IMPLEMENTASI, MONITORING, EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SOP KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

MATERI PENDAHULUAN IMPLEMENTASI SOP MONITORING & EVALUASI SOP PENGEMBANGAN SOP TINDAK LANJUT

PENDAHULUAN Tahapan Penyusunan SOP Langkah Implementasi SOP Monitoring dan Evaluasi SOP Pengembangan SOP Langkah Tindak Lanjut

TAHAP PENYUSUNAN SOP Identifikasi (Judul) SOP Identifikasi Kegiatan SOP Formatisasi SOP Pendokumentasian SOP Penetapan SOP Implementasi SOP Monitoring dan Evaluasi SOP Pengembangan SOP

TAHAP PENYUSUNAN SOP Identifikasi (Judul) SOP Identifikasi Kegiatan SOP Formatisasi SOP Pendokumentasian SOP Penetapan SOP Implementasi SOP Monitoring dan Evaluasi SOP Pengembangan SOP Sudah dilaksanakan

TAHAP IMPLEMENTASI SOP Pembentukan Tim SOP Instansi (Kementerian) dan Tim SOP Unit Kerja; Operasionalisasi Dokumen SOP; Internalisasi SOP kepada Pelaksana SOP dan Sosialisasi SOP Pelayanan kepada Stakeholders terkait; Penerapan SOP dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Unit Kerja/Sub Unit Kerja dan Individu; Monitoring dan Evaluasi penerapan SOP oleh Tim SOP.

PEMBENTUKAN TIM SOP#1 Tim SOP Kementerian Tim SOP Unit Kerja  Koordinator Setjen (c.q. Biro Organisasi dan Kepegawaian);  Anggota: Seluruh Unsur Unit Organisasi Kementerian Tim SOP Unit Kerja  Koordinator Sekretariat (c.q. Bagian TU);  Anggota: Seluruh Unsur Unit Kerja.

PEMBENTUKAN TIM SOP#2 Tim bersifat Adhoc bukan Struktur; Tim mewakili seluruh unsur; Tim memiliki kewenangan, kapasitas, komitmen dan program kerja; Tim tergabung dalam Tim RB; Tim bertugas: memfasilitasi penyusunan SOP; memonitor dan mengevaluasi implementasi SOP; Melaporkan hasil implementasi SOP; Memfasilitasi pengembangan SOP.

OPERASIONALISASI DOKUMEN SOP#1 Operasionalisasi Dokumen SOP Kementerian dalam Dokumen SOP Unit Kerja; Operasionalisasi Dokumen SOP Unit Kerja dalam Dokumen SOP Sub Unit Kerja; Operasionalisasi Dokumen SOP Sub Unit Kerja; Operasionalisasi Dokumen SOP Sub Unit Kerja dalam SOP Individu.

OPERASIONALISASI DOKUMEN SOP#2 Dokumen SOP Instansi (Kementerian) bersifat Makro dan Generik; Dokumen SOP Unit Kerja bersifat Makro/Mikro dan Spesifik; Dokumen SOP Sub Unit Kerja bersifat Mikro dan Spesifik; Dokumen SOP Individu bersifat Teknis dan Spesifik.

OPERASIONALISASI DOKUMEN SOP#3 Dokumen SOP ditetapkan secara berjenjang oleh Pejabat yang berwenang; Dokumen SOP dijadikan sebagai regulasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi; Dokumen SOP Pelayanan dibuat dalam bentuk yang sederhana dan komunikatif (Format Grafik berbentuk Annotated Picture) Dokumen SOP dioperasionalisasikan dalam Dokumen Kepegawaian: Dok. SOP dijadikan acuan penentuan beban kerja pegawai;  Dok. SOP dijadikan acuan penentuan kompetensi pegawai;  Dok. SOP dijadikan acuan penilaian kinerja pegawai.

