Kankemenag Kab. Kulon Progo PROGRAM ARSIP VITAL Kankemenag Kab. Kulon Progo

LATAR BELAKANG BENCANA/MUSIBAH Gempa bumi, tsunami, kebanjiran, kebakaran, dll. DOKUMEN/ARSIP VITAL - Dokumen/arsip yang mengandung informasi mengenai status hukum, hak, kewajiban dan aset 0rganisasi/instansi - Bila hilang tidak dapat diganti dan menghambat pelaksanaan kegiatan instansi PROGRAM Diperlukan suatu program untuk melindungi dan mengamankan dokumen/arsip vital negara terhadap bencana/musibah

Mengapa arsip vital harus dikelola? a.   Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu. b.   Harus disimpan dan dikelola untuk kelanjutan operasional organisasi. c.   Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana. d.   Penting karena terkait dengan peninjauan status hukum, keuangan, personil maupun asset organisasi. e.   Menjamin adanya hak dan kewajiban para pemegang saham atau pekerja.

pengertian Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.  Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri serta BUMN dan /atau BUMD wajib membuat program arsip vital.  Ini menunjukkan komitmen pemerintah terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital sebagai dokumen penting untuk kelangsungan aktivitas organisasi.  (Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 56 )

TUJUAN Menetapkan dokumen/arsip vital Menentukan tanggung jawab program Mengidentifikasikan bencana potensial Menentukan metode perlindungan Menentukan fasilitas penyimpanan

Langkah awal a.     Dukungan dan persetujuan Top Manajemen b.  Penunjukan Personal yang menguasai tupoksi organisasi dan jenis-jenis arsip vital yang tersedia. c.  Penentuan Lokasi Penyimpanan d.  Penentuan Metode Penyimpanan e. Inventarisasi Arsip Vital mengidentifikasi jenis arsip vital yang akan diselamatkan, dengan cara : 1.    survei keberadaan  arsip vital baik di sentral arsip maupun unit pengolah 2.    meninjau kembali berbagai fungsi kelembagaan menyangkut arsip vital untuk kepentingan organisasi/lembaga tersebut 3.    identifikasi melalui berbagai metode seperti kuisioner pada setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi arsip vital yang dimiliki.

KEGIATAN Identifikasi Dokumen/arsip Vital Negara Perlindungan dan Pengamanan Dukumen/arsip Vital Negara Penyelamatan dan Pemulihan Dokumen/arsip Vital Negara

KRITERIA DOKUMEN/ARSIP VITAL Merupakan prasyarat keberadaan organisasi, karena tidak dapat digantikan secara administratif maupun legalitasnya Untuk menjamin kelangsungan aktivitas instansi bila terjadi bencana Bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi Kebijakan strategis instansi Apabila dokumen/arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka pengadilan karena mengandung unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.

IDENTIFIKASI DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Pembentukan Tim Langkah-langkah Identifikasi a. Analisis Organisasi b. Pendataan c. Pengolahan Hasil Pendataan (analisis hukum dan analisis resiko) d. Penentuan Arsip Vital e. Penyusunan Daftar Arsip Vital

ANALISIS ORGANISASI Memahami struktur, tupoksi org. Mengidentifikasi fungsi2 substansi & fasilitatif Mengidentifikasi unit2 kerja yg melaksanakan tugas & fungsi yg menghasilkan arsip sesuai dng kriteria arsip vital Membuat daftar yg berisi arsip vital & unit kerja pencipta.

PENDATAAN Dilakukan setelah analisis org. U/ mengetahui secara pasti jenis2 arsip vital pd unit kerja yg potensial Pendataan menggunakan formulir yg berisi info: org pencipta & unit kerja, jenis (series) arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode, retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi & sarana simpan, kondisi arsip, nama & waktu pendataan

PENGOLAHAN HASIL PENDATAAN Analisis hukum/legalitas (hak & kewajiban, tuntutan individu/org, status duplikasi) Analisis resiko /bila hilang/musnah (waktu & biaya u/ merekonstruksi inform, waktu & biaya yg tidak produktif/hilangnya kesempatan saat arsip tsb hilang)

Penentuan Arsip Vital Proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data. Dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan Jenis-jenis arsip vital

