Pelaksanaan dan Mekanisme Pengawasan Rutin/Reguler 4/8/2017

Pelaksanaan Pengawasan Reguler Penentuan Obrik Oleh Pimpinan Persiapan Pelaksanaan Pelaksanaan Pemeriksaan Pembuatan Lembar Temuan dan Kontrak Kinerja Ekspose/Klarifikasi Pembuatan LHP 4/8/2017

Penelaahan – aktivitas obrik. Pembentukan tim. Penentuan obrik oleh pimpinan Persiapan - Monitoring – observasi, perbandingan Penelaahan – aktivitas obrik. Pembentukan tim. Tim membuat rencana pemeriksaan (PKP) dan menyiapkan blanko (apabila diperlukan) Pemberitahuan kepada obrik oleh sekretaris tim dan meminta untuk menyiapkan dokumen- dokumen yang akan diperiksa yang terkait dengan obrik, serta menyediakan ruangan khusus untuk tempat pemeriksaan. 4/8/2017

Pertemuan awal dengan pimpinan obrik III. Pelaksanaan Pemeriksaan Pertemuan awal dengan pimpinan obrik Pelaksanaan pemeriksaan reguler dilakukan dengan metode sebagai berikut: Mempelajari dokumen (contoh: buku register perkara, jurnal keuangan pada Kepaniteraan, dll) yang terkait dengan obrik; Wawancara dengan pimpinan, hakim dan aparat pengadilan yang terkait dengan bidang yang diperiksa; Observasi Investigasi Mengevaluasi pengendalian sistem / manajemen obrik 4/8/2017

Tips Menyusun/Membuat Lembar Temuan : Dalam menemukan dan membuat temuan, diperlukan kemampuan tentang : Teknis : terkait dg penguasaan teknis judisial / hkm acara (panggilan, penundaan sidang, relas). Manajerial : terkait dg pelaksanaan tugas (pembagian perkara, alur berkas, dll) Adminstrasi : pengisian register, pelaporan perkara. Tata cara penulisan dengan redaksi kalimat yang singkat dan cukup jelas (effisien, tepat sasaran, link & match, alur pikir, bahasa) 4/8/2017

IV. Pembuatan Lembar Temuan dan Kontrak Kinerja Seluruh temuan dari masing-masing bidang pemeriksaan dituangkan dalam lembar temuan. Lembar temuan berisi : kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi /saran tindak lanjut. Lembar temuan dari semua bidang dikumpulkan menjadi satu, diberi cover sheet dan diberi judul Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) Lembar temuan dilampiri dokumen (kopinya) apabila diperlukan untuk mendukung temuan. Lembar temuan dibuat dua berkas, satu berkas diserahkan kepada satker obrik setelah selesai dilakukan ekspose dan satu berkas lainnya sebagai dokumen tim pemeriksa yang pada halaman akhir ditandatangani oleh pimpinan satker obrik. 4/8/2017

V. Ekspose / Klarifikasi Ekspose / klarifikasi dilakukan dalam pertemuan lengkap dengan acara : paparan temuan oleh masing-masing pemeriksa bidang dengan memberikan petunjuk dari tim pemeriksa Setelah selesai ekspose, kepada pimpinan satker obrik diberi kesempatan untuk menanggapi hasil pemeriksaan tim pemeriksa yang dituangkan dalam tulisan. Apabila hasil temuan pengawasan menunjukkan banyak kesalahan dan memerlukan perbaikan, maka kepada pimpinan satker obrik/penanggungjawab administrasi peradilan diminta untuk membuat kontrak kinerja dengan menanyakan kepada pimpinan/penanggungjawab satker obrik mengenai berapa lama waktu diperlukan untuk memperbaiki hasil temuan tersebut. 4/8/2017

VI. Pembuatan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Paling lambat 14 hari setelah pemeriksaan Sistematika LHP terdiri dari: Bab I Pendahuluan Meliputi: -Dasar pemeriksaan Nama Tim Pemeriksa Sasaran Pemeriksaan Lamanya Pemeriksaan Bab II Uraian Hasil Pemeriksaan Berisikan: Informasi rinci dari setiap temuan pemeriksaan yang dilengkapi data pendukung apabila diperlukan (lihat lembar temuan) Bab III Kesimpulan dan Rekomendasi Ringkasan hasil pemeriksaan Rekomendasi adalah permintaan mengenai hal-hal yang perlu ditindaklanjuti oleh aparat/pejabat yang berwenang terhadap hasil kesimpulan pemeriksaan 4/8/2017

Catatan.... Selambat-lambatnya 14 hari setelah pemeriksaan, tim pemeriksa menyampaikan LHP ke pejabat yang memberi perintah Dalam hal yang sangat penting dan mendesak, LHP dapat disampaikan secara lisan, akan tetapi segera diikuti dengan laporan yang tertulis 4/8/2017