LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SISTEM DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA PERTEMUAN 4 LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SISTEM DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem MENGIDENTIFIKASI MASALAH Sebelum melakukan analisis terhadap masalah yang terjadi, perlu dilakukan identifikasi masalah terlebih dahulu. Karena tidak mungkin memperbaiki suatu sistem bila masalah yang ada pada sistem itu tidak dicari terlebih dahulu. Untuk dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, seorang analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya.

Mengidentifikasi Masalah Tugas-tugas dalam identifikasi masalah ada 3 : Identifikasi penyebab masalah Setiap terjadi suatu masalah dalam organisasi atau perusahaan, harus dicari lebih dulu apa yang menyebabkan masalah itu dapat terjadi. Tugas-tugas identifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem

Mengidentifikasi Penyebab Masalah Contoh : Pada suatu perusahaan, biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun Maka harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat Harus dicari penyebab terjadinya masalah peningkatan biaya persediaan

Mengidentifikasi Masalah Tugas-tugas dalam identifikasi masalah ada 3 : Mengidentifikasi Titik Keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi titik keputusan yang menyebabkan terjadinya masalah. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Bila titik keputusan telah ditemukan, baru dapat memulai penelitian dari titik-titik keputusan tersebut.

Mengidentifikasi Titik Keputusan Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) Contoh : Pada contoh sebelumnya, bila ditemukan bahwa penyebab meningkatnya biaya persediaan adalah persediaan yang terlalu banyak, maka akan dicari titik keputusannya, mengapa persediaan bisa terlalu banyak?

Mengidentifikasi Masalah Tugas-tugas dalam identifikasi masalah ada 3 : Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan dapat diidentifikasi, selanjutnya adalah mengidentifikasi personil-personil kunci Personil-personil kunci adalah pihak-pihak atau oknum yang menjadi kunci dari terjadinya masalah baik langsung maupun tidak langsung menyebabkan terjadinya masalah.

Mengidentifikasi Personil Kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (Job Description) Contoh : Bila telah diketahui titik masalah dari contoh sebelumnya adalah kurangnya pengawasan persediaan, maka kemudian ditelusuri personil-personil mana yang tugas dan tanggung jawabnya berhubungan dengan titik keputusan tersebut.

Memahami Kerja Sistem yang Ada 2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Yaitu mempelajari bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk itu diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analis sistem mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data a.l.: wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel.

Memahami Kerja Sistem yang Ada Tugas-tugas dalam memahami kerja sistem : Menentukan jenis penelitian Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Dapat berupa operasi sistem, perlengkapan sistem, pengendalian sistem, input dan output sistem. 2. Merencanakan Jadwal Penelitian Penelitian biasanya bisa memakan waktu yang cukup lama. Agar dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal penelitian harus direncanakan lebih dulu.

Memahami Kerja Sistem yang Ada Perencanaan jadwal penelitian meliputi : - Dimana penelitian akan dilakukan? - Apa dan siapa yang akan diteliti? - Siapa yang akan meneliti? - Kapan penelitian akan dilakukan? 3. Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian dibuat, maka koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota team yang telah ditentukan. Kepada anggota juga dilampirkan kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

Memahami Kerja Sistem yang Ada Membuat Agenda Wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana jika waktu dan materi wawancara direncanakan terlebih dahulu. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

Memahami Kerja Sistem yang Ada Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi hasil penelitian diperlukan untuk: a. Membantu kelengkapan b. Membantu analisis c. Membantu komunikasi d. membantu pelatihan e. membantu keamanan

Memahami Kerja Sistem yang Ada Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem yang lama: a. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan b. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama c. Pengambilan sampel d. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama e. Elemen-elemen data f. Teknologi yang digunakan sistem lama g. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS SISTEM BERJALAN Menganalisis Kelemahan Sistem Analis perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan penyebab dari masalah yang timbul. Penelitian dilakukan untuk mengetahui: - mengapa dikerjakan? - perlukah dikerjakan? - apakah telah dikerjakan dengan baik? Kriteria-kriteria penilaian menurut Wilkinson : Relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity.

