ANALISIS DAN PERUBAHAN SISTEM BAB 15 Dra. Lidia Evelina, MM

Metode interpretif mengenai analisis Definisi dan metode penelitian interpretif sangat beraneka ragam. Strine dan Pacanowsky (1985) menyatakan “Beberapa bagian penelitian interpretif amat menyerupai telaah ‘komunikasi organisasi’ tradisional lengkap dengan angka-angkanya. Metode Interpretif memerlukan tahap penghayatan yang berlainan.Meskipun bagian ini tidak bertujuan mempersiapkan anda untuk menulis suatu novel atau mengulas kritik retoris,bagian ini menyiapkan konsep dasar yang memungkinkan anda membuat beberapa analisis yang berguna.

Latar Belakang Empat asumsi budaya organisasi : artifak,perspektif,nilai dan asumsi. Artifak dapat berbentuk verbal misalnya suatu cerita,prilaku meliputi ritual&upacara atau fisik misalnya,obyek aktual seperti klub golf,patung/jambangan yang dipamerkan oleh suatu organisasi. Perspektif merujuk pada aturan dan norma bersama dalam suatu organisasi.Nilai menggambarkan gagasan yang digunakan oleh anggota organisasi untuk menilai situasi,tindakan dan tujuan. Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo menekankan bahwa peneliti interpretif harus “akrab” dengan prilaku organisasi yang ditelitinya,tetapi pada saat yang sama mereka harus tetap pada posisi untuk menelaah prilaku itu sebagai “prilaku asing” sehingga prilaku tersebut dapat dipertanyakan dan dimengerti.

Prosedur Budaya apakah yang ditelaah?Seorang peneliti harus menentukan beberapa batas yang melingkupi budaya tersebut,meskipun batas-batas ini dapat berubah-ubah. Apakah fokus penelaahan?Pembahasan mengenai budaya menunjukkan bahwa penelaahan budaya tempat kerja dapat menyoroti berbagai masalah. Apakah yang merupakan data?Percakapan adalah data primer analisis budaya.Dalam percakapanlah budaya dihidupkan dan diwujudkan,seperti yang dikemukakan Pacanowsky dan O’Donnell-Trujillo (1983) realitas organisasi diwujudkan dalam kehidupan. Bagaimana data dikumpulkan?Perangkat utama pengumpulan data adalah pengamatan berperan serta dan wawancara.

Bagaimana data dibangkitkan Bagaimana data dibangkitkan?Penemuan proses pemahaman memerlukan teknik yang menjelaskan prilaku yang tidak pernah dipersoalkan lagi. Bagaimana data diinterpretasikan?Penelitian harus memiliki data yang memadai,mampu melihat apa yang dialami anggota organisasi,menemukan pola proses pemahaman dan menginterpretasikan makna pemahaman tersebut.

Bentz (1987) Pendekatan Budaya Komunikasi Organisasi (BKO) memerlukan suatu metodologi yang : 1. Mengumpulkan pesan 2. Menganalisis pesan berdasarkan pada 4 unsur utama 3. Menganalisis bentuk simbolik dalam pesan 4. Memperkirakan pola makna organisasi 5. Memperkirakan pola harapan 6. Merangkai pola makna dan harapan menjadi jalinan BKO.

Tiga bentuk simbolik yang terbukti berguna dalam kajian organisasi meliputi : 1. Analisis laporan meliputi meminta orang-orang menerangkan prilaku mereka. 2. Analisis cerita,menelaah narasi atau cerita organisasi.Cerita digunakan untuk pemahaman.Menurut martin (1982) menyatakan bahwa cerita merupakan perangkat efektif untuk menyampaikan suatu kebijakan karena cerita lebih mudah diingat dan lebih mudah dipercayai daripada bentuk simbolik lainnya. 3. Analisis metafora,merupakan cara berpikir yang amat sering digunakan sehingga metafora biasa beroperasi pada tingkat kesadaran yang rendah.

Metode fungsional mengenai analisis Harrison (1987),menggunakan metode yang disebut pendekatan fungsional terhadap diagnosis organisasi dan menerangkan bahwa pendekatan ini mencakup penggunaan pengetahuan ilmu prilaku yang memperkirakan keadaan terkini suatu organisasi dan untuk menemukan jalan ke arah perbaikan. Harvey & brown (1992) menjelaskan lebih lanjut bahwa diagnosis organisasi menelaah berbagai sub unsur organisasi seperti devisi,departeman dan produk,serta proses organisasi. Schien (1969) menjelaskan organisasi dapat mengenali proses apa saja yang memerlukan perbaikan.Ada 6 proses manusiawi yang kritis dalam organisasi yang pantas didiagnosis dan kemudian diubah :1.komunikasi,2.peranan anggota & fungsinya dalam kelompok,3.kelompok pemecahan masalah & pengambilan keputusan,4.norma kelompok & pertumbuhan kelompok,5.kepemimpinan & otoritas,6.kerjasama & persaingan antar kelompok.

