Information System Ari Eko Wardoyo, ST.

Pokok Bahasan Konsep dasar sistem Klasifikasi Sistem Konsep Dasar Informasi

Konsep Dasar Sistem

Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Prosedur Adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tulis menulis), bisanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. (Prentice Hall:1971: hal 2)

Karakteristik Sistem Komponen-komponen (component) Batasan sistem (Boundary) Lingkungan luar sistem (Environment) Penghubung (interface) Masukan (input) Keluaran (Output) Pengolah (Proses) Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai : Komponen-komponen (component) Sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi/saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem, tidak peduli betapapun kecilnya pasti selalu terdiri dari komponen/komponen atau subsistem-subsistem. Setiap sub sistem memiliki sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem. Contoh: kalau industri dipandang sebagai sebuah sistem, maka perusahaan merupakan subsistemnya. JIka perusahaan disebut sebagai sistem, maka akuntansi, kepegawaian dll dapat dipandang sebagai subsistemnya. Jika akuntansi dipandang sebagai sistem maka perusahaan merupakan supra sistem dan industri merupakan supra dari supra sistem Batasan sistem (Boundary) Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem (Environment) Lingkungan luar(environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. LIgnkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan ataupun merugikan. LIngkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung (interface) Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan(input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan (input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi Keluaran (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yan glain atau ke[ada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pengolah (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan –laporan keuangan dan laporan-laporan yang lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal) Suatu sistem pasti memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan. Perbedaan dari tujuan dan sasaran adalah sebagai berikut. Tujuan (goal) biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Goal/tujuan biasanya merupakan sesuatu yang ingin dicapai dalam jangkan panjang, sementara sasaran adalah sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek. Namun adakalanya tujuan dengan sasaran dianggap suatu hal yang sama/tidak dibedakan. Bila merupakan suatu sistem utama seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat digunakan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Tergantung dari ruang lingkup mana kita memandannya.

Interface Boundary KARAKTERISTIK SISTEM Lingkungan luar input pengolah Sub Sistem Interface Boundary Lingkungan luar input pengolah output KARAKTERISTIK SISTEM

Komponen-komponen Sistem Sistem dapat dipecah menjadi subsistem-subsistem (subsystems) atau bagian-bagian yang lebih kecil (Elemental Parts) System Elemental Part C Subsystem A Subsystem B Subsystem B-1 Subsystem A-1 Subsystem A-2 Subsystem B-2 Subsystem A-3 Elemental part B1

Contoh hubungan hirarkis antara subsistem-subsistem dalam organisasi manufaktur System Accounts Sales Order Processing Production Ledger Purchase Material Operation Control Manufacturing Process Assembly

KLASIFIKASI SISTEM

Klasifikasi sistem Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical sistem) Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan (human made sistem) Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (opened system)

Sistem Abstrak VS Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system) : sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Disebut juga dengan Conceptual System. Contoh: sistem teologi (Ketuhanan), sistem keagamaan, sistem sosial, dll Sistem Fisik (physical system) : sistem yang ada secara fisik Contoh: sistem komputer, sistem produksi, dll

Sistem Alamiah VS Sistem Buatan Sistem alamiah (natural system): sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Contoh: sistem perputaran bumi Sistem Buatan (human made system): sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Contoh: sistem informasi. Sistem informasi merupakan human machine system (sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dan mesin).

Sistem Tertentu VS Sistem Tak Tentu Sistem tertentu (deterministic system): sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksikan. Interaksi diantara bagian- bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Contoh : sistem komputer Sistem tak tentu (probabilistic system): sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

Sistem Tertutup VS Sistem Terbuka Sistem Tertutup (closed system): sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. – sistem ini hampir tidak ada, yang ada relatively closed system (secara relatif tertutup) Sistem terbuka (opened system): sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan mengeluarkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.

Konsep Dasar Informasi

Data dan Informasi (1) Data: catatan dari suatu kejadian atau fakta Contoh : data mahasiswa teknik informatika NRP Nama Alamat Jenis Kelamin 5100400021 Ahmat Bajuri Jl. Kemangi 24 Krian L 5100400022 Mimin Suminah Jl. Kusuma 12 Malang P 5100400023 Ardi Baroto Jl. Kepanjen 1145 Malang Informasi : data yang telah diolah/diproses menjadi suatu bentuk yang berarti dan digunakan sebagai bahan pembuatan keputusan bagi penerimanya Contoh : Dari data diatas dapat diperoleh 3 informasi sbb: Jumlah mahasiswa di teknik Informatika ada 3 orang Jumlah mahasiswa laki-laki ada 2 orang dan mahasiswa perempuan 1 orang Ada 2 mahasiswa yang berasal dari Malang dan 1 mahasiswa yang berasal dari Krian

Data dan Informasi (2) Pengolah Informasi Elemen kunci dari conceptual system Komputer Non Komputer Kombinasi komputer dan non komputer Data adalah raw material yang ditransformasikan kedalam informasi

Bagaimana memproses Data menjadi Informasi ? Pemrosesan data menjadi informasi dapat melalui proses yang kompleks Keseluruhan proses yang komplek dapat dipecah dalam langkah-langkah yang sederhana Klasifikasi data Penyusunan kembali data / pengurutan data Summarizing/aggregating data Melakukan perhitungan/kalkulasi terhadap data Pemilihan data

Contoh Pemrosesan data dengan berbagai tipe Tipe dari pemrosesan data Contoh Klasifikasi Data Data transaksi mungkin dapat diklasifikasikan sebagai data invoice, data pembayaran, data pemesanan Penyusunan kembali data / pengurutan data Data pegawai diurutkan berdasarkan NIP secara ascending maupun descending Summarizing/aggregating data Rincian jumlah gaji pegawai per departemen Melakukan perhitungan / kalkulasi terhadap data Total harga per barang pada data penjualan merupakan perkalian dari jumlah barang dengan harga perbarang. Pemilihan data / memberikan kriteria tertentu Memilih data pelanggan tertentu dari data tahunan penjualan pelanggan yang paling banyak melakukan pembelian untuk memberikan perlakukan khusus

Siklus Informasi Proses Output Penerima Keputusan Hasil Data Input Dasar

Manajemen Informasi Mengapa manajemen informasi sangat diperlukan ? Karena INFORMASI merupakan SUMBER DAYA yang SANGAT BERHARGA

5 Sumber Daya Utama dalam Perusahaan Personnel Material Machines (termasuk fasilitas dan energi) Money Information (and data) Physical } Conceptual 3

Bagaimana Sumber Daya/Resources di manajemen Acquire / cara memperoleh informasi Assemble (menyusun) , atau prepare (menyiapkan) Maximize use (menggunakan secara maksimal) Replace 4