CONTOH DOKUMEN/ARSIP VITAL 1. Kebijakan strategis, Renstra, Visi Misi (asli) 2. MOU , perjanjian sewa menyewa dan Surat perjanjian dalam dan luar negeri, 3. Bukti kepemilikan asset /inventaris (BPKB, sertifikat, IMB) 4. Hak paten, copy right 5. Batas negara dan antar wilayah 6. Personel File 7. Berkas perkara di Pengadilan, akta notaris, dokumen hukum dll 8. Dokumen pengelolaan keuangan negara, register buku besar, dokumen pajak, kontrak pengadaan Barang 9. Laporan Tahunan 10. program system computer

CONTOH FORM PENDATAAN ARSIP VITAL Instansi : Kanwil Kemenag Unit Kerja : Bagian Tata Usaha Jenis arsip : Gambar gedung Media : Kertas Sarana temu kembali : Agenda Volume : 1 bok Kurun waktu : 1990 - 1994 Jangka simpan : selama gedung masih ada Tingkat keaslian : Asli Sifat : penting Lokasi simpan : Bagian Tata Usaha Sarana simpan : Lemari tahan api Kondisi arsip : baik Nama : Abdullah Baskara Waktu pendataan : 19 Februari 2014

CONTOH FORM DAFTAR ARSIP VITAL No Jenis Arsip Unit Kerja Kurun Waktu Media Jumlah Retensi Lokasi Metode Perlindu-ngan Ket. 1. 2. Gambar Gedung SK Pemben- tukan Organisa-si Bag. Umum Bag. Hukum 1990- 1994 1990 Kertas 1 bok 1 file Selama gedung ada Selama belum ada perubahan Kantor A Kantor B Vaulting dispersal

PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA Faktor Perusak (bencana alam & manusia) Metode Perlindungan (dispersal/duplikasi & vaulting) Pengamanan Fisik (sistem pengamanan ruang penyimpanan; bahan, lokasi dan struktur bangunan) Pengamanan Informasi (pengaturan akses: oleh siapa dan bagaimana)

Metode perlindungan harus memperhatikan perbandingan antara keamanan dan biaya yang dikeluarkan  yaitu : 1. Kebutuhan Aksesibiliti, dengan mempertimbangkan akses informasi dan bentuknya, misalnya arsip kertas untuk kepentingan hukum, akses informasinya diperlukan alih media ke bentuk lain, sehingga arsip aslinya tetap terjaga. 2. Lamanya Masa Simpan, Arsip Vital dengan masa simpan pendek tentu berbeda perlakuan dengan arsip vital berjangka simpan panjang. 3. Kualitas Fisik Arsip, media arsip akan menentukan arsip yang dilindungi. Arsip kertas berbeda perlindungannya dengan arsip film, foto, kartografi.

PENGAMANAN FISIK ARSIP Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan sistem akses, alarm dsb Penggunaan bangunan kedap air/ ditempatkan pada tingkat ketinggian yang bebas banjir Penggunaan struktur bangunan yang kuat Penggunaan struktur bngunan dan ruangan yang tahan api

Pengamanan Informasi Arsip Memberikan kartu identifikasi Mengatur akses petugas Menyusun prosedur tetap Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi akses Menjamin arsip dpt diketahui oleh petugas yang berhak:

PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN BENCANA PENYELAMATAN PEMULIHAN Kebanjiran  Kebakaran Evakuasi ke tempat lain Identifikasi kerusakan Rehabilitasi fisik arsip dan rekonstruksi bangunan Stabilisasi & perlindungan Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan untuk melakukan tindakan Pelaksanaan penyelamatan 4. Prosedur Penyimpanan kembali 5. Evaluasi

Pelaksanaan Penyelamatan Dalam bencana besar  membentuk tim, memindahkan, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan, pergantian shif, rotasi pekerjaan Dalam bencana skala kecil  dilakukan oleh unit-unit fungsional dibantu dengan unit keamanan dan pemilik arsip Prosedur Pelaksanaan:

PROSEDUR PELAKSANAAN Pengepakan sebelum memindahkan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman  arsip dibungkus dan diikat Pembersihan  memilah dan membersihkan arsip secara manual kemudian disiram dg cairan alkohol atau thymol Pembekuan  mendinginkan sampai 40 derajat C Pengeringan  mengeringkan dg vacum pengering atau kipas angin Penggantian arsip yang ada salinannnya yang berasal dari tempat lain Pembuatan back up seluruh arsip Memusnahkan arsip yang sudah rusak dg BA

Prosedur Penyimpanan Kembali Jika penyimpanan tidak rusak , ruangan dapat dibersihkan Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital Penempatan kembali arsip Arsip elektronik disimpan di tempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya