MENGELOLA ORDER PENJUALAN Alur Pembelajaran

Menerima dan Memeriksa Oerder Dari Pelanggan Melaksanakan Pengelolaan Order penjualan Pada perusahaan jasa, Dagang, maupun Manufaktur sesuai Dengan Standard Perating Prosedure ( SOP ) untuk Mengelola order penjualan Menyiapkan dan Mendistribusikan Dokumen Pengiriman Dan Faktur Penjualan Mengelola Order Penjualan Membuat Back Order Membuat Laporan Penjualan

1.1 Pengertian Order Penjualan Order Penjualan adalah Permintaan dari pembeli kepada penjual atas barang/jasa yang dijual oleh penjual

1.2 Prosedur Order Penjualan Meliputi dua bagian yaitu : 1.2.1 Petugas Penjualan Tugasnya : Menerima Pesanan Menulis Order Mengirim Order Ke Bagian Order 1.2.2 Bagian Penjualan Menghubungi Bagian Kredit Mengedit Order Penjualan Mendistribusikan Surat Order

Order Penjualan dapat berasal dari berbagai sumber, yaitu : 1. Tenaga Penjual ( Salesman ) 2. Konsumen 3. Perantara ( Pihak Ke tiga ) 4. Media, meliputi : a. Surat b. Telepon

1.3 Identifikasi Order Penjualan Tujuan Utama penanganan pesanan pelanggan adalah melakukan pemrosesan order pelanggan secara efisien

Hal-hal yang perlu diidentifikasi pada pesanan adalah : 1. Nama, jenis,type, dan ciri-ciri barang 2. Jumlah / banyaknya pesanan 3. Cara Pembayaran 4. Cara penyerahan dan Pengiriman 5. Waktu Pengiriman

1.4 Syarat-syarat Pembayran ( Term Of Payment ) 1. 2/10 ; n/30 , artinya pembeli aakan mendapatkan potongan 2% apabila dalam waktu kurang dari 10 hari melunasi utangnya dan selambat- lambatnya 30 hari harus melunasi utang tanpa potongan. 2. 2/10, 1/15 ; n/30 , artinya ……. 3. n/60 artinya …….. 4. EOM ( End Of Month ) artinya….

Soal latihan halaman 6 - 7

1.5 Jenis-jenis dokumen transaksi Penjualan : 1.5.1 Surat Perkenalan 1.5.2 Surat Permintaan Penawaran 1.5.3 Surat Penawaran 1.5.4 Surat Pesanan / Order Pembelian 1.5.5 Surat Order Penjualan 1.5.6 Surat Pengirimana Barang (Delivery Order ) 1.5.7 Surat Pengaduan 1.5.8 Surat Pengiriman Pembayaran 1.5.9 Faktur Penjualan

1.5.1 Surat Perkenalan Surat Perkenalan adalah Surat dari calon penjual kepada calon pembeli. Informasi yang disampaikan : 1. Nama dan bidang Usaha 2. Gambaran kemampuan yang dimiliki ( tenaga ahli, peralatan ) 3. Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani 4. Harapan yang dikehendaki calon penjual

1.5.2 Surat Permintaan penawaran Surat Permintaan penawaran adalah Surat yang dibuat dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada calon penjual untuk meminta penawaran mengenai barang/jasa tertentu yang dibutuhkan.

Surat Permintaan penawaran memuat informasi mengenai : 1. Nama dan jenis barang 2. Ciri-ciri khusus ( type, ukuran,kualitas,kapasitas, warna dll ) 3. Harga Satuan 4. Cara Pembayaran 5. Cara Penyerahan Barang 6. Potongan 7. Kemudahan yang mungkin diperoleh.

Dokumen pendukung yang dapat diminta pembeli dalam Surat Permintaan Penawaran al. : 1. Daftar Harga, adl Daftar yang memuat informasi mengenai rincian nama barang yang ditawarkan beserta harga satuannya 2. Brosur, Adl Lembaran keterangan mengenai barang yang akan ditawarkan atau dipromosikan, yang memuat informasi mengenai keadaan barang, merek, type, kualitas, kapasitas, dll.

3. Leaflet, Adl lembar kertas berlipat yang 3. Leaflet, Adl lembar kertas berlipat yang memuat gambaran lengkap dengan keterangan mengenai jenis, ukuran,type,model,kapasitas,cara pemakaian, dsb. 4. Booklet, Adl Bulu yang berisi keterangan mengenai data suatu barang secara lengkap dan jelas. 5. Katalog, Adl daftar yang memuat berbagai jenis produk dari suatu perusahaan.

1.5.3 Surat Penawaran Surat Penawaran Adl Surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada calon pembeli unruk menawarkan barang atau jasa. Dua jenis surat penawaran : 1. Atas dasar permintaan penawaran 2. Atas inisiatif sendiri.