Tujuan mendasar diagnosis menurut para ahli dalam bidang ini adalah mencari kausalitas yaitu suatu situasi ketika 1 faktor misalnya ganjaran menyebabkan perubahan pada faktor lainnya,misalnya komitmen terhadap organisasi. Dalam perspektif fungsional ini,komunikasi organisasi perlu diperhitungkan sebagai penyebab efektifnya/tidak efektifnya fungsi organisasi/sebagai suatu gejala bahwa organisasi berfungsi secara efektif/tidak efektif. Horrison mengatakan bahwa klien seringkali mampu mengenali gejala/pengaruh tidak efektifnya fungsi organisasi. Schien di pihak lain berbicara mengenai komunikasi&proses komunikasi yang tersamar yang memicu/menyebabkan hubungan kerja yang efektif&produktivitas yang tinggi.

Down (1988) menyatakan bahwa pemeriksaan komunikasi dapat menghasilkan informasi yang menjelaskan atau memperkirakan peristiwa organisasi yang kritis seperti ketidakpuasan,kelesuan produktivitas,kegiatan serikat kerja,kemunduran,dan ketiadaan kerja tim. Schien dan Down cenderung membahas komunikasi organisasi sebagai penyebab fungsi organisasi yang efektif maupun yang tidak efektif. Komunikasi mungkin merupakan penyebab utama penyimpangan fungsi organisasi/mungkin hanya merupakan gejala dari suatu penyebab yang lebih mendasar.Analisis komunikasi organisasi harus selalu waspada atas perubahan peranan komunikasi,baik sebagai suatu gejala maupun sebagai penyebab fungsi organisasi yang efektif dan yang tidak efektif.

Variabel yang diukur oleh Profil Komunikasi Organisasi didefinisikan sebagai berikut : Kepuasan terhadap organisasi Konsep yang tampak merupakan inti dari kerja seseorang adalah kepuasan dengan organisasinya,tanpa tingkat yang dapat diterima. Beberapa teoretisi menunjukkan bahwa motivasi berhubungan negatif dengan kepuasan,artinya motivasi muncul bila seorang pegawai merasa tidak puas. Iklim komunikasi Konsep komunikasi yang paling sejalan dengan gagasan motivasi dalam organisasi adalah “iklim”.Nilai iklim komunikasi yang dikehendaki sedikit lebih rendah daripada nilai kepuasan komunikasi. Kehidupan organisasi cenderung mempengaruhi persepsi atas iklim komunikasi secara lebih negatif daripada persepsi atas kepuasan komunikasi.

Kualitas media Berhubungan dengan kebanggan pegawai terhadap perusahan. Usaha untuk mempertahankan output produk media yang berkualitas tinggi secara konstan dapat menjadi berlebihan. Aksebilitas informasi Nilai aksebilitas informasi diperoleh dengan mengambil rata-rata dari 8 butir yang menanyakan jumlah informasi yang diterima dari berbagai sumber.Karena kesulitan dalam menjaga agar pegawai tetap mendapat informasi mengenai isu yang mereka butuhkan. Penyebaran informasi Berkenaan dengan seberapa jauh anggota organisasi melaporkan bahwa mereka mengetahui 1 pesan tertentu.Mengetahui suatu pesan tertentu tidak menggambarkan suatu cakupan informasi yang ingin diketahui pegawai.

Beban informasi Nilai beban informasi dihitung dengan mengurangi nilai aksesibilitas informasi dari nilai informasi yang diinginkan.Nilai plus menyatakan bahwa pegawai menerima informasi lebih banyak daripada informasi yang ingin mereka peroleh,nilai minus menyatakan pegawai merasa bahwa seharusnya mereka memperoleh informasi yang lebih banyak lagi. Ketetapan pesan Ketetapan dalam komunikasi berkenan dengan kecermatan pesan.Komunikasi organisasi mengukur ketetapan pesan dengan memberi kesempatan kepada anggota organisasi untuk mempelajari hal yang tercangkup dalam suatu pesan aktual.Data ini bahwa organisasi harus memikirkan cara untuk meningkatkan saluran komunikasi dan sistem penyebaran komunikasi.

