SISTEM ELECTRONIC BUSINESS Berdasarkan tulisan dan pemikiran: DR. Richardus Eko Indrajit

E-Business (Electronic Business ) Bukan istilah asing di telinga para manajer dan praktisi bisnis di era moderen. Didukung oleh perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi. Medium berinteraksi yang sangat menjanjikan. Tidak hanya menawarkan kemudahan- kemudahan bagi perusahaan dalam menjalankan aktivitas usahanya sehari-hari, namun memberikan manfaat signifikan bagi perkembangan industri dimana perusahaan terkait berada .

E-Business (Electronic Business ) Mohan Sawhney : “The use of electronic networks and associated technologies to enable, improve, enhance, transform, or invent a business process or business system to create superior value for current or potential customers”. “Penggunaan jaringan elektronik dan teknologi terkait untuk mengaktifkan, memperbaiki, meningkatkan, mengubah, atau menciptakan suatu proses bisnis atau sistem bisnis untuk menciptakan nilai superior bagi pelanggan saat ini atau potensial”. Secara prinsip definisi tersebut jelas memperlihatkan bagaimana teknologi elektronik dan digital berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan caracara konvensional, terutama dilihat dari manfaat yang dapat dirasakan oleh mereka yang berkepentingan (stakeholders).

E-Business (Electronic Business ) Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian eBusiness, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).

WHAT? eBusiness ≠ eCommerce. eCommerce hanya memfokuskan diri pada aktivitas atau mekanisme transaksi yang dilakukan secara elektronik/digital, eBusiness memiliki wilayah yang jauh lebih luas, termasuk: Aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan; Iteraksi antara perusahaan dengan pelanggannya; Kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya; Pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya; dsb. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari eBusiness.

WHO? Siapa saja yang terlibat di dalam eBusiness? Semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup eBusiness. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi entiti yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan eBusiness: Agent Family Business Government ConsumerDevice Employee

WHERE? Di mana sebenarnya eBusiness dapat diterapkan? Dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital untuk media akses. Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau web TV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; Di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax; Di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan gadget; Di lokasi keramaian seperti mall, tokotoko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-KiosTelekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama.

WHY? Mengapa eBussiness diterapkan? Penghematan biaya operasi; Meningkatkan level pendapatan; Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain. Teknologi elektronik dan digital sudah diketemukan beberapa puluh tahun yang lalu, mengapa eBussiness baru “booming” belakangan ini? Karena baru setelah tahun 1990-an teknologi internet berkembang dengan pesat.

Diagram Relasi eBussiness Sumber: Supot Chokwareeporn (IBM), 2000 Hulu Hilir

CRM (Customer Relationship Management) Pada bagian hilir akan dijumpai rangkaian proses yang menghubungkan sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (customers). Konsep yang mengajarkan kiat dan strategi untuk membangun dan menjalin hubungan yang efektif antara perusahaan dengan pelanggannya. Yang termasuk dalam proses CRM adalah: Proses penanganan keluhan pelanggan; Proses penanganan pesanan pelanggan; Proses penanganan permintaan informasi dari pelanggan; Proses pengelolaan data dan informasi seputar pelanggan; Proses pengelolaan kebutuhan pelanggan; Proses analisa karakteristik dan perilaku pelanggan ; Dan lain sebagainya.

PDM (Product Design Management) Berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari hubungan interaksi dengan pelanggan, perusahaan menentukan konfigurasi dan spesifikasi produk/jasa yang ingin dihasilkan. Rangkaian proses yang berkaitan dengan aktivitas desain produk/atau jasa ini kerap menggunakan konsep Product Design Management (PDM). Dengan adanya e-business dan internet, pelanggan dapat ikut berpartisipasi dalam proses pembuatan produk. Seorang pelanggan yang dapat memesan CD audio berisi lagu-lagu kesukaannya dengan cara memilih ribuan lagu yang ada pada daftar; Seorang penggemar buku yang dapat memilah-milah artikel atau bab-bab yang ingin dibelinya; Proses pengelolaan desain produk di sini sepenuhnya dibantu oleh aplikasi-aplikasi e-business.