Informasi yang terdapat dalam surat penawaran 1. Nama, jenis, merek,& tipe barang. 2. Kwalitas dan kapasitas barang 3. Harga, cara pengiriman,dan cara penyerahan barang 4. Kemudahan-kemudahan bagi9 pembeli 5. Sifat Penawaran

Sifat Penawaran 1. Penawaran Bebas 2. Penawaran Terikat 3. Penawaran Berjangka

1.5.4 Surat Pesanan / Order Pembelian Surat Pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dan berisi pesanan barang atau jasa tertentu.

Surat Pesanan memuat informasi mengenai : 1. Nama,jenis,tipe, dan ciri barang 2. Jumlah Barang 3. Cara Pembayaran 4. Cara Penyerahan dan pengiriman

1.5.5. Surat Order Penjualan Surat Order Penjualan Merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kpada pelanggan.

Saurat Order Penjualan memuat informasi mengenai : 1. Nama, spesifikasi,kuantitas dan kwalitas barang 2. Kuantitas back order dan kode barang 3. Harga Per unit 4. Tanggal dan nomor order Penjualan 5. Tanggal dan nomor order Pembelian 6. Petugas penjualan, tgl dan rute pengiriman

1.5.6. Surat Pengiriman Barang ( Delivery Order ) Surat Pengiriman Barang Adalah Surat yang dikirim oleh penjual kepada pembeli untuk memberituhukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikirim ke pembeli.

Fungsi surat pengiriman barang : 1. Untuk meyakinkan pembeli 2. Pedoman pengiriman 3. Alat pengecek 4. Alat Penagih

Surat Pengiriman barang memuat informasi mengenai : 1. Nama dan Jenis barang yang dikirim 2. Jumlah barang 3. harga barang 4. kualitas barang 5. cara pengangkutan 6. cara pengepakan 7. keterangan lain yang dilampirkan

1.5.7. Surat Pengaduan Surat pengaduan adalah surat yang dibuat pembeli kepada penjual dengan maksud memberitahukan bahwa barang-barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.

Ketidak sesuain barang yang dipesan dengan barang yang di terima al. : 1. Barang Hilang / rusak 2. Kekurangan barang 3. Kualitas barang tidak cocok 4. pengiriman terlambat 5. kesalahan yang tak terduga

Surat Pengaduan berisi : 1. Hubungan surat pengaduan dengan surat pengiriman barang 2. Penjelasan pengaduan 3. Contoh penyimpangan dan bukti- buktinya 4. Cara penyelesaian dengan tegas

1.5.8. Surat Pengiriman pembayaran Surat Pengiriman pembayaran adalah surat yang berisi mengenai pemberitahuan kewajiban pembayaran kepada pembeli.

Surat Pengiriman Pembayaran memuat informasi mengenai : 1. Jumlah barang yang diterima 2. Harga yang seharusnya 3. Waktu pembayaran 4. Cara Pembayaran 5. Besarnya pembayaran 6. Bukti Pembayaran

1.5.9. Faktur Penjualn Faktur Penjualan adalah dokumen bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit atau tunai.

Faktur Penjualan dibuat rangkap 3 yaitu : Lembar 1 untuk pembeli (warna putih) Lembar 2 untuk penjual ( warna kuning ) Lembar 3 untuk arsip.

1.6. Metode Penomoran Dokumen

1.6.1. Manfaat penyimpanan dokumen 1. Memudahkan dan mempercepat penemuan kembali arsip. 2. Memudahkan pengambilan arsip dari tempat penyimpanan.

1.6.2. Jenis Penyimpanan Dokumen A. Sistem Abjad (Alphabetic System ) B. Sistem Tanggal ( Cronological System ) C. System Nomor ( Numeric System ) D. System Wilayah ( Geographic System)

A. System Abjad ( Alphabetic System ) System Abjad ( Alphabetic System ) Suatu system penyimpanan dan penemuan kembali dokumen berdasarkan abjad.

Perlengkapan yang dibutuhkan dalam system abjad : 1. Lemari Arsip ( Filling Cabinet ) 2. Tanda Batas/sekat petunjuk ( Guide Card ) 3. Map (folder ) 4. Rak Penyortir

Fungsi Tanda Batas / sekat petunjuk : a. Pembatas antara folder b. Alat pelacak / petunjuk c. Alat penyangga folder

B. System Tanggal ( Chronological System ) System Tanggal ( Chronological System ) adalah suatu system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari,tanggal, bulan, atau tahun.

Perlengkapan yang dibutuhkan pada system tanggal : a. Filling Cabinet b. Guide c. Map / Folder d. Kartu Indeks e. Rak Penyotir

C. Sistem Nomor ( Numeric System ) Sistem Nomor ( Numeric System ) Adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang menggunakan angka-angka sebagai pedoman.

Peralatan yang dibutuhkan pada sistem tanggal : a. Filling Cabinet b. Guide Card c. Kartu Indeks

Filling Cabinet Filling Cabinet Guide Card Peralatan sistem tanggal Peralatan System Tgl Guide Card Kartu Indeks Kartu Index