INTERNALISASI DAN SOSIALISASI SOP Internalisasi SOP (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) kepada Pelaksana; Sosialisasi SOP Pelayanan kepada Stakeholders (Pengguna Jasa, dll); Publikasi SOP Pelayanan.

PENERAPAN SOP DALAM PELAKSANAAN TUGAS Internalisasi (Kognitif & Afektif) SOP kepada Pegawai; Uji Coba Pelaksanaan SOP dalam Pelaksanaan Tugas dan Fungsi; Penerapan (Psikomotorik) SOP dalam Pelaksanaan Tugas dan Fungsi; Pembuatan Catatan (Feedback) terkait dengan Pelaksanaan SOP;

MONITORING & EVALUASI SOP#1 Monitoring SOP Penilaian terhadap proses penerapan SOP oleh Tim SOP Penilaian pelaksanaan SOP secara reguler 6 bulan sekali; Penilaian pelaksanaan SOP dengan tujuan tertentu. Evaluasi SOP ...

MONITORING & EVALUASI SOP#2 Formulir Monitoring SOP No. Prosedur Penilaian terhadap Penerapan Catatan Hasil Penilaian Tindakan yang Harus Diambil Paraf Penilai 1. Penyusunan LAKIP Berjalan dengan baik Masih diperlukan penentuan waktu yang tepat Menentukan baseline waktu per-langkah kegiatan Tidak berjalan dengan baik 2. Penyelenggaraan Sosialisasi Perlu kesepakatan tahapan kegiatan antarpelaku Mereview ulang tahapan kegiatan dengan para pelaku 3. ...

MONITORING & EVALUASI SOP#3 Monitoring SOP... Evaluasi SOP Penilaian terhadap Dokumen dan Hasil Penerapan SOP Evaluasi dokumen dan implementasi SOP secara reguler 1 tahun sekali; Evaluasi dokumen dan implementasi SOP dengan tujuan tertentu.

MONITORING & EVALUASI SOP#4 Evaluasi Dokumen Evaluasi Format SOP Evaluasi Isi SOP Evaluasi Hasil Evaluasi Proses Penerapan Evaluasi Kinerja (output)

MONITORING & EVALUASI SOP#5 Evaluasi Format SOP Judul SOP sudah mencerminkan Isi SOP Judul SOP mencerminkan Kegiatan; Judul SOP menggambarkan Kegiatan yang riil dan distinctive; Judul secara eksplisit sudah membatasi kegaitan awal, utama dan akhir kegiatan; Judul SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki; Judul SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan.

MONITORING & EVALUASI SOP#6 Evaluasi Format SOP Judul SOP sudah mencerminkan Isi SOP Judul SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki: Struktur Umum Tugas dan Fungsi Instansi Pemerintah: 1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin) 2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan Pelayanan) 3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Rutin) 4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya (Penugasan)

MONITORING & EVALUASI SOP#7 Ciri Kegiatan Pelayanan 1. Pemohon Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction (kepuasan pelanggan). 2. Inisiatif dari pihak eksternal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). 3. Tidak Terencana Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). 4. Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

MONITORING & EVALUASI SOP#8 Ciri Kegiatan Rutin 1. Tidak diawali dari Pemohon Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab pelaksana kegiatan dan bukan dari pemohon. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab pelaksanaan kegiatan). 3. Terencana Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab pelaksanaan kegiatan) 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.

MONITORING & EVALUASI SOP#9 Ciri Kegiatan Penugasan 1. Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang. 3. Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler. 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu sehingga bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.

MONITORING & EVALUASI SOP#10 Ciri SOP Pelayanan 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. 2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. 3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.

MONITORING & EVALUASI SOP#11 Ciri SOP Rutin 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari penanggung jawab pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.

MONITORING & EVALUASI SOP#12 Ciri SOP Penugasan 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan oleh yang ditugaskan. Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang diberikan oleh yang ditugaskan. 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan SOP Rutin.

