PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA UNTUK MENDUKUNG KEBUTUHAN BISNIS PERUSAHAAN Oleh: Juli Haryono

Latar Belakang : Peran pengelolaan SDM kini tak lagi jadi dominasi manager SDM, karena mulai banyak perusahaan yang menerapkan pendelegasian fungsi manajemen SDM kepada manager fungsional Setiap kegiatan yang melibatkan kerja tim adalah suatu proses pengelolaan SDM. Setiap pemimpin otomatis melakukan matching people to jobs, managing performance, coaching & counseling, rewarding, hingga firing dalam setiap tugasnya. Pada dasarnya setiap manager juga merupakan manager SDM karena mereka pasti memiliki anak buah yang harus dikelola.

Latar Belakang (1): Secara konsep SDM, para manager non-SDM seharusnya juga bisa memainkan peranan sebagai manager SDM. Orang-orang SDM kini diarahkan untuk menjadi mitra bisnis bagi Perusahaan: pengelola SDM akan mendukung kebutuhan bisnis dengan tren ke depan dalam dunia kerja. Manager SDM akan lebih berkonsentrasi untuk melihat perkembangan perusahaan ke depan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Manager SDM berfungsi sebagai agen perubahan yang memberikan saran kepada perusahaan mengenai langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan.

Latar Belakang (2): Kiat-kiat untuk mengkondisikan perubahan manager non-SDM sebagai manager SDM: Perlunya diberikan pelatihan ketenagakerjaan bagi para manager Pemberian modul SDM untuk manager non-SDM yang didalamnya berisikan: modul tentang motivasi, disiplin, rekrutmen, pengembangan dan manajemen konflik. Diberikannya pelatihan performance management (setiap tahun) agar dalam proses performance review dilakukan secara benar. Membekali setiap manager Non-SDM dengan keterampilan pelatihan.

Latar Belakang (3): Memberikan sarana pendukung berupa Personnel Manual yang berisikan: prosedur Karyawan, seperti pengobatan, klaim medikal, koperasi, pensiun dan jamsostek. Dilakukannya HR-Audit oleh bagian SDM ke setiap departemen, cabang atau bagian lain di Perusahaan untuk memastikan bahwa setiap manager memenuhi standar SDM yang diharapkan

Definisi Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan sumberdaya manusia disebut Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) meliputi analisis, perancangan dan evaluasi jabatan, rekrutasi, seleksi, penempatan dan orientasi, penilaian prestasi, kompensasi, pelatihan dan pengembangan karir dan audit SDM dengan tujuan dapat membangun dan menjamin kontinuitas kesetersediaan tenaga kerja yang profesional (memiliki Intergritas, proaktif, ketrampilan dan pengalaman yang memadai, handal/mental yang kuat) yang mampu menciptakan efisiensi, efektivitas, produktivitas dan nilai perusahaan.

Ruang Lingkup Tugas (1) Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan Kebutuhan karyawan dan Suplai Analisa Rencana Pengadaan Internal Analisa Rencana Pengadaan Eksternal Rencana Fisik vs Proyeksi Kebutuhan Perusahaan Penyelarasan proyeksi kebutuhan vs analisa rencana pengadaan serta analisa activity plan Inventori Tenaga Unggul (Kader) Pendataan karyawan Grade Tertinggi di tiap Bidang dan Golongan Pendataan Spesialisasi Teknis Karyawan dan Kemampuan Manajerial Rencana bagan penggantian (mempersiapkan calon pengganti potensial)

Ruang Lingkup Tugas (2) Penyajian Data Analisa Tiap Pekerjaan Memberikan informasi tentang Lingkup Pekerjaan tiap Pemangku Jabatan Menerangkan mengenai Kewajiban, Tugas dan hubungan Tanggung Jawab Menetapkan Standar Minimum yang menjadi Sasaran dari usaha Karyawan dan merupakan Ukuran Keberhasilan suatu Pekerjaan Menetapkan Syarat Kualifikasi Minimal tentang Kehandalan bagi setiap Pemangku Jabatan

