MENGELOLA OPERASI, KUALITAS & PRODUKTIVITAS BY SUYATMI Sumber : Griffin, 2004

pertanyaan Apa hubungan antara manajemen operasi dengan strategi organisasi secara keseluruhan? Dimana posisi produktivitas dan kualitas dalam hubungan tersebut? Apa saja komponen penting dari system operasi? Bagaimana komponen2 ini dirancang? Apa yang dimaksud dengan kualitas? Mengapa kualitas sangat penting dewasa ini? Apa yang dimaksud dengan produktivitas? Bagaimana produktivitas bisa ditingkatkan? Apakah manajemen operasi paling terkait dengan strategi-strategi level korporasi, strategi2 level bisnis atau strategi2 fungsional? Mengapa dan bagaimana? Bagaimana fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan dari manajemen berhubungan dengan pengelolaan kualitas dan produktivitas? Sejumlah orang berpendapat bahwa kualitas dan produktivitas berhubungan terbalik, jika satu naik, yang lain turun. Bagaimana argument ini bisa dibantah? Sumber : Griffin, 2004

Manajemen operasi (MO) Yaitu sekelompok aktivitas manajerial yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk mengubah sumber daya input menjadi produk, jasa atau keduanya. MO merupakan fungsi inti dari perusahaan MO menciptakan nilai dan membentuk salah satu tipe manfaat atau beberapa tipe sekaligus, tergantung pd sifat dr produk / jasa perusahaan. Sumber : Griffin, 2004

Manufakur dan produksi MANUFAKTUR yaitu suatu bentuk bisnis yang mengkombinasikan dan mengubah sumber daya input menjadi output berwujud yang kemudian dijual kepada pihak lain. Dahulu manufaktur pernah mendominasi industry di AS, maka seluruh area manajemen operasi biasa disebut manajemen produksi 1970-an manufaktur memasuki periode penurunan di AS, karena persaingan dari luar negeri Kemudian muncullah pertumbuhan sector jasa OPERASI JASA : organisasi yang mengubah sumber daya input menjadi output tidak berwujud dan menciptakan manfaat waktu atau tempat bagi konsumen-konsumennya Sumber : Griffin, 2004

PERAN OPERASI DALAM STRATEGI ORGANISASI Manajemen operasi sangat penting bagi organisasi, karena berdampak langsung terhadap faktor-faktor tak berwujud seperti DAYA SAING, KUALITAS, PRODUKTIVITAS, keseluruhan level efektivitas organisasi. Contoh keputusan strategic yg tampak sederhana seperti : Apakah fokus pd kualitas tinggi dgn mengabaikan biaya Apakah biaya serendah mungkin dgn mengabaikan kualitas Atau kombinasi keduanya? Hal itu memiliki banyak implikasi penting. Apakah itu? Kualitas tinggi : memerlukan teknologi canggih, pengendalian ketat atas perancangan produk & spesifikasi bahan baku Strategi kombinasi : teknologi kualitas lebih rendah, tidak perlu memperhatikan desain produk dan spesifikasi bahan baku. Sumber : Griffin, 2004

Perancangan system operasi Bauran Produk-Jasa Yaitu keputusan mengenai produk2/jasa2 apa (atau keduanya) yang akan ditawarkan dan berapa banyak Kapasitas Yaitu jumlah produk, jasa, atau keduanya yang dapat diproduksi oleh sebuah organisasi Faktor penting saat menentukan kapasitas adalah permintaan Fasilitas Yaitu lokasi fisik tempat dimana produk atau jasa diciptakan, disimpan dan didistribusikan Lokasi : posisi fisik atau situs geografis dari fasilitas Keputusan penting menyangkut fasilitas adalah lokasi dan layout Sumber : Griffin, 2004

Pendekatan2 layout fasilitas Layout produk Konfigurasi fisik dari fasilitas yang ditata berbasis produk; digunakan saat satu jenis produk diproduksi dlm jml besar Con. Pabrik PC Dell, jamu sidomuncul Layout proses Konfigurasi fisik dari fasilitas yang ditata berbasis proses; digunakan dalam fasilitas yg menciptakan atau memproses beragam produk Con. Rumah sakit, bengkel mobil Layout posisi tetap Konfiguasi fisik dari fasilitas yg ditata berbasis satu area kerja tunggal; digunakan utk membuat produk2 besar nan kompleks seperti pesawat Con. Pabrik pesawat, kapal laut Layout selular Konfigurasi fisik dari fasilitas yg digunakan saat suatu keluarga produk dpt melalui jalur serupa Con. Area khusus membuat saku. Saku utk kaos, jas, blus & pantalon Sumber : Griffin, 2004

Teknologi organisasi Teknologi : sekelompok proses dan system yang digunakan oleh organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa TEKNOLOGI MANUFAKTUR Otomasi Perancangan pekerjaan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dpt seluruhnya atau hamper seluruhnya dilakukan oleh mesir Komputer teknologi yg mengandalkan computer utk mendesain atau memproduksi produk Robot perangkat buatan yg dapat dilakukan fungsi-fungsi yg biasanya dilakukan oleh manusia BAGAIMANA DENGAN TEKNOLOGI JASA? Sumber : Griffin, 2004

IMPLEMENTASI SISTEM OPERASI MELALUI MANAJEMEN RANTAI SUPLAI Manajemen Rantai suplai (suplay chain management) : proses pengelolaan pengendalian operasi, pengelolaan akuisisi dan pembelian sumber daya, serta pengelolaan persediaan untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas organisasi secara menyeluruh. Tujuan khusus manajemen operasi dlm pengendalian yaitu pengelolaan pembelian & persediaan Sumber : Griffin, 2004

Manajemen pembelian Yaitu pembelian bahan baku dan sumber daya yg diperlukan untuk memproduksi produk dan jasa Membeli terlalu banyak  mengikat modal terlalu besar & menaikkan biaya penyimpanan Membeli terlalu sedikit  kekurangan persediaan & menaikkan biaya pemesanan ulang Sumber : Griffin, 2004

Manajemen persediaan Pengendalian persediaan : pengelolaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi dan produk dalam transit Metode Just In Time (JIT) : system persediaan yang meminta bahan baku produksi tiba tepat pada saat dibutuhkan (just in time) sehingga proses produksi tidak terganggu. Sumber : Griffin, 2004

Type persediaan, tujuan dan sumber pengendalian TIPE TUJUAN SUMBER PENGENDALIAN Bahan baku Menyediakan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk Model dan system pembelian Barang dalam proses Memungkinkan produksi secara keseluruhan dibagi ke dalam tahap2 yg ukurannya dapat dikelola Sistem pengendalian lantai pabrik Barang jadi Menyediakan produk siap jual bagi konsumen dan memungkinkan produksi berlangsung terus menerus secara efisien Sistem penjadwalan produksi level tinggi bersama-sama program pemasaran Produk dalam transit (proses penyaluran) Mendistribusikan produk kepada konsumen Sistem pengendalian transportasi dan distribusi Sumber : Griffin, 2004

Pengelolaan kualitas secara total KUALITAS : Fitur2 dan karakteristik2 dari sebuah produk atau jasa secara keseluruhan yang berpusat pada kemampuan produk atau jasa tersebut dalam memenuhi kebutuhan2 yg telah dinyatakan atau tersirat. Sumber : Griffin, 2004

8 dimensi kualitas KINERJA FITUR KEANDALAN KONFORMA DURABILITAS Karakteristik operasi utama sebuah produk Contoh akselerasi mobil & kejernihan gambar TV FITUR Pelengkap karakteristik2 fungsional dasar sebuah produk Contoh power windows pd mobil KEANDALAN Probabilitas tidak-mal fungsi sepanjang suatu periode tertentu KONFORMA Sejauh mana desain dan karakteristik2 operasi sebuah produk memenuhi standar2 yg telah ditentukan DURABILITAS Ukuran usia produk KEMUDAHAN SERVIS Kecepatan dan kemudahan perbaikan ESTETIKA Tampilan, rasa (sentuhan), rasa (lidah), dan bau dari sebuah produk KUALITAS YG DIRASAKAN Kualitas menurut pandangan konsumen Sumber : Griffin, 2004

Delapan dimensi kualitas tersebut secara umum menjelaskan makna dari kualitas, yang merupakan elemen kesuksesan vital bagi organisasi dewasa ini. Memahami arti dasar dari kualitas aalah langkah awal yang bagus agar mampu mengelola kualitas secara lebih efektif. Sumber : Griffin, 2004

Signifikansi dari kualitas MALCOLM BALDRIGE AWAR Yaitu penghargaan yang dinamakan sesuai nama mantan menteri perdagangan yang memperjuangkan kualitas dalam perekonomian AS, yang diberikan kepada perusahaan-perusahaan yang telah meraih perbaikan luar biasa dalam hal kualitas. Perusahaan pernah menerima penghargaan : MOTOROLA, DIVISI CADILLAC GENERAL MOTORS, AT&T, RITZ-CARLTON Kualitas merupakan factor penting bagi para manajer dan organisasi karena 3 alasan yg sangat spesifik yaitu PERSAINGAN, PRODUKTIVITAS DAN BIAYA Sumber : Griffin, 2004