ERP (Enterprise Resource Planning) Setelah perusahaan mengetahui produk-produk yang dipesan pelanggan beserta spesifikasi dan kuantitasnya, maka perusahaan mulai menjalankan rangkaian proses perencanaan sumber daya yang dibutuhkan untuk dialokasikan dalam proses produksi. Konsep manajemen yang paling maju untuk dipergunakan dalam proses pengalokasian sumber daya dan produksi adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Konsep aplikasi e-business yang secara utuh mengintegrasikan proses-proses yang berkaitan dengan aktivitas “manufaktur” produk atau jasa, dan aktivitas-aktivitas pendukung lainnya (seperti permasalahan keuangan, administrasi, dan sumber daya manusia) mulai dari pengadaan bahan baku sampai dengan distribusinya ke tangan pelanggan.

SCM (Supply Chain Managemen) Berdasarkan kebutuhan berbagai sumber daya yang didefinisikan pada proses terkait dengan ERP, perusahaan kemudian harus menyusun strategi pasokan bahan-bahan mentah produksi. Rangkaian proses manajemen pengadaan bahan mentah yang biasa diperoleh perusahaan dengan melakukan pemesanan kepada para pemasok (suppliers). Merupakan antarmuka (interface) yang menghubungkan perusahaan dengan mitra bisnisnya (terutama para pemasok). Jika CRM cenderung menerapkan aplikasi bisnis e-commerce bertipe B-to-C, maka pada SCM aplikasi bisnis yang kerap dipergunakan adalah yang bertipe B-to-B.

SIKLUS HIDUP RANTAI PASOKAN PROSES FUNGSIONAL SCM SOLUSI TERINTEGRASI JADWALKAN KIRIMKAN MEMBUAT KOMITMEN PROSES FUNGSIONAL SCM SOLUSI TERINTEGRASI PENCARIAN STRATEGIS DAN PEROLEHAN PERKIRAAN DAN PERENCANAAN PERMINTAAN PEMENUHAN/PELAYANAN PESANAN PELANGGAN JARINGAN DISTRIBUSI DAN OPERASI GUDANG LOGISTIK PRODUKSI MANAJEMEN TRANSPORTASI DAN PENGIRIMAN PEMENUHAN DGN KERJA SAMA DATA PASAR YG DPT DIBAGI PRODUSEN PERITEL PELANGGAN INTERNET PEMASOK

SCM (Supply Chain Managemen) Dari diagram terlihat bahwa keempat aplikasi e-business tersebut membentuk rantai proses yang saling berkesinambungan yang menghubungkan antara stakeholder perusahaan yang berada di hulu (pemasok) dan stakeholder perusahaan yang berada di hilir (pelanggan). Pada kenyataannya, banyak sekali proses-proses di dalam rangkaian tersebut yang dialihdayakan (outsource) ke perusahaan lain. Di siniliah sebuah kategori aplikasi e-business baru dibutuhkan, yaitu yang menghubungkan perusahaan dengan mitra-mitra bisnis lainnya. SCM (Supply Chain Managemen)

KOMPONEN APLIKASI UTAMA DARI ERP PELANGGAN / KARYAWAN DISTRIBUSI PENJUALAN, MANAJEMEN PESANAN SUMBER DAYA MANUSIA AKUNTANSI DAN KEUANGAN LOGISTIK TERINTEGRASI PERENCANAAN PRODUKSI

KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM KONSEP eBUSINESS Meraih keunggulan kompetitif lebih mudah daripada mempertahankannya. Alasannya: Mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses; Perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait; Pelanggaan dengan sangat mudah pindah ke perusahaan lain karena biaya internet sangat murah; Perusahaan tidak lagi bisa menentukan harga sendiri, tetapi seringkali harus mengikuti perusahaan lain;

7 Faktor sukses Agar dapat sukses bersaing di dunia maya, setidaknya perusahaan harus memiliki 7 kriteria berikut: Customer Service (pelayanan pelanggan) Price (harga) Quality (kualitas) Fulfillment Time (pemenuhan waktu) Agility (ketangkasan) Time to Market (waktu pemasaran) Market Reach (jangkauan pasar) Kondisi ketujuh aspek tersebut akan sangat menentukan posisi perusahaan di dalam kancah persaingan di dunia maya.

