Shipboard Document Control Procedures ISM Code Code 11 Documentation ISM CODE Shipboard Doc Shipboard Document Control Procedures ISM Code Code 11 Documentation

Beberapa Alasan Mengapa Dokumen Harus Dikontrol Diharuskan oleh ISM Code dan Regulasi lainnya. Untuk menjamin konsistensi (persepsi dan pelaksanaan) Sebagai bukti Untuk bahan evaluasi dan pembelajaran Otak manusia tidak sanggup untuk mengingat semua dokumen Untuk memudahkan kerja Sudah ada sejak dahulu

Code 11 - Dokumentasi 11.1 Perusahaan harus membuat dan mempertahankan prosedur untuk mengendalikan semua dokumen dan data yang berkaitan dengan SMS. 11.2 Perusahaan harus menjamin : 1. Dokumen yang masih berlaku harus tersedia di tempat yang sesuai. 2. Dokumen yang diubah harus tersedia di tempat yang sesuai. 3. Dokumen yang kadaluarsa harus segera dihilangkan. 11.3 Dokumen yang digunakan untuk menguraikan dan melaksanakan SMS dapat disebut “Safety Management Manual”. Dokumentasi harus dibuat dalam bentuk yang paling efektif. Setiap kapal harus membawa semua dokumen yang dianggap perlu.

Prosedur Kontrol Dokumen Kapal Bagian 1 Prosedur Kontrol Dokumen Manajemen Keselamatan Kapal Bagian 2 Prosedur Kontrol Record Manajemen Keselamatan Kapal Bagian 3 Prosedur Kontrol Buku dan Publikasi Manajemen Keselamatan Kapal Bagian 4 Persedur Kontrol Fleet Circular Bagian 5 Prosedur Kontrol Dokumen Lokal

Bagian 1 Prosedur Kontrol Dokumen Manajemen Keselamatan Kapal 1.01 Umum 1.02 Tanggung jawab 1.03 Distribusi di Kapal 1.04 Kontrol Perubahan 1.05 Verifikasi Tahunan 1.06 Penyimpanan Dokumen Manajemen Kapal

1.01 Umum Dokumen Manajemen Keselamatan terdiri dari : Policy Manual Prosedur Daftar lengkap tentang Dokumen Manajemen Keselamatan terdapat pada SPM-001, Appendix 1.

1.02 Tanggung jawab MASTER bertanggung jawab untuk mengontrol semua dokumen menajemen keselamatan di kapal dan melakukan perubahan sesuai dengan instruksi dari DESIGNATED PERSON.

1.03 Distribusi di Kapal Setiap kapal mendapatkan 2 (dua) copy Dokumen Manajemen Keselamatan Kapal. Dokumen dengan no. copy 1 harus disimpan di MASTER. Sedangkan dokumen dengan no. copy 2 ditempatkan di suatu tempat yang mudah diakses oleh semua crew kapal.

1.04 Kontrol Perubahan DESIGNATED PERSON akan memberikan instruksi secara lengkap kepada MASTER bila terdapat perubahan pada Dokumen Manajemen. Perubahan terhadap Dokumen Manajemen Keselamatan akan dilakukan dengan penyediaan halaman pengganti yang dibutuhkan. Perubahan yang dilakukan dengan tulisan tangan adalah DILARANG. Lembar amandemen juga akan diberikan setiap terjadi perubahan. MASTER harus menjamin bahwa halaman dan lembar amandemen yang lama telah diganti dengan yang baru.

1.05 Verifikasi Tahunan Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus melakukan verifikasi tentang kondisi Dokumen Manajemen Keselamatan dan melaporkan hasilnya kepada DESIGNATED PERSON dengan menggunakan form OP 015.

1.06 Penyimpanan Dokumen Manajemen Keselamatan Dokumen Manajemen Keselamatan harus tetap ada di kapal selama kapal tersebut dikelola oleh Perusahaan. Dokumen ini adalah aset Perusahaan dan bersifat rahasia. Bila kapal akan tidak dikelola oleh Perusahaan lagi maka , bila tidak ada instruksi lainnya dari Perusahaan, MASTER harus menjamin bahwa Dokumen Keselamatan tersebut telah dihancurkan sebelum melakukan handing over kapal.

Bagian 2 Prosedur Kontrol Record Manajemen Keselamatan di Kapal 2.01 Umum 2.02 Tanggung jawab 2.03 File dan Penyimpanan Record di Kapal 2.04 Form Perusahaan

2.01 Umum Daftar macam Record Manajemen Keselamatan untuk setiap jenis kapal terdapat dalam SPM 211, Appendix 1.

2.02 Tanggung jawab MASTER bertanggung jawab untuk menjamin bahwa semua Record yang disyaratkan oleh Manajemen Keselamatan harus diisi dengan benar dan dilaporkan kepada Perusahaan tepat waktu. MASTER harus memberikan petunjuk dan instruksi yang diperlukan kepada Officernya dalam mengisi dan kapan melaporkan Record tersebut kepada Perusahaan. MASTER harus meneliti dengan cermat semua record yang dikirimkan kepada Perusahaan, bahwa record tersebut telah diisi dengan lengkap dan akurat. MASTER harus menjamin bahwa Record tersebut telah diisi dengan lengkap dan tandatangani sebelum dikirimkan kepada Perusahaan. Kepala Departemen bertanggungjawab untuk mempersiapkan Record departemennya.

2.03 Pemeliharaan dan Filling Secara umum, Officer bertanggungjawab untuk mempersiapkan dan memelihara Recordnya masing-masing. Pada sebuah kapal yang mempunyai kantor atau tempat file yang terbatas, maka lemari atau semacamnya dapat dipakai untuk tempat menyimpan Record yang lengkap. Lemari tempat penyimpanan Record harus diberi identitas nama Record yang jelas dan mudah dibaca.

2.04 Form Pelarusahaan Perusahaan menerbitkan sejumlah Form yang harus dipakai untuk pe-record-an/pencatatan dan pelaporan. Instruksi secra detail tentang pengisian, waktu pelaporan dan penyimpanan diterangkan di dalam SPM 211.11 Form Perusahaan.

Bagian 3 Prosedur Kontrol Buku dan Publikasi Manajemen Keselamatan di Kapal 3.01 Umum 3.02 Tanggung jawab 3.03 Koreksi dan Penggantian Edisi 3.04 Distribusi di Kapal 3.05 Verifikasi Tahunan

3.01 Umum Daftar buku dan Publikasi Manajemen Keselamatan terdapat pada SPM 211, Appnedix II.

3.02 Tanggung jawab MASTER harus selalu ingat bahwa Buku dan Publikasi adalah sangat penting dan harganya mahal. MASTER bertanggungjawab untuk memelihara Buku dan Publikasi yang di-supply ke kapal.

3.03 Koreksi dan Penggantian Edisi Publikasi yang disupply oleh Perusahaan akan dikoreksi, ditambah dan diganti edisinya sesuai kebutuhan. Instruksi tertulis tentang hal tersebut akan diberikan. Prosedur koreksi dan penggantian Buku Nautis diterangkan secara detail di SPM 311, Bagian 5. Perusahaan telah bekerjasama dengan Supplier Buku dan Publikasi, sehingga bila terdapat koreksi atau penggantian edisi, maka akan dilakukan secara otomatis oleh Supplier tersebut. MASTER harus menjamin bahwa lembar koreksi terhadap Buku dan Publikasi telah disisipkan kedalamnya. Sedangkan halaman yang diganti tersebut harus dihilangkan dan dihancurkan. Setiap Buku dan Publikasi yang disupply ke kapal, di bagian dalam sampulnya dituliskan Pelabuhan dan tanggal Penerimaannya. Semua Buku dan Publikasi yang telah diganti edisinya harus dihancurkan.

3.04 Distribusi di Kapal Buku dan Publikasi yang sering dipakai untuk operasi agar disimpan oleh MASTER atau Kepala Departemen. Sedangkan Buku dan Publikasi lainnya agar disimpan di tempat yang sesuai di Anjungan.

3.05 Verifikasi Tahunan Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus melakukan verifikasi kondisi Buku dan Publikasi tersebut dan melaporkan hasilnya kepada DESIGNATED PERSON. Cara melaporkannya yaitu dengan :Sedangkan Buku dan Publikasi lainnya agar disimpan di tempat yang sesuai di Anjungan. Memfotocopy Daftar atau Index Buku dan Publikasi yang disupply oleh Supplier. Bila terdapat Buku dan Publikasi baru yang belum masuk dalam Index tersebut, maka MASTER menambahkannya ke dalam Index tersebut. Memberikan keterangan tentang kondisi Buku dan Publikasi tersebut. Membubuhkan tanda tangan MASTER.

Bagian 4 Fleet Circular 4.01 Umum 4.02 Distribusi di Kapal 4.03 Penambahan dan Penghapusan 4.04 Index Fleet Circular

4.01 Umum Dari waktu ke waktu Perusahaan akan memberikan informasi atau instruksi yang penting kepada kapal. Namun karena informasi ini tidak bisa dimasukkan ke dalam prosedur maka informasi ini akan disebarkan ke semua kapal dengan memakai Fleet Circular.

4.02 Distribusi di Kapal Setiap kapal disupply 2 (dua) buah binder yang berisi Fleet Circular tersebut. Setiap binder disimpan bersamaan dengan Dokumen Manajemen Keselamatan lainnya.

4.03 Penambahan dan Penghapusan Bilamana diterbitkan Fleet Circular yang baru atau Fleet Circular yang lama dihapuskan karena sudah tidak sesuai lagi, maka DESIGNATED PERSON akan memberikan instruksi tertulis kepada MASTER untuk hal itu.

4.04 Index Fleet Circular Perusahaan akan menerbitkan Index Fleet Circular terbaru pada setiap 12 bulan. Bila terdapat Fleet Circular pada interval itu, maka MASTER harus menuliskan kedalam Index tentang Fleet Circular yang baru diterima tersebut.

Bagian 5 Prosedur Kontrol Dokumen Lokal 5.01 Umum 5.02 Tanggung jawab 5.03 Verifikasi Tahunan

5.01 Umum Dokumen Lokal adalah dokumen yang khusus dibuat untuk kapal tertentu karena bersifat khusus Contoh : Perencanaan Menghadapi Keadaan Darurat SOLAS Training Manual Dokumen Operasi Kapal yang Dibuat di Kapal

5.02 Tanggung jawab MASTER bertanggungjawab untuk mengontrol Dokumen Lokal tersebut dan ditulis di dalam Form OP 016 Khusus untuk dokumen untuk operasi yang dibuat di kapal, maka MASTER harus menyetujuinya terlebih dahulu sebelum digunakan.

5.03 Verifikasi Tahunan Setiap tanggal 1 Januari, MASTER harus melakukan review terhadap Dokumen Lokal tersebut dan menyatakan mana yang masih valid dan mana yang sudah tidak dipakai lagi. MASTER harus melaporkan hasil review ini kepada DESIGNATED PERSON. MASTER harus juga melaporkan daftar Dokumen Lokal yang masih dipakai dan terbaru kepada DESIGNATED PERSON.