DESAIN, BUDAYA ORGANISASI & PENGEMBANGAN ORGANISASI

Konsep mengenai struktur organisasi Konsep mengenai desain organisasi Konsep mengenai desain pekerjaan

Pendahuluan Pengertian Organsasi ? Sekelompok individu yang bekerja sama dan terikat secara formal didirikan untuk jangka waktu lama untuk mencapai suatu tujuan Pengertian Struktur Organisasi ? Kerangka kerja formal organisasi dimana tugas – tugas dan jabatan dibagi dan dikelompokan serta dikordinasikan sehingga para karyawan bisa bekerja secara efektif dan efesien Semester Ganjil 2010/2011

Komponen atau unsur dalam struktur organisasi Spesialisasi kerja/pembagian kerja Departemenlisasi Rantai komando Rentang kendali Sentralisasi Desentralisasi

Bentuk Struktur Organisasi Organisasi lini (garis ) Organisasi fungsional Organisasi matrik Organisasi Divisional

Dasar Pembentukan Struktur Organisasi Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention)  artinya : kenapa bentuknya seperti tersebut. ??? Bentuk formal organisasi diharapkan dapat mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi. Dalam pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai.

Konsep Desain Organisasi Salah satu cara membentuk struktur organisasi yang tepat adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi

Dalam perspektif Max Weber, terdapat 7 prinsip dasar yang perlu diterapkan dalam membangun organisasi agar dapat mencapai tujuannya. Ketujuh prinsip tersebut adalah : Pembagian Kerja.  Pekerjaan dipecah-pecah sehingga jelas pembagian masing-masing anggota.  Hirarki kewenangan yang jelas.  Struktur organisasi disusun bertingkat dan memastikan jabatan yang lebih rendah berada di bawah supervisi dan kontrol dari yang lebih tinggi. Garis komando dan garis koordinasi diciptakan untuk meperjelas alur pelaporan diantara anggota organisasi.

Formalisasi yang tinggi.  Untuk mengatur perilaku anggota organisasi, perlu disusun peraturan dan prosedur formal sebagai sebuah sistem. Poin ini sangat relevan dengan besaran organisasi. Semakin organisasi tumbuh besar, maka perlu ada formalisasi agar semua hal berjalan standar. Impersonal.  Tindakan dan keputusan yang berlaku di dalam organisasi tidak melibatkan perasaan pribadi. Tidak diperbolehkan konflik kepentingan berperan dalam pengambilan keputusan  Keputusan personalia berdasarkan kemampuan.  Keputusan tentang promosi, seleksi, didasarkan atas kualifikasi, keberhasilan atau prestasi. Organisasi harus menciptakan sistem berjalan secara sesuai.

Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi. Jenjang karir   Bagi anggota organisasi. Prinsip ini mengasumsikan bahwa keanggotaan organisasi seseorang adalah seterusnya (continuous basis). Dengan jenjang karir diharapkan anggota dapat mengejar karir dan menjaga komitmen terhadap organisasi. Pemisahan yang jelas kehidupan pribadi dan organisasi.   Dalam organisasi ideal, pengambilan keputusan dilakukan semaksimal mugkin berjalan rasional. Artinya, anggota organisasi harus dapat memisahkan kehidupan organisasi dan kehidupan organisasi.

Konsep Struktrur Organisasi Dalam kerangka konsep struktur organisasi akan dipengaruhi oleh dua faktor yaitu faktor internal dan eksternal jika kedua faktor ini diperhatikan dan dipertimbangkan dengan baik maka akan terbentuk struktur organisasi yang efesien dan efektif Faktor internal dan eksternal itu adalah sebagai berikut : Faktor internal yang mempengaruhi desain struktur organisasi meliputi : Visi dan Misi organisasi Strategi Organisasi Model kepemimpinan (leadership model) Kebijakan maupun prosedur Budaya organisasi

Faktor Eksternal yang mempengaruhi desain struktur organisasi antara lain : Pelanggan Supplier Pemerintah Aturan formal, hukum dan perundangan Teknologi Manajemen     stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).