PERBANDINGAN SOP PELAYANAN, RUTIN DAN PENUGASAN No. Komponen Pelayanan Rutin Penugasan 1. Langkah Awal Pemohon mengajukan permohonan Pejabat Penanggung jawab Kegiatan mengajukan usulan/memerintahkan Pejabat yang berwenang memerintahkan/ menugaskan Langkah setelah langkah awal Aktor internal memeriksa berkas permohonan 2. Langkah Utama Aktor internal melakukan kegiatan pelayanan Aktor internal melakukan kegiatan rutin Aktor internal yang ditugaskan melaksanakan penugasan Langkah sebelum langkah akhir Aktor internal mendokumentasikan salinan hasil/bukti pelayanan dan menyerahkan kepada Pemohon 3. Langkah Akhir Pemohon menerima hasil/bukti pelayanan Aktor internal mendokumentasikan bukti/hasil kegiatan

MONITORING & EVALUASI SOP#14 Formulir Evaluasi Format SOP No. Pertanyaan SOP Fakta Rekomendasi Ya Tidak 1. Apakah judul SOP sudah memenuhi kaidah? a. Apakah judul SOP memiliki unsur output? b. Apakah judul SOP memiliki unsur aspek kegiatan? c. Apakah judul SOP tidak memberikan penafsiran yang berbeda? d. Apakah judul SOP memberi gambaran yang jelas terhadap ruang lingkup kegiatan yang di-SOP-kan? (dst.) 2. Apakah SOP memenuhi kaidah penulisan Identitas SOP a. Apakah penulisan nomor SOP sudah sesuai? b. Apakah penulisan tanggal pembuatan sudah benar? (dst.) 3. Apakah SOP memenuhi kaidah penulisan prosedur SOP a. Apakah penulisan kegiatan SOP sudah benar? b. Apakah penulisan pelaksana sudah benar? c. Apakah penulisan simbol SOP sudah benar? (dst..)

MONITORING & EVALUASI SOP#15 Formulir Evaluasi Hasil SOP No. Penilaian SOP 01 02 03 … 1. Mudah dipahami Y T 2. Mudah dilaksanakan 3. Mampu mendorong peningkatan kinerja 4. Mendorong pegawai dapat menjalankan perannya masing-masing 5. Mampu mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan proses 6. Mampu menjawab peningkatan kinerja sesuai dengan kebutuhan organisasi 7. Memiliki sinergi dengan prosedur yang lain 8. ...

EVALUASI SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

LANGKAH ASSESSMENT SOP ADM. PEM. PENILAIAN DOKUMENTASI PENILAIAN PENYUSUNAN Mengetahui : Bentuk & Lay Out Format Halaman Judul Format dan Isi Peraturan Format dan Isi Daftar Isi Perumusan Penjelasan Penggunaan Bentuk Pengesahan Pendokumen-tasian PENILAIAN IDENTIFIKASI Mengetahui: Output dari Tugas & Fungsi Jumlah & Judul SOP Jumlah SOP Makro & Mikro Menilai Pengisian Formulir Identifikasi Mengetahui : Identifikasi Kegiatan Awal, Utama & Akhir Identifikasi Seluruh Aktivitas Pembuatan Flowcharts Pengisian Mutu Baku Pengisian Keterangan Pengisian Identitas

LANGKAH ASSESSMENT SOP ADM. PEM. PENILAIAN DOKUMENTASI PENILAIAN PENYUSUNAN Format Lay Out Halaman Judul Peraturan Daftar Isi Penjelasan Penggunaan Pengesahan Pendokumen-tasian Substansi Dipisah (banyak) Digabung (sedikit) PENILAIAN IDENTIFIKASI Jumlah SOP Judul SOP Validitas Judul SOP Kesesuaian Judul SOP dengan Aktivitas yang di-SOP-kan Jumlah dan Judul SOP yang perlu dibuat A. Dokumen Dasar Penulisan Kegiatan (Aktivitas) Penulisan Flowcharts Pengisian Mutu Baku Pengisian Keterangan B. Identitas Penulisan No., Tgl, Judul, Unit/Inst., Dasar Hukum, dll.