4 Tahap Evolusi Bisnis Langkah yang banyak dipilih perusahaan dalam menerapkan eBusiness adalah EVOLUSI, yaitu perubahan secara perlahan namun pasti. Langkah-langkahnya adalah sbb: Inform Automate Integrate Reinvent

Tahap Inform Merupakan tahap awal, yang biasanya terjadi adalah adanya unit-unit kecil di dalam perusahaan yang mulai mencoba membangun program-program kecil (software) berbasis internet. Contohnya: Pengembangan homepage yang menampilkan profil organisasi di internet; Membangun website yang isinya adalah produk-produk dan jasa-jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya; Membangun situs yang berisi berita-berita mutakhir di bidang tertentu yang berkaitan dengan tugas sebuah unit perusahaan; Dll. Walaupun manfaat yang diperoleh tidak begitu signifikan, tetapi value terbesar yang diperoleh adalah mulai memperkenalkan (sosialisasi) konsep e-business yang paling sederhana kepada segenap karyawan perusahaan.

Tahap Automate Mencoba mengintegrasikan beberapa unit di dalam perusahaan yang masing-masing telah mengimplementasikan konsep kecil ebusiness. Contoh: Proses pengajuan anggaran dari masing-masing unit ke divisi keuangan; Bagian pengadaan atau logistik yang secara otomatis menerima pesanan pembelian barang dari berbagai unit yang ada di perusahaan; Sistem pemesanan produk atau jasa melalui website; Dll. Value yang dituju pada tahapan ini adalah efektivitas, yaitu sebuah hal yang pada awalnya sangat sulit untuk dilakukan, tetapi dengan adanya aplikasi e-business hal-hal baru dapat dilakukan oleh perusahaan.

Tahap Integrate Mengintegrasikan proses bisnis perusahaan dengan perusahaan atau entiti-entiti lain yang ada di luar perusahaan. Dengan tujuan meningkatkan dan mengembangkan kinerja secara signifikan. Contoh: Aplikasi “package delivery tracking” yang dimiliki Federal Expressmaupun DHL yang memungkinkan pelanggan melacak status pengiriman paketnya; Aplikasi e-business yang diterapkan di industri penerbangan (perusahaan dapat mengetahui secara persis lokasi terkini dari seluruh awak pesawatnya baik yang sedang terbang maupun istirahat). Proses pemesanan tiket bioskop atau pertandingan olah raga melalui internet yang memungkinkan seorang pelanggan untuk memilih spesifik bangku yang diinginkan. Value terbesar yang diperoleh perusahaan di sini adalah meningkatnya keunggulan kompetitif (hal yang membedakan perusahaan dengan para pesaingnya).

Tahap Reinvent Secara efektif diimplementasikan jika ada perubahan paradigma mendasar dari manajemen perusahaan, terutama yang berkaitan dengan cara mereka melihat bisnis yang ada. Perusahaan retail dan distribusi merubah total bisnisnya menjadi penyedia jasa informasi (portal) sehubungan dengan consumer products yang ditawarkan; Perusahaan pembuat perangkat lunak aplikasi internet yang meredifinisikan ulang usahanya menjadi perusahaan outsourcing di bidang Customer Relationship Management; Perusahaan penjual buku-buku asing yang berubah menjadi perusahaan penterjemah bahasa-bahasa asing; Dll.