt perintah kerja Tim Ka.Subag.Humas 1 hari - 2 Mengetik surat perintah kerja Tim Agustriani 3 Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Kabag Humas & Publikasi 4 Menandatangani SPK Tim Sekretaris Ut.LAN 5 Menggandakan & Mengagendakan SPK Indrawati Rp. 25.000,- 6 Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Wakimin 4 hari 7 Memimpin Rapat Tim 8 Menyiapkan Snack 20 org x Rp.10.000,- 5 hari Rp. 200.000,- 9 Menyelesaikan Administrasi Keuangan Bendahara 15 hari JUMLAH 7 orang 15 Hari Rp. 225.000,- CONTOH

Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA PK . No. : 2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 15 s/d. 26 Mei ’07 No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA 1 Membuat format rancangan program Kasubag Humas 1 hari 2 Mengetik konsep Rancangan Alamsyah Rp. 150.000,- 3 Menyiapkan bahan penggandaan 2 hari 4 Mengundang Tim Pengembangan Kabag Humas& Publikasi 5 hari 5 Menyiapkan snack 20 org x rp.10.000,- agustriani Rp. 200.000,- 6 Menyempurnakan Ren. Mjadi Ran.Kerja 3 hari 7 Mengajukan Ran. Kerja kpd Sek.Utm LAN Kabag Humas & Publikasi 8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. Kerja 7 hari 9 Menyelesaikan Adm. Keuangan Bendahara 25 hari JUMLAH 5 orang 25Hari Rp. 350.000,- CONTOH

REKAPITULASI PA & BIAYA CONTOH No Pokok Akhir Biaya 1 Pembentukan Tim Kerja Rp. 225.000,- 2 Penyusunan Rencana Kerja Rp. 350.000,- 3 Pengajuan Anggaran Rp. - 4 Pengumpulan bahan referensi Rp. 1.200.000,- 5 Pembahasan materi Rp. 600.000,- 6 Pengetikan Draft Rp. 500.000,- 7 Pencetakan Rp. 3.100.000,- 8 Pendistribusian Rp. 75.000,- 9 Pemantauan Rp. - 10 Penilaian Rp. 200.000,- 11 pelaporan Rp. 1.000.000,- JUMLAH = Rp. 7.050.000,-

3) Penjadualan Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai; Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut: Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan, Jam, Hari, Minggu, Bulan, Triwulan, Semester Atau Tahun.

Penjadualan CONTOH No WAKTU POKOK AKHIR TAHUN 2007 Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nov 1 Pembentukan Tim Kerja 2 Penyusunan Rencana Kerja 3 Pengajuan Anggaran 4 Pengumpulan Bahan Referensi 5 Pembahasan Materi 6 Pengetikan Draft 7 Pencetakan 8 Pendistribusian 9 Pemantauan 10 Penilaian 11 Pelaporan

4. MEWUJUDKAN SASARAN MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu, Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya, Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya;

Mewujudkan ……. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. Motive Merupakan Pembangkit, Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu; PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif.

PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA : Adanya Kebutuhan Internal; Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan; Adanya Pelaksanaan Pemuasan Kebutuhan Organisasi.

TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT - TINGKAT).

MENURUT A.H.MASLOW (MOTIVATION AND PERSONALITY) JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA : 1. Kebutuhan Fisik (Physical Needs) 2. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs) 3. Kebutuhan Sosial (Social Needs) 4. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Perwujudan Diri (Self Actualization Needs).

TUJUAN MOTIVASI Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi; Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja; Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan; Menngkatkan produktivitas kerja; menjamin terwujudnya sasarn organisasi.

PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN; KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR; KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH; ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.

5. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan, Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina), Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi Kesalahan, Penyimpangan, Ketidak Sesuaian Dengan Rencana, Dan Berusaha Membetulkan Kesalahan Jika Terjadi Dalam Pelaksanaan

TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN, AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS, HASIL KEGIATAN DIUKUR, DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT; DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD.

LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN 1. Menetapkan Sasaran Hasil Kerja; 2. Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan; 3. Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan; 4. Mengambil Tindakan Korektif; 5. Membangun Sistem Balikan. SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU, WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA, BAHAN DAN BIAYA.

FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN Periode Laporan : ………………………………. Instansi : ………………………………. A KEGIATAN YG DIJA- DIKAN TARGET B TITIK KONTROL C KEGIATAN & JDWL UKUR- AN KEMAJUAN D PENYIM -PANGAN E TNGG. JWB KOREKSI POKOK AKHIR STANDARD KEMAJUAN (SK) I II III IV V VI REALISASI ( R ) ……………………. SK R

KETERANGAN TABEL LAP.DAL. KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir, Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja, Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan, Penilaian Dan Pelaporan). KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk), Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.

Keterangan …… KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting, Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal Tersebut, Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan. KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar, Mengapa Terjadi Penyimpangan, Siapa Penanggung Jawabnya, Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.

Keterangan …….. KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya. Diskusi-4

SELAMAT BERPRESTASI

MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO MASALAH U S G TOTAL 1 2 3 4 Kurangnya Koordinasi Ant. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Humas; Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan; Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Lainnya. 5 12 14 10

MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO MASALAH U S G TOTAL 1 2 3 4 Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri 5 12 13 11 10