JUDUL SOP Unsur Aspek + Output (produk/proses) + Keterangan Unsur Minimal Aspek (A) + Output (O)  SOP Generik Unsur Lengkap: A + O + K (Keterangan)  SOP Spesifik Contoh : a. Pembuatan Surat  Pembuatan (A), Surat (O-Pd) b. Penyelenggaraan Seminar  Penyelenggaraan (A), Seminar (O-Ps) c. Permohonan Cuti di LAN  Permohonan (A), Cuti (O-Ps), di LAN (Keterangan)

SCOPE SOP SOP SOP Makro SOP Mikro Aktivitas (Kegiatan) Inside, Aktor Insider SOP Makro Aktivitas (Kegiatan) Makro, Aktor Makro SOP Mikro Aktivitas (Kegiatan) Mikro, Aktor Mikro

EVALUASI PROGRESS PENYUSUNAN SOP KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

TAHAPAN PENYUSUNAN TAHAPAN PENYUSUNAN EVALUASI TAHAP PERSIAPAN EVALUASI TAHAP PEMBEKALAN EVALUASI TAHAP PENYUSUNAN EVALUASI TAHAP FINALISASI EVALUASI TAHAP PENDOKUMENTASIAN

TAHAPAN PENYUSUNAN PERSIAPAN PEMBEKALAN PENYUSUNAN FINALISASI PENDOKUMENTASIAN

EVALUASI TAHAP PERSIAPAN #1 Apakah seluruh unsur Tim Kerja (Penyelenggara, Tim Penyusun, Narasumber) telah terpenuhi? Apakah seluruh Tim Kerja sudah mengetahui waktu, tempat dan penyelenggara kegiatan penyusunan SOP? Apakah seluruh bahan yang diperlukan untuk penyusunan SOP sudah tersedia (termasuk standar teknis dan standar substansial)? Apakah seluruh perlengkapan yang diperlukan untuk penyusunan SOP sudah siap?

EVALUASI TAHAP PERSIAPAN #2 Apakah tempat, akomodasi dan transportasi yang diperlukan dalam penyusunan SOP sudah siap? Apakah Tim Kerja sudah menyiapkan bahan, perlengkapan dan alat kerja penyusunan SOP? Apakah sudah ada konfirmasi kehadiran Tim Kerja pada hari H pelaksanaan kegiatan? Apakah sudah dilakukan pengecekan ulang seluruh komponen no. 1 s.d. 6?

EVALUASI TAHAP PEMBEKALAN Apakah Tim Kerja sudah memahami Konsep SOP? Apakah Tim Kerja sudah memahami Kebijakan SOP? Apakah Tim Kerja sudah memahami langkah-langkah penyusunan SOP? Apakah Tim Kerja sudah memahami cara pendokumentasian SOP?

EVALUASI TAHAP PENYUSUNAN Berapa jumlah SOP yang telah teridentifikasi akan disusun? Berapa jumlah SOP yang telah disusun? Apakah SOP yang telah disusun sudah memenuhi ketentuan? Apakah SOP yang telah tersusun sudah dikategorikan menurut tingkatan SOP? Apakah SOP yang telah tersusun sudah dikelompokkan menurut jenisnya?

EVALUASI TAHAP FINALISASI #1 Apakah seluruh SOP yang telah teridentifikasi telah disusun? Apakah seluruh SOP yang telah disusun sudah memenuhi ketentuan? Apakah seluruh SOP yang telah disusun sudah dikategorikan menurut tingkatan SOP? Apakah seluruh SOP yang telah disusun sudah dikelompokkan menurut jenisnya?

