E-Procurement di Kota Surabaya) E-Procurement untuk Menekan Korupsi pada Pemerintah Lokal (Study Penerapan E-Procurement di Kota Surabaya) Dosen Pembimbing Bpk. Wima Yudho P S.SOS, MAP Disusun Oleh : Riska Puji Lestari 115030101111065 Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya Malang Mei 2014

Latar Belakang Masalah Keppres No 80 Tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah Pengadaan barang dan jasa secara langsung memiliki dampak negatif diantaranya banyak terjadi korupsi APBN 2009 mencapai Rp 1.037 Triliun Total nilai belanja yang melalui proses pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah sebesar Rp 347 Triliun atau sekitar 33,4% Tahun 2006 kasus korupsi terkait pengadaan barang dan jasa pemerintah mencapai 77 persen dari seluruh kasus korupsi yang ditangani KPK Jika dikaitkan dengan hasil laporan Bank Dunia, maka potensi kebocoran pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah sebesar Rp 69,4 Triliun. E- Procurement (e-procurement) bagi pemerintah diharapkan tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga memberikan efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya transaksi yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan siklus pengadaan yang lebih pendek penghematan anggaran sampai 18,4% 2009 di Kementerian Keuangan Republik Indonesia Pemerintah Kota Surabaya menjadi instansi perintis e-Procurement

Bagaimana penerapan sistem e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya? Rumusan Masalah Bagaimana penerapan sistem e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya? Apa capaian yang diperoleh Surabaya dari adanya e-procurement? Tujuan Penulisan Mendeskripsikan penerapan sistem e-Procurement Pemerintah Kota Surabaya Mendeskripsikan capaian implementasi e-Procurement di kota Surabaya

Transformasi Pola Pikir dan Pola Tindak Landasan Teoritik Tujuan yang dicapai oleh Pemerintah Kota Surabaya dengan mengimplementasikan program SePS adalah Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa pemerintah; Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah Memudahkan sourcing dalam memperoleh data dan infomasi tentang barang/jasa dan penyedia barang/jasa Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat Menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang/jasa Menciptakan situasi yang kondusif bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi online untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. E-procurement merupakan inovasi layanan public dalam bidang pengadaan barang/jasa secara elektronik yaitu dengan memanfaatkan TIK sebagai pendukung pemberantasan korupsi di Indonesia. Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-Tendering atau e-Purchasing. (LKPP, 2010) Kesuksesan implementasi e-procurement ditentukan oleh beberapa faktor berikut : E-Leadership Transformasi Pola Pikir dan Pola Tindak Jumlah dan Mutu Sumber Daya Manusia (SDM) Ketersediaan Infrastruktur Membangun Komitmen Peningkatan Kapasitas SDM Pengembangan Infrastruktur TI (LKPP, 2007) Pengadaan barang dan jasa merupakan kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa (Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 ) Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Pengadaan secara elektronik (e-Procurement) adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, yang bertujuan untuk : Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan Mendukung proses monitoring dan audit Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time (LKPP, 2010) Pengadaan Barang dan Jasa Kesiapan menuju keberhasilan e-Government : Infrastruktur legal/hokum. Infrastruktur kelembagaan Infrastruktur SDM Infrastruktur Teknologi Suport, Capacity, Value Political environment, Leadership, Planning, Stakeholder, Transparency, Budgets, Technology, Innovation. (Dwiarso, 2010) Electronic government merupakan suatu proses sistem pemerintahan dengan memanfaatkan ICT (information, communication and technology) sebagai alat untuk memberikan kemudahan proses komunikasi dan transaksi kepada warga masyarakat, organisasi bisnis dan antara lembaga pemerintah serta stafnya. (Dwiarso, 2010) Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pelaksanaan SePS adalah sebagai berikut : Meminimalisasi faktor kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan barang/jasa Meminimalisasi kecurigaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa Membantu proses pengendalian administrasi proyek terutama pada proses pengadaan barang/jasa Memudahkan bagi peserta lelang untuk mengikuti semua tahapan lelangsesuai regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet) Memberi keadilan bagi seluruh peserta lelang baik peserta dari penyedia barang/ jasa dengan kualifikasi kecil atau non kecil. E-Goverment SePS (Surabaya e-Procurement System), merupakan sistem Pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang dikembangkan di Surabaya yang mana dapat diakses melalui www.surabaya-eproc.or.id. E-Procurement SePS (Surabaya E-Procurement system)