Menganalisis Kelemahan Sistem Macam-macam analisis sistem : Menganalisis distribusi pekerjaan - apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? - apakah tugas dan tanggungjawab telah didistribusikan dengan efektif? Menganalisis pengukuran pekerjaan menyangkut kebijaksanaan dan prosedur, produktivitas karyawan, kelancaran arus data, sasaran, operasi, dan standar kinerja. Menganalisis keandalan - apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing- masing operasi diminimumkan? - apakah operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?

Menganalisis Kelemahan Sistem Menganalisis dokumen - Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? - apakah dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? - Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu? Menganalisis laporan - dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? - apakah terdapat duplikasi di file, catatan, dan laporan? Menganalisis teknologi - Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti?

Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen Selain menganalisis kelemahan-kelemahan sistem, tugas utama analis sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan pemakainya juga perlu dianalisis.

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS Setelah proses analisis selesai, selanjutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan hasil analisis diserahkan kepada manajer. Pihak manajer bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem dari laporan tersebut.

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS Tujuan utama dari penyerahan laporan analisis kepada manajemen adalah : Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (meneruskan ke tahap desain atau menghentikan proyek)

Wawancara Kebaikan Wawancara : Memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang Pewawancara adpat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi

Wawancara Keburukan Wawancara : Prosesnya membutuhkan waktu yang lama, sehingga menjadi lebih mahal Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antara manusia (human relation) Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu. Sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimiliki sangat terbatas.

Wawancara Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas Pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara: Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas Jangan memasukkan pendapat pribadi Anda sebagai bagian dari pertanyaan Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik Jangan menggunakan kata “anda”, “kamu”, “saudara”, bila maksudnya adalah suatu grup dari orang-orang, tetapi sebutkanlah grupnya.

Wawancara Mempersiapkan wawancara: Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu Utarakan maksud dari wawancara Aturlah waktu wawancara yang paling tepat agar tidak mengganggu kerja orang yang diwawancarai Buat jadwal terlebih dahulu bila wawancara akan dilakukan beberapa kali Buatlah suatu panduan wawancara, yaitu daftar pengecekan dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan

Wawancara Mengenalkan diri terlebih dahulu Melakukan wawancara: Mengenalkan diri terlebih dahulu Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungannya dengan proyek SI yang sedang dikembangkan Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai Hilangkan kesan menginterogasi Pewawancara harus mendengarkan dengan teliti, tidak bicara terlalu banyak dan lebih banyak mendengar Jagalah suasana tetap santai, terarah dan menyenangkan Jangan memotong omongan orang yang diwawancarai sebelum selesai

Wawancara Melakukan wawancara: Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar Jangan menggunakan istilah-istilah yang sulit dimengerti Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman hasil wawancara Ucapkanlah terima-kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau diwawancara lagi bila diperlukan

Angket / Kuisioner Kebaikan Kuisioner: Baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar Responden tidak merasa terganggu karena dapat mengisi kuisioner dengan memilih sendiri waktu luangnya Lebih efisien untuk sumber data yang banyak Lebih objektif karena tidak mencantumkan identitas responden

Angket / Kuisioner Keburukan Kuisioner: Tidak menjamin responden akan menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati Cenderung tidak fleksibel, terbatas pada pertanyaan yang ada pada kuisioner saja Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan kuisioner Sulit untuk membuat kuisioner yang lengkap

Angket / Kuisioner Tipe Daftar Pertanyaan / Kuisioner: Format Bebas Berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan Format Pasti Berisi pertanyaan-pertanyaan yuang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia Check-off questions : memeriksa jawaban yang sesuai Yes/No questions : memungkinkan responden menjawab “ya” atau “tidak” Opinion/choice questions : memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya