YPP Al Mitra Bulukumba (By Agus Halid) Pengarsipan Dokumen YPP Al Mitra Bulukumba (By Agus Halid)

ARSIP ? UU No. 43 tahun 2009 (“Records + Archives”): Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003 (“Records”): Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.

Pengertian lain yang terkait UU No. 8 tahun 1997: Dokumen Perusahaan : Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Pengertian lain yang terkait UU No. 11 tahun 2008: Informasi dan Transaksi Elektronik – ITE INFORMASI ELEKTRONIK Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. DOKUMEN ELEKTRONIK Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya

PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS Arsip diciptakan & digunakan langsung untuk Pelaksanaan TUPOKSI organisasi (frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus) ( ARSIP AKTIF ) Sebagian kecil arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional & memori kolektif (memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan) ARSIP STATIS Arsip disimpan untuk referensi dan memori lembaga (frekuensi penggunaannya telah menurun) ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan

PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF oleh UNIT PENGOLAH di PUSAT ARSIP (CENTRAL FILE) ARSIP INAKTIF oleh UNIT KEARSIPAN di PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER) ARSIP STATIS oleh LEMBAGA KEARSIPAN di “DEPOT ARSIP” (ARCHIVES) Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan

TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI (TIK) DALAM PENGELOLAAN ARSIP BIDANG PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI (TIK) DALAM PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP MANUAL / TRADISIONAL BERBASIS TIK Arsip Non-elektronik Arsip Non-elektronik Arsip Elektronik

MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK PROSES KEGIATAN dilakukan secara MANUAL MANUAL & ELEKTRONIK ELEKTRONIK menghasilkan ARSIP NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK (berbasis TIK) OTOMASI PENGELOLAAN ARSIP (berbasis TIK) SISTEM PENGELOLAAN ARSIP “HIBRIDA” (berbasis TIK)

POLA PIKIR PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS AKTIF INAKTIF STATIS Norma, Standar, Prosedur, Kriteria Arsip (Fisik) Sistem Informasi Pencipta / Lembaga Kearsipan Norma, Standar, Prosedur, Kriteria SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS ( SIKD ) SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS ( SIKS ) SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) Norma, Standar, Prosedur, Kriteria Sistem Informasi Nasional JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )

MODEL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF BERBASIS TIK “PENGOLAH ARSIP” Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Non-elektronik Penyampaian kopi digital komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Digitasi Penggunaan Arsip Kontrol Operasi APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Registrasi Registrasi & PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) Penyimpanan Arsip Elektronik Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Surat elektronik (e-mail) “PENGOLAH ARSIP” INTERNET Caraka / Pos (keluar)

MODEL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF BERBASIS TIK Penyimpanan Arsip Non-elektronik penggunaan manual PENGGUNA pencarian & adm. layanan APLIKASI KEARSIPAN PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PEMUSNAHANARSIP penggunaan PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) elektronik kontrol Digitasi untuk preservasi/ akses PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER) PENGGUNA

ARSIP di salah satu KANTOR (Karena Tidak Melakukan Penyusutan Arsip) 12

Arsip yang ditata dengan baik, penyusutan arsipnya akan jauh lebih mudah ……. 13

Arsip di salah satu kantor setelah penyusutan arsip 14

Pengarsipan dengan Google Membuat account google Menginstal google drive PC Mengupload dan sinkronisasi berkas di google drive

Google drive pada PC

Google drive pada PC

Google drive pada PC

Google drive pada PC

Google drive pada PC

Pengarsipan dengan Google Membuat account google Menginstal google drive Mengupload dan sinkronisasi berkas di google drive

Pengarsipan dengan Dropbox Membuat account dropbox https://www.dropbox.com/ Menginstal dropbox PC Mengupload dan sinkronisasi berkas di dropbox

Sumber : https://www.dropbox.com/ https://www.google.com http://intraweb.datascrip.co.id/dsd-2013/download.php?f=Materi%202%20-%20Presentasi_Arsip_Datascrip-140613.ppt

Tugas Perorangan Buatlah sebuah drive di internet dengan menggunakan dropbox ! Cara membuat : silahkan buka email yang digunakan pada tugas pertama; Ikuti instruksi pada email tersebut untuk membuat dan mengaktifkan dropbox anda; Buat sebuah folder dengan nama : 2014namaPKBM (contoh penulisan PKBM “Asal Mula” ditulis “2014Asal_Mula”)

SEKIAN & terima kasih