E-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya Pembahasan E-Procurement di Pemerintah Kota Surabaya

Dasar hukum dan perundangan atas pelaksanaan SePS di Pemerintah Kota Surabaya adalah: Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2006 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Surabaya Instruksi Walikota Nomor 1 Tahun 2006 tentang Koordinasi dan Persiapan dalam rangka Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dengan Sistem e-Procurement Peraturan Walikota Nomor 30 Tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah dengan Sistem e-Procurement Peraturan Walikota Nomor 14 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan dan Pengendalian Belanja Daerah. Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Keputusan Presiden Nomor 8 Tahun 2003 (tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jada Pemerintah).

Halaman Utama Website LPSE Pemerintah Kota Surabaya Perjalanan Implementasi E-Procurement di Surabaya (Imam Sonhaji, 2009) : Tahun 2003 dimulai dengan “Lelang Serentak” dengan fasilitas pendaftaran dan evaluasi prakualifikasi melalui internet. Tahun 2004–2008 menerapkan semi e-Procurement Tahun 2008 membentuk Procurement Unit (Unit Layanan Pengadaan) Tahun2009 akan menerapkan 99,99 % fully e-Procurement

Perubahan dan Perbaikan dilakukan terhadap Prosedur Lelang : Menyediakan komunikasi online antar pihak berkepentingan, sehingga potensi pengaturan penawaran dapat ditekan; Mengubah persyaratan pemenuhan dokumen menjadi tidak harus dalam bentuk hardcopy/paperless, sehingga terjadi penghematan 80 persen biaya administrasi pelelangan dibanding dengan sistem pengadaan barang dan jasa secara konvensional.

Proses lelang yang harus dilalui oleh calon penyedia barang dan jasa

Capaian Implementasi E-procurement di Pemkot Surabaya Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang/jasa, sehingga paket-paket proyek berjalan relatif lebih tepat waktu. Penghargaan dan Kepercayaan Publik terkait SePS yang diterima Pemerintah Kota Surabaya adalah: Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 28 April 2004 e-Government Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2004 Jawa Pos Institute of Pro-Otonomi dalam kategori Region in a Leading Profile on Public Accountability pada 4 Mei 2005 e-Government Award dari Majalah Warta Ekonomi pada tahun 2007 untuk dua kategori, yaitu ‘Special Achievement for e-Procurement’ dan ‘Special Achievement for leadership’ atas kepemimpinan yang kuat dari Walikota Surabaya untuk menjalankan e-Procurement Layanan e-Procurement di Pemkot Surabaya mendapat pengakuan dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa pemerintah (LKPP) berupa "E-procurement Award" tahun 2013 masyarakat dapat memantau segala perkembangan paket-paket pekerjaan yang dilelang Pemkot Surabaya secara transparan, mengetahui pemenang tender dan nilai proyek. Pemkot Surabaya mampu menghemat anggaran belanja 20-25 persen dari efisiensi lelang. Sedangkan dari segi penggunaan kertas, sedikitnya 80 persen biaya pengadaan kertas dapat dihemat dengan sistem ini.

