BAB 1 PENDAHULUAN

A. Defenisi Manajemen adalah seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain. Fungsi manajemen meliputi: Perencanaan yaitu menetapkan apa yang akan dilakukan. Pengorganisasian yaitu merancang dan menugaskan kelompok kerja. Penyusunan personalia yaitu penarikan, seleksi, pengembangan dan penilaian prestasi kerja.

4. Pengarahan yaitu memberikan motivasi, kepemimpinan, integritas dan pengelolaan konflik. 5. Pengawasan yaitu mengawasi jalannya organisasi dan melakukan perbaikan jika terjadi penyimpangan.

Fungsi manajer layaknya pelatih pada pertandingan sepak bola yaitu: Manajer adalah personal yang melaksanakan manajemen di suatu organisasi. Fungsi manajer layaknya pelatih pada pertandingan sepak bola yaitu: Merancang strategi (fungsi perencanaan). Menetapkan penyerang, lini tengah, penjaga gawang dan lain-lain (fungsi organisasi) Menentukan pergantian pemain pada saat pertandingan (fungsi personalia. Memberikan arahan, semangat, motivasi untuk bekerjasama dalam satu tim (fungsi pengarahan) Melakukan pengawasan agar pemain bermain sesuai instruksi (fungsi pengawasan)

Proyek adalah Suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara berarti setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu. Unik berarti produk jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada 2 proyek yang 100 % sama.

Ciri-Ciri Proyek Memiliki tujuan yang khusus. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan di atas telah ditentukan. Bersifat sementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas. Non rutin, tidak berulang-ulang.

Bentuk Pengerjaan Proyek Secara umum ada 2 bentuk pengerjaan proyek, yaitu: Swakelola Sub-kontrak

Swakelola Pada intinya pengerjaan proyek swakelola adalah pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri. Swakelola bukan berarti semua SDM yang terlibat didalamnya adalah staf atau pegawai perusahaan tersebut. Bisa saja dengan menyewa tenaga ahli dalam kurun waktu tertentu (selama proyek berlangsung) untuk dijadikan sumber daya personil proyek.

Bisa juga SDM yang terlibat dalam pengerjaan adalah gabungan antara pegawai dan non pegawai (tenaga ahli yang disewa). Namun yang jelas pengelolaan atau manajemen proyek tersebut dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

2. Sub-kontrak Pengerjaan proyek secara sub kontrak, biasa disebut dengan singkatan subkon, pada intinya adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya bisa saja suatu organisasi atau perusahaan membuat atau bisa juga mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut tidak dikerjakan sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain (perusahaan/konsultan lain). Bisa saja perusahaan X, namun sebnenarnya pelaksananya adalah perusahaan Y. Dalam kasus seperti ini berarti perusahaan X melakukan sub-kontrak terhadap perusahaan Y.

Perbedaan Proyek dengan Operasional. KEGIATAN PROYEK KEGIATAN OPERASIONAL 1. Bercorak dinamis, non rutin Berulang-ulang, rutin 2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang 3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun) Intensitas kegiatan relatif sama 4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek. 5. Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Macam kegiatan tidak terlalu banyak 6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya. Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.

B. Organisasi Prinsip-prinsip organisasi Adanya tujuan yang jelas Tujuan organisasi harus dipahami semua orang. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi. Adanya kesatuan arah dalam organisasi Adanya struktur organisasi Adanya jaminan jabatan tersebut. Adanya koordinasi.

1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Produk dan Area. Bentuk-bentuk organisasi 1. Organisasi Fungsional 2. Organisasi Produk dan Area. 3. Organisasi Matriks. 4. Organisasi Proyek.

1. Organisasi Fungsional Adalah organisasi yang dipecah atau dikelompokkan menjadi unit-unit berdasarkan fungsinya. Kemudian unit-unit tersebut dipecah lagi ke dalam sub bidang yang lebih kecil. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki struktur piramidal, dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal.

Sifat-Sifat Organisasi Fungsional Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal. Hubungan kerja horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan (policy) dan petunjuk pelaksanaan. Mekanisme koordinasi antar unit, bila diperlukan dilakukan dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

2. Organisasi Produk Dan Area Organisasi ini dibuat jika perusahaan merasa, bahwa jumlah dan keaneka ragaman produk terlalu besar, sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional

3. Organisasi Matriks Arus pelaporan dan kegiatan selain jalur vertikal, juga terdapat jalur horisontal. Manajer proyek berbagi otoritas dan tanggung jawab dengan manajer fungsional yang telah ada.

4. Organisasi Proyek Organisasi yang disusun berdasarkan adanya sebuah proyek. Bila proyek tersebut sudah selesai, maka organisasipun dibubarkan.

