Oleh : Dony Pranadiyanta, ST EDMS Electronic Document Management System (Sistem Manajemen Dokumen Elektronik) Oleh : Dony Pranadiyanta, ST

Landasan Hukum Peraturan Pemerintah No 88 tahun 1999 tentang Mikrofilm Dokumen Perusahaan  Instruksi Presiden R.I. Nomor 6 Tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia Instruksi Presiden R.I. Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government; Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor : 12/SK/MENEG/KI/2002 tanggal 1 Maret 2002 tentang Pembentukan Organisasi Task Force Pengembangan e-Government Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor : 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 tanggal 20 Desember 2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik

Sistem Dokumen Non Elektronik kemungkinan seorang staf lupa untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen; pesan e-mail atau dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa diarsipkan sebelumya; dokumen elektronik dari situs web dan intranet tidak terkontrol versi dan perkembangannya secara efektif; tidak dapat mengelola dokumen multimedia (teks, gambar dan suara) secara terintegrasi.

UU No 88 Tahun 1999 Dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam  rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar

Pengarsipan Dokumen Elektronik pengumpulan informasi  yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali; memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat; meningkatkan kualitas layanan publik; mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang; lebih responsif pada perubahan.

Manfaat dan Tantangan Dokumen dalam bentuk elektronik mudah dibuka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, yang sebelumnya sulit dilakukan pada dokumen kertas. Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi (information sharing) yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada penyebarluasan informasi. Dokumen elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya. Dokumen elektronik yang berisi transaksi elektronik harus dijaga agar tetap memenuhi syarat legal dan bobot buktinya

Dengan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah; menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik; prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi; pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah

Kebutuhan EDMS pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya; prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi; prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas,  kualitas dan keamanan dokumen; prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancar-an akses semua dokumen  selama diperlukan; prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen  sesuai dengan  peraturan yang berlaku; budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;  ketrampilan dan kompetensi pada bidang EDMS untuk semua   pengguna dan pengelola dokumen.

3 unsur utama EDMS kebijakan, strategi, dan budaya kerja; prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu siklus hidup dokumen; sistem informasi yang mendukung  manajemen dokumen.

Langkah Penerapan EDMS Integrasi prosedur EDMS sebagai bagian dari rancangan e-Government. Pengendalian kondisi dokumen kertas selama EDMS belum diimplementasikan. Implementasi sistem EDMS

Karakteristik Dokumen yang Utuh dan Akurat Konten/kandungan: Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya Konteks: Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional. Struktur : Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.

Spesifikasi Pemindaian (Scanning) Resolusi 300 dpi Format file (pdf, tiff, jpeg, gif, bmp) Kompresi loseless

Hal yang perlu diperhatikan dalam Dokumen Elektronik Metadata Pemeliharaan Dokumen Elektronik Migrasi Dokumen Elektronik Pemeliharaan dan Pemusnahan Dokumen

Metadata Metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya membuat menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola. Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data. Jika data tersebut dalam bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama ruas (field), panjang field, dan tipe fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis data gambar (image), metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

Fungsi metadata Metadata memberikan fungsi yang sama seperti katalog yaitu: membuat sumberdaya bisa ditemukan dengan menggunakan kriteria yang relevan; mengidentifikasi sumberdaya mengelompokkan sumberdaya yang serupa membedakan sumberdaya yang tak miliki kesamaan memberikan informasi lokasi

Jenis metadata Terdapat tiga jenis utama metadata: Metadata deskriptif menggambarkan suatu sumberdaya dalam maksud seperti penemuan dan identifikasi. Dia bisa meliputi elemen semisal judul, abstrak, pengarang, dan kata kunci. Metadata struktural menunjukkan bagaimana kumpulan obyek disusun secara bersama-sama menjadi satu, semisal bagaimana halaman-halaman ditata untuk membentuk suatu bab. Metadata administratif menyediakan informasi untuk membantu mengelola sumberdaya, semisal terkait kapan dan bagaimana suatu informasi diciptakan, tipe dokumen dan informasi teknis lainnya, serta siapa yang bisa mengaksesnya.

Syarat EDMS di Lembaga Pemerintah Kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang. Memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML Media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang

STANDARD EDMS PEMERINTAH Standar Metadata dan Format Akses Standar Pertukaran dan Publikas Standar Prosedur

KEAHLIAN DAN KOMPETENSI Pengelola Sistem Informasi Bertanggung jawab terhadap kelancaran penyediaan layanan informasi EDMS termasuk infrastruktur dan aplikasi pendukungnya Pengguna Dokumen Elektronik Menghasilkan dan menggunakan dokumen elektronik sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya, serta memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi dokumen  elektronik pada saat pembuatannya

STRATEGI IMPLEMENTASI EDMS Penetapan Kebijakan pada Tingkat Organisasi cara pembuatan dan pengelolaan dokumen elektronik; cara mengintegrasikan EDMS ke dalam sistem e-Government; integrasi kedua hal tersebut diatas ke dalam rencana strategis organisasi Pengendalian dokumen Inventarisasi dokumen; Evaluasi hasil inventarisasi; Strategi proses migrasi menuju sistem EDMS; Strategi pemeliharaan akses dan kualitas dokumen elektronik; Penetapan prosedur dan pola kerja pengguna

