Efektivitas Organisasi (Pertemuan ke-2) Oleh: Rini Aprilia, M.Sc.

Pengertian Efektivitas berbeda-beda … “berbeda karena terbatasnya pandangan tentang konsep efektivitas…” Ahli ekonomi / ahli keuangan Laba investasi Manajer operasi Kuantitas Output Ilmuwan Jumlah Paten/ penemuan baru Sarjana ilmu sosial pekerja Kualitas Hidup dll

Pengertian Efektivitas “Kebanyakan rumusan mengenai efektivitas organisasi bergantung pada masalah seberapa berhasilnya suatu organisasi mencapai sasaran atau tujuan yang diinginkan”.

Efektivitas Dalam konteks perilaku organisasi merupakan hubungan optimal antara produksi, kwalitas, efisiensi, fleksibilitas, kepuasan, sifat keunggulan dan pengembangan.

PERSPEKTIF EFEKTIVITAS Individu Kelompok Hasil karya kelompok PERSPEKTIF EFEKTIVITAS Hasil karya individu dan kelompok Efektivitas Organisasi

Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Efektivitas Individu : ciri fisik, sifat psikologis, dan motivasi, … Efektivitas Kelompok : kepemimpinan kelompok, komunikasi, sosialisasi, … Efektivitas Organisasi : teknologi, hambatan lingkungan dan peluang, kecakapan individu, proses imbalan, …

Sebab Efektifitas Efektifitas Kelompok Efektivitas Individual Efektivitas Organisasi Efektifitas Kelompok Efektivitas Individual Sebab-sebab: - Kemampuan Keterampilan Pengetahuan Sikap Motivasi Stres Sebab-sebab: Keterpaduan Kepeminmpinan struktur Status Peran Norma-norma Sebab-bebab: Lingkungan Teknologi Pilihan Strategi Struktur Proses Kultur

Kontribusi Manajemen Menuju Efektivitas Untuk Mencapai Efektivitas Individu, efektivitas kelompok dan efektivitas organisasi Utuk mengkoordinasikan perilaku dari individu kelompok organisasi Manajemen melaksanakan fungsi dari perencanaan pengorganisasian efektivitas dan pengarahan Umpan Balik

Pendekatan dalam Mempelajari Efektivitas The Goal Approach ; menentukan efektivitas berdasarkan pada gagasan bahwa organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, sehingga efektivitas selalu diukur dengan “sejauhmana tujuan tertentu dapat tercapai” The System Approach ; menguraikan perilaku secara internal dan eksternal. Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback)

Pendekatan Tujuan Perspektif efektivitas yang menekan peran sentral dari pencapaian tujuan sebagai kriteria untuk menilai efektivitas. Manajemen berdasarkan sasaran. Pelaksanaan dari pendekatan ini , manajer menspesifikasikan terlebih sasaran yang hendak dicapai oleh bawahan dan kemudian dievaluasi secara periodik tingkat keberhasilan pencapaiannya. Kesulitan dalam menggunakan pencapaian tujuan: Pencapaian tujuan tidak dapat diukur bagi organisasi yang tidak menghasilkan keluaran yang bersifat wujud (tangible)

Pendekatan tujuan Organisasi mencoba mencapai lebih dari satu tujuan, tetapi pencapaian satu tujuan acapkali menghalangi atau mengurangi kemampuan mereka mencapai tujuan yang lain. Keberadaan tujuan “resmi” yang sangat lazim dimana anggota menyatakan komitmen masih dipertanyakan.

Teori Sistem (Intern dan Ekstern) Secara intern kita dapat melihat bagaimana dan mengapa orang di dalam organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kolektif. Secara ekstern, kita dapat menghubungkan transaksi organisasi dengan organisasi dan lembaga lain. Adalah prinsip dasar bahwa semua organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas dimana organisasi merupakan bagian daripadanya, dan sebaliknya organisasi ini menyediakan barang dan jasa yang diminta oleh lingkungan yang lebih luas itu. Para manajer harus sekaligus menangani segi-segi intern dan esktern dari perilaku keorganisasian. Proses yang ada pada dasarnya rumit ini dapat disederhanakan, untuk keperluan analisis, dengan menggunakan konsep dasar dari teori sistem.