Organisasi proyek digolongkan menjadi : Organisasi proyek fungsional(OPF). Organisasi proyek Murni (OPMi). Organisasi proyek Matriks (OPM).

Organisasi Proyek Fungsional (OPF) Pada organisasi proyek fungsional, lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta dipimpin oleh manajer lini yang telah ada. Dengan kata lain, pengelolaan kegiatan proyek dititipkan dan dirangkap oleh hirarki fungsional yang telah ada di perusahaan bersangkutan.

Organisasi Proyek Murni (OPMi) Organisasi ini sering disebut organisasi proyek murni, karena di sini proyek berstatus mandiri. Artinya, proyek ini terpisah dan sejajar dengan devisi/departemen lain dalam perusahaan. Ciri organisasi proyek murni adalah : Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain. Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek, dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional

Organisasi Proyek Matriks (OPM) Organisasi proyek matriks dimaksudkan untuk mengambil segi-segi positif struktur fungsional dan OPMi dari sudut pandang perusahaan secara menyeluruh dalam menangani proyek. Pada OPM tergabung dua unsur dasar, yaitu unsur organisasi fungsional dan proyek.

Mekanisme proyek Tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui kebijakan. Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu proyek akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan proyek/manajer proyek (project manager) dan pembentukan tim proyek (project team).

3. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. Manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut. 4. Dalam kegiatan keseharian (day to day). Seorang manajer proyek akan mengoordinasi tim proyek dan bertanggung jawab (melaporkan setiap kegiatan proyek) kepada pihak manajemen.

5. Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.

Timbulnya Suatu Proyek Rencana Pemerintah. Permintaan Pasar. Dari dalam perusahaan. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan.

1. Rencana Pemerintah Tujuannya dititik beratkan pada kepentingan umum dan masyarakat. Misalnya pembangunan prasarana, seperti jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi, pelabuhan, lapangan terbang dan lain-lain.

2. Permintaan Pasar Bila pasar memerlukan penambahan suatu produk dalam jumlah besar, maka dibangun sarana produksi baru.

3. Dari Dalam Perusahaan Karena adanya desakan keperluan dan setelah dikaji dari segala aspek menghasilkan keputusan untuk merealisasikannya menjadi proyek. Contoh : proyek untuk meningkatkan efisiensi kerja, memperbaharui perangkat dan sistem kerja agar lebih mampu bersaing.

4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. Akan mendapatkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfaat dan peminatnya, sehingga mendorong dibangunnya fasilias produksi.

C. Contoh Kasus : pembangunan Sistem Informasi Tahap- tahap pembangunan Sistem Informasi: Tahap pertama adalah analisis dan desain Sistem, yaitu menganalisis sitem yang akan dibangun kemudian menggambarkannya ke dalam bentuk model tertentu. Tahap kedua adalah desain aplikasi, yaitu membuat desain aplikasi yang akan dibangun, misalnya membuat desain bentuk (form), laporan (report), komunikasi user dengan komputer (user interface).

Tahap-tahap pembangunan Sistem Informasi 3. Tahap ketiga adalah coding/programming, yaitu membuat program sesuai dengan hasil analisis dan desain yang telah ditentukan. 4. Tahap keempat adalah melakukan testing terhadap program yang telah dibuat. Jika masih ada kesalahan, maka program harus diperbaiki sampai selesai dan berjalan baik. 5. Tahap kelima adalah instalasi ke masing-masing user yang akan menjalankan aplikasi tersebut.

Tahap-tahap pembangunan Sistem Informasi 6. Tahap keenam adalah melakukan training atau pelatihan terhadap user yang dipilih (yang akan menjalankan aplikasi tersebut). 7. Tahap ketujuh adalah membuat dokumentasi sistem secara keseluruhan. 8. Tahap kedelapan adalah maintenance atau pemeliharaan selama kurun waktu yang telah ditentukan/disepakati.

D. Life Cycle Proyek Fase proyek. Secara umum terdapat 4 fase proyek, yaitu: Merumuskan masalah Mencari solusi terhadap masalah Melaksanakan solusi Memonitor hasilnya, yaitu apakah solusi menyelesaikan masalah tersebut.

Dalam perspektif proyek IT, khususnya develop atau pembangunan sistem informasi, maka life cycle proyek meliputi fase-fase: Tahap penemuan atau discovery phase. Tahap konsep atau concept phase. Tahap desain atau design phase. Tahap pelaksanaan atau execution phase Tahap jaminan kualitas (mutu) atau quality assurance phase. Tahap implementasi atau implementation phase Tahap penutupan atau closure phase.

Faktor-faktor keberhasilan proyek Secara umum ada 4 hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek yaitu: Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran, kualitas dan resiko di dalam suatu proyek.

3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi. 4. Komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang peranan penting atas keberhasilan suatu proyek.