SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK 3/24/2011

Isi Bab ini : Sistem Input : Sistem Pemrosesan : Sistem Output Berbasis Kertas Tanpa Kertas Sistem Pemrosesan : Sistem Output 3/24/2011

SISTEM INPUT – Berbasis Kertas Input ke dalam sistem akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tsb dikumpulkan & dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan, dan untuk diproses 3/24/2011

Fase pemrosesan Input : Persiapan & pengisian dokumen sumber Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data 3/24/2011

Persiapan & pengisian dokumen sumber Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap, secara periodik dikumpulkan & dikirimkan ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer. 3/24/2011

Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan depatemen pengolahan data. Tidak adanya atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan, mengidentifikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan. Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang. 3/24/2011

Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data Dokumen sumber yang asli harus disimpan untuk jangka waktu yang cukup lama untuk memfasilitasi koreksi kesalahan. Prosedur harus didesain untuk memastikan bahwa dokumen sumber tidak diproses lebih dari satu kali. Praktik pengendalian seperti formulir bernomor urut tercetak, supervisi, dan pemberian otorisasi harus diterapkan. 3/24/2011

Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input. 150 Formulir Pengendalian Dokumen Input Departemen Pembuat : Tanggal Tanda tangan Pembuat Total Kontrol Nomor Batch Jumlah dokumen Total field (terdaftar) Nomor Field Nama Total 3/24/2011

Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data Bagian entry data seharusnya tidak menerima data, kecuali data tersebut disertai dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti & referensi penyerahan data. Formulir pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek untuk memastikan bahwa batch tersebut lengkap & sesuai dengan prosedur pengendalian. 3/24/2011

Berikutnya, file input akan dicetak. DATA ENTRY Setelah dokumen sumber, diterima oleh Dept. Pengolah Data, dokumen tsb secara manual diketikkan menggunakan terminal data, kemudian disimpan dalam disk. Berikutnya, file input akan dicetak. 3/24/2011

KEY VERIFICATION Merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor rekening pelanggan. Dalam pengecekan ini, setiap dokumen sumber merupakan file data. 3/24/2011

Perangkat lunak pengecekan akan membanding-kan data pada saat data tersebut diinputkan ke dalam sistem, tombol demi tombol, dengan data input yang telah terekam di dalam disk file. Jika data tersebut sama dengan rekaman data, maka tidak terjadi apapun, dan karyawan dapat terus mengetikkan karakter berikutnya. Jika terjadi perbedaan karakter, operator akan diberitahu dan operator dapat membetulkan kesalahan yang terjadi. 3/24/2011

DEPERTEMEN PEMROSESAN DATA DEPARTEMEN PENGGUNA DEPERTEMEN PEMROSESAN DATA Persiapan Input A Sekelompok Dokumen Dokumen & Formulir Pengendali Akumulasi Control Total Penyimpanan Dokumen D Memasukkan Data Formulir Pengendali pada Log Input Log Formulir Pengendalian Menyiapkan Formulir Batch Control Total Input Formulir Batch Control Item Total Control Input Data Mengirim Formulir & Dokumen ke EDP Program Pemrosessan A Laporan Output Kontrol Mencocokkan Control Total Mengirimkan Output ke Pengguna Laporan Output Mencocokkan Batch dg Input Total Review & Distribusi ke Pengguna B B 3/24/2011 D Total Input Pemrosesan Output

SISTEM INPUT – Tanpa Kertas Sering disebut sistem input online, transaksi direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen sumber dieliminasi. Cara ini terjadi pada saat pengguna memasukkan data ke dalam formulir yg disajikan dalam bentuk halaman web. Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas & hilangnya jejak audit. 3/24/2011

SISTEM INPUT – Tanpa Kertas Dalam sistem input berbasis kertas, persiapan dokumen sumber & entry data biasanya dipisahkan, tetapi pada sistem tanpa kertas, kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada keterlibatan manusia sama sekali. Hilangnya pengendalian intern dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. 3/24/2011