PERSAINGAN PRODUKTIVITAS BIAYA Kualitas menjadi salah satu isu persaingan paling menonjol dewasa ini Hampir semua perusahaan AS menggunakan kualitas sbg elemen daya saing yg utama PRODUKTIVITAS Kualitas dan produktivitas berhubungan erat Perbaikan kualitas, 3 kejadian akan muncul : 1. jml kecacatan menurun, jml retur menurun 2. sumber daya (bahan baku & SDM) utk pengerjaan ulang menurun 3. karena menjadikan karyawan bertanggungjawab atas kualitas, akan mengurangi kebutuhan akan petugas inspeksi, maka dpt menghasilkan lebih banyak output dgn sedikit input BIAYA Perbaikan kualitas akan menurunkan biaya Kualitas buruk akan menaikkan jml retur, menaikkan biaya garansi, menaikkan jml gugatan, penjualan masa depan bisa hilang karena konsumen kesal Sumber : Griffin, 2004

Manajemen mutu total Kualitas adalah salah satu isu paling penting yg dihadapi organisasi dewasa ini Manajemen mutu total (TQM) adalah upaya komprehensif untuk menaikkan kualitas produk atau jasa organisasi TQM melibatkan 5 dimensi penting dan mesti ditangani secara efektif jika organisasi sungguh2 berniat ingin menaikkan kualitas TQM adalah komitmen strategic dari manajemen puncak untuk mengubah pendekatan bisnis secara menyeluruh dan untuk menjadikan kualitas sebagai factor penuntun dalam semua hal yang dilakukan organisasi Sumber : Griffin, 2004

Keterlibatan karyawan 5 dimensi dasar tqm Komitmen strategik Keterlibatan karyawan Bahan baku Teknologi Metode Peningkatan kualitas Sumber : Griffin, 2004

Perangkat2 & teknik2 tqm BENCHMARKING OUTSORCING KECEPATAN ISO 9000 Adalah proses mempelajari bagaimana perusahaan2 lain melakukan sesuatu dengan kualitas yang luar biasa Contoh Xerox secara rutin membeli mesin fotocopy lain, membongkarnya dan mempejarinya OUTSORCING Adalah proses pengalihan pengerjaan jasa dan operasi kepada perusahaan lain yang mampu melakukannya lebih murah dan atau lebih baik KECEPATAN Yaitu waktu yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengerjakan sesuatu; hal ini dapat ditekannya pada area manapun; termasuk pengembangan, pembuatan, dan pendistribusian produk/jasa ISO 9000 Yaitu sekelompok standar kualitas yang diciptakan oleh internasioanl organization for standardization PENGENDALIAN MUTU STATIS Yaitu sekelompok teknik statistis khusus yang dipakai untuk memonitor kualitas; diantaranya acceptance sampling dan in-process sampling Sumber : Griffin, 2004

MENGELOLA PRODUKTIVITAS PRODUKTIVITAS : ukuran efisiensi ekonomis yg mengikhtisarkan nilai dari output relative terhadap nilai dari input yg dipakai untuk menciptakannya LEVEL2 PRODUKTIVITAS : P. Agregat : level produktivitas total yg dicapai suatu negara P. Total : diraih semua perusahaan dlm industry tertentu P. Perusahaan : diraih sebuah perusahaan individual P. Unit/individu : diraih sebuah unit atau departemen dan oleh seorang pekerja tunggal BENTUK2 PRODUKTIVITAS : P. Faktor total  PRODUKTIVITAS = OUTPUT/INPUT (baca : output dibagi input) P. Tenaga kerja  PTK = OUTPUT/TENAGA KERJA LANGSUNG Sumber : Griffin, 2004

CONTOH Suatu organisasi dapat membuat 100 unit produk tertentu dengan 20 jam- kerja dari tenaga kerja langsung. Indeks produktivitas tenaga kerja perusahaan : 5 (atau 5 unit per jam-kerja) Kini anggaplan efisiensi pekerja meningkat shg jml jam kerja yg sama menghasilkan 120 unit produk. Indeks produktivitas telah meningkat menjadi 6 (atau 6 unit per jam-kerja) Sumber : Griffin, 2004

Meningkatkan produktivitas Bagaimana sebuah perusahaan atau industry meningkatkan produktivitasnya ? Jawab : dengan 2 cara 1. Memperbaiki operasi Dengan cara menambah anggaran R&D; menilai kembali & merenovasi fasilitas2 transformasi; menaikan kecepatan pelayanan (McDonald’s  drive-trought. 2. Meningkatkan keterlibatan karyawan Dengan cara kebebasan menyangkut cara dia melakukan pekerjaan, fleksibilitas tenaga kerja dgn melatih karyawan melakukan beberapa pekerjaan berbeda; balas jasa Sumber : Griffin, 2004