Permasalahan Penerapan Surabaya e-Procurement System (SePS) Penyedia barang/jasa (vendor) banyak yang belum memahami aplikasi e-Procurement; Panitia Pengadaan sebagian besar masih mengalami kesulitan untuk menggunakan dan memahami aplikasi e-Procurement Tingkat kelalaian yang sangat tinggi dalam penggunaan password dan kunci kerahasiaan lainnya oleh user, baik Penyedia Barang/Jasa, Pejabat Pelaksanaan Kegiatan maupun Panitia Pengadaan Range jadwal state lelang masih belum sepenuhnya bisa diikuti oleh Panitia Pengadaan tepat sesuai yang telah ditetapkan Ketersediaan fasilitas koneksi internet dan fasilitas pendukung lainnya (seperti scanner, installer adobe, dll) masih sangat terbatas untuk Panitia Pengadaan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya Terbatasnya bandwidth menyebabkan masih seringnya terjadi kegagalan proses pada aplikasi e-Procurement. Kekuatiran beberapa kalangan di internal Pemerintah Kota Surabaya bahwa penghasilan tambahan mereka saat menjalankan aktifitas pengelolaan pengadaan (mulai dari pengadaan, pelaksanaan dan pengawasan) akan terpotong habis. Merubah budaya kerja Membangun semacam warnet untuk semua user yang kiranya memerlukan akses internet selama 24 jam sekaligus sebagai tempat untuk menjelaskan prosedur dan cara mengoperasikan aplikasi system e-Procurement yang berbasis web bagi yang membutuhkan Mengadakan road show ke berbagai asosiasi penyedia barang/jasa untuk menjelaskan bagaimana pengadaan barang/jasa pemerintah di kota Surabaya dilakukan secara elektronik dengan SePS. Dalam forum-forum seperti dilakukan juga pelatihan/workshop singkap bagi para anggota asosiasi tersebut Menyediakan staf khusus di secretariat layanan e-Procurement untuk bertugas di call center guna menjalankan fungsi sebagai help des Membangun dan memperluas jaringan internet pada instansi-instansi di lingkungan pemerintah kota Surabaya Menyusun regulasi di tingkat Walikota dan merinci-nya dalam bentuk SOP sebagai panduan semua user menjalankan aktifitasnya pada system e-Procurement ini; Menyusun standar honorarium bagi para pengelola kegiatan yang dasarnya bukan orang bulan tapi berdasarkan indikator banyaknya volume pekerjaan.

Peluang Replikasi e-procurement di Pemerintah Lokal Lainnya Seluruh daerah di Indonesia memiliki peluang replikasi e-procurement. Kesuksesan pemerintah kota Surabaya dapat dijadikan tanjakan awal bagi daerah-daerah lain untuk mengimplementasikan sistem e- procurement. Penelitian yang dilakukan KPK pada tahun 2007 menunjukan terdapat 15 instansi telah meminta Pemerintah Kota Surabaya untuk membantu pelaksanaan e-Procurement di instansinya masing-masing.

Penutup kesimpulan saran Keberhasilan pemerintah kota Surabaya dalam mengimplementasikan e-procurement sudah mendapat pengakuan dari berbagai lembaga instansi. Keberhasilan pemkot Surabaya dalam mengimplementasikan e-procurement menjadikannya kota percontohan daerah lain untuk turut serta menggunakan sistem e-procurement ini. Pada tahun 2013 pemkot Surabaya mendapatkan penghargaan e-Procurement (e-Proc) Award. Melihat bahwa secara umum permasalahan yang dialami dalam penerapan e-procurement adalah sulitnya mengubah budaya kerja, yaitu bahwa para pegawai sudah nyaman dengan sistem yang sebelumnya dan merasakan bahwa sistem baru yang ditawarkan terlalu sulit diterapkan maka langkah yang dapat diambil adalah dengan memberikan training pembelajaran mengenai keungulan sistem baru (e-procurement) dibandingkan dengan sistem manual. Disamping itu komitmen dan konsistensi yang tinggi dari pimpinan daerah dalam menerapkan program-program inovatif juga merupakan aspek penting yang perlu diperhatikan untuk melaksanakan sistem e-procurement ini.