SISTEM INPUT – Tanpa Kertas Log Transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang secara otomatis memuat tanda (tag) untuk mengidentifikasikan transaksi. Penandaan (tagging) adalah informasi yang terkait dengan audit ditambahkan ke dalam data transaksi semula. Informasi seperti tanggal dan kode otorisasi pengguna dimasukkan untuk memperluas jejak audit yang tersedia. 3/24/2011

Sistem Input Tanpa Kertas yg Memerlukan Intervensi Manusia Ada beberapa jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung ke dalam komputer, sbg contoh : sistem entry data manual online dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem point-of-sales (POS) 3/24/2011

Sistem entry data manual online Pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke dalam sistem komputer. Contoh : manajer pabrik (yg memiliki kode akses) secara manual mengetikkan permintaan pembelian ke dalam salah satu terminal data. Permintaan tsb akan terkirim secara otomatis ke bagian pembelian untuk diproses lebih lanjut. Order pembelian akan dihasilkan tanpa perlu pengetikan ulang data. 3/24/2011

Sistem identifikasi otomatis Dalam sistem ini, barang dagangan dan item lain diberi kode yang dapat dibaca oleh mesin. Contoh : sistem POS, dimana pramuniaga menggunakan scanner optik untuk membaca barcode yg tertera dalam barang dagangan maupun untuk membaca kartu kredit pelanggan. Informasi transaksi berikutnya secara otomatis dikirim ke sistem penagihan dan sistem persediaan untuk pemrosesan lebih lanjut. 3/24/2011

Transaksi di dalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase : Input data dan editing data Pengiriman data ke sistem aplikasi host. 3/24/2011

Input data dan Editing data Program pengeditan data secara utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi telah diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti. Jika transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan. 3/24/2011

Pengiriman data ke sistem aplikasi host Dalam sistem tanpa kertas yang terpusat, transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke kompuer lain untuk diproses. 3/24/2011

Sistem Input Tanpa Kertas yg Tidak Memerlukan Intervensi Manusia Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhr tidak melibatkan intervensi manusia. Ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis. Contoh : NVM (networked vending machine). Dengan sistem ini, pelanggan memasukkan kartu kredit atau kartu ATM ke dalam pompa gas. Pompa tsb mengirimkan gas & perusahaan kartu kredit atau bank dari pelanggan tersebut akan ditagih secara elektronik. 3/24/2011

Sistem Input Tanpa Kertas yg Tidak Memerlukan Intervensi Manusia Contoh lain : EDI (Electronic data interchange). Dengan EDI dan server database, order pembelian dan order penjualan dapat ditangani tanpa intervensi manusia. Pada saat persediaan tinggal sedikit, server persediaan mengirim pesan order pembelian ke server penerjemah EDI. Server tersebut menerjemah kan pesan ke dalam format ANSI X.12 & mengirimkannya ke server komunikasi. Berikutnya, server komunikasi secara elektronik meneruskan pesan ke vendor yang sesuai. 3/24/2011

Sistem Pemrosesan – Berbasis Kertas Secara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi direkam ke dalam komputer secara kelompok. Batch ini diproses secara periodik. 3/24/2011

Sistem Pemrosesan – Tanpa Kertas Pemrosesan batch maupun real time dapat digunakan dalam sistem pemrosesan tanpa kertas. Pada pemrosesan real time, atau disebut juga pemrosesan real time online, transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem. 3/24/2011

Pemrosesan Real time dalam sistem pemrosesan tanpa kertas Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real time. Sistem real time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi per kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbaharui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak. Pemrosessan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi disebut pemrosesan real time, langsung dan segera. 3/24/2011

Sistem Output Sistem output dapat berbasis-kertas, tanpa kertas, atau kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi batch dan berbasis-kertas dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output. Contoh : hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan. 3/24/2011