Sumber informasi Sumber informasi pesannya digunakan untuk mengukur ketepatan pesan.Sumber informasi ini tidak harus khusus,tetapi organisasi harus memeriksa sumber pesan yang sesungguhnya. Budaya organisasi Analisis ini menghasilkan 8 kategori yang menjelaskan budaya organisasi :iklim positif,pengaruh negatif,kualitas keunggulan,potensi pertumbuhan,unsur organisasi,kegiatan pendidikan,organisasi kecil dan tidak matang,aktif/mendorong. Iklim positif Konstruk “iklim positif”,definisinya dari istilah-istilah yaitu bermaksub baik,ramah,kasual,bersemangat,memperhatikan,memelihara. Pengaruh negatif Pengaruh ini didefinisikan dengan kata-kata yaitu,membingungkan,membuat frustasi,semrawut,tidak padu,bersifat melawan dan tidak berfungsi.

Kualitas keunggulan Merujuk pada istilah dalam organisasi seperti pelayanan,ahli,trampil,dapat diandalkan dan dihormati.Kategori ini menggambarkan suatu dimensi budaya yang mungkin lebih baik ditumbuhkan dan diperteguh. Potensi pertumbuhan Istilah potensi pertumbuhan seperti tumbuh,berkembang,kesempatan,kemajuan,kemampuan dan perubahan. Unsur organisasi Istilah organisasi ini merujuk pada unsur yang berasal dari organisasi seperti anggota,manfaat dan jaminan.

Kegiatan pendidikan kategori ini merujuk pada beberapa pelayanan awal yang disediakan oleh perkumpulan meliputi kegiatan konvensi,pertemuan,pameran,pendidikan,pengetahuan dan pembelajaran. Organisasi kecil dan tidak matang Kategori ini mirip gambaran sebelumnya tetapi tampaknya difokuskan pada karakteristik organisasi yang penting..Kategori ini mengisyaratkan beberapa toleransi atas pengaruh negatif. Aktif / mendorong Kategori terakhir ini terdiri dari kata-kata yang bobotnya paling rendah tetapi mengungkapkan unsur budaya lainnya,tempat yang aktif/mendorong untuk bekerja.

STRATEGI DAN INTERVENSI UNTUK PERBAIKAN KEEFEKTIFAN SISTEM Keefektifan organisasi dapat ditingkatkan dengan membuat perubahan dalam aspek sistem komunikasi organisasi dan sistem kerja. Metode perubahan sistem Perubahan dalam sistem organisasi dapat terjadi dalam satu atau lebih dari ketiga subsistem tersebut:sosial,teknis dan administrasi dan di tingkat yang berlainan yaitu:perorangan,struktur dan budaya. Burke (1980) mengakui bahwa yang dipraktikan sebagai perubahan organisasi tidak selalu menghasilkan perubahan sistem dalam arti yang sesungguhnya,tetapi menghasilkan bentuk sistem bentuk yang sembarangan. Unsur-unsur perubahan organisasi Beckhard & Harris (1987) yang menyarankan proses tiga tahap mulai dari unfreezing menjadi bergerak menuju refreezing.

KONDISI,KEMUNGKINAN,USAHA DAN BIAYA Proses Perubahan Langkah pertama dalam proses mewujudkan perubahan dalam sistem organisasi. Langkah kedua meliputi analisis faktor yang menyebabkan masalah. Langkah ketiga meliputi pengenalan dan penentuan serangkaian langkah praktis.Langkah praktis dalam proses perubahan ini biasa disebut intervensi. Tiga kategori dasar mengenai proses sosial,teknis dan administratif. 1. Proses sosial Proses yang mencakup cara anggota organisasi satu sama lain berhubungan dan berinteraksi.

2. Proses teknis Proses yang mencakup pembentukan output organisasi. 3. Proses administratif Proses yang meliputi dimensi pendukung bagi proses teknis dan proses sosial. Kondisi saat ini yang menciptakan masalah dalam organisasi Merupakan hal penting dalam intervensi sistem organisasi.Intervensi terhadap proses sosial,teknis,administratif bergantung pada bagaimana analitis yang telah dibahas sebelumnya mengungkapkan masalah dalam organisasi.