EVALUASI TAHAP FINALISASI #2 Apakah asesoris (kelengkapan pendukung pendokumentasian) sudah disiapkan? Apakah SOP final sudah memenuhi standar teknis (huruf, penulisan, lay-out, kertas, margin, program) dan standar substansi?

EVALUASI TAHAP PENDOKUMENTASIAN #1 Apakah seluruh komponen SOP (materi inti dan asesorisnya) telah tersedia secara lengkap dan final? Apakah sudah dilakukan pengelompokkan komponen SOP menurut kategorisasi yang diinginkan? Apakah sudah ada keputusan untuk memecah dokumen SOP menjadi satu atau dua buku atau lebih?

EVALUASI TAHAP PENDOKUMENTASIAN #2 Apakah sudah dilakukan pengecekan kelengkapan unsur dokumentasi SOP sesuai ketentuan yang ada? Apakah dokumentasi SOP yang dilakukan telah memenuhi harapan sekaligus memenuhi ketentuan yang berlaku?

PENGEMBANGAN SOP AP KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013

TAHAPAN PENGEMBANGAN ANALISIS HASIL MONEV SOP LANGKAH PENGEMBANGAN SOP STRATEGI PENGEMBANGAN SOP

ANALISIS HASIL MONEV SOP Mengidentifikasi Jumlah dan Judul SOP yang ada berdasarkan tugas dan fungsi organisasi; Mengidentifikasi Jumlah SOP yang telah disusun; Mengevaluasi format dan isi SOP yang telah disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku; Memeriksa kategorisasi SOP yang telah disusun sesuai dengan kebutuhan dokumentasi SOP;

ANALISIS HASIL MONEV SOP Memeriksa kelengkapan dokumentasi SOP; Memeriksa standar teknis (huruf, penulisan, lay-out, kertas, margin, program) dan standar substansi dokumen SOP; Memeriksa rumusan pengesahan yang menjadi dasar hukum dokumen SOP; Memeriksa operasionalisasi dokumen SOP dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi;

ANALISIS HASIL MONEV SOP Menginventarisasi catatan-catatan pada saat penerapan SOP; Menilai tingkat urgensi judul-judul SOP dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

LANGKAH PENGEMBANGAN SOP Merevisi Dokumen SOP sesuai hasil Evaluasi; Menghapus (menghilangkan) SOP yang tidak diperlukan lagi; Melakukan identifikasi SOP baru yang dibutuhkan Menyusun SOP yang belum ada; Melakukan Penguatan SOP dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.

STRATEGI PENGEMBANGAN SOP Merumuskan Rencana Pengembangan sesuai Prioritas; Membentuk Tim Pengembangan SOP; Melakukan Pengembangan SOP sesuai Rencana; Mendokumentasikan SOP Hasil Pengembangan; Mengesahkan Dokumen SOP Hasil Pengembangan;

STRATEGI PENGEMBANGAN SOP Mengintegrasikan SOP Hasil Pengembangan dengan Dokumen SOP yang ada; Melakukan Internalisasi Dokumen SOP Hasil Pengembangan; Menerapkan SOP Hasil Pengembangan dalam Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Organisasi.

LANGKAH TINDAK LANJUT Menyempurnakan Dokumen SOP berdasarkan hasil Monitoring dan Evaluasi; Melengkapi Dokumen SOP dengan Dasar Hukum dan Data Lain yang diperlukan; Internalisasi, Sosialisasi dan Publikasi Dokumen SOP; Menyusun Rencana Pengembangan SOP.

LANGKAH TINDAK LANJUT Melakukan Pengembangan SOP berdasarkan Kesepakatan yang telah dibuat; Melengkapi Dokumen SOP Hasil Pengembangan dengan Dasar Hukum dan Data Lain yang diperlukan; Internalisasi, Sosialisasi dan Publikasi Dokumen SOP Hasil Pengembangan; Melakukan Monitoring dan Evaluasi SOP Hasil Pengembangan SOP.

Terima Kasih istyadi_insani@yahoo.com KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013