Langkah-Langkah Implementasi EDMS Penetapan kebijakan organisasi untuk pengoperasian EDMS dan didokumentasikan dalam strategi sistem elektronik organisasi Pemantapan dan pengembangan yang berkesinambungan, serta pemeliharaan sebuah inventori yang mengelola kumpulan record elektronik yang ada Penetapan srategi dan implikasi EDMS pada sistem dan layanan baru untuk menggabungkannya menjadi sebuah strategi elektronik organisasi yang baru Perencanaan untuk appraisal dan evaluasi aset informasi yang teridentifikasi pada inventori kumpulan record Penetapan strategi untuk penyiapan dokumen yang teridentifikasi agar dapat tetap memiliki nilai yang bekesinambungan, tEDMSasuk migrasi ke dalam sistem EDMS organisasi di masa yang akan datang Penetapan detail rencana strategis untuk pembangunan sistem manajemen dokumen dan record elektronik, prosedur serta fasilitas-fasilitasnya Penentuan spesifikasi kebutuhan secara detail dari sistem, fasilitas, dan prosedur untuk manajemen dan kontrol dokumen dan record elektronik. Penentuan rencana implementasi untuk sistem, fasilitas, dan prosedur untuk sistem manajemen dan kontrol dokumen dan record elektronik. Implementasi fasilitas dan prosedur untuk pemeliharaan dan penerapan sistem manajemen record elektronik (EDMS)

Model Proses eDMS

Koordinasi Antar Komponen Komponen manajemen lembaga berkewajiban untuk menetapkan kebijakan formal lembaga mengenai kelancaran penggunaan EDMS; memastikan kelancaran migrasi dokumen kedalam sistem EDMS; memastikan sistem EDMS telah tergabung dengan semua sistem elektronik; memastikan penyediaan perangkat untuk meng-akuisisi, mengelola, dan mengakses dokumen elek-tronik. Komponen pengelola (administrator) sistem berkewa-jiban untuk

Koordinasi Antar Komponen Komponen pengguna dokumen elektronik berkewajib-an untuk : menggunakan format standar dokumen elektronik; mengikuti standar prosedur operasional dalam membuat dan menggunakan dokumen elektronik; menggunakan dan membuat dokumen elektronik di dalam lingkungan sistem EDMS.

Koordinasi Antar Komponen Komponen pengelola (administrator) sistem berkewajiban untuk : mengelola dan mengkategorikan dokumen elektronik; melakukan proteksi terhadap perubahan isi dokumen elektronik sesuai jangka waktu yang ditentukan; membuat jadwal pemeliharaan dan pemusnahan  dokumen elektronik; memungkinkan pertukaran dokumen elektronik antar lembaga yang membutuhkan; menyediakan fasilitas pemusnahan dokumen elektronik; mencegah hilangnya dokumen elektronik; menyimpan riwayat semua kejadian yang berkaitan dengan dokumen elektronik untuk keperluan audit; membuat indeks dari semua dokumen elektronik; memungkinkan penampilan dan pencetakan dokumen elektronik secara benar; mengontrol pengaksesan dokumen elektronik yang diproteksi.

Informasi mengenai keaslian sebuah dokumen elektronik dapat dilekatkan sebagai metadata1 pada dokumen terkait, yang menjelaskan: Bukti bahwa sebuah dokumen telah sukses terotentikasi. Informasi dari sebuah otentikasi, dapat berisi tanggal dan waktu otentikasi Kunci publik 2 (public key) yang menjamin keaslian dokumen dan kumpulan pesan.

Standart ERM Pemerintah Terdapat 3 standar yang perlu ditetapkan untuk mendukung interoperabilitas, yaitu: Standar Metadata dan Format Akses Standar Pertukaran dan Publikasi Standar Prosedur

Keahlian dan Kompetensi Keahlian dan kompetensi yang diperlukan dalam pengelolaan ERM terdiri dari 2 (dua) kelompok, yaitu: - pengelola sistem informasi - pengguna dokumen elektronik (lihat gambar 1)

Gambar 1 Pengguna ERM

STRATEGI IMPLEMENTASI ERM Strategi implementasi ERM menjelaskan pentahapan implementasi ERM pada lembaga pemerintah, yaitu penetapan kebijakan pada tingkat organisasi dan pengendalian dokumen.

Langkah-Langkah Implementasi ERM

Seperti terlihat pada Gambar 3, untuk menjamin kelancaran sistem ERM diperlukan kerja sama antar semua komponen yang terlibat, yaitu komponen manajemen lembaga, komponen pengguna dokumen elektronik dan komponen pengelola (administrator) sistem. Untuk itu setiap komponen tersebut perlu melakukan tugasnya masing-masing.

SIKLUS HIDUP E R M

TRANSFORMASI DIGITAL Legalitas dokumen digital dan kebijaksanaan tata cara transformasi telah diterangkan dan dijamin oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan dan PP nomor 88 tahun 1999 tentang tatacara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi atau mentransformasi dokumen berbentuk kertas menjadi dokumen berbentuk digital ( Elektronik ). Yaitu dengan cara pemindaian ( Scanning ) Satu hal yang sangat penting dalam proses pemindaian adalah harus adanya proses penjaminan kualitas (Quality Assurance).

Standar : Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam sistem transformasi digital sebaiknya dapat disesuaikan atau diterapkan pada berbagai macam standar yang ada dan dapat dibangun pada sistem arsitektur terbuka (open system acrhiecture/ OSI). Dokumen sebaiknya dikodekan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk jangka waktu yang cukup lama (dijelaskan di bagian standarisasi format dokumen elektronik)

Terima Kasih