Teori Sistem (Intern dan Ekstern) Dalam hubungannya dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai satu unsur dari sejumlah unsur yang saling berhubungan dan saling tergantung yang satu dengan yang lain. Arus masukan (input) dan keluaran (output) merupakan titik bertolak dalam uraian tentang organisasi. Dengan kata-kata yang paling sederhana, organisasi mengambil sumber (input) dari sistem yang lebih luas (lingkungan), memroses sumber ini, dan mengembalikannya dalam bentuk yang sudah dirubah (output)

Teori Sistem (Intern dan Ekstern) PROSES OUTPUT INPUT LINGKUNGAN LUAR

Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback) Konsep organisasi sebagai sistem yang dihubungan dengan sistem yang lebih luas, memperkenalkan kita dengan pentingnya arti umpan balik (feedback). Seperti yang dikatakan di atas, organisasi tergantung dari lingkungan, tidak hanya bagi inputnya saja, tetapi juga bagi penerimaan outputnya. Dengan kata-kata yang lebih umum, umpan balik adalah proses dinamis sejauh mana setiap organisme belajar dari pengalamannya dengan lingkungannya

Sumber Efektivitas (Sebab-sebab Keefektifan) EFEKTIVITAS ORGANISASI Sebab-sebab efektivitas organisasi: Lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses, kebudayaan. Sebab-sebab efektivitas kelompok: kepaduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan, norma-norma. Sebab-sebab efektivitas individu: kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, stress EFEKTIVITAS KELOMPOK EFEKTIVITAS INDIVIDU

Kriteria Efektivitas Organisasi Produksi ; kemampuan organisasi memproduksi jumlah & mutu output sesuai permintaan lingkungan. Ukuran : laba, penjualan, market share, mahasiswa yang lulus, … Efisiensi ; rasio antara input – output Ukuran : tingkat laba dari modal, biaya per unit, sisa & pembuangan, biaya per mahasiswa, ...

Kriteria Efektivitas Organisasi Kepuasan ; sejauhmana organisasi memenuhi kebutuhan karyawan Ukuran : sikap karyawan, turn over, absensi, keluhan-keluhan, … Adaptasi ; kemampuan manajemen menduga adanya perubahan dalam lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri. Perkembangan ; kemampuan organisasi memberikan program pengembangan karyawan.

Kriteria Efektivitas Organisasi Produksi Efisiensi Kepuasan Dapat menyesuaikan diri Perkembangan Hidup terus KRITERIA WAKTU Jangka Pendek Menengah Panjang Kriteria Efektivitas Organisasi

Kriteria Efektivitas Organisasi Produksi Mutu Efisiensi Fleksibilitas Kepuasan Persaingan Pengembangan Jangka Pendek Jangka Menengah Kelangsungan Hidup Jangka Panjang

Kriteria Efektivitas Jangka Pendek Produksi : kemampuan organisasi dalam menghasilkan sejumlah barang dan jasa Mutu : Memenuhi harapan pelanggan untuk kinerja produk/ jasa dengan ukuran & Penilaian mutu berasal dari pelanggan/ klien.

Kriteria Efektivitas Jangka Pendek Efisiensi : Rasio output dibanding input Fleksibel : Kemampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu ke aktivitas yang lama guna menghasilkan produk-produk pelayanan yang baru & berbeda Kepuasan : Perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peran di organisasi.

Kriteria Efektivitas Jangka Menengah Kegagalan mencapai kriteria jangka pendek akan menimbulkan masalah jangka menengah. Persaingan : akan tumbuh bersamaan dengan mutu dan fleksibilitas. Pengembangan : usaha-usaha pengembangan. Cth: Program pelatihan manjerial dan non manajerial

Kriteria Efektivitas Jangka Panjang Untuk jangka panjang, organisasi yang ingin terus bertahan, dapat dicapai jika manajer memenuhi efektivitas jangka pendek dan menengah. Cth ny: kita bisa mengevaluasi suatu organisasi tertentu efektif dari sisi produksi, mutu, fleksibilitas dan kriteria efisiensi namun tidak efektif dari sisi bersaing dan pengembangan.

THANK YOU