Beckhard (1969) mengidentifikasi sepuluh kondisi organisasi yang memerlukan beberapa jenis intervensi.Kebutuhan untuk mengubah iklim organisasi merupakan salah satu kondisi ini. Pasmore dan lainnya (1979) menunjukan bahwa tugas dalam pekerjaan sebaiknya mempunyai varitas yang optimal.Dengan laporan dari anggota organisasi&melalui pengamatan langsung,mungkin untuk mengenali,memeriksa dan menyatakan bahwa tugas yang dilibatkan dalam beberapa pekerjaan gagal untuk memiliki tahap varitas yang optimal&memberi alasan diperlukan intervensi untuk mengubah tahap varitas. Jadi proses analitis mengungkapkan gangguan atas salah satu dari prinsip umum ini,organisasi harus mempertimbangkan penggunaan intervensi yang sesuai untuk melakukan perubahan dalam proses organisasi pada tahap sosial,tahap teknis / pada tahap administratif.

Definisi intervensi Kegiatan yang mencampuri kegiatan harian anggota organisasi dengan cara yang secara positif mempengaruhi proses organisasi seperti komunikasi,pemecahan masalah,perencanaan,pembuatan keputusan,kepemimpinan dan budaya organisasi. Tiga jenis intervensi menggambarkan inti intervensi sistem&proses: 1. Umpan balik survei Survei ini terdiri dari pengumpulan data tentang organisasi,unit atau kelompok dengan menggunakan suatu kuesioner standar lalu melaporkan kembali hasilnya kepada individu dan kelompok di semua tingkat dalam organisasi itu.

2. Konsultasi proses Schien (1969) mendefinisikan konsultasi proses sebagai seperangkat kegiatan dari pihak konsultan yang membantu klien (organisasi/unit) untuk mengamati,memahami,dan melakukan tindakan pada kejadian proses yang terjadi di lingkungan klien itu.Konsultasi proses dapat dilakukan oleh anggota organisasi sendiri,tetapi upaya untuk mencoba mengubah proses organisasi ini harus selalu dibimbing oleh tindakan yang hati-hati dari pihak konsultan.Intervensi proses menaruh perhatian pada bagaimana anggota organisasi akan mewujudkan tujuan mereka. Schien mengidentifikasi 4 jenis intervensi : 1.penyusunan agenda,2.pemberian umpan balik,3.pelatihan/penyuluhan individu/kelompok,4.saran-saran struktural.

3. Perubahan sistem sosioteknik Menggabungkan unsur-unsur sejumlah prose yang telah dibahas disebut perubahan sistem sosioteknik atau rancangan terintegrasi anatara sistem sosial dan sistem kerja teknis. Organisasi dapat digambarkan sebagai suatu sistem terbuka yang memiliki 5 dimensi dalam berinteraksi dengan lingkungan organisasi tersebut,antara lain : 1.pekerja / subsistem psikologis 2.Pekerjaan itu sendiri / subsistem teknis 3.Struktur organisasi / subsistem struktural 4.Pedoman organisasi / subsistem tujuan 5. Praktik manajemen / subsistem manajerial

Kuis analisis dan perubahan sistem Apa yang dimaksud dengan sistem didalam organisasi? Apa kaitan antara sistem dengan budaya organisasi? Bagaimana mengukur kepuasan anggota terhadap organisasi? Bagaimana tahapan dalam perubahan sistem?

Apa yang dimaksud dengan sistem didalam organisasi Sistem adalah kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen (individu dan kepribadian setiap orang dalam organisasi , struktur formal, pola interaksi yang informal, pola status dan peranan yang menimbulkan pengharapan-pengharapan dan lingkungan fisik pekerjaan) dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi di dalam organisasi.

Sistem apa yang ada dalam organisasi Sistem Administrasi Sistem penggajian (honor, upah, bonus, kenaikan gaji, THR untuk karyawan) Sistem Komunikasi (penyebaran informasi, aliran informasi) Sistem perpakiran

2. Apa kaitan antara sistem dengan budaya organisasi? Sistem itu bersifat formal dan diketahui oleh semua anggota organisasi dan dipengaruhi oleh budaya organisasi yang bersangkutan. Pengaruhnya meliputi gaya kepemimpinan, gaya pengambilan keputusan, perilaku individu.

3. Bagaimana mengukur kepuasan anggota terhadap organisasi? . Dari perilaku Kebutuhan (kesejahteraan, kenyamanan kerja, status, penghargaan, keamanan, promosi jabatan,

4. Bagaimana tahapan dalam perubahan sistem? Pengamatan kepada para anggota organisasi (cara kerja, produktivitas kerja) Wawancara tertulis maupun lisan