Konsep Desain Pekerjaan Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan – kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi Tujuannya adalah mengatur pekerjaan – pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, peralatan – peralatan dan hubungan sosial serta prilaku

Tiga unsur desain pekerjaan dalam organisasi Pendekatan Mekanik Upaya mengindentifikasikan tiap tugas dalam satu pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga Hasil dalam mengidentifikasikan tiap tugas akan menentukan spesialisasi pekerjaan Aliran Kerja Upaya organisasi atau perusahaan untuk menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan Praktek – praktek Kerja  Upaya organisasi atau perusahaan mendesain pekerjaan berdasarkan kebiasaan yang berlaku pada perusahaan, perjanjian, kontrak dan kesepakatan bersama

Pengertian budaya organisasi Fungsi budaya organisasi Tipologi budaya

Budaya Organisasi Budaya berasal dari bahasa latin “ Colere “ yang artinya mengolah atau mengerjakan, kemudian dalam bahasa inggris disebut “Culture” yang artinya cara atau pola hidup masyarakat Secara Terminologis budaya  adalah suatu hasil dari budi dan atau daya, cipta, karya, karsa, pikiran dan adat istiadat manusia yang secara sadar maupun tidak, dapat diterima sebagai suatu perilaku yang beradab

Pengertian budaya organisasi Adalah  nilai-nilai inti dalam organisasi yang dipegang secara intensif dan dianut bersama secara meluas anggota organisasi. Adalah  sebuah sistem  bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi-organisasi lainnya.[1] Sistem bersama ini adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.[2] Contoh budaya organisasi Tingkat kedisiplinan Pola kerja

Ada dua faktor yang menentukan kekuatan budaya organisasi Kebersamaan artinya tidak ada kepentingan individu atau golongan tertentu, tidak ada keegoisan pribadi dan pandangan rendah terhadap orang lain dalam mencapai tujuan organisasi Intensitas artinya dalam hal komunikasi dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan organisasi

Dalam penerapan budaya organisasi ada dua hal yang ditimbulkan Budaya Organisasi Kuat Ciri Cirinya adalah : Anggota-anggota organisasi loyal kepada organisasi Pedoman bertingkah laku bagi orang-orang di dalam perusahaan digariskan dengan jelas, dimengerti, dipatuhi dan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam perusahaan sehingga orang-orang yang bekerja menjadi sangat kohesif. Nilai-nilai yang dianut organisasi tidak hanya berhenti pada slogan, tetapi dihayati dan dinyatakan dalam tingkah laku sehari-hari secara konsisten oleh orang- orang yang bekerja dalam perusahaan.

Organisasi memberikan tempat khusus kepada pahlawan-pahlawan organisasi dan secara sistematis menciptakan bermacam- macam tingkat pahlawan Dijumpai banyak ritual, mulai dari ritual sederhana hingga yang mewah. Memiliki jaringan kulturan yang menampung cerita-cerita kehebatan para pahlawannya

Budaya Organisasi Lemah Ciri – cirinya adalah : Mudah terbentuk kelompok-kelompok yang bertentangan satu sama lain. Kesetiaan kepada kelompok melebihi kesetiaan kepada organisasi. Anggota organisasi tidak segan-segan mengorbankan kepentingan organisasi untuk kepentingan kelompok atau kepentingan diri sendiri.

Langkah- langkah untuk memperkuat budaya organisasi Memantapkan nilai-nilai dasar budaya organisasi Melakukan pembinaan terhadap anggota organisasi Memberikan contoh atau teladan Membuat acara-acara rutinitas Memberikan penilaian dan penghargaan Tanggap terhadap masalah eksternal dan internal Koordinasi dan kontrol

Fungsi budaya organisasi Batas  Budaya menciptakan perbedaaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi yang lain Identitas  Budaya membawa suatu identitas bagi anggota – anggota dalam organisasi Komitmen  Budaya memfalisitasi timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih besar daripada kepentingan individu atau pribadi Stabilitas  Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi dengan memberikan standar –standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan

Pembentuk sikap dan perilaku  Budaya bertindak sebagai mekanisme alasan yang masuk akal (sense-making) serta kendali yang menuntun dan membentuk sikap dan perilaku karyawan budaya mendefinisikan aturan main  budaya menetapkan aturan-aturan implisit yang mengatur perilaku sehari-hari di tempat kerja, Ketaatan pada aturan menjadi basis utama bagi pemberian imbalan dan mobilitas ke atas.

Tipologi budaya organisasi Pengertian Tipologi merupakan suatu pengelompokan bahasa berdasarkan ciri khas tata kata dan tata kalimatnya (Mallinson dan Blake,1981:1-3). Tipologi budaya organisasi bertujuan untuk menunjukkan aneka budaya organisasi yang mungkin ada di realitas, Tipologi budaya organisasi dapat diturunkan dari tipologi organisasi misalnya dengan membagi tipe organisasi dengan membuat tabulasi silang antara jenis kekuasaan dengan jenis keterlibatan individu di dalam organisasi.

Jenis kekuasaan dan keterlibatan individu dalam organisasi dibagi menjadi : Koersif  Kekuasaan dalam organisasi yang muncul dari penghukuman fisik atau ancaman penghukuman fisik. Remuneratif  muncul dari kendali atas sumber daya dan reward material Normatif  muncul dari distribusi dan manajemen reward dan penalti simbolik.