Ruang Lingkup Tugas (3) Rekuitmen, Seleksi, Orientasi dan Pelatihan Menyeleksi karyawan Potensial dan Kompeten agar memperoleh Orang-orang terbaik untuk mengisi posisi yang dibutuhkan Memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang kompeten melalui persaingan yang sehat    Menjaga agar semua karyawan perusahaan tetap memilki standar kualifikasi yang  unggul. Pengenalan tentang Organisasi, Fungsi, Orang dan Tugas-tugasnya Pengenalan tentang Norma, Peraturan dan Nilai-nilai Organisasi Menyelaraskan keahlian, Pengetahuan dan Sikap Individu agar sejalan dengan kebutuhan Perusahaan yang terus berkembang 

Ruang Lingkup Tugas (4) Remunerasi Merencanakan Struktur Upah, Tunjangan Pelengkap dan menentukan waktu pelaksanaan pembayaran Upah / gaji Menerapkan Basis pengupahan berdasarkan Kepangkatan dan Golongan Menggunakan prinsip Kesetaraan dan Sebanding dengan  Perusahaan lain yang sejenis Menyesuaikan dengan Peraturan Pemerintah dan Perundang- undangan

Ruang Lingkup Tugas (5) Pengembangan Karir Perencanaan Karier Dalam Organisasi Menciptakan satu rangkaian tahap peralanan kerja yang tertata baik Mengantisipasi kebutuhan Organisasi (Jumlah, waktu, pangkat dan golongan) Perencanaan Karier Individu Mendorong pengembangan Karyawan berdasarkan Masa Kerja, minimum pendidikan dan pelatihan, peluang Kepangkatan dan Golongan

Ruang Lingkup Tugas (6) Penilaian Kinerja Menentukan standar dan ukuran penilaian untuk setiap aktifitas pekerjaan Menentukan Teknik dan Evaluasi Penilaian Membuat Data Laporan yang akurat berkenaan dengan Perilaku dan Kinerja karyawan Memfasilitasi alat bantu untuk para Pimpinan dalam program pengembangan Kinerja Karyawan

Ruang Lingkup Tugas (7) Penerapan Disiplin Men-sosialisasikan Aturan Kedisiplinan pada seluruh Karyawan Menerapkan aturan perusahaan tentang Kedisiplinan Memastikan bahwa Perilaku Karyawan terpelihara sesuai Aturan Perusahaan Mengangkat Moral Kerja dan Efektifitas Kerja Membangun Budaya – Good Corporate Governance

Ruang Lingkup Tugas (8) Internal Community Relations Employee Communication : Menekan sekecil mungkin Potensi Ketidakpuasan Karyawan terhadap Manajemen dengan Membangun (Program Interaksi Sosial, Program Partisipatif, Program penguatan Kelembagaan Ikatan Karyawan) Employee Mobilization : Membina agar Karyawan bekerja sepenuh hati sesuai imbalan yang telah di terima (melembagakan sistem Kemandoran, Mempertandingkan kinerja) Employee & Familiy Gathering : Membangun Atmosfir dimana Karyawan dan Keluarganya merasa dihargai oleh Perusahaan

Ruang Lingkup Tugas (9) Fasilitas Karyawan Memikat dan Menahan atas Basis jangka Panjang, Program Fasilitas untuk Staf dengan syarat-syarat tertentu : Car Ownership Program (COP) dan Motor Cycle Ownership Program (MCOP) Memenuhi kebutuhan yang Wajar dan Layak untuk Karyawan yang diatur sesuai standard jabatan

Ruang Lingkup Tugas (10) External Community Relations Government Relations Menjalin Hubungan Non-formal dengan Aparat Pemerintah Program Partisipatif untuk membuat Pemerintah setempat merasakan kehadiran Perusahaan sebagai aset daerah yang berkontribusi pada pembangunan daerah Melibatkan diri dalam Forum Ikatan Pengusaha Perkebunan Kemitraan Dengan Masyarakat Sekitar, Melembagakan Sistim Kelompok Petani membentuk KUD yang bermitra dengan perusahaan Melibatkan Pengurus KUD sebagai pengurus Manajemen Plasma Community Development / CSR Membangun Atmosfir dimana Masyarakat sekitar merasa dihargai oleh Perusahaan

Visi dan Misi Departemen SDM (1) Menjadikan Departement dan orang-orang SDM sebagai Mitra Bisnis Perusahaan dan berfungsi sebagai agen perubahan yang mampu memberikan saran kepada perusahaan mengenai langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan perusahaan serta mampu berkonsentrasi melihat dan mengelola SDM sesuai dengan kebutuhan, perkembangan bisnis perusahaan ke depan serta trend dunia kerja

Visi dan Misi Departemen SDM (2) Meningkatkan Pemberdayaan SDM dengan standar kinerja yang tinggi dapat menciptakan Kreatifitas, efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan. Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja dengan keterampilan, kemampuan dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Memiliki Karyawan yang berperilaku baik dan terpelihara sesuai standard dan aturan perusahaan

Rencana Kerja (1) Interprestasi Rencana Strategik dan Rencana Operasional Perusahaan Mengumpulkan dan menganailis informasi SDM secara keseluruhan (Data SDM, Rencana dan kegiatan SDM yang sedang berjalan saat ini dan anggaran yang tersedia, SOP dan Peraturan, kebijakan manajemen, deskripsi dan analisis jabatan, kompensasi dan program perlindungan tenaga Kerja serta sarana dan prasarana kerja) Mengelompokkan Informasi hasil analisis data berdasarkan jumlah dan kualitas SDM (Jumlah normal kebutuhan, bagian/lokasi kerja, pendidikan, keahlian, kreativitas, kompensasi, perilaku, kinerja dsb)

Rencana Kerja (2) Menetapkan standard kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. Menyelaraskan kebijakan manajemen, prosedure, peraturan, keahlian, Pengetahuan dan Sikap Individu dan program-program perlindungan tenaga kerja agar sejalan dengan kebutuhan dan strategi Perusahaan Membuat Estimasi Persediaan/Supply SDM dari Internal dan External. Melakukan revisi/perbaikan atas kekurangan dalam perencanaan yang ada saat ini dalam beberapa alternatif solusi dan mengajukan kepada Direksi

Rencana Kerja (3) Melakukan sosialisasi kepada staff dan karyawan serta melakukan koordinasi dengan bagian-bagian yang terkait dengan kepentingan SDM. Berdasarkan Perencanaan Melaksanakan Fungsi Rekuitmen, Seleksi, Orientasi dan Pelatihan, Remunerasi dan fasilitas, Pengembangan Karir, Penilaian Kinerja, dan melakukan hubungan industrial. Beberapa Perkiraan Hasil Analisa Data sehingga harus dibuat, dilakukan revisi/perbaikan dan dilaksanakan tindakan terhadap : Data Base Karyawan belum baik sehingga tidak tersedia semua informasi yang dibutuhkan.

Rencana Kerja (4) Standar maupun spesifikasi jabatan tidak sesuai dengan tugas/tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh karyawan SOP belum sesuai dengan alur/proses kerja dan tidak terintegrasi dengan departemen/bagian pekerjaan lainnya Administrasi dan pelaporan program perlindungan tenaga kerja (jamsostek/pensiun) belum dibuat atau belum sesuai peraturan perundangan yang berlaku Administrasi dan Dokumen Peraturan, Perijinan dan Transaksi Hubungan Kerja belum belum tersedia atau perlu penyempurnaan

Rencana Kerja (5) Program pelatihan, pengembangan, penilaian kerja belum sesuai kebutuhan Jumlah maupun kualitas SDM belum memenuhi standar kebutuhan minimal saat ini Estimasi Kebutuhan tenaga belum sinkron dengan rencana pengembangan perusahaan. Dan lain-lain berdasarkan temuan hasil pengumpulan dan analisis data

Terima Kasih Semoga Memberikan Manfaat Dalam Rangka Mewujudkan Departement dan Orang-orang SDM sebagai Mitra Bisnis Perusahaan