Knowledge Management (KM) Bina Aktivis GKI Kavling Polri 20 September 2008

Agenda Apa itu KM? Mengapa KM itu penting? Bagaimana cara menerapkan KM? Latihan dan diskusi

Apa itu KM? Knowledge Management adalah bagaimana suatu organisasi…  Mengelola pengetahuan yang dimilikinya  Untuk mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

Apa itu KM? Mengelola pengetahuan berarti…  Menciptakan,  Mendokumentasikan,  Membagikan, serta yang paling penting  Menggunakan pengetahuan tersebut

Agenda Apa itu KM? Mengapa KM itu penting? Bagaimana cara menerapkan KM? Latihan dan diskusi

Manfaat-manfaat KM  Menghindari pengulangan kesalahan yang sama  Membagikan hal-hal baik yang bisa dicontoh orang lain  Membudidayakan budaya belajar secara terus-menerus dalam organisasi  Mempererat hubungan antara orang-orang dalam suatu organisasi Mengapa KM itu penting?

Agenda Apa itu KM? Mengapa KM itu penting? Bagaimana cara menerapkan KM? Latihan dan diskusi

Bagaimana cara menerapkan KM? Communities of Practice (CoP)  Menghubungkan orang-orang yang memiliki minat yang sama akan suatu topik tertentu Peer Assist  “Belajar sebelum melakukan” After Action Review (AAR)  “Belajar pada saat melakukan” Retrospects  “Belajar sesudah melakukan”

Bagaimana cara menerapkan KM? Communities of Practice (CoP)  Menghubungkan orang-orang yang memiliki minat yang sama akan suatu topik atau tema tertentu.  Supaya mereka saling berbagi pengetahuan mengenai tema tersebut  Contoh: Klinik kesenian / pemusik (organ, gitar, vokal)

Bagaimana cara menerapkan KM? Peer Assist (“Belajar sebelum melakukan”)  Tim / kelompok yang bekerja dalam suatu proyek / pekerjaan tertentu  Mereka berkonsultasi atau mencari nasehat dari orang-orang lain yang pernah berpengalaman dalam pekerjaan tersebut  Contoh: Panitia Natal 2008 berkonsultasi dengan mantan panitia Natal 2007

Bagaimana cara menerapkan KM? After Action Review (“Belajar pada saat melakukan”)  Dalam perjalanan suatu proyek / pekerjaan, lakukanlah debriefing / evaluasi singkat (15 menit).  Setiap anggota tim berhak berpendapat  Bahaslah empat pertanyaan sederhana Apa yang seharusnya terjadi? Apa yang pada kenyataannya terjadi? Mengapa ada perbedaan antara keduanya? Apa yang bisa kamu pelajari dari pengalaman ini?  Contoh: Evaluasi per rangkaian acara.

Bagaimana cara menerapkan KM? Retrospects (“Belajar sesudah melakukan”)  Segera setelah proyek / pekerjaan sudah selesai, lakukanlah evaluasi dan bahaslah… Apakah tujuan dari acara ini? Apa saja yang sudah kita capai? Apa sajakah hal-hal yang sudah kita lakukan dengan baik? Bagaimana cara kita bisa mengulanginya di masa depan? Apa sajakah hal-hal yang kurang begitu baik? Bagaimana cara kita bisa memperbaikinya di masa depan?  Contoh: Evaluasi panitia retreat, pada hari terakhir

Bagaimana cara menerapkan KM? Bagaimana agar supaya KM berhasil diterapkan? (KM key success factors)  Tujuan yang jelas  Budaya belajar dan berbagi  Keselarasan antara KM dan proses penatalayanan  Isi dari pengetahuan yang ingin dibagikan : Didokumentasikan dengan baik Relevan (“nyambung”), Praktis dan bermanfaat  Sarana & prasarana yang mendukung

Agenda Apa itu KM? Mengapa KM itu penting? Bagaimana cara menerapkan KM? Latihan dan diskusi

Contoh-contoh praktis penerapan KM di GKI Kavling Polri  Evaluasi program dan rencana kerja 4 bulanan (caturwulan)  LKKJ  Rapat-rapat evaluasi kepanitiaan  Milis GKI Kavling Polri  … (ada yang lain?)

Latihan dan diskusi Studi kasus  Bagaimana cara kita memastikan bahwa hasil evaluasi dari kepanitiaan-kepanitiaan Natal / Paskah GKI Kavling Polri dari tahun-tahun sebelumnya bisa…  Didokumentasikan dengan baik?  Disimpan / diarsip dengan baik?  DAN YANG PALING PENTING  Digunakan dengan baik?

Terimakasih