Tipologi budaya organisasi Organisasi Koersif;  adalah organisasi di mana para anggota organisasi harus mematuhi apapun peraturan yang diberlakukan. Organisasi Utilitarian;  adalah organisasi di mana para anggota diperlakukan secara adil dalam pekerjaan dan hasil sesuai dengan standart atau ketentuan yang yang disepakati bersama oleh anggota organisasi Organisasi Normatif. adalah organisasi di mana para anggota organisasinya memberikan kontribusi tinggi pada komitmen karena menganggap organisasi adalah sama dengan tujuan diri mereka sendiri.

Perubahan Organisasi  

Sub Pokok Bahasan Persefektif tentang perubahan Desakan untuk melakukan perubahan Penolakan terhadap perubahan Mengatasi penolakan terhadap perubahan Agen perubahan Konsep mengenai pengembangan organisasi

Perspektif Tentang Perubahan Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. Perubahan mulai disadari menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan.

Manajemen Perubahan Pengertian  sebagai upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat- akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut Manfaat perubahan  Untuk kelangsungan hidup suatu organisasi tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi

Tipe Perubahan Setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah: Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi; Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi; Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.

Faktor Eksternal meliputi : Kelangkaan sumber daya Peraturan Baru Dua Faktor yang mempengaruhi perubahan yaitu faktor internal dan eksternal Faktor Eksternal meliputi : Kelangkaan sumber daya Peraturan Baru Perubahan Perilaku konsumen. Perubahan di pasar tenaga kerja Laju inflasi yang tidak terkendali Tingkat suku bunga yang tinggi Persaingan yang meningkat

Faktor Internal meliputi Performance kerja yang jelek Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru. Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru Penerapan struktur organisasi baru Penerapan sistim reward baru. Penerapan teknologi baru

Ruang Lingkup Perubahan Perubahan Struktur Organisasi Perubahan desain organisasi Perubahan teknologi yang digunakan Perubahan proses Perubahan teknologi produksi /peralatan Perubahan proses bisnis/ produksi Perubahan SDM Perubanan sikap dan prilaku

Penolakan terhadap Perubahan Ketidakpastian akibat perubahan Rasa tidak aman Ancaman terhadap kekuasaan Keengganan untuk melepaskan manfaat saat ini (ekonomi/ sosial) Hambatan Perilaku Ketidakjelasan informasi rencana perubahan

Langkah – langkah dalam menghadapi penolakan terhadap perubahan Pendidikan & Komunikasi Keikutsertaan & Keterlibatan Keringanan & Tunjangan Negosiasi & Kesepakatan Manipulasi (proses menghilangkah, mengaburkan, menyebunyikan dan menambah informasi ) Kooptasi (kerjasama dalam bentuk mau menerima pendapat atau ide orang atau kelompok lain. agar kerjasama dapat berlanjut dengan baik ) Paksaan Implisit & Eksplisit (dalam bentuk kehilangan pekerjaan, penundaan promosi, pemecatan dan mutasi atau pemindahan )

Agen Perubahan Pengertian  merupakan pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan dalam organisasi Tugas Agen Perubahan  Mengamati, menganalisa dan memberi masukan terhadap masalah perubahan dari semua segi serta memberikan pengembangan solusi Agen perubahan bisa Pihak Internal (tim manajemen ) atau Eksternal (konsultan) organisasi

Alasan Penggunaan Agen Eksternal Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan. Kebebasan dari tanggung jawab operasional. Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.

Profil Agen Perubahan yang baik Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi. Mengerti cara orang memandang sesuatu. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik Memiliki kemampuan menciptakan iklim Memiliki kepercayaan diri Terbuka

Konsep Pengembangan Organisasi Pengembangan organisasi muncul dikarenakan kondisi atau keadaan yang dinamis sehingga mengakibatkan organisasi melakukan perubahan dan pengembangan Pengertian pengembangan organisasi Menurut Robbins : Sekumpulan Intervensi perubahan terencana yang dibangun diatas nilai – nilai humanistik dan demokratik yang berupaya memperbaiki keefektifan organisasi dan kesejahteraan karyawan Menurut Stoner, Freeman dan Gilbert : Usaha jangka panjang yang didukung oleh manajemen puncak untuk meningkatkan proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi

Tujuan Pengembangan Organisasi Menciptakan keharmonisan hubungan kerja antara pimpinan dengan staf anggota organisasi Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi Merupakan semangat kerja para anggota   organisasi  dan kemampuan mengendalikan diri

Ukuran keberhasilan dalam pengembangan organisasi Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan keluaran, yang mengacu pada konsep Minimaks  Masukan minimum dan keluaran maksimum Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi  dalam mencapai tujuannya  kesejahteraan  tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu hubungan antara para individu dan organisasi  hubungan yang dinamis dan adaptabilitas

Sekian Terima Kasih